Seit mehr als einem Jahrzehnt zählen Arbeitnehmer die Möglichkeit zur Telearbeit zu den wichtigsten beruflichen Vorteilen. Untersuchungen zeigen, dass die Zahl derer, die ihr Zuhause als Hauptarbeitsplatz betrachten, seit 2005 um 80 % gestiegen ist. Und mit 79 % der US-Arbeitnehmer, die angeben, dass sie zumindest teilweise von zu Hause aus arbeiten möchten, ist der Trend zur Telearbeit nicht aufzuhalten.

Als Reaktion auf die Zunahme der Telearbeit hat auch die Verfügbarkeit von Tools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit in Gruppen erleichtern, in den letzten Jahren stark zugenommen. Von Messaging-Tools wie Lync und Slack über Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello bis hin zu Kollaborationsanwendungen wie Google Drive und Smartsheet - Telearbeiter haben heute keinen Mangel an Tools, die sie produktiv und mit anderen Remote-Teams verbunden halten.

Die Autorin Alexandra Samuel vertritt in ihrem ausgezeichneten Artikel für die Harvard Business Review mit dem Titel "Collaborating Online is Sometimes Better than Face-to-Face" die Ansicht, dass die Online-Zusammenarbeit der persönlichen Zusammenarbeit oft vorzuziehen ist. In dem Artikel behauptet Frau Samuel, dass die Online-Zusammenarbeit gut geeignet ist, um drei bestimmte Arten von Problemen zu lösen: Zeitprobleme, Entfernungsprobleme und Kommunikationsprobleme.

Zeitprobleme durch Online-Zusammenarbeit lösen

Für global tätige Unternehmen mit Mitarbeitern und Partnern, die über den ganzen Globus verstreut sind, können die Zeitunterschiede oft zu einem Produktivitätsverlust führen, wenn sie nicht effizient gehandhabt werden. Als einen der Hauptvorteile der Online-Zusammenarbeit nennt Frau Samuel die 24/7-Produktionszyklen, die es virtuellen Teams ermöglichen, Arbeit an einen Kollegen oder ein Team in einer anderen Zeitzone abzugeben und die nächste Arbeitsphase bis zum Arbeitsbeginn am nächsten Tag wieder aufzunehmen.

Damit die Produktionszyklen rund um die Uhr effektiv sind, ist es jedoch wichtig, dass die Mitarbeiter die von ihnen geleistete Arbeit ordnungsgemäß dokumentieren, bevor sie sie am Ende des Tages an ein entferntes Teammitglied weitergeben. Ohne eine solche Dokumentation kann es vorkommen, dass Teammitglieder an anderen Standorten Fragen haben oder auf Hindernisse stoßen, die den Produktionszyklus verzögern.

Obwohl sich viele Unternehmen auf textbasierte Dokumentation verlassen, kann es im besten Fall mühsam sein, sich durch Absätze von Schritten zu wühlen, und im schlimmsten Fall ignoriert oder übersehen werden. Wenn Dokumentation oder Kommunikation zu einem Engpass werden, kann Video eine schnelle und effiziente Lösung bieten. Selbst mit nichts weiter als einem Bildschirmschreiber und einer Webcam oder Smartphone-Kamera können Kollegen sich selbst aufzeichnen und jeden einzelnen Aspekt ihres Fortschritts dokumentieren.

Sehen Sie sich unten ein Beispiel für ein mit Panopto erstelltes Dokumentationsvideo an:

 

Entfernung zu Ihrem Vorteil nutzen

Die Online-Zusammenarbeit ermöglicht die Zusammenarbeit entfernter Teams innerhalb desselben Unternehmens. Sie ermöglicht es Unternehmen auch, Teams und Ressourcen aus anderen Organisationen oder Standorten zu nutzen. Externe Beratungs- oder Dienstleistungsunternehmen sind ein Beispiel dafür, ebenso wie On-Demand-Arbeitsdienste wie oDesk und Fiverr, die Unternehmen bei der schnellen Lösung von Problemen helfen können, für die spezielle Fähigkeiten oder Fachkenntnisse erforderlich sind, die im Unternehmen nicht verfügbar sind.

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen hinzugezogenen Mitarbeiter über alle Informationen verfügen, die sie für die erfolgreiche Durchführung des Projekts benötigen. Wenn Sie virtuellen Teams Zugriff auf die Video-Wissensdatenbank Ihres Unternehmens gewähren, können Sie zeitaufwändige (und oft teure) persönliche Schulungen und Einweisungen vermeiden.

Verbesserung der Kommunikation zwischen virtuellen Teams

Einer der besten Ratschläge, die Frau Samuel in ihrem Artikel gibt, ist, dass die Online-Zusammenarbeit es den Unternehmen ermöglicht, ein breiteres Spektrum an Kommunikations- und Arbeitsstilen zu berücksichtigen. Nicht alle Gruppen arbeiten am besten, wenn sie an einem Tisch sitzen und Brainstorming betreiben. Bei komplizierten oder unklar definierten Problemen kann eine Mischung von Tools, die die verschiedenen Kommunikationsarten Ihrer Mitarbeiter unterstützen, die Kreativität und Problemlösung fördern. Frau Samuel schlägt vor, dass virtuelle Mind-Mapping-Tools wie Lucidchart und Mindmeister visuellen Denkern helfen können, Lösungen zu konzipieren, während Teammitglieder, die genauere Grenzen benötigen, Online-Projektmanagement-Tools wie Basecamp verwenden können, um spezifische Ziele und Zeitpläne festzulegen.

Videobasierte Tools für die Teamzusammenarbeit

Immer mehr Unternehmen setzen auf Video, da es ihnen ermöglicht, mehr Menschen zu geringeren Kosten konsistente Informationen zukommen zu lassen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die Videoplattform von Panopto die Zusammenarbeit und Kommunikation in Ihrem gesamten Unternehmen verbessern kann, kontaktieren Sie unser Team noch heute für eine persönliche Demonstration.