Ces dernières années, la notion même d'accueil des employés a beaucoup évolué.

Fini le temps où « intégration » ne faisait référence qu’à la rencontre de 2 heures avec les RH pour remplir une dizaine de formulaires, traditionnellement suivi d’un café avec le gestionnaire d’embauche avant de se voir attribuer un bureau et une liste de responsabilités. De nos jours, les meilleures pratiques d’intégration suivent une approche plus holistique et à long terme.

Selon la Society for Human Resources Development (SHRM), , l'intégration des employés (également connue sous le nom de socialisation organisationnelle) est le "processus qui consiste à aider les nouveaux employés à s'adapter rapidement et sans heurts aux aspects sociaux et aux performances de leur nouvel emploi, et à apprendre les attitudes, les connaissances, les compétences et les comportements nécessaires pour fonctionner efficacement au sein d'une organisation".

En bref, l’intégration des employés implique les processus qui vous aident à vous assurer que vos nouveaux employés commencent du bon pied.

Les processus d'intégration les plus réussis d'aujourd'hui transmettent les informations de la manière dont les gens apprennent le mieux - en introduisant de nouveaux éléments par petits morceaux au fil du temps et en répétant les concepts clés pour s'assurer que les nouveaux employés apprennent ce qu'ils doivent savoir et retiennent l'information.

La manière exacte dont ces éléments se traduisent par un processus d'intégration des employés efficace et facile à gérer sera propre à chaque organisation. Cependant, l'expérience acquise en aidant des centaines d'organisations dans le monde entier ( ) à utiliser la vidéo pour partager leurs connaissances () nous a permis d'identifier sept étapes essentielles que nos clients ont utilisées pour planifier et exécuter des processus d'accueil efficaces assistés par vidéo.

Sept étapes essentielles pour concevoir un processus d'intégration basé sur la vidéo

1. Identifier un ensemble d'activités de formation de base pour l'intégration de chaque nouvel employé.

Quelle que soit la manière dont votre organisation choisit d'intégrer les nouveaux employés, la première étape de la conception de votre processus d'intégration consiste à identifier la formation dont vos nouveaux employés ont besoin.

2. Déterminez quelles activités d'accueil de base peuvent être complétées par une formation vidéo à la demande.

Il existe une multitude de façons d'utiliser la vidéo pour développer et soutenir votre processus d'intégration, qu'il s'agisse de la compréhension de la culture ou de la formation aux compétences techniques. Vous cherchez des idées pour vous aider à démarrer ? Consultez ces cinq types de vidéos d'accueil populaires que vous pouvez facilement créer.

3. Établissez un programme d'intégration hebdomadaire pour les 60 ou 90 premiers jours de chaque nouvel employé.

Gardez une certaine souplesse dans le calendrier, surtout au début, en définissant les exigences d'intégration comme un ensemble d'attentes hebdomadaires, plutôt qu'un programme quotidien formel. Cela permet à vos nouvelles recrues d'intégrer plus facilement l'intégration aux exigences de leurs nouvelles fonctions et leur donne la possibilité d'examiner vos supports de formation à leur propre rythme. Bien entendu, le temps nécessaire à l'accomplissement du programme de visualisation varie d'une organisation à l'autre, mais nous vous recommandons de prévoir d'étaler les activités d'intégration sur les un à deux premiers mois de l'employé , car les experts estiment que cette façon de procéder augmente considérablement le taux de fidélisation des employés.

4. Répétez les étapes ci-dessus avec les vidéos spécifiques aux rôles, aux départements et aux lieux.

C'est là que les meilleurs processus d'intégration se distinguent. Une fois que vous avez défini les tâches d'intégration essentielles pour chaque employé, commencez à adapter les processus d'intégration spécialisés en définissant des ressources supplémentaires utiles pour des rôles, des services ou des sites spécifiques. Nous recommandons aux entreprises de concentrer d'abord leurs efforts sur un groupe restreint de rôles (par exemple, une formation spécifique aux ventes et au support client) et de sites (par exemple, les stratégies locales pour la région de Dallas, ou les réglementations régionales ayant un impact sur les magasins britanniques). Ensuite, ils s'appuient sur cette base pour inclure finalement tous les rôles et tous les sites.

5. Documenter le processus et le partager avec les autres départements afin qu'ils puissent ajouter du contenu supplémentaire

Cette étape la plus simple est la plus essentielle - et souvent la plus utile. En partageant votre carte d'onboarding entre les départements, vous avez la possibilité d'y ajouter des activités plus utiles formation transversale . Le partage de votre plan peut également contribuer à l'adhésion de votre organisation au nouveau programme.

6. Rendre l'expérience d'accueil cohérente grâce à des messages automatisés

Collaborez avec vos équipes de communication d'entreprise ou de communication interne par courrier électronique pour créer une "campagne de goutte à goutte" automatisée par courrier électronique afin de partager les vidéos d'accueil avec les nouveaux employés selon le calendrier prévu. La plupart des systèmes de messagerie d'entreprise facilitent cette opération : il suffit de rédiger une série d'e-mails contenant des liens vers des vidéos et de noter la cadence à laquelle ils doivent être envoyés à un nouvel employé. Une fois le processus mis en place, chaque nouvel employé recevra automatiquement vos e-mails comme vous l'avez prévu, garantissant ainsi à chacun une expérience d'intégration cohérente.

7. Utiliser l'analyse vidéo pour surveiller l'activité de visionnage

Une fois que vos cartes sont en place et que vos communications sont établies, observez pour vous assurer que le système fonctionne comme prévu. Avec une plateforme vidéo d'entreprise , vous serez en mesure de voir les grandes tendances de visionnage dans l'ensemble de l'organisation et de savoir quand et combien de fois chaque employé a regardé une vidéo particulière, ainsi que de savoir si cet employé a regardé une vidéo en entier ou s'est arrêté. Si ces informations s'avèrent précieuses pour évaluer l'efficacité et la conformité des membres individuels de l'équipe, elles peuvent également être utilisées pour mesurer l'efficacité de votre processus de formation.

 

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