過去10年間に海外に住んだり、勉強したり、働いたりしたことのある人なら誰でも、海外駐在員の経験が以前とは違うことを知っています。高速で信頼性の高いインターネットアクセスの時代以前は、海外に住んで働いている人々は、文字通り自分たちの生活を根こそぎにして、故郷の生活とのつながりがほとんどない場所に行きました。

しかし、今日では、Skypeは愛する人が対面して話すことを可能にし、Facebookは知人の生活の絶え間ないフィードを家に持ち帰り、NetflixとYouTubeは外国人居住者にお気に入りの番組や映画の最新のエピソードを最新の状態に保ちます。4G対応のスマートフォンを手に持つと、遠くに感じることなく母国を離れることがほとんど可能です。

大陸間の通信手段の壁が低くなってきたのに伴い、多くの企業では地理的に分散したチームに対する公式・非公式のポリシーを設けています。今では、小さなチームでも、地球の反対側にいる1人か2人の社員をメンバーに加えることが普通になってきた。また、フィールドセールスやオンロケーションサービスを担当するチームなど、多くのチームが、世界各地にチームメンバーを配置することで、競争優位を築く鍵となるローカルプレゼンスを確立できることを発見しています。

理論的には、このような広範囲に及ぶグローバルチームやリージョナルチームをサポートすることは、同じオフィスにいるクルーをサポートするのと同じくらい大変なことではないはずです。現在の職場は、24時間365日完全に接続された企業であり、プレゼンス検知、インスタントメッセージ、ビデオ会議などによるリアルタイムのコミュニケーションにより、物理的な障壁を越えた、非常に効果的な対面式のコミュニケーション手段が提供されています。

しかし、地理的に分散したチームを管理している、またはその一部である人なら誰でもわかるように、統一されたグローバルチームを構築することはそれほど簡単ではありません。

リアルタイムコラボレーションで困るのは「時間」です。

団結力のあるチームを作るためには、たとえ全員が同じワークスペースに集まっていたとしても、協力的な文化を育むことが最も重要な課題です。どんなにスリムな組織でも、他のチームメンバーと定期的に交流しないと仕事ができないということはほとんどありません。

グローバルなチームにとって、このようなやり取りは、毎日直面しなければならない日常的な課題です。時差があると、小さな問題でも物流面で頭を悩ませることになります。サンフランシスコの社員が朝9時に仕事を始めても、ロンドンの同僚とつながるチャンスをすでに逃しているかもしれません。また、どんなに早く出社しても、どんなに遅く退社しても、デリーにいるチームメンバーは、デトロイトにいる同僚がオンラインになっているのを見られないかもしれません。

同様に、すべての専門家は、役に立たない会議に参加することがどのようなものかを知っています。人々は準備ができていない、気が散っている、コミュニケーションが取れていない、またはショーを盗んでいます。日本で午前3時に起きた人が出席するのに、その価値のない会議がどれほど苛立たしいことか想像してみてください。技術的な誤動作(ビデオストリームはどこに行きましたか? )からユーザーエラー(私はミュートされていますか? )まで、リアルタイムのビデオ会議は関係者全員にとってすぐにフラストレーションになる可能性があります。

文化と目的の共有を促進しようとしているチームにとって、一部のユーザーが一緒に部屋にいて、他のユーザーが離れている場合、さまざまな競技場で個人がコミュニケーションをとることは、独自の課題を提示します。部屋でのジョークや横の会話、リモートワーカーの目に見えない気晴らしなど、皮肉なことに、ビデオ会議は、全員がビデオを使用しているときにうまく機能することがあります。

海や大陸を越えた同僚とのリアルタイムのビデオ会議は、ロジスティックス的に難しいため、最もフォーマルで重要な会議に限られています。そのため、海外の従業員は、大多数の同僚や、物理的なオフィスを介して自由に伝達される情報から切り離されてしまう可能性があります。

非同期の社会的学習およびコラボレーションツールは、前進する可能性のある方法を提供します。

リアルタイムのグローバルコミュニケーションはしばしば困難な場合がありますが、非同期メッセージは、職場でのコラボレーションやアイデアの共有のための新しい機会を明らかにしています。

もちろん、電子メールはメッセージを取引するためのユビキタスツールですが、強制された構造がなく、個々のコンテキストに応じて文化が絶えず変化しているため、電子メールだけがチームの結束を構築する信頼できる方法であると考えるグローバルチームはほとんどありません。ただし、情報を共有する電子メールの機能を補完するのは、Facebookが友人の結婚式や赤ちゃんの写真にもたらしたのと同じタイプの社会的学習と周囲の認識を提供しようとするSlackのような一連の新しいエンタープライズソーシャルコラボレーションツールです。

これらのソーシャルコラボレーションツールは、オフィスメールの絶え間ない猛攻撃から休息を提供し、非構造化コンテンツの単一の「ダム」ストリームを高度なリッチメディアメッセージ、投稿、グループ、フィードに置き換えます。

組織が社会的学習の力についてますます学ぶにつれて、多くの人がコラボレーションツールを中心に構築されたプログラムを試験的に導入し、緊密な人々のグループで自然に発生するカジュアルな情報交換を再現することに一歩近づきました。

リモートワーカーやチームにとって残念なことに、これらのエンタープライズソーシャルネットワークは実際のやり取りのエクスペリエンスを実際に再現することができず、タイムゾーンを超えて運用するために非常に重要なハイタッチで忠実なエクスペリエンスを提供できません。

では、他に何がありますか?

タイムゾーンに関係なく、手間をかけずに効果的なコミュニケーションを実現するオンデマンドビデオ

ビデオ会議がこれほどまでに普及しているのは当然のことです。技術的な課題、ソフトウェアへの要求、リアルタイムでの作業に伴う物流上の制約などを考慮すると、同じオフィスにいなくてもコミュニケーションを図ることができる、これ以上の方法はありません。ビデオ会議は、リッチメディアを活用したハイタッチな体験を提供し、物理的な人間関係の再現に最も近いものとなります。

しかし、ビデオはリアルタイムのライブ会議に限ったものではありません。最近では、ビデオの持つハイタッチな体験を、ソーシャル・ラーニングのような録画による周囲の認識向上にも活用できると考える企業が増えています。 数年前から、録画されたオンデマンドビデオは、 企業のトレーニングや開発の専門家に、より効果的で個人的な方法で従業員を教え、大規模に展開できる方法を提供している。

ビデオで提供される企業トレーニングセッションの例をご覧ください。

 

 

経営幹部はビデオを使用して従業員と感情的につながります

同様に、経営幹部はビデオを使用して企業のイニシアチブを発表し、四半期ごとの収益を報告し、新入社員をランクに迎えました。

スターバックス CEOのハワード・シュルツ氏は、「#RaceTogether」の取り組みを発表するために、従業員にビデオで呼びかけました。このようにして、シュルツ氏は 全米の小売店の従業員 に、この物議を醸すイニシアチブに対する情熱と理由を説明することができました。

スターバックスは、エグゼクティブコミュニケーションに ビデオを使用している唯一の企業ではなく、この傾向は今後も続くと思われます。シスコ社の報告によると、70%以上の企業幹部が、企業内コミュニケーションにおけるビデオの使用を増やすことを計画している。

手間のかからないビデオがグローバルチームを統一化

動画の制作や共有のコストや難易度が下がったことで、より多くのプロフェッショナルのデスクや日々のワークフローに動画が取り入れられるようになってきました。

営業担当者は、リアルタイムと非同期の両方のビデオを使って顧客やリードにサービスを提供することで、業界をリードしています。現在の顧客にアップセルする可能性のある新製品や、潜在的な問題点を解決するための画面キャプチャによるデモンストレーションなど、営業担当者は録画されたビデオを使って非常に効果的な情報を提供することができ、それをどこからでも行うことができます。シャーロットの顧客を訪問した営業担当者は、ニューオリンズの顧客からの質問にビデオで答え、その結果をシンシナティのマーケティングチームと共有することができます。

駐在員またはリモートワーカーの場合、オンデマンドビデオは、地理的およびロータッチ通信の分割に対するソリューションを提供します。

ビデオは電子メール通信を過給する

質問がありますか、承認が必要ですか?海外のマネージャーとの電話やビデオチャットのスケジュールを設定すると、1〜2日遅れることがあり、深夜の電話が必要になる場合があります。デスクトップから短いプレゼンテーションを記録し、朝にログインしたときにマネージャーの受信トレイに最初に入れるということは、物事を動かし続けることができることを意味します。ビデオプラットフォームが使いやすい場合、マネージャーはビデオを使用して迅速に応答し、画面を記録してドキュメントに注釈を付け、共有することができます。

使いやすいビデオ録画ソフトウェアでは、リアルタイム通信のみに頼るという非効率性と、書かれた単語のあいまいさがなくなっています。

人間は生まれて間もない頃から、会話やメールの入力を覚えるよりもずっと前に、表情やボディランゲージ、トーンを使ったコミュニケーション方法を学んでいます。本来、人と面と向かって話すことは、人類がこれまでに経験したことのない最も自然なコミュニケーションなのです。それが、時差を超えてできるようになったのです。

反転した会議は、リアルタイムのコミュニケーションをより価値あるものにする

ホワイトペーパーをダウンロードする:会議を真っ向から変えるそれは、リアルタイムの対面式会議があまりにも自然で、完全にはなくならないかもしれないからです。また、そうすべきでもありません。時には出張したり、大人数でのビデオ会議を行わないとビジネスは成り立ちません。しかし、ロジスティックの問題から、ビデオ会議に費やす時間を最大限に活用しなければなりません。参加者が疲れていたり、準備ができていなかったり、気が散っていたりすると、みんなの時間が無駄になってしまいます。

会議の主催者が、その会議の期待、目標、アジェンダを述べた短いビデオを作成する会議を想像してみてください。参加者はそれに応えて、状況報告や質問を含む短いビデオを制作します。出来上がったビデオは誰もが簡単に見ることができ、全員が基本的なことを理解した上で会議を始めることができます。全員がスピード感を持って会議に臨み、議論や意思決定に集中することができます。

反転会議 と呼ばれるものは、ビジネス界で波紋を呼んでいます。誰もが、狂うことなく日々の生産性を高める方法を模索しています。また、遠隔地にいるチームにとっては、ビデオ会議ツールが使えるかどうかを心配することなく、全員が同じ情報から始められるようにするために、反転させた会議形式が有効です。

ホールを下り、または海を渡って、ビデオは異種労働者を団結させる 

以前は、動画を記録するにはオーディオ・ビジュアルの専門家が必要で、仕上げるには編集者が必要で、誰もが利用できるようにするにはIT専門家が必要でしたが、今日ではPanoptoのようなエンド・ツー・エンドの 動画プラットフォーム は、オンデマンド動画の利点を、あなたのチームのすべての ナレッジワーカー にもたらします。

 

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