Quiconque a vécu, étudié ou travaillé à l'étranger au cours des dix dernières années sait que l'expérience de l'expatriation n'est plus ce qu'elle était. Avant l'ère de l'accès rapide et fiable à l'internet, ceux qui vivaient et travaillaient à l'étranger se déracinaient littéralement pour aller dans un endroit où ils n'avaient que très peu de liens avec leur ancienne vie.

Mais aujourd'hui, Skype permet aux proches de se parler en face à face, Facebook nous tient au courant de la vie de nos connaissances, tandis que Netflix et YouTube permettent aux expatriés de suivre les derniers épisodes de leurs émissions et films préférés. En tenant en main un smartphone qui possède la 4G, il est presque possible de quitter son pays d'origine sans ressentir l'éloignement.

Les barrières aux communications intercontinentales ont commencé à tomber, tout comme les politiques formelles et informelles de nombreuses entreprises à l'encontre des équipes géographiquement réparties. Il est désormais courant que même les petites équipes comptent parmi leurs membres un ou deux employés à l'autre bout du monde. Et de nombreuses autres équipes - comme celles qui sont chargées des ventes sur le terrain ou du service sur place - ont découvert que le fait de répartir les membres de leur équipe sur toute la planète permet d'établir une présence locale qui peut être essentielle pour créer un avantage concurrentiel.

En théorie, le soutien de ces équipes mondiales ou régionales étendues ne devrait pas représenter plus de travail que celui d'une équipe dans le même bureau. Après tout, les lieux de travail d'aujourd'hui sont déjà des entreprises entièrement connectées, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et les communications en temps réel grâce à la détection de présence, à la messagerie instantanée et à la vidéoconférence ont donné à chacun des moyens très efficaces de communiquer en face à face au-delà des barrières physiques.

Mais comme toute personne ayant géré - ou simplement fait partie - d'une équipe géographiquement distribuée peut vous le dire, la constitution d'une équipe mondiale unifiée n'est pas si facile.

Le vrai problème de la collaboration en temps réel, c'est le temps.

Le développement d'une culture de collaboration est au cœur de la plupart des difficultés rencontrées dans la constitution d'une équipe soudée, même si elle se trouve dans le même espace de travail. Même dans les organisations les plus légères, il est rare qu'une personne travaille sans interagir régulièrement avec les autres membres de l'équipe.

Pour les équipes internationales, cette interaction est un défi quotidien qu'il faut relever. Les fuseaux horaires créent des maux de tête logistiques, même pour des problèmes mineurs : un employé de San Francisco qui commence sa journée à 9 heures peut avoir déjà raté l'occasion de se connecter avec un collègue de Londres. Et peu importe l'heure à laquelle ils arrivent ou partent, les membres d'une équipe à Delhi ne verront peut-être jamais un collègue à Détroit disponible en ligne.

De même, tout professionnel sait ce que c'est que d'assister à une réunion inutile. Les participants ne sont pas préparés, sont distraits, ne communiquent pas ou se font voler la vedette. Imaginez à quel point cette réunion inutile est frustrante pour quelqu'un qui s'est réveillé à 3 heures du matin au Japon pour y assister. Qu'il s'agisse de dysfonctionnements techniques (où est passé le flux vidéo ?) ou d'erreurs de l'utilisateur (suis-je en sourdine ?), la vidéoconférence en temps réel peut rapidement devenir une source de frustration pour toutes les personnes concernées.

Plus frustrant encore pour les équipes qui cherchent à favoriser un sens commun de la culture et de l'objectif, lorsque certains utilisateurs sont réunis dans une pièce alors que d'autres sont à distance, le fait que les individus communiquent sur des terrains de jeu différents présente ses propres défis. Qu'il s'agisse de plaisanteries et de conversations secondaires dans la salle ou de distractions invisibles pour le travailleur distant , ironiquement, la vidéoconférence fonctionne parfois mieux lorsque tout le monde est sur la vidéo !

En raison d'une logistique difficile, la visioconférence en temps réel entre collègues par-delà les océans ou les continents est reléguée aux seules réunions les plus formelles et les plus importantes. Les travailleurs à l'étranger sont donc potentiellement coupés de la grande majorité de leurs collègues et des informations qui sont communiquées si librement dans les couloirs d'un bureau physique.

Les outils d'apprentissage social et de collaboration asynchrones constituent une solution potentielle.

Si les communications mondiales en temps réel sont souvent difficiles, les messages asynchrones offrent de nouvelles possibilités de collaboration et de partage d'idées au travail.

Bien entendu, le courrier électronique reste un outil omniprésent pour échanger des messages, bien qu'en l'absence de structure imposée et d'une culture en constante évolution en fonction du contexte individuel, peu d'équipes internationales considèrent le courrier électronique comme un moyen fiable de renforcer la cohésion de l'équipe. Cependant, pour compléter la capacité du courrier électronique à partager des informations, une série de nouveaux outils de collaboration sociale d'entreprise, comme Slack, cherchent à fournir le même type d'apprentissage social et de conscience ambiante que Facebook a apporté aux photos de mariage et de bébé de ses amis.

Ces outils de collaboration sociale ont offert un répit à l'assaut constant du courrier électronique de bureau, en remplaçant un flux unique et « muet » de contenu non structuré par un ensemble sophistiqué de messages, de publications, de groupes et de flux multimédia.

Au fur et à mesure que les organisations découvrent le pouvoir de l'apprentissage social , nombre d'entre elles ont mis en place des programmes pilotes reposant sur des outils de collaboration qui leur permettent de se rapprocher de la reproduction des échanges d'informations occasionnels qui se produisent naturellement dans tout groupe de personnes soudées.

Malheureusement pour les travailleurs et les équipes à distance, ces réseaux sociaux d'entreprise ne parviennent pas à reproduire l'expérience d'une interaction réelle et ne peuvent pas offrir les expériences de haute précision et de haute fidélité qui sont si essentielles pour fonctionner au-delà des fuseaux horaires.

Alors, qu'y a-t-il d'autre ?

La vidéo à la demande permet de communiquer efficacement et sans problème, quel que soit le fuseau horaire.

Il n'est pas surprenant que la vidéoconférence soit devenue si populaire. Malgré tous les défis techniques, les exigences logicielles et les contraintes logistiques du travail en temps réel, il n'existe tout simplement pas de meilleur moyen de communiquer lorsqu'on ne se trouve pas dans le même bureau. La visioconférence offre une expérience très concrète, alimentée par des médias riches, qui se rapproche le plus de la reproduction des interactions humaines physiques.

Mais la vidéo ne doit pas se limiter aux conférences en direct et en temps réel. De plus en plus, les entreprises découvrent que l'expérience tactile de la vidéo peut être exploitée parallèlement à la sensibilisation ambiante de l'apprentissage social grâce à l'enregistrement. Depuis plusieurs années maintenant, la vidéo enregistrée à la demande offre à les professionnels de la formation et du développement des entreprises un moyen d'enseigner à leurs employés d'une manière plus efficace, plus personnelle et qui peut être déployée à grande échelle.

Regardez un exemple de session de formation d'entreprise dispensée par vidéo :

 

 

Les cadres utilisent des vidéos pour établir un lien émotionnel avec leurs employés

De même, les dirigeants ont utilisé la vidéo pour dévoiler des initiatives d'entreprise, pour présenter les résultats trimestriels et accueillir les nouveaux employés dans leurs rangs.

Dans le cadre d'une récente initiative visant à renforcer l'engagement de l'entreprise à soutenir les personnes sous-représentées, le PDG de Starbucks Howard Schultz s'est adressé à ses employés par vidéo pour annoncer l'initiative #RaceTogether. De cette façon, Schultz a pu atteindre ses employés de détail à travers les États-Unis pour expliquer sa passion et son raisonnement pour cette initiative controversée.

Starbucks est loin d'être la seule entreprise à utiliser vidéo pour les communications des cadres, une tendance qui devrait se poursuivre. Selon Cisco, plus de 70 % des dirigeants d'entreprise prévoient d'accroître leur utilisation de la vidéo pour les communications d'entreprise.

La vidéo sans souci unifie les équipes internationales

Avec la baisse du coût et de la difficulté de la production et du partage des vidéos, celles-ci se retrouvent sur les bureaux et dans les flux de travail quotidiens d'un nombre croissant de professionnels.

Les professionnels de la vente montrent la voie en utilisant la vidéo en temps réel et asynchrone pour servir leurs clients et leurs prospects. Qu'il s'agisse d'un nouveau produit offrant un potentiel de vente incitative à un client actuel, ou de l'utilisation d'une démonstration par capture d'écran pour résoudre un problème potentiel, les vendeurs peuvent offrir des informations très efficaces par le biais de la vidéo enregistrée, et ce, où que leur travail les mène. Un vendeur qui rend visite à un contact à Charlotte peut toujours répondre à une question, sur vidéo, de son client à la Nouvelle-Orléans et partager ses conclusions avec l'équipe marketing à Cincinnati.

Pour l'expatrié ou le travailleur à distance, la vidéo à la demande offre la solution au problème de la géographie et des communications à distance.

La vidéo dynamise les communications par courrier électronique

Vous avez une question ou besoin d'une approbation ? Programmer un appel téléphonique ou un chat vidéo avec un responsable à l'étranger peut entraîner un retard d'un jour ou deux, voire un appel à minuit. En enregistrant une courte présentation depuis votre bureau et en la plaçant dans la boîte de réception de votre responsable dès qu'il se connecte le matin, vous pouvez faire avancer les choses. Si la plateforme vidéo est assez facile à utiliser, votre responsable peut s'en servir pour répondre rapidement, en annotant votre document en enregistrant son écran et en le partageant avec vous.

Grâce au logiciel d'enregistrement vidéo facile à utiliser, l'inefficacité de la communication en temps réel et l'ambiguïté des mots écrits ont disparu.

Peu après la naissance, les êtres humains apprennent à communiquer par les expressions du visage, le langage corporel et le ton, bien avant d'apprendre à parler ou à taper un courriel. Par nature, parler à quelqu'un en face à face est la communication la plus naturelle que la race humaine ait jamais connue. Désormais, nous pouvons le faire au-delà des fuseaux horaires.

Les réunions inversées rendent les communications en temps réel plus précieuses

Téléchargez le livre blanc : Faire tourner votre réunion à l'enversC'est parce que les réunions en temps réel et en face à face sont si naturelles qu'elles ne disparaîtront peut-être jamais complètement. Elles ne devraient d'ailleurs pas disparaître. Aucune entreprise ne peut fonctionner sans déplacements occasionnels ou vidéoconférences en grand groupe. Mais une logistique difficile signifie que le temps passé en vidéoconférence doit être utilisé au mieux. Si les participants se connectent fatigués, non préparés ou distraits, le temps de chacun est perdu.

Imaginez une réunion où l'organisateur produit une courte vidéo présentant les attentes, les objectifs et l'ordre du jour de la réunion. Les participants produisent ensuite de courtes vidéos en réponse, avec leurs rapports d'étape et leurs questions. Les vidéos qui en résultent sont facilement consultables par tous et chacun commence la réunion en ayant fait le tour de la question. Tout le monde est au courant et la réunion peut se concentrer sur la discussion et la prise de décision.

La réunion inversée , comme on l'appelle, fait des vagues dans le monde des affaires, car tout le monde cherche des moyens de tirer plus de productivité de ses journées sans devenir fou. Et pour les équipes travaillant à distance, le format de réunion inversée peut être un moyen facile de s'assurer que tout le monde commence avec les mêmes informations sans avoir à se demander si votre outil de vidéoconférence fonctionnera ou non.

Au bout du couloir ou de l'autre côté de l'océan, la vidéo unit des travailleurs disparates. 

Alors qu'auparavant, la vidéo nécessitait un spécialiste de l'audiovisuel pour l'enregistrer, un monteur pour la terminer et un professionnel de l'informatique pour la mettre à la disposition de tous, aujourd'hui, les plateformes vidéo de bout en bout comme Panopto mettent les avantages de la vidéo à la demande à la portée de chaque travailleur intellectuel de votre équipe.

 

Que vous souhaitiez unifier des équipes distantes à travers le bâtiment ou à travers le monde, Panopto peut vous aider à rassembler votre équipe pour faire avancer tout le monde dans la même direction. Pour demander un essai gratuit de Panopto pour votre organisation, contactez notre équipe dès aujourd'hui.