教育用テクノロジー

効果的なコンテンツ維持戦略の実践方法

2022年3月22日

大学が動画学習ライブラリを拡充するにつれ、古くなった講義や会議、その他の動画コンテンツを非表示にしたり、アーカイブ化したり、削除したりする「コンテンツの整理」は、高等教育機関におけるベストプラクティスとなっている。

おそらくご存知かと思いますが健全な学習エコシステムにとって、コンテンツの整理が不可欠な理由はご存知でしょう。不要な動画は、LMSや動画管理システムに古いコンテンツの負担をかけ、学習者の体験を損なうだけでなく、教育機関を法的リスクにさらし、クラウドストレージのコストが上昇し続ける中で予算を圧迫します。適切な動画コンテンツの保存ポリシーを策定することで、こうした余分な負担を取り除き、コストを削減し、より良い学習体験と成果を支えることができます。

では、まず何から始めればいいでしょうか？

所属機関のコンテンツ管理を改善するために、何千ものファイルを手作業でアーカイブしたり削除したりする必要はありません。その作業を代行してくれる自動化プログラムが存在するからです。必要なのは、熟考されたポリシーを戦略的に導入することです。データの削除は不安に感じられるものであり、現状に慣れている教職員は導入に消極的になるかもしれません。しかし、関係者を議論に巻き込み、彼らの意見を考慮に入れ、組織全体にコンテンツ管理の重要性を周知することで、教育コミュニティ全体に効果的に貢献する堅固なポリシーを策定することができます。

1. 主要なステークホルダーを特定し、その声に耳を傾け、啓発する

効果的なコンテンツ保存方針の策定は、協働によるプロセスです。特に多くの高等教育機関に見られる複雑な組織体制の中で運用を行う場合、方針を円滑に導入するためには、技術担当者と管理者が、計画の利点について主要な関係者から理解と賛同を得なければなりません。単に「古いコンテンツをアーカイブするか削除する」と告げるだけでは、パニックや反発を招くことになります。経営陣や教職員の支持を得るためには、コミュニケーションが鍵となります。

まず、貴機関におけるコンテンツの保存にどのようなステークホルダーが関与しているかを特定してください。これには、経営陣、IT部門、セキュリティおよびポリシー担当部門、学務課、ならびに大学および学部のガバナンス組織などが含まれます。

次に、コンテンツ整理の取り組みの目的、それがどのような問題を解決するのか、そして大学にどのようなメリットをもたらすのかを明確に説明してください。自身の考えを裏付けるデータを用意して臨んでください。例えば、教職員は、過去の動画コンテンツすべてにアクセスできるという「安全網」に心理的な安心感を抱いているかもしれません。そのようなコンテンツへのアクセスが極めて稀であること、および大学が負担している法的・金銭的コストを証明するデータを共有することで、意識改革のきっかけを作ることができます。ステークホルダーが互いに議論できるような、分かりやすいストーリーを提示することで、世論を味方につけることができるでしょう。

最後に、フィードバックや意見交換の時間を設けてください。これは、コンテンツ管理に関するステークホルダーの課題や懸念を理解し、それらに対処する方法を計画に盛り込むための機会となります。

2. すべてのステークホルダーが主体的に関与できるコンテンツ維持戦略を策定する

新しいコンテンツ保存ポリシーによって、得をする者と損をする者が生まれるようなことがあってはなりません。大学に関わるすべての人が、この変更の恩恵を受けるべきです。コンテンツ保存戦略とその実施計画は、すべてのステークホルダーのニーズを満たすだけでなく、コンテンツ管理の体験において、彼ら自身が主体的に関与できる環境を整えるものでなければなりません。

ステークホルダーにより多くの管理権限を与える方法の一つとして、コンテンツ保存管理ツールが挙げられます。個々のファイルを手作業で非表示にしたり、アーカイブしたり、削除したりすることは、スケールさせるのが不可能です。つまり、コンテンツを一括管理するには、保存管理ツールを利用する必要があるということです。こうしたツールの多くは柔軟性が高く、部署ごとに異なるアーカイブや削除ポリシーを設定したり、個別の事情に対応したりすることが可能です。この柔軟性は確かにメリットですが、モデルが複雑になりすぎるのは避けたいところです。目的は、ユーザーに適切な裁量の余地を与えつつ、分かりにくいポリシーの迷路に閉じ込めないことです。最適なソリューションは、組織ごとに異なるものとなるでしょう。

また、管理者、教員、学生が、削除したくない資料を簡単に非表示にしたり、アーカイブしたりできる仕組みも必要です。自分の作業に対するコントロールを失ったような感覚を好む人はいません。削除ポリシーの対象外となるアーカイブフォルダを作成することで、保護したいと確信しているコンテンツを安全に保管できる場所を、すべてのユーザーに提供することになります。

3. 教職員、管理職、学生に対し、今後の変更に備えて準備を整える

新しい方針の実施許可が下りたら、大学内の全員が変更に備えられるよう確認してください。予期せぬ古い資料の削除で教職員を驚かせてしまうと、混乱や不満を招く恐れがあります。この問題に配慮と明確さを持ち対応することで、組織全体が円滑に移行できるよう準備を整えることができます。

今後の変更の影響を受けるすべての関係者および学生を対象としたコミュニケーション計画を策定してください。この計画には、具体的にどのようなデータがアーカイブまたは削除されるかを説明する詳細なニュースレターの発行、研修資料への新方針の追加、変更実施の数週間前からLMSや動画管理システム、その他の教育用プラットフォームにバナーを表示することなどが含まれます。こうした包括的な取り組みにより、全員が十分な準備を整え、必要に応じて業務プロセスを調整できるようになります。

4. 新しい方針を戦略的に導入し、継続的な支援を行う

大学は複雑な組織であるため、関係するすべての人への影響を最小限に抑える形で新方針を導入する必要があります。新方針を他の規則や規定と整合させるためには、細部まで注意を払うことが不可欠です。大学にはデータ保管や知的財産に関する内部規定が存在するはずであり、変更を施行する前にこれらすべてを見直す必要があります。また、タイミングも考慮すべき点の一つです。例えば、休暇期間や学期間の休み期間に導入すれば、当初の混乱を最小限に抑えられる可能性があります。

また、コミュニケーションは導入後も続くものです。関係者が新しいコンテンツ管理方法に慣れるまで、継続的にサポートを提供しましょう。四半期ごとや学期ごとに組織全体で最新情報を共有し、新しいポリシーの進捗状況や価値をアピールするとともに、まだ慣れない人たちの問題解決にも努めてください。

コンテンツの適正管理：より良い教育・学習体験の実現を支援

適切なアプローチをとれば、コンテンツ保存ポリシーは、ビデオ学習ライブラリを充実させるだけでなく、教員や学生の能力を高め、コンテンツ管理のベストプラクティスに対する共通の理解を醸成することで、教育機関全体における教育・学習体験の向上に寄与することになります。