Réalisations
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Adoption réussie dans 34 collèges
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40 téraoctets de vidéo convertis
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Mise en œuvre en seulement 1 mois
Le défi
Alors que les solutions de capture de conférence à l'échelle du campus deviennent maintenant monnaie courante dans les salles de classe des collèges, les 34 collèges supervisés par le Conseil des collèges communautaires et techniques de l'État de Washington (SBCTC) ont pris de l'avance depuis près de dix ans.
"Nous avons constaté une valeur incroyable en proposant la capture de cours comme ressource pour les étudiants", explique Mark Carbon, responsable des opérations au sein de l'équipe eLearning du SBCTC. "Et nous avons constaté cette valeur également dans tous nos environnements d'apprentissage - dans les grandes institutions et les plus petites, dans les salles de classe en face à face et en ligne, même pour faciliter les nouvelles techniques d'enseignement comme les enregistrements d'élèves et les classes inversées - nous avons vu la technologie de capture de conférence utilisée à bon escient un peu partout."
En tant qu'adopteurs précoces de la technologie d'apprentissage, les collèges du SBCTC ont découvert une règle simple pour choisir de nouveaux outils : un bon logiciel est important, mais un bon soutien est essentiel.
En tant que groupe, les collèges du SBCTC étaient des clients du système de capture de cours Tegrity depuis une bonne dizaine d'années, et les conférenciers des salles de cours en personne et en ligne s'appuyaient sur Tegrity pour capturer et partager leur matériel pour l'examen des étudiants.
Pourtant, au fil du temps, les collèges du SBCTC ont aussi commencé à remarquer une différence, qui s'est amplifiée après le rachat de Tegrity par McGraw Hill. Selon Carbon, les écoles avaient l'impression de voir de moins en moins d'investissements dans la plateforme Tegrity, et la qualité de l'assistance reçue par les utilisateurs semblait s'essouffler. Plusieurs collèges du SBCTC ont décidé d'essayer eux-mêmes d'autres solutions de capture de conférences.
Ensemble, les écoles ont décidé qu'il était temps de mettre officiellement à l'étude leur contrat de technologie de capture de conférence Tegrity. En se basant sur la demande de proposition initiale de capture de conférence émise des années auparavant, l'équipe eLearning a ajouté une poignée de demandes de nouvelles spécificités techniques - et a mis l'accent sur le service et le support. Après l'évaluation d'une proposition très compétitive et des tests utilisateurs détaillés, un nouveau gagnant a été annoncé : Panopto était le choix évident.
La solution
Les collèges avaient décidé de ne pas renouveler leur contrat avec Tegrity, ce qui signifie qu'avec Panopto, le SBCTC n'aurait qu'un mois pour le faire :
- Mettre en œuvre la nouvelle technologie Panopto
- Mettre en place et former les administrateurs techniques de chaque collège
- Intégrer Panopto au LMS existant des collèges - Instructure Canvas
- Commencer à convertir les enregistrements Tegrity existants de chaque institution - 40 To au total - vers Panopto.
- Aide à la transition du personnel et des étudiants vers la nouvelle technologie de capture de conférence Panopto avant le prochain trimestre universitaire.
Cela n'aurait pas été un mince exploit pour une seule institution. Le SBCTC avait besoin que cela soit fait pour les 34 collèges membres en même temps, et ce avant l'expiration de son contrat avec Tegrity.
Carbon et l'équipe d'assistance de Panopto se sont mis au travail. L'équipe d'assistance de Panopto a mis en service les nouvelles plateformes vidéo pour les 34 collèges un mois avant la date de début du contrat et a travaillé avec Carbon pour mettre en place les informations d'administration de compte appropriées pour chaque établissement.
Parallèlement, Panopto a également lancé une série de sessions de formation pour les enseignants et les utilisateurs du collège. L'équipe d'assistance de Panopto s'est jointe aux réunions hebdomadaires du SBCTC pendant le mois précédant le début du contrat, enseignant les bases de l'utilisation du logiciel de capture de conférence de Panopto, ainsi que la manière de tirer le meilleur parti de la technologie. L'équipe Panopto a également répondu aux questions spécifiques de l'équipe du SBCTC et a créé des réponses vidéo détaillées que le SBCTC a pu partager en interne.
Ensemble, Carbon et Panopto ont fait avancer les choses rapidement. "Après la configuration initiale, nous nous attendions à ce que le gros obstacle soit l'intégration de Panopto à notre LMS, Instructure Canvas. Mais je peux te dire que c'était l'une des meilleures que j'ai faites", dit Carbon. "Nous avons tout fait en un seul coup de fil. J'avais rassemblé toutes les informations dont nous avions besoin et, en une heure environ, un des membres de l'équipe d'assistance de Panopto et moi nous sommes assis et avons intégré tous les collèges. C'était génial."
Alors que le SBCTC était prêt à passer à une nouvelle solution de capture de conférences, les collèges ne voulaient pas renoncer à leurs bibliothèques existantes de contenu enregistré. Ainsi, la nouvelle mise en œuvre de Panopto étant prête, la dernière étape du processus a consisté à convertir toutes les vidéos Tegrity existantes des institutions en Panopto. Cela signifiait prendre 40 To de vidéo - des dizaines de milliers d'heures de matériel de classe - et retraiter chaque enregistrement comme une vidéo Panopto.
Bien que le processus de conversion ait été plus long que prévu, les résultats ont été à la hauteur des espérances du SBCTC. Presque toutes les vidéos ont été converties avec succès en conservant les flux vidéo, le contenu des diapositives et le sous-titrage. Seuls les enregistrements pour lesquels Tegrity ne pouvait pas fournir de flux vidéo ou audio valides n'ont pas pu être transitionnés. En fin de compte, certaines vidéos ont même vu leur qualité visuelle améliorée, bénéficiant de la capacité de Panopto à traiter la vidéo à une fréquence d'images plus élevée que Tegrity.
"Nos utilisateurs de la faculté étaient très heureux de récupérer ces enregistrements", dit Carbon. "Et quand ils l'ont fait, nous avons entendu d'excellentes choses sur Panopto".
L'impact
"Maintenant que nous sommes opérationnels, nos professeurs sont confiants lorsqu'il s'agit de faire leurs enregistrements, et nous entendons beaucoup de critiques heureuses," dit Carbon. "Les personnes qui utilisent Panopto pour les cours en ligne ont été très positives, et bien sûr, les personnes qui utilisent Panopto dans leurs classes en face à face me disent que c'est une évidence, un moyen facile d'aider vraiment leurs élèves."
Bien sûr, comme le SBCTC le sait bien, une excellente technologie n'est qu'une partie de l'équation. Le support de Panopto a-t-il été à la hauteur des attentes ?
"Je dois dire que l'équipe d'assistance de Panopto a été tout simplement excellente", dit Carbon. "Pendant la mise en œuvre, tout bougeait à un million de kilomètres à l'heure et avec 34 écoles, il y avait toujours quelqu'un avec une question ou un problème. L'équipe d'assistance de Panopto a décidé d'aller au-delà du contrat et d'être disponible pour répondre à n'importe quelle question de n'importe quel utilisateur de Washington - qu'il soit l'un de nos administrateurs désignés ou non - jusqu'à ce qu'il n'y ait littéralement plus personne ayant des questions à poser. Cela nous a beaucoup aidés."
"Au début de notre deuxième trimestre, nous sommes très satisfaits de Panopto", poursuit M. Carbon. "Lorsque quelqu'un de l'un de nos collèges a une suggestion à offrir ou un problème à résoudre, Panopto est toujours rapide à agir et très réceptif. Et j'apprécie vraiment cela."