Sind Sie bereit, den Schritt zu wagen und Ihr Videomanagementsystem (VMS) zu wechseln, um die Lernziele Ihrer Einrichtung zu erreichen? Als wichtiger Bestandteil Ihres EdTech-Ökosystems verstehen wir die Herausforderungen, die mit diesem Übergang einhergehen. Ihr aktueller Anbieter erfüllt möglicherweise nicht Ihre Bedürfnisse, und die Wahl des richtigen VMS kann entscheidend für den Erfolg sein. 

Was bedeutet das also für Ihre Einrichtung? In unserem Webinar „ Erfolgreicher Wechsel Ihres Videomanagementsystems“ erläutert Matt Dennis, Videolernexperte von Panopto , typische Probleme bei der Auswahl eines neuen Systems, Auswahlkriterien und häufig gestellte Fragen. Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst, um Sie durch den Prozess zu führen, Ihnen eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen und Ihnen die Wahl der optimalen Lösung für Ihre Bedürfnisse zu erleichtern.

1. Ermitteln Sie, mit welchen Problemen Sie konfrontiert sind.

Laut dem Bericht „Video Trends in Higher Education 2023“ sind lediglich 30,2 % der Hochschulen mit ihrem aktuellen Videomanagementsystem (VMS) zufrieden. Die Lösungen, die während der Pandemie als ausreichend galten, werden nun kritisch hinterfragt, da die Hochschulen nach zuverlässigen, benutzerfreundlichen und anpassungsfähigen Plattformen suchen, die sie langfristig unterstützen können. Trotz des hohen Zeit-, Energie- und Ressourcenaufwands bei der Auswahl eines VMS steht der tatsächliche Aufwand nicht immer im Verhältnis zum Zeitaufwand.

Ein weiterer interessanter Befund des Berichts ist, dass Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport und Kosten die wichtigsten Faktoren für die Zufriedenheit mit Videomanagementsystemen (VMS) sind. Welche Probleme haben Sie also? Beginnen Sie damit, herauszufinden, was für Sie nicht funktioniert und welche Bedürfnisse Sie haben.

2. Wissen, worauf man beim Wechsel achten muss

Sobald Sie die Probleme Ihres aktuellen VMS erkannt haben, ist es wichtig zu wissen, welche Funktionen Ihr neues VMS haben sollte. 

Ein VMS mit All-in-One-Funktionen

Ist das VMS eine Komplettlösung für Videos, mit der man Videos aufnehmen, live streamen, hosten, teilen und suchen kann? Dazu gehören unter anderem folgende Fragen:

• Welche Geräte benötigen Sie für den Betrieb des Videomanagementsystems (VMS) und welche Hardware ist zum Streamen, Verwalten und Ansehen von Videos erforderlich? Sind zusätzliche Investitionen nötig, damit das System voll funktionsfähig ist und Ihre Anforderungen erfüllt? Sie sollten sicherstellen, dass Sie keine unerwarteten Kosten befürchten müssen.  
• Wie viele Videoeingänge können gleichzeitig für Veranstaltungen, Präsentationen und Vorführungen erfasst werden?  
• Ist das Videomanagementsystem (VMS) mit den spezifischen Anwendungsfällen Ihrer Einrichtung kompatibel ? Es ist wichtig, die relevanten Akteure zu befragen, um die genauen Anwendungsfälle Ihrer Einrichtung zu kennen. Beispielsweise könnte Ihre medizinische Fakultät die Möglichkeit benötigen, Videos für Studierende, die große Informationsmengen verarbeiten müssen, zu beschleunigen, oder Ihre juristische Fakultät eine mobile Software für die Aufzeichnung von simulierten Gerichtsverhandlungen.

Laut unserem Bericht „Videotrends im Hochschulwesen“ sind Vorlesungsaufzeichnung und Fernunterricht die beiden häufigsten Anwendungsfälle. Wir wissen aber, dass es noch viele weitere gibt. Ziel ist es, nicht nur eine Komplettlösung anzubieten, sondern genau die richtigen Funktionen bereitzustellen, die Lehrende und Studierende zu Innovationen anregen und unzählige Anwendungsfälle ermöglichen.

Ein benutzerfreundliches VMS

Ist das VMS benutzerfreundlich? Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:

• Können Sie das Erscheinungsbild Ihres Videoportals individuell anpassen ?
• Haben Sie Zugriff auf eine schrittweise Anleitung zum Aufzeichnen und Teilen eines Videos oder zum Live-Streamen einer Videopräsentation ?
• Wie viele Klicks sind nötig, um ein Video aufzunehmen? 
• Werden alle gesprochenen und geschriebenen Wörter automatisch für die Suche indexiert ?
• Wie mobilfreundlich ist das VMS und bietet es Unterstützung für mobile Apps zur Videosuche, -wiedergabe und -verwaltung?

Ein VMS mit transparenter und inklusiver Preisgestaltung

Bietet das VMS transparente und umfassende Preise? Welche Elemente sind im Grundlizenzpreis enthalten und welche Funktionen müssen als Zusatzleistungen erworben werden? Manche VMS bieten Komplettpreise an, während andere mit einer undurchsichtigen Preisstruktur arbeiten – es ist wichtig, das für Sie beste Angebot zu finden.

Ein VMS mit erstklassigem Kundensupport

Verfügt das VMS über erstklassigen Kundensupport ? Man weiß nie, wann man Hilfe benötigt – deshalb ist ein VMS mit hervorragendem Kundensupport unerlässlich. Sie fragen sich vielleicht, wie schnell der Kundensupport auf Probleme reagiert – dauert es 10 Minuten oder drei Stunden, bis ein Problem gelöst wird? Gibt es telefonischen Support oder ein Ticketsystem? Stehen Ihnen verständliche Erklärvideos oder Artikel zur Verfügung, mit denen Sie ein Problem selbst lösen können, bevor Sie sich an den Support wenden? Und wie schützt die Videoplattform vor Ausfällen und Systemfehlern während einer Aufzeichnung oder Live-Veranstaltung?

Ein VMS mit starken Partnerschaften

Und schließlich: Starke Partnerschaften sind entscheidend: Wie gut lässt sich das Videomanagementsystem (VMS) in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren ? Sie sollten ein VMS wählen, das mit Ihrer bereits genutzten Technologie kompatibel ist und Ihnen die Arbeit erleichtert. Welche mobilen Apps unterstützen die Videosuche, -wiedergabe und -verwaltung? Wie erfolgreich begleitet der VMS-Produktspezialist Sie bei der Umstellung – werden Sie durch die einzelnen Schritte geführt?

3. Verstehen Sie, was der Wechselprozess beinhaltet.

Nachdem wir nun wissen, worauf wir beim Wechsel unseres Videomanagementsystems achten sollten, schauen wir uns an, was der Wechselprozess selbst beinhaltet.

• Ausstieg aus bestehenden Verträgen . Haben Sie einen mehrjährigen Vertrag mit einem Videomanagementsystem (VMS)? Dann sollten Sie ein VMS in Betracht ziehen, das spezielle Preisvorteile bietet, um einen Wechsel vor Vertragsende kostengünstig zu gestalten.
• Übertragen Sie Ihre Inhalte. Ihr neues Videomanagementsystem (VMS) sollte Videomigrationsdienste anbieten, um Ihre bestehenden Mediendateien und Metadaten in eine neue Videobibliothek zu übertragen.
• Übertragen Sie Ihre aktuellen Benutzerdaten, Berechtigungen und Ordnerstruktur auf Ihr neues VMS. Benutzerberechtigungen und Ordnerstrukturen können komplex sein, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass diese nahtlos auf Ihr neues VMS übertragen werden können.
• Zeitplanung und Erwartungen für die Migration managen. Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen und Bedürfnisse frühzeitig mit Ihrem neuen VMS-Anbieter – planen Sie die Migration innerhalb von sechs Wochen oder sechs Monaten? Ob Sie dringend migrieren müssen oder den Wechsel über einen längeren Zeitraum planen, es ist ratsam, diese Erwartungen im Vorfeld zu klären.

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Der Wechsel zu einem neuen VMS mag auf den ersten Blick eine schwierige Aufgabe sein, aber mit der richtigen Herangehensweise können Sie einen reibungslosen Übergang gewährleisten und das beste VMS für Ihre Lernziele finden. 

Bei Panopto Wir verstehen die Herausforderungen, die mit dem Wechsel von Videomanagementsystemen (VMS) einhergehen, und unterstützen Sie dabei in jedem Schritt. Wir helfen Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden und das Potenzial eines neuen VMS voll auszuschöpfen, das die Lernerfahrung an Ihrer Einrichtung optimiert. Gemeinsam meistern wir diesen Übergang und führen Ihre Einrichtung auf Erfolgskurs.

 

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