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エグゼクティブのオンボーディングを改善するために、企業が今すぐできること

ディック・コストロCEOの解任、共同創業者で元CEOのジャック・ドーシーへの暫定的なリーダーシップの委譲、そして誰が長期的に会社を引き継ぐことになるのかについて、メディアは 大いに話題にしました（Snoop Dogg, anyone? ）。

Twitter社のリーダーシップの移行は、いくつかの要因によってさらに困難なものとなりました。ツイッター社は、以前にも最高経営責任者の交代劇を経験していました。 また、IPOから1年以上が経過し、Twitter社は再び投資家の緊張感に包まれていました。 株価は、競合するFacebook社が急上昇する一方で、同社の株価は低迷していました。

しかし、新しい上級管理職を迎え入れるという課題に直面しているのは、もちろんツイッター社だけではありません。

今日、企業では外部からシニアリーダーシップを導入することが当たり前になっています。 5人に1人以上のCEOポスト が外部からの候補者に与えられており、一部の業界では、 C-suite Executiveの全ポジションの60%もが外部からの候補者に与えられています 。ほとんどのシニアリーダーシップの移行は、形式的な2週間前の通知以上のものが与えられますが、新しいエグゼクティブがその役割に完全に踏み込む前に、ビジネスの内側と外側を真に学ぶための十分な時間が与えられることはほとんどありません。

計画的に行われるシニアリーダーの交代であっても、企業にとっては重大な局面であり、円滑な事業継続のためには適切な対応が不可欠です。だからこそ、今日、ほぼすべての企業において、経営幹部のオンボーディングプログラムを成功させることは、学習・開発チームの重要な仕事となっているのです1。

 

エグゼクティブ・オンボーディングの特徴

ほとんどの企業は、正式なオンボーディング・プログラムが健全な投資であることをすでに認識しています。 Aberdeen Group のレポートによると、オンボーディングプログラムを提供している企業は、提供していない企業に比べて、平均して30ポイントも従業員の定着率が良いとのことです。オンボーディングの手法がうまく機能すれば、仕事への満足度やパフォーマンスの向上、組織へのコミットメントの高まりなど、ポジティブな結果につながります。

しかし、すべてのオンボーディングのニーズが同じとは限りません。

多くの企業では、フロントラインやチームレベルの管理職は、教えることのできる特定のスキルや能力を求めて採用されることが多い。これらのポジションのオンボーディングは、各新入社員のスキルが会社の望ましいプロセスに適合しているかどうかを確認するためのトレーニングという、比較的日常的な作業であることが多い。

しかし、エグゼクティブ・リーダーは、通常、単一の専門スキルではなく、情報を統合し、その知識を行動に反映させる能力があるかどうかで採用されます。つまり、これらのリーダーを採用することは、何かをする方法を教えることではなく、何を知るべきかを 教えることなのです。

チャンスが巡ってきたとき、あるいは危機が迫ってきたとき、企業はエグゼクティブが状況を理解し、行動を起こすことを期待しています。レガシーなITシステムがどのように故障する可能性が高いのか、どのような対策があるのかを知る必要があります。また、法的問題や競争上の問題が世界的にどのような状況にあるかを理解し、それらがコミュニケーション計画にどのような影響を与えるかを認識する必要があります。また、サプライチェーンが崩壊しそうなときには、適切なプランBを見つけられなければなりません。

これらの知識やそれ以上のものは、すでにすべてのビジネスの中に存在しています。そして、新しいリーダーシップにアクセスできるようにするのが、 エグゼクティブ・オンボーディング の仕事なのです。文書化することはほとんど不可能な情報ですが、捕捉することは可能かもしれません。

 

会社の方針や手順は、ビデオトレーニングの理想的な題材です。特に、教室でのセッションに時間を割けない多忙なエグゼクティブには最適です。

 

包括的なエグゼクティブオンボーディングプログラムに必要なもの

学習・開発チームが価値のある新任幹部のオンボーディング資料を提供しようとするとき、最初に注目すべきなのは情報の収集です。新リーダーが最初の90日間を過ごすためには、様々な情報が必要となるため、L&Dチームは可能な限り多くの情報を提供したいと考えています。情報をどこから入手するかは、企業ごとに異なります。多くの場合、以下のリソースが知識の基礎を固めるのに役立ちます。

退任する役員へのインタビュー

ほとんどの新任幹部にとって、最高のリソースとなるのは前任者です。幸いなことに、新しいリーダーは、数週間から数カ月間、すでにその役割を担っている人と肩を並べて仕事をしながら、移行作業を進めるという贅沢な時間を過ごすことができます。しかし、ほとんどの新リーダーは、後任者に一度も会うことなく、自分自身で役割の細かい点を学ぶことを余儀なくされます。

ラーニング＆ディベロップメントチームは、退職するエグゼクティブと協力して、彼らが出て行く前にできるだけ多くの組織的知識を獲得し、保存することで、突然の移行をスムーズに行うことができます。ニューヨーク・タイムズ紙の記事 のように、企業は専門家の知識を記録することで、それらの洞察を次の従業員に確実に伝えようとしています。

シニアリーダーが退社するときはいつでも、L&Dチームは、退社するエグゼクティブとの時間を計画し、以下の内容を可能な限り記録する必要があります。

  • システムやプログラムがどのように機能しているか、主要なチームメンバーや関係者は誰かといった情報を含む、日常業務の詳細
  • 既存および提案されているプロジェクトの状況
  • 想定される一般的なハードルや課題

一般的に、退任するエグゼクティブは、自分が組織を良い状態で、かつ橋を壊すことなく去ることを望んでおり、そのために自分の洞察を喜んで話してくれるものです。

同僚になる人の意見

前任者は新任幹部が自分の役割を理解するのに役立ちますが、組織内の他の幹部は、新任リーダーがビジネスの中でどのように働くかを形成するのに役立ちます。

ほとんどの新任リーダーは、着任後90日の間に同僚と会う時間を取ることを計画します。しかし、2人のエグゼクティブのスケジュールが合うまでには、かなりの時間がかかります。この待ち時間は、2人が同じオフィスで働いていない場合には、さらに長くなります。

さらに、対面式の会議を待つのは、スケジュールにどれだけ時間がかかっても、時間の無駄になることが多い。ベテランのエグゼクティブは、新しい同僚と共有したい情報をすでに知っているものです。そのような情報を前もって入手し、すぐに共有しておけば、新任のリーダーが迅速に対応できるようになり、全員のスケジュールが開いてから、より多くの情報に基づいた議論ができるようになります。

新しいリーダーが就任したときはいつでも、L&Dチームは、他のシニアリーダーとのミーティングを計画し、次のことを記録します。

  • 各役員のチームがどのように動いているのか、どのようなプロジェクトやプログラムに関わっているのかの詳細
  • 各エグゼクティブのチームが新リーダーのチームとどのように関わっているか
  • 現在の会社の戦略やイニシアチブに関するエグゼクティブレベルのインサイト

組織がフラットになり、リーンオペレーションによってチーム間の依存関係が強まると、ほとんどの組織のシニアリーダーは、新しいエグゼクティブの同僚と情報交換をする機会を歓迎するようになるでしょう。

サブジェクト・マター・エキスパート・ランダウン

新入社員が自分の役割に慣れるためには、退職した同僚や残った同僚が助けてくれますが、エグゼクティブのオンボーディングのもう一つの重要な要素は、新しいリーダーがビジネスプロセス、プログラム、システム、およびサービスの長所と短所を理解することです。ほとんどのエグゼクティブは、これらの業務の内部構造に関する専門家になる必要はありませんが、ビジネスの最も重要な側面をエンドツーエンドで理解することで、新たな目で見たときに問題点や機会が見つかるかもしれません。

L&Dチームは、新しい役員が就任するたびに、SMEを起用することを計画し、新しいリーダーにビジネスや製品がどのように機能しているのかを確実に伝える必要があります。必ず含めるようにしてください。

  • 開発期間、典型的な販売サイクル、競合他社の洞察を含む、製品の概要
  • ターゲットおよびハローカスタマーのタイプ、現在のサービスレベルや問題点、計画中のユーザーエクスペリエンスプロジェクトなど、お客様の概要を説明します。
  • IT、ERP、SCMの現在の最優先プロジェクトや課題など、テクノロジーエコシステムの概要を説明します。
  • お客様の州や業界における規制要件を含む、法的および会計上の問題の概要、および社内のみの市場評価と予測を行います。

新任のエグゼクティブにとって、専門家から話を聞く機会は、リソースを特定し、どこに依存関係があるかを知るのに役立ちます。対象分野の専門家にとっては、新任幹部のために概要を説明する機会は、価値を実証し、既存のプロセスやシステムをどのように改善できるかについての洞察を提供するチャンスとなることが多い。

役員専用の研修・情報提供

ほとんどの組織では、シニアリーダーが受ける日常的なトレーニングや情報は、他の多くの従業員が受けるものとは異なります。シニアリーダーは、異なる報酬を得ていたり、拡張された福利厚生を利用できたりします。同様に、幹部職には、会社の方針や法的要件の問題として、より大きな責任が課せられます。

これらの詳細を確実に理解してもらうことが、エグゼクティブのオンボーディングの重要な部分です。しかし、これらの重要事項の伝達が、簡単なミーティングやすぐに目を通すだけのハンドブックに委ねられていることが非常に多いのが現状です。その結果、調査によると、これらの情報のうち 90% は、6ヶ月以内に 忘れてしまう可能性があります。

L&D チームは、これらの重要な情報をコンプライアンス会議の対象とするのではなく、各情報を収集し、新任のエグゼクティブがオンデマンドで確認できるように共有し、適切な注意を払い、適切な手順に従うことを保証するように努めなければなりません。

その内容は会社や新任幹部の役職によって異なりますが、L&Dチームは最低限、以下の内容を準備する必要があります。

  • 年次審査手続きを含む、人事管理および開発方針
  • ダイバーシティ基準や法的要件を含む採用方針
  • 適用される場合、利益相反ポリシー、会社のPAC情報、Sarbanes Oxleyの要件を含む、法的および規制上のポリシー
  • 報酬情報（給与、ボーナス、ストックオプションなどの役員固有の追加情報を含む
  • 特典情報（役員特典や追加機能オプションの詳細を含む

これらの項目は、すべてのエグゼクティブにとって必要不可欠なものです。これらの項目にすぐにアクセスできるようにしておけば、新任のエグゼクティブが、疑問が生じたときに、より簡単に方針を理解し、従うことができます。

エグゼクティブのオンボーディングをより良いものにするために 

現在、ほとんどの役員向けオンボーディングプログラムは、ミーティング、ハンドブック、希望などを組み合わせた非公式なものとなっています。企業は、シニアリーダーが新しい職場に入り、いくつかの会議に出席し、いくつかの電子メールの要約を読み、人事部と会い、仕事に取り掛かるだけの知識を持っていることを期待しています。

実際、新任リーダーに移行の管理を任せることは、失敗を招くことがあまりにも多い。 ハーバード・ビジネス・レビューによると、外部から採用された新任リーダーの40％もが18ヶ月以内に失敗しており、その多くは単に入口が険しいことが原因である。 企業の人材開発チームには、それを変える力がある、 従来の新入社員研修と同じコンセプトとツールを適用するのだ。

関連記事：動画で社員のオンボーディングを強化する15の方法

 

世界中の企業で新入社員のトレーニングとしてすでに定番となっているビデオは、新任のエグゼクティブを迎える際には特に貴重な資産となります。

より多くのディテールを効率的に捉えることができるビデオ

退任する役員や同僚にインタビューした際の原稿は、あり得ないほど長いことが多い。30分の会話でも20ページ以上になることもあります。しかし、それらの文書をトリミングすると、重要なディテールが失われてしまう可能性があり、せっかくの作業が無駄になってしまいます。

Panoptoのような企業向けビデオプラットフォーム （ビデオCMSや「企業のYouTube」と呼ばれることもあります）では、インタビューを受けた人がスライドやパソコンの画面、他のカメラからのビデオストリームで情報を共有することも可能です。

ビデオライブラリーは、安全でオンデマンドのリソースです。

忙しいスケジュールの中で対面式のミーティングを行ったり、新入社員に基本的な知識を身につけるための時間を確保させたりする代わりに、録画したビデオで情報を共有することで、新入社員は空いた時間にいつでも学習することができます。その結果、新入社員は、正式な会議に出席するよりもはるかに早く入社時の資料を確認することができるのです。

企業向け動画CMS は、いつでもどこでも簡単に再生できるようにすることで、動画の可用性をさらに高めることができます。Panoptoでは、セキュアなビデオライブラリにアップロードされたすべてのビデオは、あらゆるデバイスで最適な再生ができるように自動的にトランスコードされます。つまり、新しいリーダーは、オフィスではラップトップで、通勤中にはスマートフォンで、移動中にはタブレットを使って、オンボーディング資料を確認することができます。

さらに、Panoptoのお客様は、録画されたビデオの中で話された言葉や画面に表示された言葉がすべて検索用にインデックス化されているので、新任の役員が必要とする関連情報を即座に見つけ、早送りすることができます。

ビデオを使ってエグゼクティブ・オノーボーディング・プログラムを改善する

従業員のトレーニングやコミュニケーションのチームは、新入社員のオンボーディングでビデオを中核に据えています。動画は汎用性と柔軟性があり、どこでもオンデマンドで新しいスキルを教えたり、新しい情報を共有することができます。

ビデオがトレーニングツールとして提供する価値は、エレベーターが最上階に到着したときだけではありません。このテクノロジーを駆使した、よりフレキシブルなトレーニング方法は、上級管理職の間でもすぐに一般化しており、多くのリーダーが好む学習へのアジャイルなアプローチにも適しています。

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