오늘날 우리가 회의하는 데 쓰는 시간이 얼마나 될까요? 

미국 노동부 통계에 따르면, 매일 이루어지는 업무상 회의가 약 3천 6백만 ~ 5천 6백만 건에 달한다고 합니다. 평균치로 보면, 노동자가 한 달에 참석하는 회의는 무려 62건이나 됩니다. 

이렇듯 많은 사람들이 회의에 시간을 들이기 때문에, 거의 모든 기업 경영자들은 회의에 대한 부담을 덜고 생산성을 높이며, 회의에서 얻을 수 있는 이득을 극대화하려고 합니다. 

이 모든 목표를 이룰 수 있는 방법이 있습니다. 모든 회의를 동영상으로 기록하세요. Fortune 500 선정 기업들은 이미 이를 실행하고 있습니다. 

회의를 녹화하면, 현장 혹은 화상회의 참가자들이 나누는 대화에서 귀중한 정보들을 얻을 수 있으며, 회의에 빼앗기는 시간이 줄게 되고, 회의 성과는 극대화할 수 있습니다. 

너무 무리한 이야기로 들리십니까? 모든 회의를 동영상으로 녹화해야 하는 10가지 이유를 설명 드리겠습니다. 

회의를 녹화해야 하는 10가지 이유들 

1. 불참자가 없어집니다. 

프로젝트를 진행하다 보면, 필요한 참석자가 한 곳에 모이는 일이 가장 어려울 때가 있습니다. 원격 화상 회의로 장소 제한을 극복할 수 있으나, 한 사람이 두 개 회의에 동시에 참여할 수는 없고, 지구 반대편의 시간대에 맞추기도 힘듭니다. 

회의와 프레젠테이션을 녹화해 두면, 회의에 참석하지 못한 사람도 회의에서 오간 주제를 공유할 수 있습니다. 멀리 떨어진 지역과 시간대에 근무하는 직원에게도 온-디맨드 동영상을 공유하여, 회의에서 제기된 내용을 모두가 확인할 수 있습니다. 

한 가지 장점이 더 있습니다. 회의를 녹화하여 보존하게 되면, 여러 업무를 이끄느라 언제나 바쁜 경영진들은 스케줄을 더욱 주도적으로 운영할 수 있습니다. 이제 모든 회의에 선착순으로 참석하지 않아도 됩니다. 중요한 회의는 직접 참석하고, 덜 중요한 회의는 영상을 돌려 보면서 내용을 확인하면 됩니다. 

2. 회의 주제에 더욱 집중할 수 있습니다. 

회의를 녹화하면 당연하게도 모든 사람들의 모든 발언이 모두 녹화됩니다. “지난 주 회의에서 얘기하지 않았어?” 라고 생각하는 사람에게 매우 유용하지요. 

참석자들이 회의가 녹화된다는 것을 알고 있으면, 나중에 뒤적여 볼 회의록을 작성하느라 시간을 낭비하지 않아도 됩니다. 회의 소집자도 참석자들에게 더욱 집중하도록 요구할 수 있습니다. 그 결과로 모든 참석자가 회의에 더욱 집중하게 되어, 회의가 만드는 가치와 효과를 극대화할 수 있습니다. 

3. 같은 일에 낭비하는 노력을 절감할 수 있습니다.

지금까지 프로젝트 관리자와 회의 소집자는 회의가 끝나자마자 컴퓨터 앞에 붙어앉아 회의록을 정리하고 배포하는 데 귀중한 시간을 쓰고 있었습니다. 

그러나 회의를 녹화하게 되면 이 업무가 없어집니다. 그 대신, 회의 소집자가 동영상의 주소를 배포하고, 팀 구성원들은 본인 업무상 필요한 내용을 동영상 안에서 곧바로 검색하면 됩니다. 

그 결과로 모든 구성원들이 시간을 절감하여 본인 업무에 집중할 수 있게 됩니다. 개인 입장에서는 이렇게 아끼는 시간이 별 것 아닌 것처럼 느껴질 수 있습니다만, 매월 62건이나 되는 회의에 참석한다는 점을 고려하면, 아끼는 시간이 많다는 것을 이해할 수 있습니다. 

4. 회의 내용을 놓치지 않게 됩니다. 

회의는 왜 중요한가요? 이메일로 의견을 주고받는 것보다 훨씬 더 많은 정보를 여러 사람이 집중적으로 나누어, 합의된 내용을 더욱 빠르게 만들어 내기 때문입니다. 

그러나 필기한 노트, 발표한 슬라이드, 화면 공유, 화이트보드 도안, 심지어 녹음까지도 모든 내용을 다 담지는 못합니다. 특히 필기 노트는 필기한 사람의 생각이 녹아들어가기 때문에, 여러 사람의 노트가 각기 다 다른 내용을 담고 있는 경우가 많습니다. 

이와 달리 회의 녹화 영상은 회의실에서 일어난 모든 상황을 녹화하므로, 누가 어떤 의견을 냈고, 어떤 주제를 논의하였으며, 채택한 결론과 그 이유 등 모든 내용을 알 수 있습니다. 

Panopto로 녹화한 회의 영상을 살펴보세요. 

 

5. 신규 멤버가 빠르게 적응합니다. 

프로젝트는 처음부터 끝까지 같은 빠르기로 나아가지 않습니다. 업무 우선순위가 종종 바뀌고, 새로운 전문 지식이 필요할 때 넓어지기도 합니다. 신규 멤버가 추가되었을 때, 프로젝트 관리자는 이들이 빠르게 적응할 수 있도록 도와야 합니다. 

이 경우에 이전에 녹화된 회의 영상을 활용하면 대단히 유용합니다. 신규 멤버가 현행 프로젝트의 목표와 기존 진행 현황을 빠르게 습득할 수 있기 때문입니다. 업무 진행을 멈추고 기존 멤버들에게서 이미 진행된 업무 내용을 습득하는 대신, 신규 멤버는 회의 동영상을 통하여 곧바로 업무를 진행하는 데 필요한 주요 논점을 파악할 수 있습니다. 

6. 회의실 밖에서도 협업이 가능합니다. 

오늘날 우리는 회의실이나 화상회의 밖에서도 협업을 진행하는 데 익숙합니다. 이메일, 공유 문서, Slack같은 협업 도구를 주로 사용합니다. 그러나 이 중 어떤 도구를 사용해도, 회의 도중에 등장한 특정 주제를 곧바로 참조하기는 힘듭니다. 상황이 안좋을 경우에는 완전히 새로운 문서를 만들기도 합니다. 

회의를 녹화하면, 참석자들이 특정한 주제에 대해 참조할 수 있는 완전한 자료를 마련할 수 있습니다. 동영상의 특정 부분으로 바로 접근하는 주소를 공유하거나 화상회의 녹화 동영상을 조회하는 식입니다. Panopto같은 동영상 플랫폼을 이용하면 특정 지점을 명시하여 댓글을 작성할 수도 있고, 녹화 영상 내부에서 토론을 진행할 수도 있습니다. 

왜 이 모든 것들을 고민해야 하나요? 회의가 정보를 공유하고 프로젝트를 운영하는 귀중한 도구이지만, 시간이라는 제약사항에 얽매여 있기 때문입니다. 회의 녹화 동영상을 활용하면 프로젝트 구성원들이 비동기 커뮤니케이션을 진행하여, 회의 등 모든 커뮤니케이션을 효율적이며 온전히 활용할 수 있습니다. 

7. 기존 진행사항과 의사결정의 이유를 찾을 수 있습니다. 

프로젝트의 중간 단계와 회계 4분기가 마무리될 때마다 기업에서는 사후 평가를 중요히 진행합니다. 사후 평가 과정에서는 해당 분기에 기업이 거둔 성과와 함께, 그 성과를 이루어낸 과정과 다음 분기에 진행될 내용을 함께 검토합니다. 

그러나 중요한 결정을 내리는 데 오랜 시간이 걸렸거나, 많은 인력과 자원이 투입된 대형 프로젝트를 진행할 때는, 프로젝트를 이끌어 온 중요한 의사결정들이 이루어진 배경을 정확히 기억해 내기가 힘듭니다. 

이를 대비하여 검색이 가능한 동영상으로 회의를 녹화하여 자료와 함께 보존하였다면, 프로젝트에 대한 맥락과 통찰을 완전하게 보존하여 경영자들이 과거의 결정과 성과를 리뷰하는 데 도움이 됩니다. 

8. 집단 지성의 라이브러리를 구축하세요. 

구성원들이 지식과 노하우를 나누고 집단 지성을 구축할 수 있도록 이끌어 주세요. 그러나 이를 위하여 회의를 소집하면, 자칫 양날의 검이 될 수 있습니다. 회의를 소집하여 중요한 노하우를 공유하면 다른 참석자들에게 도움이 될 수 있지만, 이런 회의가 잦아지면 자기 업무에 몰입하지 못할 수 있습니다. 이 경우 생산성에 큰 방해가 되는데, 전문가가 같은 노하우를 1:1로 설명하거나 문서 및 회의에서 반복하게 되기 때문입니다. 

그러나 만약 이런 회의를 동영상으로 녹화하여 동영상 라이브러리에 저장해 두었다면, 전문가가 같은 내용을 다시 설명하느라 시간을 낭비하거나 복잡한 교육용 문서를 만들 필요가 없습니다. 만약 녹화한 이후에도 추가 정보가 필요하다면 그 부분만 설명하는 동영상을 또 찍으면 됩니다. 어느 경우에나 교육용 문서를 만드는 것보다는 시간이 적게 듭니다. 

이렇게 회의에서 공유된 정보를 녹화해 두면 언제나 검색해서 찾아볼 수 있는 대규모 집단 지성으로 활용할 수 있습니다. 해당 전문가가 이직해도 자료는 남습니다. 

9. 유용한 순간들을 공개하고 투명성을 높일 수 있습니다. 

비공개 회의에서 많은 것들이 결정되면 생산성에 지장을 줄 뿐 아니라 재직자들간에 불신이 싹틀 수도 있고 도덕적 문제가 발생할 수도 있습니다. 회의의 효율성과 투명성을 강조하는 기업 문화가 성립하면, 녹화된 회의를 리뷰하면서 많은 통찰을 얻을 수 있고, 재직자들을 코칭하면서 성장을 도울 수 있습니다. 

회의 동영상은 관리자와 멘토 뿐 아니라 회의 소집자들에게도 도움이 됩니다. 진행된 회의를 돌아보면 참석자들의 잘못된 행동을 식별할 수 있으며, 의사소통 기술을 발전시켜 회의의 생산성을 더 높일 수 있습니다. 

10. 기존에 보지 못했던 요소를 발견하세요. 

오늘날 기업들은, 회의가 사업 운영에 얼마나 중요한지 잘 알지 못하는 경우가 많습니다. 온라인 캘린더를 보면 회의에 얼마나 시간을 썼는지는 알 수 있지만, 회사 전체 차원에서 알기는 힘듭니다. Panopto intelligent video analytics

회의를 녹화하여 보존하면, 이전에는 알 수 없었던 새로운 데이터 소스를 얻게 됩니다. 이 정보를 활용하여 회의 환경을 발전시킬 수 있는 결정을 내릴 수 있고, 더욱 효율적으로 사업을 운영할 수 있습니다. 

회의 녹화는 ‘녹화’ 버튼을 누르는 것보다 더 큰 일입니다. 

기존에 보유한 회의실과 기자재를 이용하여 회의를 녹화하면, 중요한 주제를 다시 참고할 수 있고, 참석할 수 없었던 회의의 내용을 알 수 있으며, 각 회의에서 논의된 내용을 확보하여 회사를 위험으로부터 보호할 수 있습니다. 

즉, 참석자들이 회의를 녹화하도록 장려하는 일은 해결책의 일부일 뿐입니다. 

생산성과 협업 강화를 위해 회의 동영상을 공유하여 잠재적인 가치를 극대화하려면, 실제로 동영상을 공유하는 방법을 마련해야 합니다. 이것이 많은 얼리어답터 기업들이 고생하는 문제입니다. 

지금까지는 회의실에 카메라를 두고 화상회의 솔루션에서 제공하는 녹화 기능을 사용하셨을 것입니다. 

그러나 일단 회의가 끝나고 녹화도 마무리되고 나면, 참석자들이 기록된 정보를 이용하는 데는 여러 제한이 존재하였습니다. 녹화하는 것 자체만으로는 아쉬움이 남습니다. 

동영상이 보안을 유지하며 저장되고, 필요한 시청자들에게만 공유되고, 시청자들이 녹화된 동영상에 포함된 내용을 검색하여 필요한 정보를 활용하려면 동영상을 매우 주의깊게 관리하여야 합니다. 

이와 같이, 제대로 된 회의 녹화 솔루션은 녹화 말고도 할 일이 많습니다. 녹화된 동영상들이 검색되게 인덱싱하고, 공유하고, 나중에 쉽게 찾아볼 수 있게 하는 모든 작업이 보안을 유지하며 이루어져야 합니다.