Le point de vue de Sam Crumley, vice-président de l'expérience des employés chez Panopto.

Dans une récente présentation que j'ai faite lors de l'événement Learning Technologies qui s'est tenu au Royaume-Uni, j'ai abordé l'idée de "l'apprentissage à code source ouvert" et les possibilités qu'il offre à ceux qui s'efforcent de renforcer l'engagement du personnel dans leur organisation.

Pour planter le décor, voici un bref aperçu de ce que j'entends par "open-source". Le terme "open-source" est largement utilisé dans le secteur du développement logiciel pour désigner les logiciels dont le code source est accessible au public et qui peuvent être redistribués et modifiés. Il est également souvent utilisé pour décrire les approches collaboratives du développement que ce mode de licence logicielle encourage. Les exemples de logiciels à code source ouvert que vous connaissez probablement sont Mozilla Firefox, Linux et Android. Le développement de logiciels à code source ouvert a également joué un rôle essentiel dans la création du World Wide Web tel que nous le connaissons. Ainsi, quel que soit le type d'organisation pour laquelle vous travaillez, vous aurez été touché par le développement de logiciels à code source ouvert d'une manière ou d'une autre.

"Open-Source" pour l'apprentissage & Développement

En tant que responsable de l'expérience des employés dans une entreprise de logiciels, je m'intéresse de plus en plus à l'inspiration que les professionnels de l'apprentissage et du développement peuvent tirer de cette méthodologie de développement de logiciels, qui met l'accent sur la collaboration, l'innovation et la création de communautés.

Dans ce cas, j'ai constaté qu'il n'est pas difficile de faire le lien. En fait, vous pouvez facilement penser à certaines de nos activités L&D maintenant familières à travers une lentille de source ouverte - des concepts comme :

  • Apprentissage social
  • Contenu généré par les utilisateurs
  • Crowd-sourcing
  • Apprentissage juste à temps

Toutes ces idées sont centrées sur les communautés d'employés qui se réunissent pour résoudre les problèmes d'apprentissage d'une manière agile et itérative, un peu comme les développeurs de logiciels libres le font pour une base de code. C'est ce que j'entends lorsque j'utilise le terme "apprentissage libre". Ces nouvelles approches de l'apprentissage ont été motivées par l'évolution des attentes en matière de travail, les employés appréciant des modes de travail qui privilégient l'immédiateté, la transparence et le travail d'équipe efficace.

Les équipes de L&D ont, bien sûr, déjà fait beaucoup de choses dans ce sens en encourageant les employés à consulter des sources telles que LinkedIn Learning, Wikipedia, les MOOC, les documents partagés et même le bon vieux Google pour résoudre les problèmes, tout en s'appuyant sur des ressources formelles plus traditionnelles.

En développant cette idée, il existe de nombreux points dans le cycle de vie de l'employé où ces approches pourraient être ajoutées au mélange pour améliorer l'apprentissage du personnel. En voici quelques-unes :

  • Onboarding, lorsque les nouvelles recrues peuvent compléter la formation formelle par des connaissances acquises auprès d'un réseau de pairs par le biais d'une série de sources informelles.
  • L'apprentissage sur le tas, tant pour les compétences techniques que non techniques, lorsque le personnel en place peut se perfectionner en cours de route grâce au soutien de ses collègues et aux ressources pertinentes auxquelles il peut accéder en cours de route.
  • L'adaptation à un changement de processus, de technologie ou de stratégie globale, qui nécessite un niveau élevé de partage agile des connaissances au fur et à mesure que le personnel augmente.
  • Vous recherchez des informations auprès d'experts pour améliorer vos connaissances générales ou vos compétences générales.
  • Éviter de "réinventer la roue" en utilisant le contenu généré par les pairs pour résoudre un problème.
  • Changer d'équipe ou obtenir une promotion, lorsqu'il est nécessaire d'accélérer l'apprentissage.

Tous ces domaines sont centrés sur les défis du partage des connaissances au sein de l'organisation, quelle que soit la partie du cycle de vie de l'employé sur laquelle vous vous penchez.

L'apprentissage à code source ouvert - Une solution aux problèmes de partage des connaissances d'une organisation

Nous savons de une recherche que nous avons menée auprès de plus de 1000 employés travaillant dans des entreprises américaines que 60% des employés ont des difficultés à obtenir les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Leurs difficultés peuvent être classées en cinq grandes catégories différentes :

  • Confiance - les connaissances auxquelles j'ai accès sont-elles valides et exactes ?
  • Organisation - la croissance de nos actifs organisationnels dépasse notre capacité à les rassembler et à les gérer.
  • Recherche - Je ne parviens pas à trouver une ressource de connaissances en recherchant le titre, le contenu interne ou les concepts.
  • Obsolescence - les actifs dont je dispose sont trop vieux et sans intérêt.
  • Qualité - où puis-je trouver des connaissances spécifiques et uniques ?

Voilà donc les défis du partage des connaissances du point de vue de l'apprenant. Cependant, d'un point de vue organisationnel, il y a un défi encore plus large à relever. Il s'agit de la tension entre les objectifs du chercheur de connaissances et ceux du propriétaire de ces connaissances. Cela peut se résumer par le besoin immédiat de l'apprenant d'accéder aux connaissances par rapport au désir de l'organisation, du département ou de l'individu de protéger ces connaissances.

Les comportements et les systèmes organisationnels sont souvent conçus pour protéger les informations et en restreindre l'accès, de manière à ce que les employés se concentrent davantage sur les méthodes formelles d'apprentissage et de formation dispensées de manière descendante. Comme nous le savons, bien sûr, dans la réalité, il y a plus qu'un peu de chaos naturel dans l'apprentissage et pour la plupart des employés, l'apprentissage au travail est un processus de découverte non hiérarchique.

Penser à l'apprentissage des employés avec un état d'esprit de source ouverte peut aider à combler ce fossé entre les chercheurs et les détenteurs de connaissances et permettre aux entreprises de commencer à briser les silos de connaissances qui ont pu se former. Pourquoi est-il si important de combler ce fossé ? Eh bien, tout simplement parce que les mauvaises pratiques de partage des connaissances ne font pas que frustrer les employés à la recherche d'informations - elles coûtent presque certainement beaucoup d'argent à votre entreprise.

L'impact d'un mauvais partage des connaissances

Dans notre étude sur le partage des connaissances sur le lieu de travail et la productivité, nous avons identifié un certain nombre de problèmes :

  • Problèmes d'efficacité : 8 heures par semaine sont consacrées à la recherche de connaissances ou à la réalisation de tâches par essais et erreurs.
  • Des occasions perdues de s'engager avec le personnel : 63% des employés préfèrent travailler pour des organisations où les employés partagent des connaissances uniques.
  • Problèmes de rétention des connaissances : 81 % des employés estiment que l'expérience personnelle et professionnelle est la plus difficile à remplacer.
  • La productivité diminue : 70 % des employés redoublent d'efforts parce qu'ils n'ont pas accès aux connaissances des autres.
  • Le coût en temps de l'intégration : 50 heures sont passées au cours du premier mois d'un employé à demander de l'aide à ses collègues.

Serons-nous jamais capables de rendre tout cela parfait ? Bien sûr que non. Mais les équipes de développement de Learning & pourraient-elles influencer les améliorations en passant à l'apprentissage à code source ouvert ? Je pense que la réponse est oui.

Pourquoi est-ce que je dis cela ? Parce que l'apprentissage libre recoupe des idées comme l'apprentissage social et l'apprentissage juste à temps en donnant la priorité à des formes d'apprentissage informelles, générées par les pairs, qui placent l'ouverture, la collaboration et le partage au cœur de l'expérience d'apprentissage des employés.

Comment démarrer avec une approche d'apprentissage à code source ouvert ?

Les concepts d'apprentissage libre, une fois établis, se renforcent d'eux-mêmes. Cela dit, vous devrez préparer le terrain pour garantir le succès.

Premièrement, les individus doivent être conscients de l'existence de ressources de connaissances générées par leurs pairs ou informelles - cela peut se faire de manière organique ou par des campagnes internes (ou les deux). Deuxièmement, les gens doivent être en mesure de trouver ce qu'ils cherchent - sans nécessairement avoir accès à tout, comme l'exigent les exigences en matière de sécurité des données et de respect de la vie privée. Troisièmement, ils doivent être en mesure d'appliquer leurs nouvelles connaissances dans leur rôle. Enfin, en ce qui concerne les fonctionnalités sociales ou les mécanismes de retour d'information, il est utile que les utilisateurs puissent également participer, par exemple en ajoutant une note sous forme d'étoile, en "aimant" quelque chose ou en posant des questions dans les fils de discussion.

Une fois les fondations en place, il y a quatre autres domaines qui, selon moi, doivent être abordés pour réduire les obstacles au partage des connaissances.

Culture

La mise en place d'une culture de partage des connaissances en source ouverte ne se fera pas du jour au lendemain. Vous devrez créer une attente pour que le personnel partage son expertise, et établir des moyens de reconnaître ceux qui partagent le plus. L'une des façons de préparer le terrain pour le futur partage des connaissances au sein de notre propre organisation est de demander aux nouvelles recrues de se présenter à l'équipe via un enregistrement vidéo. Cela permet de lancer l'idée de partage et de dialogue dès le début de l'emploi d'une personne dans l'entreprise.

Regardez la vidéo d'introduction d'un des membres de Panopto :

 

 

Outils

Il existe divers outils qui peuvent faciliter une approche d'apprentissage libre et, pour la plupart, ils ne sont pas coûteux. Chez Panopto, une grande partie de notre formation se déroule logiquement sur notre propre plateforme vidéo , mais une bonne partie de la formation open-source se déroule également sur notre CRM et notre site intranet. D'autres organisations peuvent trouver qu'un LMS ou un référentiel de connaissances fonctionne aussi bien. En réalité, la question des outils que vous utilisez doit être résolue non seulement en fonction de la manière dont vous souhaitez les utiliser, mais aussi en fonction de ce que les employés sont susceptibles d'adopter.

Il faut garder à l'esprit que L'apprentissage libre repose sur l'immédiateté de l'accès et de la disponibilité. Cela signifie que vous devrez prévoir un certain niveau de flexibilité en fonction des besoins de votre personnel, tant dans les outils que vous sélectionnez que dans les approches d'apprentissage que vous soutenez.

Capacité

Vous devrez également définir ce que signifie "bon" dans le nouveau paradigme. Lorsque quelqu'un appelle au téléphone ou passe à votre bureau pour chercher des informations, il n'y a pas beaucoup de compétences en jeu. Lorsque vous créez une ressource plus permanente, il est nécessaire de dispenser au moins une formation simple sur la façon de structurer et de partager l'information. Il ne s'agit en aucun cas d'exiger que tous les membres du personnel deviennent des instructeurs ou des concepteurs pédagogiques qualifiés, mais il est bon d'avoir à portée de main des astuces, des modèles et des conseils sur la manière de créer une ressource de connaissances précieuse et fiable.

Gouvernance

Sans une certaine forme de gouvernance, les gens peuvent commencer à perdre confiance dans une plateforme ou une nouvelle méthodologie. Que se passe-t-il alors ? Ils commencent à créer des solutions hors ligne ou reviennent aux anciennes méthodes inefficaces. Ainsi, même s'il est absolument nécessaire de mettre en place une certaine surveillance, dans un paradigme d'apprentissage libre, il faut faire preuve de prudence et s'appuyer sur des analyses pour s'assurer que le contenu partagé est pertinent.

Analytics vous aidera à mettre en évidence ce qui est utilisé, à quelle fréquence il est revisité et ce que les utilisateurs commentent. Dans notre cas, avec la vidéo, nous pouvons voir ce que les gens regardent, ce qu'ils regardent à nouveau, quand ils prennent des notes et plus encore. Cela nous permet d'identifier les contenus à forte valeur ajoutée ou les points faibles en fonction des habitudes de visionnage, plutôt que de mettre en place des tests de connaissances pour les employés ou d'autres approches lourdes similaires.

Le rôle des professionnels du L&D dans une culture de l'open source

Alors, qu'advient-il du spécialiste L&D si vous avez adopté une approche d'apprentissage à source ouverte dans votre organisation ? Eh bien, il est vrai de dire que plus nous mettons la création et l'accès au contenu entre les mains des employés, plus notre rôle change.

C'est ici que je pense que notre nouvelle orientation se situe dans un environnement d'apprentissage à code source ouvert :

  • Fournir une expertise unique : Le personnel de L&D deviendra une ressource pour les méthodes de conception pédagogique.
  • Offrir un accompagnement pour le développement des ressources d'apprentissage : Nous offrirons un soutien à la demande et planifié pour la création de contenu.
  • Préconise l'amélioration des méthodes de partage des connaissances : Nous allons promouvoir et renforcer les programmes.
  • Assurer la surveillance : Nous fournirons des mesures et des analyses de processus.

Loin de remplacer L&D, l'apprentissage open source offre une opportunité fantastique de mieux aligner l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances sur les objectifs stratégiques des entreprises.

 

Si vous êtes intéressé par la façon dont la plateforme vidéo de Panopto peut soutenir l'apprentissage libre dans votre organisation, vous pouvez demander une Essai gratuit de notre équipe.