Zurzeit scheiden jeden Tag fast zehntausend Babyboomer aus dem Erwerbsleben aus . Im letzten Quartal 2016verließen 800.000 Menschen über 65 Jahre die US-Arbeitswelt, was bestätigt, dass der "Silver Tsunami" (ein Begriff, der die Masse der alternden Babyboomer beschreibt) tatsächlich eine Bedrohung für viele Unternehmen darstellt.

Bei allem Gerede über verzögerte Pensionierungen und höhere Erwerbsquoten - beides ist gut dokumentiert und prägt die Demografie der heutigen Arbeitswelt - bleibt die einfache Tatsache, dass die Generation der Babyboomer nun zum letzten Mal in Scharen das Büro verlässt.

Eine Zahl, die sich schnell summiert. Der Verlust von 10 000 Arbeitnehmern pro Tag bedeutet den Verlust von 300 000 Arbeitnehmern pro Monat - und mehr als drei Millionen erfahrene Arbeitnehmer pro Jahr.

Und für allzu viele Unternehmen bedeutet dies auch, dass sie den Zugang zu dem wertvollen institutionellen Wissen der ausscheidenden Mitarbeiter verlieren.

Erfahrene Mitarbeiter - auf allen Ebenen des Unternehmens - sind oft eine Quelle für erfahrungsbasiertes Know-how. Sie sind in der Lage, mit ihrem klaren Wissen über die Geschichte und die Probleme eines Kunden etwas zu bewirken. Sie sind in der Lage, für ihre Kollegen etwas zu bewirken, da sie ein umfassendes Verständnis der Prozesse haben und wissen, wann sie Umgehungslösungen einführen müssen. Und sie sind in der Lage, Ihr Endergebnis zu verbessern, indem sie die richtigen Fragen stellen, die richtigen Bedenken ansprechen und die richtigen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass die besten Geschäfte ausgehandelt und die besten Verträge unterzeichnet werden.

Dies sind nur einige der Vorteile, die erfahrene Fachkräfte für ein Unternehmen mit sich bringen - und leider kann es zu einer Führungslücke in Ihrem Unternehmen kommen, wenn Sie einfach jemandem eine neue Aufgabe übertragen.

Die 4 Arten von Wissen, die Sie verlieren können, wenn Mitarbeiter in den Ruhestand gehen

Kürzlich, Harvard Business Review veröffentlichte einen genaueren Blick darauf, was Unternehmen verlieren, wenn ihre Experten ihre Karriere beenden. Was das Team herausfand, war dass die dringendsten Verluste in 4 Schlüsselbereichen zu verzeichnen sind:

Beziehungen
Dass ein Experte ein wichtiger Kontakt zu einem Lieferanten oder Kunden ist und daher leichter in der Lage ist, eine Diskussion mit diesen Personen zu beginnen, ist keine Überraschung. Aber die Verluste gehen hier tiefer - jahrelange Erfahrung gibt Ihrem Experten oft ein Gespür dafür, was verhandelt werden kann und was nicht, was durchgesetzt werden kann und was nicht, und was diskutiert werden sollte und was nicht - und der Verlust des Zugangs zu diesen Erkenntnissen kann einen hohen Preis haben.

Reputation
In der heutigen Zeit der schlanken Organisationen ist so gut wie jeder ein Experte auf einem bestimmten Gebiet. Und ihre Kontakte wissen das - sie haben gelernt, dass eine Person für sie die richtige Antwort ist, und zwar auf Anhieb. Wird diese Person ersetzt, wird das Vertrauen dieser Kunden und Kontakte auf die Probe gestellt - sie sollen einem neuen Namen vertrauen, nachdem sie bereits einem Vorgänger ihr Vertrauen geschenkt haben. Selbst bei einem guten Übergang ist es nicht ungewöhnlich, dass sie mürrisch sind.

Überarbeitung
Die Fähigkeit, die richtigen Fragen zu stellen, ist vielleicht eine der am meisten unterschätzten Fähigkeiten eines Teammitglieds. Kein Unternehmen arbeitet ohne eine Reihe interner Probleme und eigenwilliger Systeme - erfahrene Mitarbeiter kennen diese Details aus Erfahrung und können sie einplanen. Neuere Teammitglieder wissen oft nicht einmal, dass es diese Hürden gibt - was bedeutet, dass Sie viel mehr von "Plan B" hören werden als vor dem Ausscheiden Ihres Experten.

Regeneration
In den Medien wird gerne über Innovation gesprochen, als ob sie blitzartig erfolgt, aber das stimmt nicht wirklich. Bahnbrechende Ideen beruhen auf jahrelangem Lernen und Üben - und da die heutigen Unternehmen immer technischer und komplexer werden, braucht man mehr Zeit denn je, um wirklich ein Experte zu werden. Selbst Nobelpreisträger sind heute älter als je zuvor! Ihre beste Hoffnung ist es, zu schulen, zu schulen, zu schulen - und neuen Mitarbeitern so viel Gelegenheit wie möglich zu geben, von Ihren Experten zu lernen, bevor sie weg sind.

Reduzieren Sie das Risiko des Wissensverlusts durch ausscheidende Mitarbeiter mit einer Nachfolgeplanungsstrategie

Die meisten Unternehmen wissen erst nach dem Ausscheiden ihres Experten, dass sie bestimmte Werte verloren haben. Folglich sind nur wenige in der Lage, die Lücken, die durch das Ausscheiden eines Experten entstehen, schnell zu schließen.

Das muss nicht so sein.

Eine Nachfolgeplanungsstrategie kann dazu beitragen, die Auswirkungen des Ausscheidens von Mitarbeitern zu minimieren. Es ist selten, dass ein Kandidat "sofort" bereit ist, die Rolle einer erfahrenen Führungskraft oder eines Mitarbeiters zu übernehmen. Eine Nachfolgeplanungsstrategie hilft Ihnen, Wissenslücken zu erkennen und Nachfolger mit weniger Schwierigkeiten in neue Rollen zu überführen. 

Kuratieren Sie Fachwissen, bevor Ihre Experten in Rente gehen

Nur wenige Unternehmen übersehen ihre langjährigen Mitarbeiter wirklich als wertvolle Ressourcen. Die meisten tun sogar alles, um dieses Fachwissen anzuerkennen, indem sie andere Mitarbeiter formell oder informell darauf hinweisen, sich bei jeder relevanten Frage an den internen Experten zu wenden.

Diese Art des Austauschs von Informationen und bewährten Praktiken nach dem Motto "Fragen Sie den Experten" ist nichts Neues - Kollegen haben auf diese Weise schon seit Hunderten von Jahren Tipps und Techniken ausgetauscht. Heutzutage erkennen die Personalabteilungen und die Abteilungen für Lernen und Entwicklung jedoch schnell den Wert dieses "sozialen Lernens" und finden neue Wege, es zu unterstützen, zu bewahren und zu erweitern, so dass die Informationen, die in einem informellen Einzelgespräch ausgetauscht werden, für alle anderen im Unternehmen von Nutzen sein können, jederzeit, überall und auf Abruf.

Heute gibt es gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, institutionelles Wissen zu speichern und zu verwalten:

• Wikis ermöglichen es Organisationen, Enzyklopädien zu erstellen, die jedes wichtige Detail dokumentieren
• Foren ermöglichen es Experten, sich auf einer sozialen Netzwerk-ähnlichen Schnittstelle zu Wort zu melden, wenn eine Frage gestellt wird
• Brown-Bag-Sitzungen schaffen eine informelle Umgebung, in der ein Fachexperte sein Wissen vor einem Publikum interessierter Kollegen präsentieren kann

Und für eine schnell wachsende Zahl von Unternehmen gibt es eine Technologie, die alle Vorteile von Wikis, Foren und Brown Bag Sessions in einem einzigen, ansprechenden Format bietet: Video.

Wollen Sie sehen, wie? Schauen Sie einfach zu.

Warum Videos so wertvoll für die Erfassung von Mitarbeiterwissen sind

Mit dem Aufkommen verfügbarer, qualitativ hochwertiger Videoaufzeichnungsgeräte wie Webcams und Smartphones ist es für jedermann einfacher denn je geworden, so gut wie alles schnell aufzunehmen. Und da immer mehr Unternehmen Video-Content-Management-Systeme (Video-CMS) einsetzen, ist das Teilen dieser Aufnahmen mit Kollegen so einfach wie ein Mausklick.

Video hilft dabei, institutionelles Wissen besser zu bewahren als Text, denn es ermöglicht Ihren Experten, das, was sie demonstrieren, auch tatsächlich zu zeigen, während sie es dokumentieren. Viele Studien haben außerdem ergeben, dass Videos einfach ein besseres Format für diese Art von Informationen sind - nicht nur, dass Videoschulungen dazu beitragen, dass sich die Lernenden besser an wichtige Themen erinnern, sondern laut Forrester Research würden 75 % der Mitarbeiter einfach lieber ein Video ansehen, als eine E-Mail oder eine Webseite zu lesen.

Der Einsatz eines VCMS steigert diesen Wert, indem es Ihre Videoinhalte leichter zugänglich macht. Eine zentralisierte Videobibliothek bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wo sie die gesuchten Informationen finden, anstatt ein Labyrinth von Dateifreigabe-Laufwerken und SharePoint-Netzwerken zu durchforsten, in der Hoffnung, dass sie über das Gewünschte stolpern. Panopto indiziert sogar jedes gesprochene und auf dem Bildschirm gezeigte Wort in jedem Video in Ihrer Bibliothek, so dass Ihr Team nach dem benötigten Fachwissen suchen und sofort vorspulen kann.

Ein VCMS dient nicht nur der Zentralisierung Ihrer Videobestände, sondern erleichtert auch die Nutzung von Videos. Ein modernes VCMS wie Panopto transkodiert automatisch jedes Video in Ihrer Bibliothek, sodass es auf jedem Gerät ohne Probleme mit dem Dateiformat angesehen werden kann.

Demo anfordern Video zur Kuratierung von institutionellem Wissen verwenden

Jedes Unternehmen wird seine eigenen Wege finden, die Macht der Videos zu nutzen, um das Fachwissen seiner langjährigen Mitarbeiter zu bündeln. Heute sind einige der gängigsten Strategien folgende:

Prozessdemonstrationen
Eine der häufigsten Verwendungen von Videos in Unternehmen ist auch eine der wertvollsten Möglichkeiten, das Fachwissen Ihres Teams zu erfassen. Wenn Sie Ihre Fachexperten bitten, einen durchgängigen Ablauf eines Prozesses oder Programms aufzuzeichnen, ist dies ein idealer Weg, um die Arbeitsweise Ihres Unternehmens schnell zu dokumentieren - und einem neuen Mitarbeiter, der in den Ruhestand geht, einen unschätzbaren Vorsprung bei der Einarbeitung in seine neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu verschaffen.

Übersichten "Worauf zu achten ist"
Zu zeigen, wie etwas funktionieren sollte, ist eine wertvolle Aufgabe - aber oft ist das Fachwissen, das Ihre erfahrenen Mitarbeiter so unverzichtbar macht, das, was zu tun ist, wenn etwas schief läuft. Jahrelange Erfahrung ist oft die beste Referenz, wenn es darum geht zu wissen, welche Komponenten vorzeitig überwacht werden sollten, welche Schritte doppelt geprüft werden müssen und welche Kunden noch einmal kurz angerufen werden sollten. Mit Video können Ihre Experten dieselben Tipps und bewährten Verfahren festhalten, die sie seit Jahren informell über die Würfelwand hinweg ausgetauscht haben, und anderen helfen, von ihrer Weisheit zu profitieren - selbst wenn sie aus Tausenden von Kilometern Entfernung oder mehrere Jahre in der Zukunft fragen.

"What I've Learned"-Video-Brown Bags
Wie HBR festgestellt hat, besteht das größte Problem, wenn Ihre Experten in den Ruhestand gehen, oft darin, dass Sie einfach nicht wissen werden, welches Wissen Sie gerne festgehalten hätten. Es gibt zwar keine todsichere Methode, um jedes noch so kleine Detail zu bewahren, aber manchmal gibt es einfach keinen Ersatz dafür, auf "Aufnahme" zu klicken und einen Mitarbeiter zu bitten, mitzuteilen, was er anderen mitteilen möchte. Ob es um die Verbesserung von Prozessen geht, um das Management großer Projekte oder Kunden oder sogar um den erfolgreichen Aufbau einer Karriere in Ihrem Unternehmen - Sie werden überrascht sein, wie viele Informationen Ihre ausscheidenden Experten tatsächlich zu geben haben.

Verlieren Sie nicht das Wissen von ausscheidenden Mitarbeitern

Jeden Tag gehen 10.000 Babyboomer in den Ruhestand. Und jeder von ihnen könnte der Experte sein, dessen jahrelange Erfahrung zum Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens beigetragen hat. Mit Panopto können Unternehmen - und sogar ihre Experten selbst! - können Unternehmen - und sogar ihre Experten selbst - ganz einfach Demonstrationen, Präsentationen, Diskussionen und nahezu alle anderen Ideen, Erkenntnisse oder Informationen aufzeichnen. Und mit der branchenweit besten Such- und Freigabemöglichkeit für Videoinhalte stellt Panopto sicher, dass das Fachwissen Ihrer Experten auch nach ihrer Verabschiedung in den Ruhestand noch für alle in Ihrem Unternehmen verfügbar und einsatzbereit ist.

Weiterführende Lektüre: Wie man institutionelles Wissen inmitten der großen Resignation bewahrt