会議は嫌いですか？それを解決しましょう。その方法をご紹介します。

簡単そうですか？そうなんです。その方法をご紹介しましょう。

成功の秘訣は、準備です。次の会議を翻弄するためには、事前に共有できるように準備しておく必要がある3つの必須要素があります。

1. Your goal(s). 具体的に - ミーティングが終了するまでに、どのような仕事を終わらせたいか、どのような決定をしてほしいかをグループに伝えてください。
2. 資料です。 グループでのミーティングの目的は、何かに取り組むことなので、事前にディスカッションガイドを用意しておくとよいでしょう。情報を得た上で参加するために必要な情報を提供し、すべてを合理的に検討するための十分な時間を確保してください。

反転した会議で最も重要なのは

当たり前のことのように思われるかもしれませんが、参加者が十分な情報を得た上で意思決定できるように、事前に十分な情報を共有することは、反転会議の最も重要な部分です。しかし、トップダウンで情報を伝達する旧態依然とした組織では、事前に十分な情報を共有できず、反転会議のメリットを享受できないことがよくあります。

あなたのチームが十分な情報を提供しているかどうかを確認するために、まずは6つの情報共有フレームワークを使ってみましょう。

• Context or Question: 1-2センテンスで、解決しなければならない問題、または取らなければならない行動は何か？
• Larger Vision: 成功がどのようなものかを高いレベルで説明する全体的な目標は何ですか？
• Tenets: この決定または作業を評価するために使用する、組織の永続的な指針となる原則は何か。
• 前提条件： オプションを策定する際の基本的な前提条件は何か？目前の意思決定や作業に関連する主要な事実は何か？
• 選択肢： 選択可能な主な代替案は何か？それぞれの長所と短所は何ですか？
• 提言： 視聴者にとってどのオプションがお勧めですか？その理由は？次のステップは何ですか？

会議が始まると

反転させた会議では、前もって少し手間をかける必要がありますが、セッション中にその成果を得ることができます。重要なのは、あなたの役割は、講義をすることではなく、議論や作業を誘導することだということです。

反転会議を効率的に進めるためのいくつかのコツをご紹介します。

• まずは5～7分程度、会議資料を自主的に確認する時間を設けます。
• メモを取る人を割り当てる。
• 開催する会議の目的を明確にして、ゴールを繰り返します。
• 議論と作業の場を開く。
• 決定がなされたとき、作業が完了したとき、あるいはこれ以上の進展が望めないときには、議論を終了する。
• 主要な結果と決定事項をフォローアップメッセージにまとめる。

動画で簡単に

会議の反転をもっと簡単にしたいと思いませんか？そのツールは、あなたの目の前にあることが多いのです。ノートパソコンやスマートフォンのビデオカメラの中に。

ビデオは、反転会議のほぼすべての側面をサポートし、簡素化するために使用できます。特に3つのタスクでは、ビデオがあなたの生活をより便利にしてくれます。

1. ミーティング前の資料をビデオで送る。 デッキのスクリーンキャプチャーのように、ウェブカメラのストリームで共有しながら、資料の簡単なビデオプレゼンテーションを録画します。4～6分程度の簡潔なビデオは、視聴者にテーマを理解してもらうのに役立ち、検討すべき重要なポイントを強調する手段となります。
2. Post-meeting summary/action items. アクションアイテム、成果物、責任の所在を明らかにしたミーティング後のEメールでのまとめは、仕事を進める上で不可欠です。しかし、メモに書かれた内容をメールに反映させるには時間がかかります。もっと良い方法があります。それは、ビデオによる総括です。会議が終わったら、ノートパソコンやスマートフォンのウェブカメラを使って、議論を要約し、決定事項や次のステップを詳しく説明している自分の姿を録画しましょう。また、ホワイトボードを使ってメモを取っていれば、その内容を録画することもできます。

新しいプロセスと同様に、チームが会議を反転させる方法を最適化する機会を探し、より多くの時間を節約し、より多くのことを成し遂げ、より多くのことを実現します。

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