Man könnte meinen, es sei unmöglich, dass Menschen Meetings noch mehr hassen, als sie es ohnehin schon tun. 

Aber Sie würden sich irren. 

Um fair zu sein, die Leute hassen nicht alle Treffen - sie hassen schlecht Besprechungen. Wir alle kennen das unvermeidliche Gefühl der Frustration, wenn ein ineffektives Meeting uns von der Erledigung anderer Aufgaben abhält oder unseren Arbeitsfluss unterbricht, so dass sich unser gesamter Tag weniger produktiv anfühlt, als er hätte sein können. Noch schlimmer ist es, wenn dies in mehreren Meetings über den Tag verteilt passiert.

Natürlich, fragen Sie jeden Mitarbeiter und er wird Ihnen sagen, dass er in der Tat einen enormen Wert in Meetings sieht, um zusammenzuarbeiten, zu erstellen und detaillierte Informationen effizienter zu kommunizieren, als sie es über E-Mail oder Messaging-Apps könnten. Wenn sie das nicht täten, hätten wir natürlich weniger Meetings in unseren Kalendern. 

Dennoch haben sich Meetings den Ruf erworben, bestenfalls ein notwendiges Übel zu sein. Und warum ist das so? 

Wenn man beginnt, dem Problem auf den Grund zu gehen, zeichnet sich ein Trend ab. Meistens liegt das Problem in der Art und Weise, wie Meetings ablaufen - unklare Ziele, mäandernde Präsentationen, themenfremde Diskussionen, abgelenkte Teilnehmer und die Tatsache, dass wir alle andere Arbeiten haben, die um unsere Zeit konkurrieren, führen dazu, dass wir alle irgendwann frustriert sind. 

Muss das so sein? Mit einem Wort: Nein. 

Aber machen die meisten Ratschläge, die es über die Durchführung eines besseren Meetings gibt, die Meetings tatsächlich besser? Auch nein. 

Anstatt zuzulassen, dass schlechtes Meeting-Verhalten weiterhin den Zeitplan der Mitarbeiter, die Arbeitszufriedenheit und den Gewinn des Unternehmens beeinträchtigt, erlassen Führungskräfte in Unternehmen überall neue - und oft zweifelhafte - Regeln für die Durchführung effektiverer Meetings. 

Von willkürlichen Obergrenzen für die Länge von Meetings oder die Anzahl der Teilnehmer bis hin dazu, dass alle für die Dauer des Meetings stehen müssen oder sogar eine Person bestimmt wird, die nur an dem Meeting teilnimmt, um Notizen zu machen - diese weithin zitierten "Best Practices" tragen wenig dazu bei, schlechtes Meeting-Verhalten einzudämmen.

Hinzu kommt, dass all diese fragwürdigen Ratschläge wenig dazu beitragen, Meetings tatsächlich zu verbessern, während sie Ihren Mitarbeitern neue Gründe liefern, sie zu hassen.

10 Tipps zur Meeting-Produktivität, die Sie wahrscheinlich vermeiden sollten

Bevor wir uns mit den schlechtesten Ratschlägen beschäftigen, wäre es nachlässig, nicht darauf hinzuweisen, dass es einige ehrlich hilfreiche Tipps für produktivere Meetings gibt. Das Festlegen einer klaren Tagesordnung, das pünktliche Beginnen und Beenden von Meetings, das Versenden von Materialien im Voraus und das Zuweisen von Aktionspunkten am Ende können allesamt dazu beitragen, Meetings nützlicher und weniger frustrierend zu gestalten. 

Darüber hinaus gibt es jedoch eine ganze Reihe fragwürdiger - ja geradezu narzisstischer - "effektiver Besprechungs"-Strategien, die Unternehmen regelmäßig versuchen, in der Hoffnung, Besprechungen besser zu machen, anzuwenden. 

Hier ist eine Liste mit den 10 schlimmsten Ideen, die gemeinhin als gute Lösungen für produktivere Meetings angepriesen werden und die Sie wahrscheinlich vermeiden sollten: 

1. Planen Sie Meetings, die zu ungeraden Zeiten beginnen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von CBS Nachrichten)

Die Teammitglieder sind weniger begeistert, an Ihren Meetings teilzunehmen? Vielleicht mögen sie sie zu ungeraden Zeiten mehr! Es gibt viele Variationen dieser Empfehlung, von der Planung von Meetings wirklich früh oder wirklich spät am Tag, oder sogar den Beginn von Meetings zu einer unerwarteten Zeit, sagen wir 7 Minuten nach der vollen Stunde. 

Natürlich widerspricht die Vorstellung, dass eine unregelmäßige Terminplanung den Wert eines Meetings in den Augen der Mitarbeiter irgendwie erhöht, jeder Logik. Die Teilnehmer werden vielleicht eher die Seltsamkeit dieser Strategie bemerken, aber meistens werden sie durch die zusätzliche Störung ihres Arbeitstages irritiert sein. Niemand möchte früh ankommen oder lange im Büro bleiben, um an Ihrem Meeting teilzunehmen, und der schiere Mangel an Konsistenz zwingt die Leute dazu, noch härter zu arbeiten, um ihre ohnehin schon vollen Zeitpläne zu bewältigen.

2. Sitzungen nur am Mittwoch ansetzen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Forbes)

Stellen Sie sich vor, Sie könnten alle Ihre Besorgungen nur an einem Tag in der Woche erledigen. Bank, Einkäufe, Reinigung, Arztbesuche und alles andere - all das kann nur an diesem einen Tag erledigt werden, sonst muss es bis zur nächsten Woche warten. Um fair zu sein, als Strategie für das Management von Meetings klingt das zunächst großartig - Sie haben den ganzen Rest der Woche für Ihre persönliche Produktivität frei! 

Innerhalb weniger Wochen werden Sie jedoch feststellen, dass die Beschränkung Ihres Teams auf ein Treffen pro Woche nur die Ineffizienz erhöht. Tatsächlich tut es dies sogar doppelt. Erstens schaffen Sie eine Umgebung, in der formelle Diskussionen und Entscheidungen auf den dafür vorgesehenen Tag verschoben werden, wodurch die Arbeit möglicherweise bis zu einer Woche lang liegen bleibt. Und zweitens, da erwartet wird, dass alle Besprechungen in demselben Zeitraum von acht Stunden stattfinden, schaffen Sie jede Woche einen Albtraum von einem Tag, an dem alle Termine schnell ausgebucht sind, so dass spontane Besprechungen Wochen oder Monate in die Zukunft verschoben werden müssen, um Terminkonflikte zu umgehen. Während das Vermeiden von Meetings im Namen der Produktivität ein überzeugendes Argument sein mag, wenn Sie der CEO sind, laufen Sie, wenn alle Ihre Mitarbeiter diesem Beispiel folgen, Gefahr, Innovationen zu ersticken und den Fortschritt wichtiger Initiativen zu verzögern.

3. Laden Sie nicht mehr als 7 Personen ein

(Eine schlechte Idee, die von der Wall Street Journal)

Natürlich möchte niemand an einem Meeting teilnehmen, das für ihn nicht relevant ist. Und objektiv betrachtet ist es für kleinere Gruppen oft einfacher, einen Konsens zu finden. Aber die Teilnahme an Meetings auf eine willkürliche Anzahl von Personen zu beschränken, bedeutet, dass Sie Gefahr laufen, wertvolle Einsichten und Ideen derjenigen zu verlieren, die es nicht in die Runde geschafft haben - oder schlimmer noch, Sie müssen später weitere Meetings mit denjenigen ansetzen, die nicht eingeladen wurden. Man sollte sich genau überlegen, wer an seinen Meetings teilnehmen muss, und die richtigen Leute einladen, ohne zu versuchen, innerhalb der Grenzen einer sinnlosen und oft kontraproduktiven Sitzplatzregel zu arbeiten.

4. Alle sollen aufstehen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Lifehack.com) 

Für diejenigen, die mit dem Konzept des "Stehenden Meetings" nicht vertraut sind: Die Idee ist, dass Menschen sich unwohl fühlen, wenn sie stehen, so dass Meetings schneller ablaufen und somit schneller beendet werden. Und obwohl es in der Tat eine Zeit und einen Ort für Schnellfeuer-Kollaborationssitzungen gibt (vor allem in "agilen" Entwicklungsumgebungen, die speziell für diese Art der Zusammenarbeit konzipiert sind), ist es bestenfalls kurzsichtig, wenn sich die Mitarbeiter unwohl fühlen, um Zeit zu sparen. Wenn stehende Meetings tatsächlich schneller ablaufen, was immer noch zur Debatte steht, dann wahrscheinlich nur, weil Sie die Mitarbeiter dazu gebracht haben, weniger Details zu teilen und weniger Fragen zu stellen. 

Darüber hinaus können Stehbesprechungen, wenn es um die physische Besprechungsdynamik zwischen verschiedenen Arten von Menschen geht, ableistisch, altersdiskriminierend und sexistisch sein, was dazu führt, dass sich manche Menschen ängstlich fühlen und sich ganz aus der Besprechung zurückziehen. Die Harvard Business Review erklärt, warum Stand-up-Meetings nicht die richtige Lösung für jedes Meeting sind hier.

5. Nur 15-minütige Besprechungen ansetzen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Schnelle Firma)

Wir alle kennen das Parkinsonsche Gesetz, das besagt: "Die Arbeit dehnt sich aus, um die Zeit zu füllen, die für ihre Erledigung zur Verfügung steht." Daher, so diese Empfehlung, sollten Sie kein Problem damit haben, jedes Meeting in 15 Minuten oder weniger zu quetschen - schließlich nutzen Sie jetzt nur mehr Zeit in Ihren Meetings, weil Sie mehr Zeit eingeplant haben, oder? Die Empfehlung von Fast Company zitiert TED-Talks, um die "Wissenschaft" hinter dieser Regel zu erklären. Laut dem TED-Universum sollten Sie in der Lage sein, jede Idee, egal wie komplex, in weniger als 18 Minuten zu präsentieren. Wenn Sie das nicht können, wird man Ihnen sagen, dass Sie Ihr Thema einfach nicht gut genug kennen, um es einfach zu präsentieren. 

Aber Meetings sind keine PräsentationenDas sollten sie auch nicht sein - sie sind Gelegenheiten für Teammitglieder, zusammenzuarbeiten und schwierige Probleme zu lösen. Es ist absolut fair zu erwarten, dass Besprechungsorganisatoren das Minimum an Zeit einplanen, das nötig ist, um die Agenda für eine Besprechung zu erfüllen. Aber das Festhalten an einem willkürlichen (und objektiv kurzen) Zeitlimit führt eher dazu, dass Sie am Ende mehr und mehr Meetings haben, die alle benötigt werden, um die größere Aufgabe zu erledigen, die Sie in einem einzigen längeren Meeting hätten erledigen können. Und ebenso wichtig ist, dass all diese kürzeren Besprechungen bedeuten, dass die Mitarbeiter während des Arbeitstages ständig mit der Arbeit beginnen und aufhören, und diese Unterbrechungen sind für die Produktivität oft weitaus verheerender. 

Schlupf hat dieses Diagramm zusammengestellt, das als viel vernünftigerer Leitfaden für die Länge von Meetings dient:

6. Halten Sie eine Vorbesprechung ab

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Trumpet, Inc.)

Wann lohnt es sich, ein Meeting über ein anstehendes Meeting zu führen? Fast nie. Es gibt sehr wenige Umstände in denen ein "Planungsmeeting" oder sogar mehrere "Pre-Meetings" im Vorfeld von Vorteil sein können, und diese beinhalten fast einheitlich die Vorbereitung auf irgendeine Art von größerem Organisationsmeeting, in dem wichtige Unternehmensneuigkeiten mitgeteilt werden. Und wohlgemerkt, wir wollen hier nicht den Wert der Zusammenarbeit zur Vorbereitung einer zukünftigen Aktivität abtun, wie z.B. die Planung des Kick-Offs für eine größere Änderungsinitiative, die Vorbereitung einer gut sichtbaren Software-Demo oder die Durchführung eines Walk-Throughs vor einem bevorstehenden Meeting mit externen Geschäftspartnern. In all diesen Fällen müssen Führungskräfte und Teilnehmer Informationen sammeln, Argumente testen und verfeinern und gemeinsam Ziele und Aktionspunkte für ein bevorstehendes Meeting oder eine Veranstaltung vorbereiten.

Aber für die meisten Besprechungen, und in der Tat sogar für einige der oben aufgeführten Beispielausnahmen, wenn Ihr Team bereits effektiv zusammenarbeitet, gibt es einfach keinen Grund, eine Vorbesprechung abzuhalten. Halten Sie einfach das reguläre Meeting ab und stellen Sie die Erwartung auf, dass jeder bereitwillig seinen Beitrag als Fachmann leistet, und gehen Sie dann wieder an die Arbeit. 

7. Verwenden Sie ein bestimmtes Sprechzeichen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Boston.com) 

Ein Tennisball, ein Stift, ein Notizblock, eine Muschel - viele Organisationen haben versucht, Unterbrechungen in Meetings einzuschränken, indem sie einen Gegenstand als "Sprechmünze" bestimmt haben und jedem, der diesen Gegenstand nicht in der Hand hält, das Sprechen verboten haben. 

Wäre der Konferenzraum stattdessen ein Kindergarten, wäre dies vielleicht eine sinnvolle Methode, um respektvolles Zuhören und Abwechslung zu lehren. Aber seien wir ehrlich, wenn Sie einen sprechenden Stift brauchen, um Ihre Mitarbeiter oder Teamkollegen dazu zu bringen, die Ideen und Meinungen der anderen in einem Besprechungsraum zu respektieren, dann haben Sie wahrscheinlich größere kulturelle Probleme innerhalb Ihrer Organisation. Außerdem kann dieses Ritual Meetings wirklich verlangsamen und sie länger machen. Das will niemand.

8. PowerPoint vermeiden

(Eine weitere schlechte Idee, die von Forbes) 

“Amazon hat PowerPoint verboten Also sollten Sie es auch tun", lautet heutzutage die gängige Weisheit. Und da ist auch ein Körnchen Weisheit dabei - schließlich muss niemand in einem Konferenzraum Zeit damit verbringen, jemandem zuzuhören, der ein ganzes Foliendokument wortwörtlich vorliest. Aber Folien und andere unterstützende visuelle Elemente zu verbieten, geht einen Schritt zu weit. Gut eingesetzt, können diese Elemente dabei helfen, ein Meeting auf Kurs zu halten, Kontext für Gespräche zu liefern und alle Details zu bieten, die für eine Entscheidungsfindung benötigt werden. 

Wollen Sie Ihre Meetings wirklich effizienter gestalten? Sie sollten die tatsächlicher Akt der Präsentation während Meetings, nicht die Folien selbst. Jeder von uns hat schon stundenlange Meetings durchlitten, in denen der Organisator die ersten 45 Minuten damit verbracht hat, Informationen zu präsentieren, die man auch schon vorher per E-Mail hätte schicken können. Das ist nicht die Schuld von PowerPoint, sondern die des Organisators. Hier also ein nützlicher Tipp: Wenn es Informationen oder eine Präsentation gibt, die den Teilnehmern helfen, sich auf ein bevorstehendes Meeting vorzubereiten, senden Sie diese Informationen (ob per E-Mail, Memo, Videopräsentation) am Tag zuvor! Auf diese Weise kann sich jeder auf den neuesten Stand bringen, wann immer er einen freien Moment hat, und Ihre Meetings können schneller beendet werden, weil sie sich nur auf die Diskussion und die Entscheidungen konzentrieren können, die getroffen werden müssen.

9. Anreize für die Teilnahme bieten

(Eine schlechte Idee, empfohlen von CIO-Magazin) 

Lebensmittel, Prepaid-Kreditkarten, Geschenkkarten. Ja, viele Ihrer Mitarbeiter haben nichts gegen diese spezielle Strategie. Aber wenn Sie Leute bestechen müssen, um an einem Meeting teilzunehmen, sollten Sie dieses Meeting dann überhaupt abhalten? 

Selbst wenn Anreize geboten werden, werden die meisten Leute trotzdem nicht an einem Meeting teilnehmen, das sie für Zeitverschwendung halten - und wenn sie doch kommen, erwarten Sie nicht, dass sie engagiert sind. In den meisten Fällen sind die finanziellen Kosten die Teilnahme der wenigen Mitarbeiter nicht wert, deren einzige Motivation für die Teilnahme Essen oder Geld ist. Letztendlich ist es die beste Strategie, eine Tagesordnung festzulegen und den Leuten einen zwingenden Grund zu geben, um dabei zu sein, wenn sie zu Meetings kommen und etwas beitragen wollen. 

10. Weisen Sie einen engagierten Notizzettelschreiber zu

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Asana) 

Wenn Sie jemanden beauftragen, Notizen oder Protokolle für die Besprechung anzufertigen, erhalten Sie eine schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und nächsten Schritte, auf die die Teilnehmer nach der Besprechung Bezug nehmen können. Jetzt dass ist eine großartige Idee. 

Aber warum sollten Sie einen Ihrer tatsächlichen, menschlichen Mitarbeiter - eine Person, für deren Anstellung Sie echtes Geld bezahlen und die zweifellos Besseres zu tun hat, als sich mit ihrer Stenografie zu beschäftigen - an einem Meeting teilnehmen lassen, nur um Notizen zu machen, wenn Sie stattdessen einfach alles mit einem Klick auf eine Schaltfläche aufzeichnen könnten? Niemand möchte jemals der Protokollant eines Meetings sein, und schlimmer noch, diese Verantwortung zugewiesen zu bekommen, bedeutet fast immer, dass sie zu beschäftigt sind, um sich auch aktiv an der Diskussion zu beteiligen.

Machen Sie diese eine Sache, um Ihre Meetings tatsächlich effektiver zu machen

In den letzten ein oder zwei Jahren hat eine neue Idee schnell an Popularität unter innovativen Geschäftsführern gewonnen, vor allem weil sie sowohl einfach in jedem Meeting durchzuführen ist, als auch überraschend effektiv zu einem besseren, produktiveren Meeting-Verhalten führt.

Was ist das Geheimnis? Zeichnen Sie jedes einzelne Meeting auf.

 

Durch Aufnahme von Sitzungen und deren Archivierung in einem zentralen, durchsuchbaren VideobibliothekSie erstellen eine perfekte Aufzeichnung der genauen Gespräche, die stattgefunden haben - die später von denjenigen, die dabei waren, denjenigen, die nicht teilnehmen konnten, sowie von anderen in Ihrer Organisation, die vielleicht nach Informationen suchen, die in Meetings besprochen wurden, an denen sie nicht teilgenommen haben, eingesehen werden können. 

Die standardmäßige Aufzeichnung jedes Meetings bedeutet, dass Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre Tagesabläufe geben können. So stellen Sie sicher, dass alle richtigen Personen zu einem Meeting beitragen können, auch wenn sie nicht persönlich anwesend sein können. Außerdem können sich alle Teilnehmer aktiv an der Diskussion beteiligen, da durch die Videoaufzeichnung keine detaillierten Notizen mehr gemacht werden müssen. Insbesondere die Videoplattform von Panopto, transkribiert automatisch jedes Video für Sie, so dass niemand dies von Hand tun muss und alle Gespräche in Ihren Meeting-Aufzeichnungen einfach durchsucht werden können.

Empfohlene Lektüre: Wie Sie & Zoom-Meetings sicher aufzeichnen

 

Mit der Aufzeichnung von Meetings erhalten Ihre Mitarbeiter eine wertvolle Ressource mit detaillierten Informationen, auf die sie bei Bedarf zurückgreifen können - und das ohne zusätzlichen Aufwand Ihrerseits. Sie klicken einfach auf "Aufzeichnen" und halten das Meeting wie gewohnt ab, ohne lange Zusammenfassungs-E-Mails oder "Nächste Schritte"-Memos abtippen zu müssen. 

Es ist der einfachste und intelligenteste Weg, um Mitarbeiter einzubinden, sie konzentriert zu halten und letztendlich die Zusammenarbeit zu verbessern, sowohl während des Meetings als auch nach dem Ende des Meetings.

Beginnen Sie damit, alle Ihre Firmenmeetings mit Panopto aufzuzeichnen

Panopto ist eine All-in-One-Videoplattform, die es Unternehmen ermöglicht, alle Meetings ihres Unternehmens automatisch zu erfassen, zu transkribieren und in einer sicheren, durchsuchbaren internen Videobibliothek zu archivieren. Sie lässt sich sogar in die führenden Videokonferenzsysteme von heute integrieren, sodass Sie ganz einfach mit der Aufzeichnung Ihrer Meetings beginnen können - ohne die Art und Weise Ihrer Meetings ändern zu müssen. 

Panopto wurde von Forester für die "beste Unterstützung für die Videosuche" ausgezeichnet und ermöglicht es Ihnen, die gesprochenen und gezeigten Wörter in jedem Video in Ihrer Bibliothek zu suchen und dann genau zu dem Moment zu springen, in dem ein Thema diskutiert wird. Das bedeutet, dass Ihre Videos nicht nur eine nützliche Aufzeichnung sind, sondern sogar ein wertvoller, referenzierbarer Teil der Wissensbasis Ihres Unternehmens werden können. 

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