Im Jahr 2007 schuf ein zukunftsorientiertes Unternehmen ein Videoportal, um von Mitarbeitern generierte Inhalte für den Wissensaustausch, Schulungen und Interaktionen zu erfassen.

Diese Firma war Microsoft. Die Kosten für die Erstellung und Wartung dieses Systems: 6,2 Millionen $, allein 2,49 Millionen an direkten IT-Kosten, in den ersten 3 Jahren.  

Sie nannten es das Microsoft Academy Video Portal, und sie werden Ihnen sagen, dass es die Kosten wert war – mit einem ROI von 569 % und einer jährlichen Kostenvermeidung von 13,9 Millionen US-Dollar in ihrem Whitepaper, in dem der Erfolg des Systems detailliert beschrieben wird. Es ist schwierig, mit Zahlen zu argumentieren.

Aber — dieser Preis ist für die meisten Organisationen hoch. Das gilt besonders heute, da die Video-Content-Management-System-Technologie (Video-CMS) zu einem Bruchteil dieser Kosten leicht zu beschaffen ist, was es vergleichsweise einfach macht, eine interne Videobibliothek aufzubauen, komplett mit Funktionen für Aufnahme, Live-Streaming, Bearbeitung, Anzeige, Transkodierung, Berichterstattung und mehr.

 

Warum überhaupt eine Business-Videobibliothek aufbauen?

Microsoft begann das Academy-Portalprojekt mit mehreren Zielen vor Augen:

• Die Anzahl der teuren, von Trainern geleiteten Vor-Ort-Schulungen und anderen Live-Events deutlich zu reduzieren und die Videos von den stattfindenden Live-Events einfacher zu teilen;
• Förderung des Wissensaustauschs durch Fachexperten (wobei sie auch feststellten: "Fast jeder in Ihrer Organisation ist in der einen oder anderen Form ein KMU");
• Die Geschwindigkeit und den Komfort dieses Wissensaustauschs zu erhöhen, insbesondere über verteilte Teams hinweg, und dadurch den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens zu steigern;
• Den Mitarbeitern einen zentralen Speicher für Videoinhalte zur Verfügung zu stellen, die bei Bedarf angesehen werden können;
• Um Benutzern zusätzliche videorelevante Funktionen zur Verfügung zu stellen, wie z. B. mobiles Hochladen, Suchen und Abonnieren von Inhalten;
• Eine weniger hierarchische, offenere Unternehmenskultur zu fördern; und schließlich,
• Das Engagement der Mitarbeiter zu fördern, indem drei wichtige Bedürfnisse der Menschen erfüllt werden, nämlich: Austausch, Lernen und Verbindung.

Mit den oben genannten Zielen im Hinterkopf begann Microsoft mit der Entwicklung des Academy Video Portals, um die allgemeinen Anforderungen von vier wichtigen Geschäftsszenarien zu erfüllen:

• Wissensaustausch durch Manager und andere wichtige Entscheidungsträger;
• Ersatz für teure Mitarbeiterschulungen vor Ort;
• Vertretung für große und kleine Veranstaltungen, einschließlich Konferenzen
• Peer-to-Peer-Wissensaustausch und Lernen.

 

Aufbau von Microsofts Enterprise YouTube

Der Aufbau des Academy-Portals, seines Unternehmens YouTube, war ein riesiges Unterfangen. Hier ist ein kleiner Ausschnitt dessen, was benötigt wurde:

• Zustimmung der Geschäftsleitung, von einer großen Gruppe interner Interessengruppen
• Kundenspezifische Softwareentwicklung, die darauf abzielt, einige der wesentlichen Funktionen der Videoverwaltung zu erstellen, einschließlich einer einzigen, unternehmensweiten Bibliothek, Transkodierung, um Videos geräteübergreifend abspielbar zu machen, sowie die Möglichkeit, einzelne Videos zu markieren und zu teilen
• Besetzung eines Videoinhalt-Portal-Teams mit dediziertem Budget und Mitarbeitern, die bei der Erstellung und Verwaltung Video Podcasts helfen
• Interne Mitarbeiterförderung und -marketing, einschließlich des Verleihens Video Kameras an Mitarbeiter und der Beauftragung einer Marketingagentur mit dem Branding und der Werbung für die Plattform
• Benutzerdefinierte Content Management Services, einschließlich der Bereitstellung von Mitarbeitern, die beim Hochladen von Inhalten, dem Hinzufügen von Such-Tags, dem Schreiben von Inhaltsbeschreibungen und vielem mehr helfen.

Seitdem hat Microsoft weitere Ausgaben für die laufende Wartung, fortlaufende Technologieverbesserungen, Programm- und Produktmanagement sowie Werbemaßnahmen getätigt.

 

War es das wert? Microsoft berechnet den ROI

Microsoft schließt seine Fallstudie mit einer detaillierten Beschreibung des Return on Investment, den sie für das Academy Portal berechnet haben, und die Ergebnisse sind atemberaubend. Aufgeschlüsselt nach Kategorien:

• Für die Substitution von Klassenzimmer-Trainings berechneten sie eine ROI von 18x.
• Für die Substitution kleinerer Präsenzveranstaltungen lag der ROI beim 5-fachen.
• Und für die Substitution von Großveranstaltungen lag der ROI bei 79x.

„Insgesamt beliefen sich die Ausgaben für Academy über einen Zeitraum von 3 Jahren auf etwa 2,1 Millionen $ pro Jahr, aber die Gesamtkosten, die pro Jahr gespart und vermieden wurden, beliefen sich auf etwa 13,9 Millionen $. Der ROI für den 3-Jahres-Zeitraum wird auf 569 % geschätzt", heißt es in der Fallstudie.

 

Kostenvergleich: Was wäre, wenn Microsoft sein Video-CMS gekauft hätte?

Für Microsoft waren die Vorteile den enormen Aufwand, den hohen Preis und den langwierigen Prozess der Entwicklung eines Video-Content-Management-Systems wert.

Aber was wäre, wenn sie stattdessen einfach einen beschafft hätten?

Erstens: Microsoft hätte Geld gespart.

Microsoft führt 40 % der 6,2 Mio. US-Dollar des Academy-Portals - insgesamt 2,49 Mio. US-Dollar - auf direkte IT-Kosten zurück, einschließlich Hardware und Software, Verwaltung, Hosting, Support und Implementierung. Der Rest entfällt auf Gemein- und Betriebskosten, einschließlich Programm- und Kundenbetreuer, Geschäftsbetrieb und Marketingaktionen.

Für ein Unternehmen wie Microsoft – ein riesiges globales Unternehmen, das ein Video-CMS auf einmal unternehmensweit einführt – und basierend auf den Akzeptanzraten des 3-jährigen Academy-Portals würde ein lokales, beschafftes Video-CMS wie Panopto 7-stellige Einsparungen bedeuten. Für viele Organisationen — auch große Organisationen — würden Kosten anfallen, die nur einen Bruchteil dessen ausmachen, was Microsoft bezahlt hat.

Zweitens: Microsoft hätte eine fortschrittlichere Videoplattform bekommen.

Microsoft hätte nicht nur weniger Geld für die Beschaffung seines Video-CMS ausgegeben, sondern auch praktisch sofortigen Zugriff auf ein komplettes, voll funktionsfähiges Video-CMS erhalten, das bereits alles kann, was sie sich vorgenommen hatten, und noch viel mehr – ohne den mehrjährigen Einrichtungsprozess.

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