Das Identifizieren, Sammeln, Aufbereiten und Überprüfen von elektronisch gespeicherten Informationen und Inhalten, die für Audits und Gerichtsverfahren benötigt werden – ein Prozess, der als elektronische Beweissicherung oder eDiscovery bekannt ist – hat sich für viele größere Organisationen zu einem grundlegenden rechtlichen Verfahren entwickelt.

eDiscovery ist eine große Herausforderung. Unternehmen müssen nicht nur feststellen, welche Informationen existieren, sondern auch, wo sie gespeichert sind und wie sie gesammelt, geprüft und für eine breitere Nutzung aufbereitet werden können – oft unter Einhaltung strenger Fristen und mit der Möglichkeit, Bußgelder und Strafen zu riskieren.

Alle in elektronischer Form gespeicherten Informationen können gemäß den allgemeinen eDiscovery-Regeln zur Herausgabe verpflichtet werden – und während diese Definition selbstverständlich auch traditionelle Bürodokumente und E-Mails umfasst, schließt sie zunehmend auch Videos mit ein.

Video: Die nächste große Herausforderung für die elektronische Beweissicherung

Video ist heutzutage eine der am schnellsten wachsenden Inhaltsarten in der Unternehmenswelt und wird für alles Mögliche eingesetzt, von Telefonkonferenzen und Webinaren über Schulungen, Marketing, Kommunikation mit Führungskräften und Investoren, Vertriebsakquise und Kundenservice bis hin zu vielem mehr.

Schauen Sie sich einfach die Daten an:

• Laut dem EMC Digital Universe Report machen unstrukturierte Informationen wie Videos bereits 90 % aller erstellten digitalen Informationen aus und wachsen 2-3 Mal so schnell wie strukturierte Daten.
• Palo Alto Networks berichtet, dass sich das Videostreaming in Unternehmensnetzwerken in den ersten sechs Monaten des Jahres 2012 mehr als verdreifacht hat .
• Laut Gartner Research werden große Unternehmen bis 2016 mehr als 16 Stunden Videomaterial pro Mitarbeiter und Monat streamen. Das entspricht 45 Minuten Videomaterial pro Tag.

Nur drei Jahre nachdem Microsoft seine eigene interne Videoplattform geschaffen hatte, stellte das Unternehmen fest, dass seine Mitarbeiter jährlich 9.000 neue Videos aufnahmen – fast ein Video pro zehn Mitarbeiter, jedes Jahr.

Video schafft 3 eDiscovery-Herausforderungen

Angesichts der zunehmenden Videoproduktion wird die Suche in Videos für die elektronische Beweissicherung immer wichtiger. Videos stellen die Experten für elektronische Beweissicherung jedoch vor drei besondere Herausforderungen.

Erstens: Die Suche nach dem eigentlichen Inhalt eines Videos war traditionell sehr schwierig
Herkömmliche Videosysteme können Videos nur anhand manuell hinzugefügter Metadaten wie Titel, Autor und einigen Schlagwörtern durchsuchen. Da Geschäftsvideos in der Regel 30 bis 60 Minuten oder länger sind, ist es unmöglich, mit diesen begrenzten Metadaten den gesamten Inhalt der Datei präzise abzubilden.

Zweitens: Unzusammenhängende Videospeicherung birgt die Gefahr, dass wichtige Dateien übersehen werden.
Organisationen ohne Videomanagementsystem (oft auch Videobibliothek oder „Unternehmens-YouTube“ genannt) speichern ihre Videodateien typischerweise über verschiedene SharePoint-Websites, Dateifreigaben, Mitarbeiterfestplatten und sogar auf öffentlichen Plattformen wie Dropbox und YouTube. Dies erschwert die vollständige Überprüfung der Videodateien und erhöht das Risiko, dass vertrauliche Materialien unsachgemäß gespeichert, weitergegeben oder außerhalb der Unternehmensstandards aufbewahrt werden.

Drittens: Das Sichten von Videodateien ist zeitaufwändig und kostspielig.
Ohne eine Möglichkeit, Videos nach relevanten Inhalten zu durchsuchen, zwingt Ihr eDiscovery-Prozess unweigerlich jemanden dazu, entweder mühsam die Videochronologie zu durchsuchen, um jedes Video zu überprüfen, oder sich im schlimmsten Fall sogar jede Datei von Anfang bis Ende anzusehen. Da Unternehmen immer mehr Videos aufzeichnen, können die damit verbundenen Rechtskosten schnell astronomisch hoch werden.

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Bessere elektronische Beweissicherung erfordert eine bessere Videoplattform: Panopto

Im Bereich der elektronischen Beweissicherung hat Video den Wendepunkt überschritten – es wird einfach jeden Tag zu viel Material produziert, um es ohne effektive Suchfunktionen verantwortungsvoll verwalten zu können.

Genau das macht Smart Search von Panopto zu einem absolut unverzichtbaren Bestandteil Ihres eDiscovery-Programms.

Die intelligente Suche ist das branchenweit umfassendste Tool, um den tatsächlichen Inhalt jedes Videos in Ihrer Bibliothek zu durchsuchen. Keine andere Videoplattform für Unternehmen kann Ihnen bei der Videosuche so gut helfen wie Panopto .

Intelligente Suche von Panopto ermöglicht es jedem, Videoinhalte genauso einfach zu durchsuchen wie Dokumente, Webseiten oder E-Mails.

Mit Smart Search wird jede Aufnahme gefunden – egal ob neu oder alt und ob sie mit einem Gerät aufgenommen wurde oder nicht. Panopto – kann nun durchsucht werden nach:

• Von einem beliebigen Sprecher gesprochene Worte (mit automatischer Spracherkennung)
• Wörter, die an beliebiger Stelle in einem Video vorkommen, einschließlich Text, der während Screencasts auf dem Bildschirm angezeigt wird (mit optischer Zeichenerkennung)
• Texte aus PowerPoint- und Keynote-Präsentationen, einschließlich der Sprechernotizen
• Wörter, die Teil der öffentlichen Notizen oder Kommentare eines Videos sind.

Und Panopto Das mühsame Suchen und Auswählen entfällt – sobald ein Schlüsselwort im Video gefunden wurde, kann man sofort zu der Stelle im Video vorspulen, an der das Schlüsselwort erscheint.

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