En esta entrada del blog, Andy Spedding, director de proyectos de TI de la Universidad de Exeter, ofrece sus tres principales consejos sobre cómo gestionar con éxito la implantación a gran escala de la grabación de conferencias, basándose en su experiencia de implantación de Panopto.

 

La Universidad de Exeter ha tenido un sistema de captura de conferencias durante varios años. Aunque estábamos definitivamente convencidos de los beneficios de la captura de nuestras conferencias, decidimos que queríamos una solución de grabación más nueva y flexible que ofreciera una mayor funcionalidad y la capacidad de escalar de una manera más eficaz. Así, en 2015, tras realizar un exhaustivo proceso de licitación, elegimos a Panopto como nuestra nueva plataforma de vídeo .

La universidad llevó a cabo una implementación de la solución en dos fases. Durante la fase 1, que tuvo lugar en el verano de 2016, Panopto se instaló en 47 aulas principales de nuestros 5 campus en Devon y Cornualles. Como parte de esta fase, la institución implementó una interfaz automatizada a medida entre Panopto y nuestro sistema de horarios proporcionado por Scientia.

Asumí el cargo de gerente de proyectos de TI en octubre 2016 para ejecutar la Fase 2 del proyecto. Esto implicó preparar 91 salas de seminarios adicionales para la captura y se llevó a cabo en el verano de 2017. Además de implementar las salas adicionales, también implementamos una interfaz automatizada entre Panopto y nuestro VLE, Moodle.

El resultado de este proceso es que ahora tenemos una forma integral de programar grabaciones y publicarlas en nuestro VLE sin que los académicos tengan que hacer nada. Lo mejor de todo es que esto se ha implementado en todo el campus, por lo que está disponible para cualquier miembro del personal que quiera aprovecharlo.

Lo que hemos aprendido: mis tres mejores consejos

Después de haber gestionado este importante proyecto de captura de conferencias en la Universidad, hemos aprendido muchas cosas por el camino y quería compartir mis tres principales consejos con vosotros.

1. Involucre a sus académicos desde el principio

Es fundamental que el personal académico se comprometa desde el principio del proceso. Para ello, hay que conseguir que la comunicación sea perfecta. Tienen que saber cómo funciona el sistema, cómo utilizar el equipo audiovisual para optimizar las grabaciones, en particular el uso de los micrófonos de solapa para una mejor captura de audio, y cómo pueden optar por ser grabados o no. Comunicando claramente cómo utilizar la plataforma evitarás la resistencia que puede surgir si los académicos no se sienten bien informados.

2. Utilizar las pruebas para tranquilizar a los académicos sobre los beneficios de la grabación de las clases

Deberías intentar convencer a tus profesores de que Panopto no afecta negativamente a la asistencia a las clases, y utilizar pruebas que lo respalden. Hay una serie de estudios que demuestran que la grabación de las clases no conlleva una gran disminución de la asistencia, como temen muchos profesores. En Exeter, la disminución de la asistencia a las clases fue escasa y consideramos que las ventajas superan con creces los aspectos negativos. Muchos estudiantes no pueden asistir a todas sus clases por razones válidas, y Panopto proporciona una red de seguridad para que puedan mantenerse al día en su curso.

3. Asegúrese de programar con antelación las salas designadas para la implementación de la captura de conferencias.

Mientras que mis dos primeros consejos se refieren más a los factores culturales que surgen cuando se implementa una nueva tecnología, mi último consejo es muy práctico. Cuando despliegues Panopto en tu finca, asegúrate de reservar las salas con mucha antelación para las instalaciones audiovisuales y cíñete a ellas como a un pegamento. Muchas de nuestras reservas se cambiaron por la necesidad de acomodar conferencias u otros eventos. Esto nos obligó a revisar continuamente nuestro plazo de instalación durante el verano. Este tipo de cosas pueden provocar retrasos en el proyecto, así que hay que intentar planificar con la mayor antelación posible para que todo vaya bien.

 

Reflexión final

A nuestros estudiantes les encanta Panopto, lo que vemos claramente cuando miramos las analíticas de Panopto. Nos dicen que es una herramienta pedagógica importante para escribir los apuntes de las clases y para el repaso posterior, y nuestros estudiantes con dificultades de aprendizaje también confían mucho en ella. Las estadísticas de uso de las visualizaciones están por las nubes, lo que significa que hemos tenido que conseguir horas de uso adicionales para satisfacer la demanda de los estudiantes de las grabaciones. Y lo que es más importante, en general, a nuestros profesores también les gusta mucho y creen que añade un gran valor a la experiencia de aprendizaje de nuestros estudiantes aquí en Exeter.