Da Universitäten ihre Videobibliotheken stetig erweitern, hat sich die Inhaltshygiene – das Ausblenden, Archivieren oder Löschen veralteter Vorlesungen, Meetings und anderer Videoinhalte – zu einer bewährten Vorgehensweise für Hochschulen entwickelt. 

Sie wissen wahrscheinlich bereits, warum Content-Hygiene für ein gesundes Lernumfeld unerlässlich ist : Überflüssige Videos belasten Ihr Lernmanagementsystem (LMS) und Ihre Videoverwaltung mit veralteten Inhalten, was das Lernerlebnis beeinträchtigt, Ihre Einrichtung rechtlichen Risiken aussetzt und Ihr Budget durch die stetig steigenden Kosten für Cloud-Speicherung belastet. Mit einer sinnvollen Richtlinie zur Videospeicherung können Sie diesen Ballast eliminieren, Kosten senken und bessere Lernerfahrungen und -ergebnisse fördern.

Wie fängt man also an?

Die Verbesserung der Inhaltshygiene Ihrer Institution erfordert nicht das manuelle Archivieren oder Löschen Tausender Dateien – dafür gibt es automatisierte Programme. Was jedoch notwendig ist, ist die strategische Umsetzung einer durchdachten Richtlinie. Das Löschen von Dateien mag beängstigend klingen, und Lehrende, die an den Status quo gewöhnt sind, zögern möglicherweise, sich daran zu beteiligen. Indem Sie jedoch alle Beteiligten in die Diskussion einbeziehen, deren Anliegen berücksichtigen und den Wert der Inhaltshygiene in Ihrer gesamten Institution kommunizieren, können Sie eine solide Richtlinie entwickeln, die Ihrer gesamten Bildungsgemeinschaft effektiv dient. 

1. Wichtige Interessengruppen identifizieren, ihnen zuhören und sie aufklären

Die Entwicklung einer effektiven Richtlinie zur Inhaltsaufbewahrung ist ein gemeinschaftlicher Prozess. Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen IT-Fachkräfte und Verwaltungsmitarbeiter die wichtigsten Beteiligten von den Vorteilen des Plans überzeugen – insbesondere in der komplexen Bürokratie vieler Hochschulen. Die bloße Aussage „Wir werden alte Inhalte archivieren oder löschen“ führt zu Panik und Widerstand. Kommunikation ist der Schlüssel, um die Unterstützung von Hochschulleitung und Lehrenden zu gewinnen.

Identifizieren Sie zunächst die Akteure, die Einfluss auf die Aufbewahrung von Inhalten an Ihrer Institution haben. Dazu gehören unter anderem Ihr Führungsteam, die IT-Abteilung, die Sicherheits- und Richtlinienabteilung, das Studierendensekretariat sowie die Gremien der Universitäts- und Fakultätsverwaltung.

Erläutern Sie anschließend klar die Ziele Ihrer Initiative zur Verbesserung der Inhaltsqualität, welche Probleme sie lösen wird und welchen Nutzen sie der Universität bringt. Untermauern Sie Ihre Ideen mit Daten. Beispielsweise könnten Dozierende in der Sicherheit, Zugriff auf alle älteren Videoinhalte zu haben, ein Gefühl der Sicherheit finden. Indem Sie Daten präsentieren, die belegen, wie selten auf diese Inhalte zugegriffen wird und welche rechtlichen und finanziellen Kosten für die Universität entstehen, können Sie ein Umdenken anstoßen. Eine leicht verständliche Darstellung, die von den Beteiligten diskutiert werden kann, trägt dazu bei, die öffentliche Meinung für Ihr Vorhaben zu gewinnen. 

Zum Schluss sollten Sie Raum für Feedback und Dialog schaffen. Dies ist Ihre Gelegenheit, die Herausforderungen und Bedenken Ihrer Stakeholder im Zusammenhang mit Content-Management zu verstehen und Lösungsansätze in Ihren Plan zu integrieren.

2. Entwickeln Sie eine Strategie zur Inhaltsbindung, die alle Beteiligten einbezieht.

Eine neue Richtlinie zur Inhaltsaufbewahrung sollte keine Gewinner und Verlierer schaffen – alle Universitätsangehörigen sollten von der Änderung profitieren. Ihre Strategie und Ihr Implementierungsplan zur Inhaltsaufbewahrung sollten nicht nur die Bedürfnisse aller Beteiligten erfüllen, sondern ihnen auch mehr Mitspracherecht bei der Gestaltung des Inhaltsmanagements einräumen.

Eine Möglichkeit, den Beteiligten mehr Kontrolle zu geben, bieten Tools zur Inhaltsaufbewahrung. Das manuelle Ausblenden, Archivieren oder Löschen einzelner Dateien ist nicht skalierbar. Daher ist der Einsatz eines solchen Tools zur Massenverwaltung Ihrer Inhalte unerlässlich. Viele dieser Tools sind flexibel und ermöglichen die Festlegung unterschiedlicher Archivierungs- und Löschrichtlinien für verschiedene Abteilungen sowie die Berücksichtigung individueller Gegebenheiten. Diese Flexibilität ist zwar ein großer Vorteil, die Modelle sollten jedoch nicht zu komplex werden. Ziel ist es, den Nutzern Handlungsspielraum zu geben, ohne sie in einem Labyrinth verwirrender Richtlinien gefangen zu halten. Die optimale Lösung ist für jede Institution individuell. 

Sie benötigen außerdem eine einfache Möglichkeit für Administratoren, Professoren und Studierende, Materialien, die nicht gelöscht werden sollen, auszublenden oder zu archivieren. Niemand möchte die Kontrolle über seine Arbeit verlieren. Durch die Einrichtung von Archivordnern, die von der Löschrichtlinie ausgenommen sind, bieten Sie jedem einen sicheren Ort, um Inhalte zu speichern, die er unbedingt schützen möchte. 

3. Bereiten Sie Dozenten, Verwaltungsangestellte und Studierende auf die bevorstehenden Änderungen vor.

Sobald Sie die Genehmigung zur Einführung einer neuen Richtlinie erhalten haben, stellen Sie sicher, dass alle an Ihrer Universität auf die Änderung vorbereitet sind. Die unerwartete Löschung alter Materialien könnte Verwirrung und Unmut hervorrufen. Indem Sie das Thema taktvoll und klar ansprechen, können Sie die gesamte Organisation auf einen reibungslosen Übergang vorbereiten. 

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, der alle von den anstehenden Änderungen betroffenen Interessengruppen sowie Ihre Studierenden einbezieht. Dieser Plan könnte detaillierte Newsletter umfassen, die genau erläutern, was archiviert oder gelöscht wird, die Integration der neuen Richtlinie in Schulungsmaterialien und die Erstellung von Hinweisen auf Ihrem Lernmanagementsystem (LMS), Ihrer Videomanagement-Plattform und anderen Tools Ihrer Bildungsplattform in den Wochen vor der Umstellung. Diese umfassende Kampagne stellt sicher, dass alle gut vorbereitet sind und ihre Arbeitsabläufe bei Bedarf anpassen können. 

4. Neue Richtlinien strategisch umsetzen und kontinuierliche Unterstützung gewährleisten.

Universitäten sind komplexe Institutionen, und die Einführung der neuen Richtlinie sollte so erfolgen, dass der Aufwand für alle Beteiligten minimiert wird. Sorgfältiges Arbeiten ist unerlässlich, um die neue Richtlinie mit bestehenden Regeln und Vorschriften in Einklang zu bringen. Ihre Universität verfügt wahrscheinlich über interne Richtlinien zur Datenspeicherung und zum geistigen Eigentum, die vor Inkrafttreten von Änderungen geprüft werden müssen. Auch der Zeitpunkt ist zu berücksichtigen – eine Einführung könnte beispielsweise während der Semesterferien oder zwischen den Semestern weniger Störungen verursachen. 

Die Kommunikation endet auch nach dem Start nicht. Unterstützen Sie die Beteiligten während der Einarbeitungsphase, damit sie sich an die neue Art der Inhaltsverwaltung gewöhnen. Teilen Sie regelmäßig – vierteljährlich oder halbjährlich – Updates innerhalb Ihrer Institution, um den Fortschritt und den Nutzen der neuen Richtlinie aufzuzeigen und bei Problemen für diejenigen zu helfen, die sich noch einarbeiten müssen.

Inhaltshygiene: Unterstützung besserer Lehr- und Lernerfahrungen 

Mit dem richtigen Ansatz stärkt eine Richtlinie zur Inhaltsaufbewahrung nicht nur Ihre Videobibliothek, sondern befähigt auch Ihre Dozenten und Studenten, ein einheitliches Verständnis von Best Practices für die Inhaltshygiene zu entwickeln, was zu besseren Lehr- und Lernerfahrungen in Ihrer gesamten Institution beiträgt. 

Weiterführende Lektüre: Content-Aufbewahrung leicht gemacht: Strategien für intelligentere Videospeicherung mit Panopto