会社の会議の最後の2分間に立ち寄ると、誰かが自発的に、あるいは自発的に、議事録から得られた決定事項、次のステップ、アクションアイテムを要約したフォローアップメールを送るように言われることが多い。

タスクリストと会議の議事録をまとめて、実際の会議と同じくらいの時間をかけて、何ページにもわたってメールを書くという形式です。

さらに悪いことに、私たちは年々その数を増やしています。

より多くの効率化の専門家が、チームを軌道に乗せるためのツールとして、このような正式なサマリーを推奨するようになりました。また、より多くの組織チームが、毎日のアップデートミーティングを用いて、アジャイルでスクラム指向のオペレーションに切り替えていくようになりました。私たちがミーティングに費やす時間のかなりの部分が、ミーティングサマリーを読んだり書いたりすることだけに費やされるようになったのです

より良い選択肢とは?動画で振り返る。

 

ビデオレビューは、会議後の重要な次のステップを、詳細なメモを作成する時間よりも短い時間で共有するためのシンプルな方法です。その方法をご紹介します。

  1. ノートパソコンのウェブカメラやスマートフォンを使って、議論の内容、決定事項、次のステップなどを5分程度で簡単に記録し、ホワイトボードに書き留めておくことをチームに勧めます。
  2. 完成したら、 内部のYouTubeに動画をアップロードしてもらいます。
  3. チームでリンクを共有して、みんなで仕事に戻ろう

Panoptoの 動画プラットフォーム は、組織全体でのビデオ共有を容易にします。Panoptoで録画されたビデオはすべて、安全なビデオライブラリに自動的にアップロードされ、すぐに共有できるようになります。

パノプトの Smart Search 技術により、チームはすべてのビデオの実際のコンテンツの中から、話している言葉、画面に表示されている言葉(コンピュータの画面やホワイトボードのメモも含む)、ビデオのメタデータに含まれている言葉を検索して、関連する瞬間にすぐに早送りすることができるのです。次のステップ」と検索するだけで、Panoptoは動画を見つけてくれるだけでなく、その瞬間に連れて行ってくれるので、自分自身でその内容を確認することができます。

フリップ・ユア・ミーティング・フォーマット - Panopto Video Platform

5分間のビデオは、通常のメール作成の代わりにどれだけ時間を節約できるか、きっと驚かれることでしょう。

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公開:12月 06, 2018