今日、莫大な時間が会議に費やされています。

労働統計局の推計によれば、米国だけでも、毎日36 〜 56百万のビジネス会議が開かれています。従業員は、平均して毎月 62の会議に出席しています。 

人々の日程がそれほどまでに会議に割かれていることから、どの組織の幹部も、会議が生産性に与える負荷を軽減し、リアルタイムの協働や、会議の利点をより多く取り入れる方法を模索し始めました。

実は、このチャレンジに対するシンプルなソリューションがあります。Fortune 500企業に属する会社数社が既に発見した、会社の会議の全てを収録することです。 

会議の収録により、会議室かビデオ通話かに関わらず、従業員の会話を貴重な情報リソースに変えられます。従業員が会議に費やす時間を最小限にし、会議が収益に与える影響を最大限にできます。

これは聞こえは悪いかもしれません。会議の全ての収録に最も説得力のある10の理由を以下に説明します。

会議の収録を開始する10の理由 

1. 誰もが会議に参加できる。

同じ時間帯に正しい人々を集めることは、時としてプロジェクトの推進にとって最大のハードルとなります。ウェブ会議は地理的なバリアを取り除きますが、同時に2つの会議に参加することはできず、世界の反対側にいる同僚と日程を組む難しさは、残ったままです。

会議やプレゼンテーションの動画の収録により、議論を聞き逃したり、会議室にいる人に表示されるビジュアルを見逃したりすることがなくなります。オンデマンドの動画は、本人が参加できない参加者によって共有され、地理的距離や最終段階での日程の競合に関わらず、全員が会議で扱われる情報にアクセスできます。

さらに、会議を収録し始めると、しばしば複数の場所で必要とされる、忙しい従業員や幹部は、日程をより管理しやすくなります。会議の招待は先着順ではなくなり、より影響が大きい会議に時間を割くことができ、参加できない優先順の低い会議も見直して、貢献できます。

2. 会議の焦点及び参加を改善する。

会議動画の収録は、発表・議論された全てそのままの収録をスタッフに提供します。「それは先週の会議で議論しなかった?」と思ったことがある誰にとっても、完璧な代替リソースとなります。

収録が利用できることを参加者が知っている場合、後で参照するために多くのメモを取らなくてすみます。会議のリーダーにとっては、コンピューターの画面上で参加者の注意が散漫になるのを簡単に防ぐことができます。従業員は集中して、より深いレベルで参加でき、会議の価値・効果が上がります。

3. 二重の努力に費やす時間を削減する。

プロジェクトマネージャーや会議リーダーは、会議の終了後すぐにコンピューターの前に座って、メモ、次のステップ、その他の実行項目の入力に時間を割き、チームへ送信するのが常となっています。

しかし、会議を収録すれば、それはもう不要なステップとなります。その代わりに、会議の所有者は会議の動画自体にリンクを送信でき、チームメンバーは素早くその収録を検索して、任意の詳細を必要に応じて見つけることができます。 

以上により、自由な時間ができ、チームはプロジェクトをより推進できます。もちろん個人レベルでは、時間の節約は限られているかもしれません。しかし、各従業員が毎月平均して62の会議に出席していることを考慮すると、これらの秒・分が換算されて長い時間になることが容易に理解できます。 

4. 失われたり、忘れられたりする詳細は一切ない。

会議が貴重であるのは、多大な情報を議論する時間を提供し、電子メールのやりとりより早く合意に達することができるからです。

しかし、手書きのメモ、議事録、音声収録でさえも、全ての議論や決定、実際のスライド、スクリーン共有、及び会議で使用されたホワイトボードをキャプチャすることはできません。特に会議のメモや議事録は、メモを取る人の視点に影響されます。これは、人によって異なる方法で、その人が重要と思う会議の部分を文書化することを意味します。

動画収録は、起きたままをキャプチャするので、誰が何を言ったか、どの特定の詳細が共有されたか、どの決定が(どのように)なされたか、どの実行項目が割り当てられたか、以上を正確に知ることができます。

Panoptoでキャプチャ・共有されたプロジェクトステータス会議を視聴する:

 

 

5. 新入社員を素早く通常のテンポに合わせる。

プロジェクトが開始から完了まで、直線をたどることは稀です。チームは優先度が変わる度に変化し、新たな専門知識が必要とされるにしたがって拡大します。プロジェクトマネージャーは、新入社員が来る毎に、彼らを短期間で通常のテンポに合わせることになります。

以前の会議の収録があれば、進行中のプロジェクトの進捗や目標について、新しいチームメンバーに概要を伝える際、非常に有用になります。新入社員は、仕事を停止して会議のダウンロードを調整し、プロジェクトに関与している同僚からの情報を待つ代わりに、過去の会議を見直し、必要な全詳細を取得して、プロジェクトの仕事を開始できます。

6. 会議室の外で協働する。

今日、会議室の外で(またはコンファレンスコールを超えて)、電子メール、共有文書、及びSlackのような生産性ハブを通して、継続して協働することは当然です。しかし、これらの通信ソリューションのうち、会議で行われた特定の議論を簡単に参照できるものはありません。さらに悪いことに、全く新しい文書やメッセージのやりとりを作成する必要があります。

会議を収録すれば、完全な文書を持つことになり、動画の中の正確な瞬間へのリンクを他のメッセージチャネルを介して共有、または会議収録の中で協働して、特定事項を参照できます。Panoptoのような動画プラットフォームでは、タイムスタンプのされたコメントを残せるだけでなく、収録の中でスレッドされた議論を行えます。

これらが重要なのは、会議が情報交換及びプロジェクト推進の貴重な機会でありながら、時間に制限されるからです。会議収録がチームのその他の非同期通信の有益な一部になることで、会議及びその他の通信は、より完全で便利になります。

7. 現時点までの過程及び決定の事由を理解する。

変革の取り組み、重要なプロジェクト、及び会計四半期が終わりに近づくと、大半の組織は「事後分析」の実施に非常に大きな価値を見出します。結果がどのようなもので、その結果までの過程、そして将来何がなされるべきかが見直されます。

しかし、重要な節目や決定は長期にわたって発生し、大きなプロジェクトは何十人の人や多くの動的部分に関わります。仕事の実現に関わった、全ての重要な瞬間を正確に思い出すことは、誰にとっても困難です。

検索可能な会議収録のアーカイブや記録は、うまくいった・いかなかったことから学ぼうとするリーダーにとって、より完全な文脈や洞察を提供します。

8. 組織的知識のライブラリを構築する。

チームメンバーに情報や組織的知識を共有してもらいたい。しかし、会議でそれを行うことは、従業員にとって両刃の剣となりえます。会議の中で有益・有意義なことを共有すれば、皆にとっては簡単になりますが、チームメンバーにとっては仕事が増え、干渉につながります。生産性にもすぐに悪影響を及ぼします。間違いなく、一対一の説明、正式な書面、またはその両方で、その知識を何度も共有するよう要求されるからです。

しかし、会議を収録し、ビデオライブラリにアーカイブされていれば、専門知識の繰り返しを要求する必要はなく、既に長い「やること」リストに大量の文書化の仕事を追加する必要もありません。その代わり、他の人は、元の会議から関連する部分を視聴すれば良いのです。それ以上の情報共有が必要な場合は、専門知識を持つ人が、その詳細をプレゼンテーションする動画を収録できます。正式な文書を作成して知識ベースに追加するより、はるかに短い時間ですみます。

さらに、組織の会議で共有された知識・情報をキャプチャすれば、事業は組織的知識の大規模なライブラリを積極的に構築できます。ライブラリは、専門家やその有益な洞察が会社を去った後でも、随時検索・参照できます。

9. 教育の瞬間を発見し、透明性文化を構築する。

会議では、水面下で多くのことが起こり、生産性だけでなく、従業員間の関係、さらにはモラルにも影響することがあります。効率の良い会議を開催し、組織文化で透明性を助成するために、会議収録の見直しで多くの洞察が得られ、従業員の成長及び発展をコーチ・サポートする手助けになります。

会議収録により、管理者やメンターだけでなく、会議リーダー自身も会議の実施方法を見直せます。メンバーは、会議を観察し、悪い会議の態度を見出して修正できます。対人通信を改める良い機会となり、さらにより生産性の高い会議を先導できます。

10. 事業について未発見の洞察を集める。Panopto intelligent video analytics

ほとんどの組織は、会議が今日の事業にどう影響しているか、認識していません。仕事日程を分析し、会議に費やしている時間がわかる、便利なオンラインツールは幾つかありますが、会社全体についてそのような情報を得ることは、不可能ではないにせよ、多くの事業にとって困難です。

全ての会議を収録・アーカイブすると、新規データソースが作成され、今まで利用できなかった情報セットが提供されます。その情報を分析して、仕事場の会議文化をどう変革するか、より良い決定を行え、より効果的に事業を実施できます。

会議キャプチャ: 収録を押すだけではありません

メンバーは、既存の会議室テクノロジーや統一された通信ツールを使って会議を収録し、主要な会議の瞬間を見直し、ライブ参加できなかった会話を視聴して、より生産性を高められます。また、各やりとりで起きたことを収録することで、会社を保護します。

そうは言っても、チームに「収録」ボタンを押すことを奨励するのは、ソリューションの一部にすぎません。

生産性及び協働を高める手段として、会議収録の共有が持つ潜在的価値を全開させるには、収録を実際に共有する方法を見つけなければなりません。多くの初期導入者が引っかかるハードルです。 

既に会議室の幾つかにはカメラが設置され、ビデオ会議ソリューションのほとんどが、ネーチブの収録機能を提供します。

しかし、会議が終了し、収録が完了すると、チームメンバーは有益な情報にアクセスするため、多くの輪をくぐらされるのが常です。単に収録するだけでは不十分です。

会議収録を賢く管理し、安全に保持し、意図される視聴者のみと共有し、視聴者が共有する動画のコンテンツに一貫してアクセスでき、素早く検索できる、以上が不可欠になります。

完全な会議キャプチャソリューションが単なる収録以上であるのは、そのためです。収録から、後日にその動画を簡単に検索、共有、視聴できるようにし、全てを安全に保ちます。