少し前のことですが、スペインのマドリッドに 800人以上の人々が集まりました。
2日半に渡って行われた集中セッションでは、スキルセットの構築、ベストプラクティスの共有、業界をリードする同社の製品ライフサイクル管理ソフトウェアオプションの可能性を最大限に引き出すための詳細な技術的理解を深めることに重点が置かれました。
さらにその1週間後からは、マドリッドにいなかった数百人の人々もセッションに参加しました。
課題： 大規模な社内会議をビデオに収め、迅速に共有する
ソリューション： ビデオの録画、編集、整理、共有のためのオールインワンのソフトウェアベースのサービス
結果： イベントのわずか1週間後には会議ビデオの完全なライブラリーが出来上がる
800人の参加者を集めるのは並大抵のことではありませんが、これは同社の全世界のスタッフのほんの一部に過ぎません。会議に参加できなかった社員の多くが、会議で共有された知識から恩恵を受けることができると考えたプランナーは、会議を記録して共有するための戦略を考えました。
3日間、8つの部屋で、35人のスピーカーと30以上のイベントセッションを録音・録画しました。
それも、標準的なウェブカム、USBマイク、プレゼンター自身のノートパソコン......そしてPanoptoだけを使ってです。
念のため、チームは自分たちのビデオカメラを持ち込んでバックアップを取った。そして、その結果を待った。しかし、カムコーダーの映像は一度も使用されず、ウェブカムが作動しました。
ここでは、その方法をご紹介します。
課題
まず、背景を説明します。
マドリッド会議を計画する中で、同社は共通の課題に直面しました。それは、貴重なプレゼンテーションをいかにしてタイムリーかつコスト効率よく保存するかということでした。
これは、過去の経験からも小さな問題ではありませんでした。従来のイベント記録のプロセスには、いくつかの問題がありました。
- 高額な人材と機材。 イベントプランナーは、プロのAVコンサルタントやビデオグラファー、さらに多数のマイクやカムコーダーなどの高価なハードウェアに予算を割かなければなりませんでした。
- 複雑で手間のかかる作業です。 プロのAVコンサルタントでも、複数のセッションを同時に収録することや、タイトなスケジュールを守ることに苦労することがありました。機材のセットアップにも時間がかかり、録画したビデオを編集ソフトにアップロードする作業にも時間がかかりました。
- 最終製品の提供が遅い。 一度撮影した映像を見たり共有したりするには、何度も長時間のポストプロダクション編集を行う必要があります。
このような問題があるため、カンファレンスプランナーは、カンファレンスをデジタルで再現するには、 200時間の作業が必要で、 、イベント後30日から45日後には間に合わないと予測しています 。
それで、今回は違うことをやってみようということになったのです。
彼らは代わりにPanoptoを使用しました。
会議は大規模なものでした。それでも、数台のラップトップとウェブカメラ、そしてPanoptoだけで、すべてを記録し、共有することができました。ソリューション
それは難しい決断ではありませんでした。この会社のLearning& Developmentチームは、ビデオベースのトレーニングと新入社員のオンボーディングを強化するために、すでに小さなPanoptoを導入していました。
ラーニング& ディベロップメント チームの承認を得て、社内のイベントプランナーは、パノプトが他に何ができるかを調べました。そしてその時、ライブイベントのビデオに関する3つの課題を克服するために、パノプトがどのように役立つのかが見えてきました。
Panoptoは、どんなノートパソコンにも素早く簡単にインストールできます。このソフトウェアは、USBウェブカムからHDMIビデオカメラまで、ビデオやオーディオの録画デバイスを自動的に認識するので、誰でもどこでも、どんなデバイスでも、最小限の設定で使用することができます。
Panoptoは、ワンクリックで複数のビデオストリームを録画し、同期、エンコード、そして安全で検索可能な ビデオライブラリへのアップロードを自動的に行います 。プレゼンターは「録画」をクリックし、プレゼンを行い、「停止」をクリックするだけで、あとはPanoptoがやってくれます。
Panoptoでは、会議の主催者が自分たちのAVチームとして、講演者とそれに付随するプレゼンテーション資料の両方を自分たちで録画することができます。録画されたビデオは、セッション終了後すぐにPanoptoのセントラルビデオライブラリに自動的にアップロードされ、Panoptoのウェブベースのビデオエディタで編集されます。
その後は、他の社員にも録音したことを伝えればいい。
プロセス
イベントに先立ち、イベントチームはPanopto社と提携し、3つのステップからなる "ready-set-go "プランを作成しました。
準備完了｜イベント前の準備
35名のプレゼンターの誰もがPanoptoに慣れていなかったので、主催者とPanoptoが協力して全員の準備を整えました。発表者には、Panoptoのダウンロードとビデオライブラリへの接続方法を説明する短いビデオが配布されました。発表者の準備は、採用を促し、講演者が自分のセッションに集中できるよう、意図的に短くしました。
発表日の設定
800人の参加者を想定した会議の録音には、少なからず課題があります。マドリッドでは、メインホールでの大規模な全体会議と、分散して行われる小規模な分科会という、全く異なる2つの環境をいかにうまく捉えるかが課題となりました。
メインのセッションでは、イベントチームは「大局的な視点」での撮影を選択しました。ステージの映像と音声は、1台のステージ用ウェブカメラで録画しました。講演者のPowerPointスライドは、ポストプロダクション編集でPanoptoを使って追加・同期されました。
分科会の場合、課題となったのはセットアップ時間です。各部屋にマイクを設置しなければなりませんでした（バックアップ用のビデオカメラも一緒に）。発表者は自分のノートPCを使って録音しますが、それぞれのセットアップには約3〜5分かかり、セッション間の時間は10分しかありませんでした。
Panoptoの使用経験がなかったにもかかわらず、最初のセッションでは2部屋を除いてすべての部屋を録画することに成功し、それ以降はすべてのセッションを完全に録画することができました。セットアップのスピードは回を重ねるごとに向上し、会議終了時には1部屋あたり2～3分にまで短縮されました。
Go｜ポストプレッション
プレゼンターが自分のセッションを録画した後、あとは会社のビデオライブラリにファイルをアップロードするだけでした。通常、Panoptoはこの作業を自動的に行いますが、会議場の無線LANが安定していなかったため、イベント主催者はほとんどのセッションをオフラインで録画することを選択しました。
簡単なリマインダーメールを送ったところ、ほとんどのプレゼンターが録画したセッションをすぐにアップロードしてくれました。Panoptoの記録が失われることはなく、ファイル転送は100％成功しました。
会議終了後1週間以内に、会議チームはアップロードされたすべてのセッションを見直し、編集し、共有しました。
この会社は、3日間の会議を完全に記録し、35人のスピーカーによる30以上のセッションでの個別のプレゼンテーションを、1週間後には世界中の従業員に公開しました。そして、わずか数台の標準的なウェブカメラとプレゼンター自身のラップトップ、そしてPanoptoを使ってそれを成し遂げたのです。
結果
この計画は成功した。
何よりもまず、30本以上のオリジナルの高品質なビデオのライブラリを作成していました。すべてのビデオにはメモやスライド、インデックスが付いていて、すべて完璧に撮影されていました。
そして、それらはタイムリーでした。チームは、会議終了後1週間以内に、すべてのビデオの録画、アップロード、編集、整理に成功しました。直接参加できなかった社員も、1ヶ月半後ではなく、1週間後にはすべての映像を見ることができました。
そして、それらは検索可能でした。その後の数週間で、会社はPanoptoがイベントのビデオの中で話された言葉や見せられた言葉を検索することも可能であることを発見しました。参加していない社員は、興味のあるセッションだけでなく、そのセッションの中で興味を持った瞬間をすぐに見つけることができました。一方、参加したことのある社員は、お気に入りの場面を見つけて再視聴することができた。
そして何よりも、コスト削減につながりました。従来の方法では、技術者が200時間の作業を請け負い、さらに1万ドル近いHDカムコーダーや補助機材を必要としていました。 Panoptoは、これらの必要性を排除し、新しいハードウェア、テクニカルコンサルタント、専門的なトレーニングを必要とせずに、より高品質なビデオを制作することができました。
マドリッド会議は成功した。そして、オンラインで開催された連続したマドリッド会議も成功した。ビデオが公開されて間もなく、200人以上の社員が500回以上も視聴した。