미국 국내 통계에 따르면, 매일 업무상 회의가 무려 3천 6백만 ~ 5천 6백만 건에 달한다고 합니다. 평균하면 노동자 1명당 매월 62번이나 회의에 참석하는 셈입니다.

The forgetting curve helps explain why we need to get better at documenting meetings

그리고 안타깝게도 회의에서 나눈 귀중한 정보들이 회의가 끝나자마자 사라지는 경우가 많습니다. 회의가 끝난지 한 시간이 지나면 참석자들은 회의내용 중 오로지 44%만 기억하게 되며, 6일이 지나면 이 비율은 25%로 떨어집니다. 즉 시간이 갈수록 정보는 빠르게 잊혀집니다.

이와 같이 회의실에서 오간 정보를 잊지 않기 위하여, 우리는 각자 회의 내용을 메모하여 나중에 참고하게 됩니다. 이러한 필기 노트들은 혼자 보기도 하고 참석자들에게 전달되기도 합니다. 

그러나 정보 관리 전략 측면에서 보면 이러한 필기 노트는 그다지 효율적이지 않습니다. 회의 내용 중 일부만 기록되거나, 칠판에 그려진 도안과 영상 등 필기로 기록할 수 없는 부분은 담기지 못하기 때문입니다. 

회의를 더욱 자세히 기록하는 방법

필기 노트로도 물론 회의 내용을 기록할 수는 있습니다. 

그러나 회의를 더욱 자세히 기록하려면 더 나은 방법이 있습니다. 메모장보다 자세하고, 간편하며, 효율적인 방법입니다. 이미 많은 사람들이 스마트폰에 설치한 녹음기 앱이나 보이스 레코더로 회의 내용을 기록하고 있습니다. 

물론 보이스 레코더가 필기 노트보다 더 자세히 회의 내용을 기록하고는 있지만, 음성 데이터만 기록하기 때문에 여전히 아쉬운 면이 있습니다. 원하는 특정 부분만 찾아서 듣기가 어렵기 때문입니다. 그러려면 전체 녹음물을 앞뒤로 넘겨가며 원하는 지점을 찾아야 합니다. 이게 안 되면 처음부터 다시 듣는 수밖에 없습니다. 

그러면 회의에서 논의된 모든 내용을 담는 더 좋은 방법은 없을까요?

회의 전체를 동영상으로 녹화하세요. 

Zoom, GoTomeeting, Blue Jeans, 기업용 Skype 같은 최신 솔루션들은 대부분 음성, 화면 및 스크린 공유 데이터를 녹화하는 기능을 갖추고 있습니다. 

또한 회의장 녹화 기능이 탑재된 화상회의실에 모두가 참석할 경우에도 AV 기자재를 활용하면 회의를 녹화할 수 있습니다. 

어느 경우에나, 녹화 버튼을 누른 다음 일반적인 회의처럼 진행하면 된다는 점은 같습니다. 

회의를 녹화하는 가장 간단한 방법을 찾으십니까? 저희가 무료로 제공하는 Panopto Express를 사용해 보세요. 특별한 프로그램을 설치하지 않아도, 웹 브라우저에서 곧바로 이용하실 수 있습니다. 지금 바로 체험하세요.

모든 회의를 녹화하여 얻을 수 있는 장점

회의는 원래 디테일한 세부사항을 논의하는 장소입니다. 우리는 회의를 통해 새 아이디어를 검토하고, 미세하게 조절하고, 결정을 내립니다. 그러나 지난 회의가 동영상으로 녹화되지 못했을 때, 그 회의에서 결정되었지만 잊혀진 정보들을 필요한 정보를 찾아내기 위해 실무자들은 기록을 뒤지며 시간과 노력을 허비합니다.

바로 이 점 때문에 세계 유수의 기업들은 업무상 이루어진 모든 화상 및 오프라인 회의를 녹화하고 보존합니다. 이를 통하여 다음과 같이 생산성을 극대화시킬 수 있는 이득을 얻을 수 있습니다. 

    1. 아주 작은 세부사항까지도 전부 보존됩니다. 회의에서 논의된 안건과 결정사항 및 스크린에 표시된 공유 정보가 저장됩니다. 누가 어떤 의견을 냈고 어떤 시각 자료가 참고되었는지 빠짐없이 알 수 있습니다. 
    2. 참석자들의 집중도와 참여율을 높입니다. 회의가 녹화된다는 점을 알게 되면, 참석자들은 필기하느라 신경쓰지 않아도 되고, 회의 소집자는 컴퓨터 스크린에 눈길이 쏠리지 않도록 주의를 완전히 집중시킬 수 있습니다. 
    3. 스케줄에 시달리지 않아도 됩니다. 회의 참석자를 모두 한 자리에 모으는 것이, 아마도 프로젝트를 진행하는 과정에서 가장 힘든 과제일 것입니다. 회의가 녹화되어 보존된다면, 참석하지 못한 경우에도 회의에서 논의된 내용을 확인하고 의견을 낼 수 있습니다. 이로써 프로젝트 진행이 매끄러워집니다. 
    4. 신규 참석자가 빠르게 적응합니다. 이미 진행중인 프로젝트에 멤버가 신규 충원될 경우. 기존 회의 동영상을 돌려보며 프로젝트 추진 현황을 빠르게 확인하고 업무에 투입할 준비를 마칠 수 있습니다. 회의에 참석했던 멤버가 별도로 시간을 내어 신규 멤버를 안내하는 것보다 훨씬 효과적입니다. 
    5. 회의실 밖에서도 협업이 이루어집니다. 회의에 참석했던 전문가들이 별도로 시간과 노력을 들여 회의록을 작성 배포하지 않아도, 동영상을 돌려보며 회의에서 논의된 정보를 실시간으로 공유할 수 있습니다. 
    6. 지난 회의를 검토하여 프로젝트 성과를 개선할 수 있습니다. 어떤 결정이 왜 내려졌는지, 어떤 내용으로부터 배울 수 있는지를 확인하고 차기 프로젝트 단계에 적용할 수 있는 통찰을 얻을 수 있습니다. 

이 모든 변화는 회의를 녹화해야 가능합니다. 

회의를 녹화하여 보존하면 즉시 변화를 얻을 수 있을까요? 물론 그렇지 않습니다. 모든 재직자들이 회의 녹화 동영상 안에 들어 있는 정보들을 손쉽게 찾고, 시청하고, 공유할 수 있어야 이 모든 변화가 가능합니다. 

화상회의 시스템은 회의 녹화 동영상,재직자 훈련 동영상, 기업 커뮤니케이션 동영상 등을 라이브러리로 구축하고 관리하는 기능이 없습니다. 그러나 이 경우에도 해결책이 있습니다. 화상회의 솔루션에 동영상 CMS(video content management system)를 통합 구축하시면 됩니다. 

Panopto같은 동영상 CMS를 화상회의 솔루션과 함께 사용하면, 보안이 유지되고 검색이 가능한 동영상 포털(자사를 위한 기업용 유튜브)를 얻게 됩니다. 재직자들은 이를 활용하여 생산성을 극대화할 수 있습니다. 자세한 기능은 다음과 같습니다. 

  • 보안을 유지하며 동영상을 저장하고 공유: 녹화된 동영상은 보안이 유지되며 휴대폰으로도 이용할 수 있는 라이브러리에 무제한 저장됩니다. 
  • 간편한 시청 권한 관리: 관리자들은 공유 가능 여부, 콘텐츠 보유 정책, 접근 권한 등을 간편하게 관리할 수 있습니다.
  • 자막 및 검색 지원: 모든 동영상의 음성 및 화면에 표시된 내용을 자동으로 인덱싱 처리하여 동영상 내부에 담긴 내용까지 검색할 수 있게 합니다. 
  • 동영상 편집: 주제와 무관한 분량을 삭제하고 보충 설명과 퀴즈를 추가하여 , 녹화된 영상을 좀 더 공적인 정보 자산으로 만들 수 있습니다. 
  • 시청자 참여율 이해: 동영상 조회수를 확인하여 어떤 동영상이 인기있는지 알 수 있으며, 통계 데이터를 추출하여 다른 시스템에서도 참고할 수 있습니다. 
Panopto is one of the best meeting recording apps

그렇다면 회의를 녹화하는 가장 좋은 방법은 무엇인가요?

이미 사용중인 도구는 그대로 활용하시고, Panopto같은 동영상 CMS를 통합 구축하세요. 더 알고 싶으십니까? 아래 링크를 클릭하시면 Panopto의 화상회의 통합 기능 및 클라우드 기반의 화상회의 녹화 기술을 참고하실 수 있습니다. 

 

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Panopto 기업용 동영상 플랫폼을 사용하면 회의, 교육훈련 자료, 프레젠테이션 등을 녹화하여 라이브러리에 저장한 다음, 향후 필요한 내용을 검색하여 활용할 수 있습니다. 직접 확인하시겠습니까? 무료 체험을 시작하세요