この10年間に海外で生活、勉強、仕事をしたことのある人なら、海外駐在員の経験が以前とは違うことを知っているだろう。高速で信頼性の高いインターネットが普及する以前は、海外で生活したり働いたりする人は、文字通り生活を一変させて、故郷の生活とはほとんど関係のない場所に行っていました。

しかし、今日では、スカイプを使えば、大切な人と顔を合わせて話すことができますし、フェイスブックでは、故郷の知人の様子を常に見ることができます。また、ネットフリックスやユーチューブでは、お気に入りの番組や映画の最新エピソードを知ることができます。4G対応のスマートフォンを手にすれば、母国を離れても遠くにいるような感覚はほとんどありません。

大陸間の通信手段の壁が低くなってきたのに伴い、多くの企業では地理的に分散したチームに対する公式・非公式のポリシーを設けています。今では、小さなチームでも、地球の反対側にいる1人か2人の社員をメンバーに加えることが普通になってきた。また、フィールドセールスやオンロケーションサービスを担当するチームなど、多くのチームが、世界各地にチームメンバーを配置することで、競争優位を築く鍵となるローカルプレゼンスを確立できることを発見しています。

理論的には、このような広範囲に及ぶグローバルチームやリージョナルチームをサポートすることは、同じオフィスにいるクルーをサポートするのと同じくらい大変なことではないはずです。現在の職場は、24時間365日完全に接続された企業であり、プレゼンス検知、インスタントメッセージ、ビデオ会議などによるリアルタイムのコミュニケーションにより、物理的な障壁を越えた、非常に効果的な対面式のコミュニケーション手段が提供されています。

しかし、地理的に分散したチームを管理したことのある人、あるいはその一員として働いたことのある人ならわかると思いますが、グローバルで統一されたチームを作ることはそれほど簡単ではありません。

リアルタイムコラボレーションで困るのは「時間」です。

団結力のあるチームを作るためには、たとえ全員が同じワークスペースに集まっていたとしても、協力的な文化を育むことが最も重要な課題です。どんなにスリムな組織でも、他のチームメンバーと定期的に交流しないと仕事ができないということはほとんどありません。

グローバルなチームにとって、このようなやり取りは、毎日直面しなければならない日常的な課題です。時差があると、小さな問題でも物流面で頭を悩ませることになります。サンフランシスコの社員が朝9時に仕事を始めても、ロンドンの同僚とつながるチャンスをすでに逃しているかもしれません。また、どんなに早く出社しても、どんなに遅く退社しても、デリーにいるチームメンバーは、デトロイトにいる同僚がオンラインになっているのを見られないかもしれません。

同じように、無駄な会議に出席することがどんなことか、プロなら誰でも知っています。準備ができていなかったり、気が散っていたり、話が通じなかったり、あるいはショーを奪っていたり。日本で午前3時に起きて会議に参加した人にとって、その無駄な会議がどれほど苛立たしいものか想像してみてください。技術的な不具合(Where did the video stream go? )から、ユーザーエラー(am I muted? )まで、リアルタイムの ビデオ会議 は、関係者にとってすぐにフラストレーションが溜まるものです。

文化や目的を共有することを目指すチームにとって、あるユーザーが部屋にいて、他のユーザーが遠隔地にいる場合、個々のユーザーが異なる土俵でコミュニケーションをとることは、それなりに難しいことです。部屋の中でのジョークや脇道にそれた会話、あるいは リモートワーカーにとっての目に見えない気晴らしなど、皮肉なことに、ビデオ会議は全員がビデオに映っている方がうまくいくこともあるのです。

海や大陸を越えた同僚とのリアルタイムのビデオ会議は、ロジスティックス的に難しいため、最もフォーマルで重要な会議に限られています。そのため、海外の従業員は、大多数の同僚や、物理的なオフィスを介して自由に伝達される情報から切り離されてしまう可能性があります。

非同期型のソーシャル・ラーニングやコラボレーション・ツールは、その可能性を秘めています。

リアルタイムでのグローバルなコミュニケーションは困難な場合もありますが、非同期のメッセージは、職場での共同作業やアイデアの共有のための新しい機会を発見しています。

もちろん、電子メールはメッセージを交換するためのユビキタスなツールであることに変わりはありませんが、強制された構造を持たず、個々の状況に応じて刻々と変化する文化を持つグローバルチームにおいて、電子メールだけでチームの結束力を確実に高められると考える人は少ないでしょう。しかし、電子メールの情報共有機能を補完するものとして、Slackのような一連の新しい企業向けソーシャルコラボレーションツールがあります。これらのツールは、Facebookが友人の結婚式や赤ちゃんの写真にもたらしたような、社会的学習や周囲の認識を提供しようとしています。

これらのソーシャルコラボレーションツールは、絶え間なく押し寄せてくるオフィスメールからの解放を提供し、非構造化コンテンツの単一の「ダム」ストリームを、リッチメディアメッセージ、ポスト、グループ、フィードの洗練された配列に置き換えます。

ソーシャルラーニング の威力を知るにつれ、多くの組織が コラボレーションツール を中心としたプログラムを試験的に導入し、緊密なグループで自然に行われるカジュアルな情報交換の再現に一歩近づいています。

リモートワーカーやチームにとって残念なことに、これらの企業向けソーシャルネットワークは、実際の交流を再現することができず、時差を超えて活動するために不可欠なハイタッチ、ハイフィデリティな体験を提供することができません。

では、他には何があるのでしょうか?

タイムゾーンに関係なく、手間をかけずに効果的なコミュニケーションを実現するオンデマンドビデオ

ビデオ会議がこれほどまでに普及しているのは当然のことです。技術的な課題、ソフトウェアへの要求、リアルタイムでの作業に伴う物流上の制約などを考慮すると、同じオフィスにいなくてもコミュニケーションを図ることができる、これ以上の方法はありません。ビデオ会議は、リッチメディアを活用したハイタッチな体験を提供し、物理的な人間関係の再現に最も近いものとなります。

しかし、ビデオはリアルタイムのライブ会議に限ったものではありません。最近では、ビデオの持つハイタッチな体験を、ソーシャル・ラーニングのような録画による周囲の認識向上にも活用できると考える企業が増えています。 数年前から、録画されたオンデマンドビデオは、 企業のトレーニングや開発の専門家に、より効果的で個人的な方法で従業員を教え、大規模に展開できる方法を提供している。

ビデオを使った企業研修の例をご覧ください。

 

 

経営者は社員と感情的につながるためにビデオを使う

同様に、経営陣はビデオを使って、企業の取り組みを発表したり、 四半期の収益を報告したり、 新入社員を歓迎したりしています。

スターバックス CEOのハワード・シュルツ氏は、「#RaceTogether」の取り組みを発表するために、従業員にビデオで呼びかけました。このようにして、シュルツ氏は 全米の小売店の従業員 に、この物議を醸すイニシアチブに対する情熱と理由を説明することができました。

スターバックスは、エグゼクティブコミュニケーションに ビデオを使用している唯一の企業ではなく、この傾向は今後も続くと思われます。シスコ社の報告によると、70%以上の企業幹部が、企業内コミュニケーションにおけるビデオの使用を増やすことを計画している。

手間のかからないビデオでグローバルチームを統合

動画の制作や共有のコストや難易度が下がったことで、より多くのプロフェッショナルのデスクや日々のワークフローに動画が取り入れられるようになってきました。

営業担当者は、リアルタイムと非同期の両方のビデオを使って顧客やリードにサービスを提供することで、業界をリードしています。現在の顧客にアップセルする可能性のある新製品や、潜在的な問題点を解決するための画面キャプチャによるデモンストレーションなど、営業担当者は録画されたビデオを使って非常に効果的な情報を提供することができ、それをどこからでも行うことができます。シャーロットの顧客を訪問した営業担当者は、ニューオリンズの顧客からの質問にビデオで答え、その結果をシンシナティのマーケティングチームと共有することができます。

海外赴任者やリモートワーカーにとって、オンデマンドビデオは、地理的な隔たりやロータッチなコミュニケーションの問題を解決してくれます。

Eメールでのコミュニケーションを強化するビデオ

質問や承認が必要ですか?海外にいる上司と電話やビデオチャットをするとなると、1日か2日遅れたり、夜中に電話をすることになったりします。デスクトップで短いプレゼンテーションを録画し、朝一番のログイン時に上司の受信箱に入れておけば、物事をスムーズに進めることができます。動画プラットフォームが使いやすければ、上司が画面を録画してドキュメントに注釈をつけ、それをあなたと共有することで、動画を使って迅速に対応することができます。

簡単に使える ビデオ録画ソフト を使えば、リアルタイムのコミュニケーションだけに頼る非効率性や、文字の曖昧さはなくなります。

人間は生まれて間もない頃から、会話やメールの入力を覚えるよりもずっと前に、表情やボディランゲージ、トーンを使ったコミュニケーション方法を学んでいます。本来、人と面と向かって話すことは、人類がこれまでに経験したことのない最も自然なコミュニケーションなのです。それが、時差を超えてできるようになったのです。

反転した会議は、リアルタイムのコミュニケーションをより価値あるものにする

ホワイトペーパーのダウンロード会議の常識を覆すそれは、リアルタイムの対面式会議があまりにも自然で、完全にはなくならないかもしれないからです。また、そうすべきでもありません。時には出張したり、大人数でのビデオ会議を行わないとビジネスは成り立ちません。しかし、ロジスティックの問題から、ビデオ会議に費やす時間を最大限に活用しなければなりません。参加者が疲れていたり、準備ができていなかったり、気が散っていたりすると、みんなの時間が無駄になってしまいます。

会議の主催者が、その会議の期待、目標、アジェンダを述べた短いビデオを作成する会議を想像してみてください。参加者はそれに応えて、状況報告や質問を含む短いビデオを制作します。出来上がったビデオは誰もが簡単に見ることができ、全員が基本的なことを理解した上で会議を始めることができます。全員がスピード感を持って会議に臨み、議論や意思決定に集中することができます。

反転会議 と呼ばれるものは、ビジネス界で波紋を呼んでいます。誰もが、狂うことなく日々の生産性を高める方法を模索しています。また、遠隔地にいるチームにとっては、ビデオ会議ツールが使えるかどうかを心配することなく、全員が同じ情報から始められるようにするために、反転させた会議形式が有効です。

廊下でも海の向こうでも、ビデオがバラバラの従業員を結びつける 

以前は、動画を記録するにはオーディオ・ビジュアルの専門家が必要で、仕上げるには編集者が必要で、誰もが利用できるようにするにはIT専門家が必要でしたが、今日ではPanoptoのようなエンド・ツー・エンドの 動画プラットフォーム は、オンデマンド動画の利点を、あなたのチームのすべての ナレッジワーカー にもたらします。

 

遠隔地のチームを束ねることに興味があっても ビルの向こう側でも、世界の向こう側でも、パノプトはチームを束ねて全員が同じ方向に向かって前進することを支援します。パノプトの無料トライアルをご希望の方は、 弊社までご連絡ください