Aktuell scheiden täglich fast zehntausend Babyboomer aus dem Berufsleben aus. Allein im letzten Quartal 2016 verließen 800.000 Menschen über 65 den US-Arbeitsmarkt , was bestätigt, dass die sogenannte „Silberne Welle“ (ein Begriff für die große Zahl älterer Babyboomer) tatsächlich eine Bedrohung für viele Unternehmen darstellt.

Bei all den Diskussionen über verschobene Renteneintritte und verlängerte Erwerbsbeteiligungsquoten – beides gut dokumentierte Phänomene, die die Demografie der heutigen Arbeitswelt prägen – bleibt die einfache Tatsache bestehen, dass die Babyboomer-Generation nun in Scharen zum letzten Mal das Büro verlässt.

Diese Zahl summiert sich schnell. Der Verlust von 10.000 Arbeitskräften pro Tag bedeutet 300.000 verlorene Arbeitskräfte pro Monat – und mehr als drei Millionen erfahrene Arbeitskräfte pro Jahr.

Und für allzu viele Unternehmen bedeutet es auch den Verlust des wertvollen institutionellen Wissens ausscheidender Mitarbeiter .

Erfahrene Mitarbeiter – auf allen Ebenen des Unternehmens – verfügen oft über einen reichen Erfahrungsschatz. Sie leisten einen wertvollen Beitrag für Kunden, indem sie deren Historie und Problemstellungen genau kennen. Auch Kollegen profitieren von ihrem umfassenden Prozessverständnis und ihrem Wissen über geeignete Lösungsansätze. Und sie tragen maßgeblich zur Verbesserung Ihres Unternehmensergebnisses bei, indem sie die richtigen Fragen stellen, die richtigen Anliegen ansprechen und die richtigen Schritte einleiten, um optimale Konditionen auszuhandeln und die besten Verträge abzuschließen.

Dies sind nur einige der Vorteile, die erfahrene Fachkräfte einem Unternehmen bringen – und leider kann die einfache Besetzung dieser Position mit einer neuen Person zu einer Führungslücke in Ihrem Unternehmen führen.

Die 4 Wissensarten, die Sie beim Ausscheiden von Mitarbeitern verlieren können

Kürzlich, Harvard Business Review Eine detailliertere Untersuchung darüber, was Organisationen verlieren, wenn ihre Experten ihre Karriere beenden, wurde veröffentlicht. Das Team fand Folgendes heraus: dass die gravierendsten Verluste in vier Schlüsselbereichen entstanden sind:

Beziehungen
Dass ein Experte ein wichtiger Ansprechpartner bei einem Lieferanten oder Kunden sein und somit leichter mit diesen Personen ins Gespräch kommen kann, ist nicht überraschend. Doch die Verluste reichen tiefer: Jahrelange Erfahrung verleiht dem Experten oft ein Gespür dafür, was verhandelbar ist und was nicht, was man durchsetzen kann und was nicht, und was besprochen werden sollte und was nicht – und der Verlust dieses Einblicks kann sich rächen.

Ruf
In der heutigen Zeit schlanker Organisationen ist fast jeder Experte auf einem bestimmten Gebiet. Und ihre Kontakte wissen das – sie wissen, dass sie für die richtige Antwort sofort eine bestimmte Person finden. Diese Person zu ersetzen, stellt das Vertrauen dieser Kunden und Kontakte auf die Probe – sie sollen einer neuen Person vertrauen, nachdem sie ihrem Vorgänger vertraut haben. Selbst bei einem reibungslosen Übergang sind Murren und Unmut keine Seltenheit.

Überarbeitung
Die Fähigkeit, die richtigen Fragen zu stellen, ist womöglich eine der am meisten unterschätzten Kompetenzen eines Teammitglieds. Kein Unternehmen kommt ohne interne Probleme und individuelle Systeme aus – erfahrene Mitarbeiter kennen diese Details aus Erfahrung und können entsprechend planen. Neuere Teammitglieder wissen oft gar nicht, dass diese Hürden existieren – was bedeutet, dass Sie viel häufiger von „Plan B“ hören werden als vor dem Ausscheiden Ihres Experten.

Regeneration
Die Medien stellen Innovation gern als plötzliche Geistesblitze dar, doch das entspricht nicht der Realität. Bahnbrechende Ideen basieren auf jahrelanger Erfahrung und Übung – und da die Geschäftswelt von heute immer technischer und komplexer wird, braucht es mehr Zeit denn je, um wirklich Experte zu werden. Selbst Nobelpreisträger sind heute älter als je zuvor ! Ihre beste Chance besteht darin, kontinuierlich zu schulen und Nachwuchskräften so viele Möglichkeiten wie möglich zu geben, von Ihren Experten zu lernen, bevor diese das Unternehmen verlassen.

Das Risiko des Wissensverlusts durch ausscheidende Mitarbeiter lässt sich durch eine Nachfolgeplanungsstrategie minimieren.

Die meisten Organisationen bemerken den Verlust bestimmter Ressourcen erst, nachdem ihr Experte das Unternehmen verlassen hat. Daher können nur wenige die durch den Ruhestand eines Experten entstandenen Lücken schnell schließen.

So muss es nicht sein.

Eine durchdachte Nachfolgeplanung kann die Auswirkungen von ausscheidenden Mitarbeitern minimieren. Nur selten ist ein Kandidat sofort bereit, die Rolle einer erfahrenen Führungskraft oder eines erfahrenen Mitarbeiters zu übernehmen. Eine Nachfolgeplanung hilft Ihnen, Wissenslücken zu erkennen und Nachfolger reibungslos in ihre neuen Aufgaben zu integrieren. 

Sichern Sie sich Fachwissen, bevor Ihre Experten in den Ruhestand gehen.

Nur wenige Organisationen unterschätzen die Bedeutung ihrer langjährigen Mitarbeiter als wertvolle Ressource. Im Gegenteil, die meisten tun alles, um deren Expertise anzuerkennen und weisen andere Mitarbeiter formell oder informell darauf hin, sich bei relevanten Fragen an den internen Experten zu wenden.

Diese Art des Austauschs von Informationen und Best Practices durch Experten ist nichts Neues – Kollegen teilen seit Jahrhunderten auf diese Weise Tipps und Techniken. Heute erkennen jedoch auch Personal- und Weiterbildungsabteilungen in Unternehmen zunehmend den Wert dieses „ sozialen Lernens “ und suchen nach neuen Wegen, es zu fördern, zu erhalten und auszuweiten. So soll sichergestellt werden, dass die in informellen Einzelgesprächen ausgetauschten Informationen jederzeit und überall für alle Mitarbeitenden im Unternehmen nutzbar sind.

Heute gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, institutionelles Wissen zu speichern und zu verwalten:

• Wikis ermöglichen es Organisationen, Enzyklopädien zu erstellen, die jedes wichtige Detail dokumentieren.
• Foren ermöglichen es Experten, sich über eine netzwerkähnliche Oberfläche zu Wort zu melden, wann immer eine Frage gestellt werden kann.
• Brown-Bag-Sessions schaffen eine informelle Zusammenkunftsatmosphäre, in der ein Fachexperte sein Wissen vor einem Publikum interessierter Kollegen präsentieren kann.

Und für eine schnell wachsende Zahl von Organisationen gibt es eine Technologie, die alle Vorteile von Wikis, Foren und informellen Schulungen bietet – in einem einzigen, ansprechenden Format: Video .

Neugierig, wie? Dann schau einfach zu.

Warum Video so wertvoll ist, um Mitarbeiterwissen zu erfassen

Die zunehmende Verfügbarkeit hochwertiger Videoaufnahmegeräte wie Webcams und Smartphones hat es so einfach wie nie zuvor gemacht, nahezu alles schnell aufzunehmen. Und da immer mehr Unternehmen Videomanagementsysteme (Video-CMS) einsetzen, ist das Teilen dieser Aufnahmen mit Kollegen so einfach wie ein Mausklick.

Video trägt besser zur Bewahrung institutionellen Wissens bei als Text, da Experten ihre Demonstrationen anschaulich demonstrieren können. Zahlreiche Studien belegen zudem, dass Video für diese Art von Informationen ein besseres Format darstellt – Videotrainings verbessern nicht nur das Erinnerungsvermögen der Lernenden, sondern laut Forrester Research bevorzugen 75 % der Mitarbeiter ein Video gegenüber dem Lesen einer E-Mail oder Webseite .

Die Nutzung eines Videomanagementsystems (VCMS) steigert diesen Nutzen, indem es Ihre Videoinhalte leichter zugänglich macht. Dank einer zentralen Videobibliothek wissen Ihre Mitarbeiter genau, wo sie die gesuchten Informationen finden, anstatt mühsam in einem Labyrinth aus Dateifreigaben und SharePoint-Netzwerken suchen zu müssen. Panopto indexiert sogar jedes gesprochene und jedes auf dem Bildschirm gezeigte Wort in jedem Video Ihrer Bibliothek. So kann Ihr Team die benötigten Informationen schnell finden und direkt dorthin vorspulen.

Und über die zentrale Verwaltung Ihrer Videoressourcen hinaus erleichtert ein VCMS die Videonutzung. Ein modernes VCMS wie Panopto Transkodiert automatisch jedes Video in Ihrer Bibliothek, sodass es auf jedem Gerät ohne Dateiformatprobleme abgespielt werden kann.

Fordern Sie eine Demo an: Nutzung von Video zur Kuratierung institutionellen Wissens

Jede Organisation wird ihre eigenen Wege finden, das Potenzial von Videos zu nutzen, um das Fachwissen ihrer langjährigen Mitarbeiter gezielt einzusetzen. Zu den gängigsten Strategien gehören heute:

Prozessdemonstrationen
Eine der häufigsten Anwendungen von Videos in Unternehmen ist gleichzeitig eine der wertvollsten Methoden, das Fachwissen Ihres Teams festzuhalten. Wenn Sie Ihre Fachexperten bitten, einen kompletten Ablauf eines Prozesses oder Programms aufzuzeichnen, ist dies eine ideale Möglichkeit, die Arbeitsweise Ihres Unternehmens schnell zu dokumentieren – und dem Nachfolger eines ausscheidenden Mitarbeiters einen unschätzbaren Vorteil beim Einarbeiten in seine neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu verschaffen.

„Worauf Sie achten sollten“ – Übersicht
Zu zeigen, wie Dinge funktionieren sollten, ist wichtig – doch oft ist es gerade das Fachwissen Ihrer erfahrenen Mitarbeiter, das sie so unverzichtbar macht, wenn etwas schiefgeht. Jahrelange Erfahrung ist oft der beste Anhaltspunkt, um zu wissen, welche Komponenten vorgezogen überwacht, welche Schritte doppelt geprüft und welche Kunden noch einmal kurz telefonisch kontaktiert werden sollten. Mithilfe von Video können Ihre Experten die gleichen Tipps und Best Practices festhalten, die sie jahrelang informell im Büro ausgetauscht haben, und anderen helfen, von ihrem Wissen zu profitieren – selbst wenn diese Tausende von Kilometern entfernt sind oder erst in einigen Jahren danach fragen.

„Was ich gelernt habe“-Video für die Brown Bags
Wie die Harvard Business Review (HBR) bereits festgestellt hat, besteht das größte Problem beim Ausscheiden von Experten oft darin, dass man nicht weiß, welches Wissen man gerne festgehalten hätte. Zwar gibt es keine Garantie, jedes Detail zu sichern, doch manchmal hilft nichts mehr, als auf „Aufzeichnen“ zu klicken und einen Mitarbeiter zu bitten, sein Wissen mit anderen zu teilen. Ob es um Prozessoptimierung, die Bewältigung großer Projekte oder Kundenbeziehungen oder sogar um den erfolgreichen Karriereaufbau im Unternehmen geht – Sie werden überrascht sein, wie viel Wissen Ihre ausscheidenden Experten tatsächlich zu teilen haben.

Das Wissen ausscheidender Mitarbeiter darf nicht verloren gehen.

Täglich gehen 10.000 Babyboomer in Rente. Und jeder von ihnen könnte der Experte sein, dessen jahrelange Erfahrung maßgeblich zum Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens beigetragen hat. Panopto Organisationen – und sogar ihre Experten selbst! – können problemlos Demonstrationen, Präsentationen, Diskussionen und so gut wie alle anderen Ideen, Erkenntnisse oder Informationen aufzeichnen. Und mit der branchenweit besten Videoinhaltssuche und -freigabe, Panopto hilft Ihnen sicherzustellen, dass das Fachwissen Ihrer Experten auch nach deren Abschiedsfeier weiterhin verfügbar ist und allen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht.

Weiterführende Lektüre: Wie man institutionelles Wissen inmitten der großen Resignation bewahrt