La ampliación de la captura de conferencias: una perspectiva de la Universidad de Newcastle

Justo antes de Navidad visité Lovaina con un colega para hablar en un evento de REC:all centrado en la captura de conferencias a escala. Nuestro objetivo era explicar cómo hemos aumentado drásticamente el uso de las conferencias grabadas en nuestra universidad, por qué nos importaba y algunas de las lecciones que hemos aprendido en el camino. Queríamos compartir algunos de estos conocimientos con la comunidad en general, con la esperanza de que nuestra historia ayude a otras instituciones que están tratando de ampliar su uso de la captura de conferencias.

En 2007 nos dimos cuenta de que los estudios realizados en Australia y Estados Unidos mostraban la creciente aceptación de la grabación de conferencias. Estaba claro que, incluso en esta etapa, había una comunidad de usuarios incipiente de universidades innovadoras que querían ver cómo la grabación de conferencias podía tener un impacto positivo en los estudiantes y académicos.

Se diseñó y aplicó un plan piloto de captura de conferencias con objetivos claros. Además de las consideraciones técnicas sobre la escalabilidad, también tomamos una decisión importante sobre la naturaleza de nuestras grabaciones: capturar sólo el audio y el contenido de PowerPoint/pantalla. Pensamos que, al no insistir en el vídeo, los profesores estarían más dispuestos a aceptar el concepto de conferencias grabadas. Creíamos que esto también haría que el contenido capturado fuera significativamente diferente de la experiencia de una conferencia en la vida real y estábamos muy interesados en que las grabaciones no se vieran como un sustituto de las conferencias en vivo.

Comenzamos nuestro proyecto piloto con seis instalaciones y un equipo pionero de personal dispuesto a intentarlo. Para ello, contamos con un grupo de dirección de educación que reunió a personal de TI y académicos para asegurarse de que el proyecto satisfacía las necesidades de todos. Esto fue crucial para el éxito del proyecto, sobre todo porque también incluimos a algunos escépticos en el grupo.

El proyecto piloto tuvo una buena acogida y se amplió a 20 instalaciones. El sistema se instaló de forma voluntaria y fuimos una de las primeras universidades en integrar la grabación de clases con nuestro sistema de horarios. Era fundamental asegurarse de que los profesores tuvieran el sistema a su disposición en el momento en que lo necesitaran. Nos centramos en garantizar que pudiéramos facilitar la captura de las clases en las aulas de gran uso y capacidad, principalmente para grabar las clases de los estudiantes. Al extenderse el uso del sistema, también creamos un equipo para dar soporte al sistema de captura de conferencias a tiempo completo.

En 2012 llegamos a un punto de inflexión en nuestro uso de la captura de conferencias. Con la entrada en vigor de la subida de las tasas de matrícula, nuestro equipo directivo quiso reconsiderar nuestra propuesta a los futuros estudiantes. Básicamente, nos planteamos la siguiente pregunta: ¿qué puedes esperar como estudiante si vienes a estudiar a la Universidad de Newcastle? Obviamente, muchas cosas formaban parte de esa respuesta, pero una de ellas era que queríamos poder ofrecer la capacidad de grabar toda la enseñanza de grado. La implicación para nuestro sistema de captura de clases era que, para permitir la adopción en todo el campus, teníamos que pasar a una tecnología subyacente más escalable. Fue entonces cuando nos pasamos a Panopto como proveedor de captura de conferencias. No queríamos perder ninguna de las funciones de las que habíamos disfrutado con nuestro sistema anterior, sino aumentar lo que estábamos haciendo y hacer posible que la captura de conferencias se integrara aún más en la universidad. Panopto nos permitió hacerlo. Una decisión clave al principio fue utilizar nuestra propia marca interna, ReCap, para el sistema de grabación de conferencias, para darnos la flexibilidad de cambiar la tecnología de fondo, lo que significó que el cambio fue más o menos perfecto para nuestros usuarios finales.

Ahora estamos grabando conferencias a gran escala con Panopto y es increíble pensar en lo mucho que hemos avanzado en los últimos seis años. Una cosa que se ha vuelto cada vez más importante dado el enorme número de horas de grabación que estamos generando es el control de calidad. Hacemos un seguimiento activo de las grabaciones para asegurarnos de que los aspectos audiovisuales alcanzan un nivel adecuado y para poder detectar cualquier problema en una fase temprana. Como puede imaginarse, esto no es nada fácil, pero hemos empezado a hacer que los estudiantes participen en las comprobaciones, lo cual es muy apropiado, ya que las grabaciones son, en última instancia, para dar a los estudiantes acceso a los materiales de aprendizaje que necesitan para tener éxito.