Vor nicht allzu langer Zeit versammelten sich mehr als 800 Personen in Madrid, Spanien. Der Anlass: eine interne Konferenz eines weltweit führenden Elektronik- und Maschinenbauunternehmens, bei der es um den Austausch von Expertenwissen und praktische technische Schulungen für eine wichtige Produktlinie ging.

Zweieinhalb Tage lang nahmen die Mitarbeiter an intensiven Sitzungen teil, die sich auf den Aufbau von Fähigkeiten, den Austausch von Best Practices und die Verbesserung des detaillierten technischen Verständnisses des vollen Potenzials der branchenführenden Softwareoptionen des Unternehmens für das Product Lifecycle Management konzentrierten.

Und nur eine Woche später nahmen auch Hunderte von Mitarbeitern, die nicht in Madrid waren, an den Sitzungen teil.

Die Herausforderung: Eine große interne Konferenz auf Video festhalten und schnell weitergeben
Die Lösung: Ein softwarebasierter All-in-One-Service für Videoaufzeichnung, -bearbeitung, -organisation und -weitergabe
Das Ergebnis: Eine komplette Bibliothek von Konferenzvideos, die bereits eine Woche nach der Veranstaltung zur Verfügung steht

Zwar ist die Teilnahme von 800 Personen keine kleine Leistung, aber diese Zahl war nur ein Bruchteil der weltweiten Belegschaft des Unternehmens. Da viele der Mitarbeiter, die nicht an der Konferenz teilnehmen konnten, von dem dort geteilten Wissen profitieren konnten, entwickelten die Konferenzplaner eine Strategie für die Aufzeichnung und Weitergabe der Veranstaltung.

An drei Tagen und in 8 Räumen hat das Team 35 Redner und in mehr als 30 Veranstaltungssitzungen aufgezeichnet und festgehalten.

Und das nur mit Standard-Webcams, USB-Mikrofonen, den eigenen Laptops der Moderatoren ... und Panopto.

Um auf Nummer sicher zu gehen, brachte das Team seine eigenen Camcorder als Sicherungsmaßnahme mit. Dann warteten sie auf das Ergebnis. Keines der Camcorder-Videos wurde jemals verwendet; die Webcams funktionierten.

Hier sagen wir Ihnen, wie.

Die Herausforderung

Zunächst aber ein wenig Hintergrund.

Bei der Planung der Konferenz in Madrid stand das Unternehmen vor einer gemeinsamen Herausforderung: Wie können die wertvollen Präsentationen zeit- und kosteneffizient aufbewahrt werden?

Die Erfahrung der Vergangenheit hat gezeigt, dass dies kein kleines Problem war. Der traditionelle Prozess der Ereignisaufzeichnung war mit einer Reihe von Problemen verbunden, vor allem:

• Teures Personal und Equipment. Die Veranstaltungsplaner mussten professionelle AV-Berater und -Videofilmer sowie zahlreiche Mikrofone, Camcorder und andere teure Hardware einplanen.
• Komplexe, arbeitsintensive Ausführung. Selbst die professionellen AV-Berater hatten manchmal Schwierigkeiten, mehrere gleichzeitige Sitzungen aufzuzeichnen und dabei noch die engen Zeitpläne einzuhalten. Die Einrichtung der Ausrüstung war zeitaufwändig, ebenso wie das Hochladen der Videos in die Schnittsoftware nach der Aufnahme.
• Langsame Auslieferung des Endprodukts. Einmal aufgenommen, mussten die Videos noch mehrere Runden langwieriger Nachbearbeitung durchlaufen, bevor sie angesehen oder weitergegeben werden konnten.

Aufgrund dieser hartnäckigen Probleme prognostizierten die Konferenzplaner, dass die Wiederherstellung ihrer Konferenz in digitaler Form 200 Arbeitsstunden in Anspruch nehmen würde und erst 30 bis 45 Tage nach der Veranstaltung auf zur Verfügung stehen würde.

Aus diesen Gründen beschloss das Team, dieses Mal etwas anderes zu versuchen.

Sie haben stattdessen Panopto verwendet.

Die Konferenz war eine große Sache. Trotzdem war das Team in der Lage, alles mit ein paar Laptops, Webcams und Panopto aufzuzeichnen und zu teilen. 

Die Lösung

Es war keine schwierige Entscheidung. Das Learning & Development Team des Unternehmens hatte bereits eine kleine Panopto-Implementierung für videobasierte Schulungen und das Onboarding neuer Mitarbeiter eingesetzt.

Mit der Unterstützung des Learning & Development-Teams schauten die internen Veranstaltungsplaner, was Panopto sonst noch kann. Und da erkannten sie, wie Panopto auch ihnen helfen konnte, alle drei Herausforderungen im Bereich Live-Event-Video zu meistern.

Panopto lässt sich schnell und einfach auf jedem Laptop installieren. Die Software erkennt automatisch Video- und Audioaufnahmegeräte von USB-Webcams bis hin zu HDMI-Videokameras, sodass jeder sie überall einsetzen kann - mit nahezu jedem Gerät und mit minimaler Einrichtung.

Panopto kann mehrere Videostreams mit nur einem Klick aufzeichnen und kümmert sich dann automatisch um die Synchronisierung, Codierung und das Hochladen der Videos in eine sichere, durchsuchbare Videobibliothek. Moderatoren klicken einfach auf "Aufnahme", präsentieren, klicken auf "Stopp" - und Panopto erledigt den Rest.

Mit Panopto konnten die Konferenzveranstalter als ihr eigenes AV-Team fungieren und sowohl die Redner als auch die begleitenden Präsentationsmaterialien selbst aufzeichnen. Unmittelbar nach den Sitzungen würde jede Aufnahme automatisch in die zentrale Panopto-Videothek des Unternehmens hochgeladen, wo die Videos dann mit dem webbasierten Videoeditor von Panopto bearbeitet werden könnten.

Danach wäre es nur noch eine Frage der Zeit, bis der Rest der Belegschaft von den Aufnahmen erfährt.

Der Prozess

Im Vorfeld der Veranstaltung entwickelte das Veranstaltungsteam gemeinsam mit Panopto einen dreistufigen "Ready-set-go"-Plan für die Umsetzung.

Ready | Pre-Event Setup

Da keiner der 35 Moderatoren mit Panopto vertraut war, arbeiteten die Organisatoren und Panopto zusammen, um alle fit zu machen. Die Vortragenden erhielten ein kurzes Video, in dem sie angewiesen wurden, Panopto herunterzuladen und sich mit der Videobibliothek des Unternehmens zu verbinden. Die Vorbereitung der Referenten wurde absichtlich kurz gehalten, um die Akzeptanz zu fördern und den Referenten die Möglichkeit zu geben, sich auf ihre Vorträge zu konzentrieren.

Präsentationstage einstellen

Die Aufzeichnung einer Konferenz, die für 800 Teilnehmer ausgelegt ist, stellt mehr als nur ein paar Herausforderungen dar. In Madrid bestanden diese Herausforderungen darin, wie man am besten zwei sehr unterschiedliche Umgebungen aufnimmt: große Plenarsitzungen in der Haupthalle und kleinere, verstreute gleichzeitige Breakout-Sitzungen.

Für die Hauptsitzungen entschied sich das Veranstaltungsteam für die Aufnahme der "Big-Picture"-Sicht. Video und Audio für die Bühne wurden mit einer einzelnen Bühnen-Webcam aufgenommen. Die PowerPoint-Folien der Redner wurden in der Nachbearbeitung mit Panopto hinzugefügt und synchronisiert.

Bei den Breakout-Sessions bestand die Herausforderung in der Einrichtungszeit. Jeder Raum musste mit einem Mikrofon verkabelt werden (zusammen mit den Backup-Camcordern). Die Moderatoren wurden mit ihren eigenen Laptops aufgezeichnet, wobei jeder etwa 3-5 Minuten für die Einrichtung benötigte - wobei zwischen den Sitzungen nur 10 Minuten zur Verfügung standen.

Trotz der mangelnden Erfahrung mit Panopto zeichnete das Unternehmen in der ersten Sitzungsrunde alle Räume bis auf zwei erfolgreich auf und konnte von da an jede Sitzung vollständig aufzeichnen. Die Einrichtungsgeschwindigkeit verbesserte sich in jedem Durchgang und fiel bis zum Ende der Konferenz auf 2-3 Minuten pro Raum.

Go | Post-Präsentation

Nachdem die Vortragenden ihre eigenen Sitzungen aufgezeichnet hatten, mussten die Dateien nur noch in die Videobibliothek des Unternehmens hochgeladen werden. Obwohl Panopto dies normalerweise automatisch erledigt, war die WLAN-Verbindung am Konferenzort unzureichend und die Organisatoren hatten sich dafür entschieden, die meisten Sitzungen offline aufzuzeichnen.

Mit einer kurzen Erinnerungs-E-Mail luden die meisten Moderatoren ihre aufgezeichneten Sitzungen sofort hoch. Es gingen keine Panopto-Aufnahmen verloren, und das Unternehmen erlebte einen 100-prozentigen Erfolg bei der Dateiübertragung.

Innerhalb einer Woche nach Ende der Konferenz hatte das Konferenzteam alle hochgeladenen Sessions überprüft, bearbeitet und freigegeben.

Als alles fertig war, zeichnete das Unternehmen eine komplette 3-tägige Konferenz mit individuellen Präsentationen von 35 Sprechern in mehr als 30 Sessions auf und stellte das Ganze innerhalb einer Woche seiner weltweiten Belegschaft zur Verfügung. Und das mit nur einer Handvoll Standard-Webcams, den eigenen Laptops der Vortragenden und Panopto.

Die Ergebnisse

Der Plan hatte funktioniert.

In erster Linie hatten sie eine Bibliothek mit mehr als 30 Originalvideos in hoher Qualität erstellt, die alle mit Notizen, Folien und indizierten Inhalten versehen und perfekt aufgezeichnet waren.

Und sie waren pünktlich. Das Team hatte alle Videos innerhalb einer Woche nach Ende der Konferenz erfolgreich aufgenommen, hochgeladen, bearbeitet und organisiert. Mitarbeiter, die nicht persönlich teilnehmen konnten, sahen alles nur eine Woche später - statt anderthalb Monate später.

Und sie waren durchsuchbar! In den folgenden Wochen entdeckte das Unternehmen, dass Panopto es sogar ermöglichte, innerhalb der Veranstaltungsvideos nach jedem gesprochenen oder gezeigten Wort zu suchen. Mitarbeiter, die nicht an der Veranstaltung teilgenommen hatten, konnten nicht nur schnell die Sessions finden, die sie interessierten, sondern auch die genauen Momente innerhalb der Sessions, die ihr Interesse weckten. Diejenigen, die in der Zwischenzeit teilgenommen hatten, konnten ihre Lieblingsmomente finden und erneut ansehen.

Das Beste von allem waren die Einsparungen. Der alte Prozess - der 200 Stunden Auftragsarbeit von technischen Spezialisten erfordert hätte, ganz zu schweigen von fast einem Dutzend tausend Dollar teurer HD-Camcorder und unterstützender Ausrüstung - machte normalerweise einen erheblichen Teil des Budgets für jede Veranstaltung aus. Panopto machte all das überflüssig - und das bei besserer Videoqualität und ohne neue Hardware, ohne technische Berater und ohne spezielle Schulungen.

In der Tat war die Konferenz in Madrid ein Erfolg - ebenso wie die darauffolgenden Konferenzen in Madrid, die online abgehalten wurden. Bereits kurz nach der Bereitstellung der Videos wurden diese mehr als 500 Mal von mehr als 200 Mitarbeitern angesehen.