米国だけでも、毎日36〜56百万のビジネス会議が開催され、従業員は平均して毎月62の会議に出席しています。 

不運にも、これらの会議でやりとりされた貴重な情報の多くは、その後すぐ失われています。 The forgetting curve helps explain why we need to get better at documenting meetings

会議の終了1時間後には、従業員は議論された内容のわずか44パーセントしか思い出せません。会議の6日後には、その数値は25パーセントに下がります。 

各自が「忘れカーブ」の対策として、将来の参照のために会議の重要な瞬間を文書化する、独自の方法を考案しています。ほとんどの人にとって、それは手書きのメモを取ることを意味し、自分自身のため非公式に、または公式の議事録として、後で参加者全員が共有できるようにします。 

しかし、会議の文書化のために手書きのメモを取ることは、良くても非効率的です。悪ければ、議論のほんの一部を記録できるのみで、頻繁に共有されるスクリーンやホワイトボードのようなビジュアル支援は一切記録されません。

会議のより多くをキャプチャする

もちろん、メモを取ることは、会議を文書化する一つの手段にすぎません。 

会議をより完全に記録したい人には、別のオプションがあります。設定が簡単で、ノートよりはるかに詳細な、シンプルなソリューションです。ポケットの中のスマートフォンと、利用できる数多くのボイスレコーダーアプリの一つで、参加する会議やコンファレンスコールが収録されています。

しかし、会議の完全な音声収録は、手書きのメモより多くを確実に記録しますが、ボイスレコーダーアプリは、会議全体をキャプチャするわけではありません。会議の主要な時点を簡単に見直すためにも、完璧なツールではありません。会話の特定部分を再生したい場合、収録の拾い読みをして関連の部分を探すか、会議全部を聞き直す必要が生じます。

では、会議の詳細をキャプチャするより良い方法とは?

会議全体を収録する。 

今日の動画会議ソリューションは、Zoom、GoToMeeting、Blue Jeans、及び事業用Skype (Microsoftチームの一部になっている)のように、そのほとんどが単に収録を押すだけで、会議の音声、動画、スクリーン共有をキャプチャするためのサポートを提供します。 

同じ部屋に全員を集めることに成功したとして、(今日の仕事場ではかなり難しいですが)、室内のAVシステムと提携する動画会議ソフトウェアを使い、会議室で動画を収録できます。

いずれの場合でも、収録ボタンを押せば、必要になるのは通常の会議だけで、カメラが会議の文書化を行います。 

会議を収録する最も早い方法を探していますか。当社の無償動画・スクリーンレコーダー、Panopto Expressを試しましょう。使用のブラウザから動作するウェブアプリで、ダウンロードやインストールは一切不要です。クリックして試してみる >>

各会議を収録する利点

会議では、詳細が議論され、新たなアイデアが考慮され、連携が達成され、決定がなされます。必要な時に参照できる、会議の完全な収録がないと、チームは貴重な時間を使って、会議で既に提供され、その後失われた、または忘れられた情報を探し出し、再び共有します。

より多くの事業体が大規模な会議キャプチャを可能にし、組織で実施された各ビデオ会議や各会議を収録しているのは、そのためです。新たな生産性及び協働戦略として、人気を得ている理由は幾つかあります:

    1. 詳細が失われたり、忘れられたりすることはありません。会議の各議論、各決定、各スクリーン共有がキャプチャされるので、誰が何を言ったかわかり、会議中に参照されたビジュアル支援も見れます。 
    2. 会議中の集中や参加を改善します。会議の収録が利用できることで、参加者はメモを取る必要がなく、最大限の注意を払えます。会議リーダーは、コンピュータースクリーンからの注意散漫を最小限にできます。
    3. 日程の重複問題を最小限に抑えます。会議に適切な人全員を集めるのは、プロジェクト推進のためのハードルとなり得ます。会議の詳細な収録により、予定がある人は、会議が終わってから視聴・貢献でき、仕事をより早く進行できます。
    4. 新入社員のテンポを素早く合わせます。進行中のプロジェクトやイニシアチブに引き込まれた場合、過去の会議の収録を視聴・検索して、必要な詳細全てを取得し、プロジェクトに貢献し始められます。会議のダウンロードを予定し、新たにプロジェクトに参加した人が、会議に実際に参加した人から情報を得るよりも、はるかに効率的です。
    5. 会議室外での協働をサポートします。会議で扱われた知識や情報を即時に共有し、チームの専門担当者は、既に行った発表に加えて、解説文書を作成する余計な時間を取らなくてすみます。
    6. 会議アーカイブを見直して、プロジェクトの結果を改善します。過去の決定がどう・なぜなされたかを理解し、教育の可能性がある瞬間を見極めます。収集した発見は、次のステップへの潜在的アイデアになります。

しかし、収録は第一ステップでしかありません

もちろん、会議の動画収録を所有するだけでは、その利点は全開されません。チームは、その動画に保存された情報を簡単に検索、視聴、共有できる必要があります。

ビデオ会議システムには、常に増え続ける会議収録のライブラリ、及び従業員研修動画企業通信動画等の動画ベースの情報資産を作成・管理するソリューションは含まれていません。

幸運にも、このチャレンジに対するシンプルなソリューションがあります。ビデオ会議ツールを動画コンテンツ管理システム(または動画 CMS)と組み合わせるだけです。 

ビデオ会議ソリューションとともにPanoptoのような動画CMSを使用すれば、安全で検索可能な社内動画ポータル(会社にとっての個人的 YouTube) が作成できます。それにより、チームメンバーは協働しやすくなり、生産的な仕事ができます。それは、会議の収録で、より多くができることを意味します: 

  • 動画を安全に保存・共有: 会議収録を安全・モバイル対応の動画ライブラリに自動アップロードし、無制限に長期保管します。
  • 視聴者許可・アクセスを管理: 管理者は共有制限、コンテンツ保持方針、及び大規模な可用性を管理できます。
  • 転記及び検索: 各収録を自動転記し、会議中に発言・表示された言葉を検索可能にします。
  • 収録の編集: 主題から逸れた議論を編集して除去し、新規コンテンツ、クイズ、その他を追加して、会議の収録をより公式な情報資産に変えます。
  • 視聴者エンゲージメントの理解: 動画視聴を監査し、最も視聴されている動画を知り、他のシステムへ視聴意識エンゲージメントのデータをエキスポートします。

  Panopto is one of the best meeting recording apps

関連記事: 動画コンテンツ管理システムとは

 

では、会議の収録にベストなアプリは?

既にあるツールを継続して使用し、Panoptoのような動画CMS と統合されていることを確認します。さらに詳しく知りたいですか。以下のリンクをクリックし、Panoptoに内蔵されたビデオ会議統合について、より詳しく学びます。大規模な自動会議キャプチャ用に、完全なクラウドベースソリューションが提供されます:

 

Panoptoで組織の会議キャプチャを可能にする

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