Dans un monde où les équipes sont de plus en plus dispersées, la vidéoconférence est devenue la norme pour la communication et la collaboration au sein des organisations.

Nous connaissons les avantages de la vidéoconférence pour le brainstorming et la résolution de problèmes urgents, mais une dépendance excessive à la communication en direct nuit à la productivité et au moral. Selon une étude réalisée par la plateforme de design Canva, 39 % des travailleurs du savoir aux États-Unis se sentent dépassés par les appels hebdomadaires en vidéoconférence et 48 % se sentent poussés à participer à des appels qu'ils ne jugent pas pertinents pour leur travail.

Pour communiquer de manière efficace et effective dans un environnement distribué, vous avez besoin du bon outil pour ce travail.

Entrez vidéo asynchrone. 

La vidéo asynchrone est une communication vidéo unidirectionnelle enregistrée et partagée pour être visionnée à tout moment. Elle ne remplace pas la vidéoconférence, mais constitue un moyen d'optimiser la connaissance de la situation et de gérer les charges de travail de manière à ce que, lorsque le dialogue en temps réel est nécessaire, c'est aussi clair et productif que possible.

La vidéo asynchrone combine la clarté, l'émotion et l'engagement de la vidéoconférence avec la flexibilité, la facilité et la rétention d'un e-mail ou d'un message instantané. C'est un outil puissant qui permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d'améliorer la productivité - et le meilleur de tous, il est facile de se lancer.

Voici cinq moments cruciaux où vous devriez utiliser la vidéo asynchrone pour avoir un impact dans votre organisation. 

1. Rendre les mises à jour de statut plus efficaces et exploitables

Qu'il s'agisse d'un stand-up quotidien, d'une mêlée hebdomadaire ou d'un partage trimestriel entre départements, utilisez la vidéo asynchrone pour préenregistrer du contenu et le faire circuler parmi les parties prenantes concernées pour un visionnage à la demande.

Non seulement cela permet de gagner du temps en éliminant le passage de témoin procédural d'une mise à jour de statut typique, mais cela permet également à tous les membres de l'équipe d'accéder à des informations cohérentes, indépendamment de la géographie ou des horaires.

Il est important de noter que les mises à jour de statut asynchrones offrent à chaque personne une chance égale de s'engager dans le contenu, au moment et au rythme qui lui conviennent. Cela permet de renforcer l'alignement de l'équipe et d'avoir des conversations plus significatives et plus productives lors du regroupement pour une réunion en direct.

Passez à l'action : "Retournez" votre prochaine réunion d'étape en enregistrant une brève mise à jour vidéo pour votre équipe. Commencez doucement et ne vous souciez pas de la qualité de l'enregistrement : une réunion inversée efficace est authentique et engageante, tout comme une conversation en direct. Comment votre équipe pourrait-elle réagir à votre mise à jour en produisant sa propre vidéo ?

2. Préserver et partager les connaissances institutionnelles pour une meilleure productivité

Vos employés passent un temps considérable à expliquer sans cesse les mêmes outils et processus à leurs collègues. La vidéo asynchrone aide les gens à distiller les informations essentielles dans des modules d'apprentissage de taille réduite auxquels les coéquipiers peuvent accéder quand et où ils en ont besoin.

Les employés peuvent trouver des informations à la vitesse à laquelle ils en ont besoin en recherche dans une vidéo asynchrone pour trouver la réponse précise à leur question sans avoir à regarder l'enregistrement entier ou à se fier à d'autres collègues.

La création d'une bibliothèque d'apprentissage interne composée de vidéos simples et auto-enregistrées améliore la productivité et l'efficacité à court terme, tout en préservant les connaissances institutionnelles clés à long terme.

Agissez : Demandez à chacun des membres de votre équipe d'enregistrer une vidéo informelle décrivant un outil ou un processus essentiel à leur travail. Partagez cette mini-bibliothèque d'apprentissage vidéo dans votre service. Quel est son impact sur la productivité ? Pourrait-elle inspirer d'autres équipes à faire de même ?

3. Assurer un accueil cohérent et attrayant

Une expérience d'accueil solide est essentielle pour motiver les nouveaux employés et les préparer à la réussite, en particulier lorsque les équipes sont de plus en plus réparties sur différents sites, fuseaux horaires et régions.

La vidéo asynchrone permet de normaliser les processus d'intégration qui dépendent généralement de chaque responsable ou bureau, créant ainsi une expérience plus équitable pour tous les employés. Les modules à la demande permettent également aux responsables de se concentrer sur les aspects les plus collaboratifs et les plus propices au travail d'équipe de l'intégration.

Les vidéos auto-enregistrées sont également un moyen efficace de développer la culture d'entreprise. Elles peuvent humaniser des sujets qui pourraient sembler arides dans un document ou un powerpoint et aider les nouvelles recrues à faire connaissance avec leurs collègues en mettant des visages sur des noms.

Passez à l'action : Standardisez une partie du processus d'accueil de vos employés grâce à la vidéo asynchrone. Commencez par un sujet qui s'applique à tous les nouveaux employés et qui contribue à démontrer votre culture, comme une explication des valeurs de l'entreprise ou des principes de leadership. Quels autres éléments de votre processus d'intégration pourriez-vous diffuser de manière asynchrone ?

4. Optimiser et étendre les programmes de formation

L'époque d'une approche unique de l'apprentissage et du développement est révolue. Les employés attendent des programmes de formation flexibles auxquels ils peuvent accéder quand, où et sur les appareils qu'ils préfèrent.

La vidéo asynchrone permet à l'apprenant de contrôler son expérience de formation, ce qui augmente l'accès, l'engagement et, en fin de compte, les résultats d'apprentissage.

Pour les formateurs, la possibilité d'enregistrer des vidéos de formation simples et autoproduites permet une plus grande évolutivité. Le contenu à la demande permet également d'optimiser les calendriers et le budget de formation en réduisant les besoins de déplacement ou d'alignement des horaires.

Passez à l'action : Enregistrez votre formation - c'est une première étape essentielle pour améliorer l'accès et l'engagement. Ensuite, identifiez un moyen d'introduire plus de flexibilité dans votre prochaine initiative de formation, par exemple en enregistrant le matériel d'introduction sous forme de visionnage préalable asynchrone. Quel impact cela a-t-il sur votre calendrier et votre budget de formation ?

5. Capturer les assemblées publiques et les présentations des principaux dirigeants

Une communication d'entreprise claire et cohérente est essentielle pour assurer la cohésion de l'organisation dans un environnement de travail hybride.

L'enregistrement des mises à jour importantes de l'entreprise sous forme de vidéos asynchrones aide non seulement les dirigeants à partager le même message entre plusieurs bureaux ou pays, mais donne également aux employés suffisamment de temps pour assimiler les informations et poser des questions réfléchies.

En outre, la création d'une bibliothèque de présentations antérieures permet de responsabiliser les dirigeants et les employés aux objectifs de l'entreprise.

Passez à l'action : Divisez votre prochaine réunion publique d'entreprise en une pré-conférence asynchrone et une discussion synchrone. Enregistrez et faites circuler les annonces clés, puis encouragez les employés à soumettre leurs questions avant la réunion en direct. Quelle différence constatez-vous dans le volume des questions ou la qualité de la discussion ?

À quoi sert la vidéoconférence ?
Le seul moment où il faut éviter la vidéo asynchrone

Lorsque des problèmes urgents, comme un produit défectueux ou un client en colère, surviennent, il est préférable d'utiliser la vidéoconférence pour éteindre l'incendie. La vidéo asynchrone retarde la communication de par sa conception, donc lorsqu'un problème urgent survient, vous devez toujours vous tourner vers la vidéoconférence en temps réel pour réfléchir et résoudre rapidement les problèmes avec votre équipe.

La vidéo synchrone et asynchrone sont des compléments, pas des substituts. Envisagez différentes méthodes pour chacun de vos besoins de communication. En équilibrant la vidéoconférence en direct et la vidéo enregistrée à la demande, vous pouvez alimenter un modèle de travail engageant et productif qui permet à votre entreprise de rester compétitive dans un paysage commercial en constante évolution.

 

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