Spüren Sie den Druck der Mitarbeiterfluktuation und des Verlusts von institutionellem Wissen? Sie sind nicht allein.

Rund 88 % der Führungskräfte sind der Meinung, dass die Fluktuation in ihrem Unternehmen höher als normal ist, und in allen Branchen werden rekordverdächtige Kündigungsraten verzeichnet. Von der Technologiebranche, in der 38 % der Beschäftigten ihre Position wechseln wollen, bis hin zum verarbeitenden Gewerbe, in dem bis 2030 2,1 Millionen Stellen unbesetzt bleiben werden, lässt die große Resignation nicht lange auf sich warten.

Diese weit verbreitete Fluktuation beschleunigt den Verlust von institutionellem Wissen und macht die Unternehmen anfällig für kostspielige Ineffizienzen in einem Geschäftsklima, das mehr Widerstandsfähigkeit und Innovation denn je verlangt.

Wie kann Ihr Unternehmen angesichts dieses Umbruchs institutionelles Wissen bewahren und die Auswirkungen der Fluktuation auf die organisatorische Intelligenz minimieren?

Was ist institutionelles Wissen?

Institutionelles Wissen ist das kollektive Gedächtnis und Stammeswissen einer Organisation. Es umfasst sowohl "hard skills", wie technische und werkzeuggestützte Fähigkeiten, als auch "soft skills", wie die Beziehungen zu Kunden und Kollegen. Dieses tiefe Branchen- und Unternehmenswissen ermöglicht es Ihrem Unternehmen, aus der Vergangenheit zu lernen und innovativ in die Zukunft zu blicken.

Unternehmen, die dem Wissenstransfer keine Priorität einräumen, laufen Gefahr, den Kontext, das Vertrauen und die Intuition zu verlieren, die für die Ausarbeitung einer effektiven Strategie erforderlich sind, sowie die Werkzeuge, Taktiken und Prozesse, die für eine wettbewerbsfähige Umsetzung der Strategie benötigt werden. Ohne einen strategischen Ansatz zur Wissensbewahrung müssen Sie das Rad neu erfinden, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Zum Glück gibt es einen besseren Weg.

Veränderungen sind ein natürlicher Bestandteil des Wachstums. Unternehmen, die die Entwicklung ihres Unternehmens proaktiv und anpassungsfähig angehen, können vielversprechende neue Talente mit dem Fachwissen erfahrener Mitarbeiter ausstatten.

Der Erhalt und die Weitergabe von institutionellem Wissen verbessert nicht nur die Einarbeitung, steigert die Produktivität und verringert das Risiko, sondern fördert auch eine größere Transparenz und Konsistenz innerhalb des Unternehmens. Dies trägt zu einer gerechteren Arbeitserfahrung und einer Lernhaltung bei, die die Fluktuation verringern kann.

Lassen Sie uns herausfinden, wie.

Wie man institutionelles Wissen weitergibt und bewahrt

Der proaktive Ansatz: Förderung einer Kultur des Wissensaustauschs

Der Austausch von Wissen hat einen weitaus größeren Wert als die Risikominderung allein. Während sich viele Führungskräfte erst dann mit dem Wissenstransfer befassen, wenn ein wichtiger Mitarbeiter sein Ausscheiden bekannt gibt, fördert der Aufbau einer proaktiven Kultur des Wissensaustauschs das Vertrauen, die Zusammenarbeit und die Innovation in Ihrem Unternehmen.

1. Prüfen Sie Ihr vorhandenes institutionelles Wissen

Machen Sie eine Bestandsaufnahme der wichtigsten Rollen in jedem Teil Ihres Unternehmens. Ist dieses Wissen in Silos untergebracht? Wie oft wird es ausgetauscht? Wer würde von diesen Informationen profitieren: ein einzelner Mitarbeiter, ein Team, eine Geschäftseinheit oder das gesamte Unternehmen?

Untersuchen Sie alle Ebenen Ihres Unternehmens, von den strategischen Führungskräften, die auf der Grundlage jahrelanger Erfahrung wenige, aber hochwertige Entscheidungen treffen, bis hin zu den jüngeren Mitarbeitern, die die wesentlichen alltäglichen Instrumente und Prozesse verwalten. Indem Sie den Wert und Umfang des vorhandenen institutionellen Wissens ermitteln, können Sie Prioritäten setzen, welche Informationen erfasst und weitergegeben werden sollten.

Denken Sie auch kreativ über neue Möglichkeiten des Wissensaustauschs nach. Wie könnte Cross-Skilling dazu beitragen, die Zusammenarbeit im Team zu stärken oder kurzfristige Vertretungen bei Urlaub oder Elternzeit zu unterstützen? Könnte die Aufzeichnung von Projektstarts und wichtigen Meilensteinkontrollen dazu beitragen, Problemlösungen zu erhalten, die am Ende eines Projekts nur schwer zu finden sind? Würde die gemeinsame Nutzung von monatlichen Geschäftsbesprechungen, Vorstandssitzungen oder anderen strategischen Diskussionen es einfacher machen, die Interessengruppen des Unternehmens über neue Möglichkeiten auf dem Laufenden zu halten?

2. Schaffen Sie einen einfachen Prozess für die Wissenserfassung (Tipp: Drücken Sie die Aufnahmetaste!)

Nachdem Sie nun die wertvollsten organisatorischen Informationen identifiziert haben, sollten Sie den Wissenserhalt zu Ihrer täglichen Praxis machen.

Klingt das nach viel Aufwand? Das muss es aber nicht sein.

Der Schlüssel liegt darin, Reibungsverluste zu verringern. Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter verfügen wahrscheinlich nicht über die nötige Bandbreite, um eine detaillierte Dokumentation ihrer zahlreichen Aufgaben zu erstellen. Nehmen Sie Ihren Mitarbeitern die Last des Wissenserhalts ab, indem Sie Tools bereitstellen, mit denen sie wichtige Besprechungen automatisch aufzeichnen und in einer durchsuchbaren On-Demand-Video-Lernbibliothek für den späteren Zugriff speichern können.

Die Aufzeichnung von wichtigen Projektbesprechungen, Strategiesitzungen und Tool-Tutorials unterstützt nicht nur neue Mitarbeiter, sondern hilft auch den vorhandenen Mitarbeitern, effizienter und strategischer zu arbeiten, indem sie bei Bedarf schnell auf vorhandenes institutionelles Wissen zugreifen können und ihnen neue Erkenntnisse und Unterstützung bieten, die oft hinter verschlossenen Türen bleiben.

Ihre Mitarbeiter nutzen bereits Video, um in Echtzeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Zeichnen Sie wichtige Meetings automatisch auf und speichern Sie sie, um Ihr eigenes Unternehmens-YouTube der institutionellen Intelligenz zu erstellen.

3. Förderung und Modellierung eines kontinuierlichen Wissensaustauschs

Institutionelles Wissen kann nur dann Wirkung zeigen, wenn Ihre Mitarbeiter es tatsächlich nutzen. Kommunizieren und demonstrieren Sie den Wert Ihrer unternehmenseigenen Lernbibliothek, um eine Kultur des kontinuierlichen Wissensaustauschs zu schaffen.

• Verhalten von oben vorleben. Bitten Sie Ihr Führungsteam und die Leiter der Geschäftsbereiche, Town Halls und andere wichtige unternehmensweite Strategiesitzungen für den On-Demand-Zugriff aufzuzeichnen.
• Verringern Sie die Hürden für den Erhalt von Wissen, indem Sie es einfach und unterhaltsam machen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, informelle, mundgerechte Videos zum sozialen Lernen direkt von ihrem Smartphone oder Tablet aus aufzunehmen. Veranstalten Sie Wettbewerbe, um die Mitarbeiter dazu zu bringen, Meetings oder Tutorials aufzuzeichnen.
• Ziehen Sie in Erwägung, den Wissensaustausch in Leistungsbeurteilungen oder Anreizprogramme aufzunehmen oder eine Mentoreninitiative ins Leben zu rufen, die erfahrene Mitarbeiter mit weniger erfahrenen Mitarbeitern zusammenbringt. Erkennen Sie den Wert langjähriger Mitarbeiter an und würdigen Sie Mitarbeiter, die zum Aufbau der Wissensbasis Ihrer Institution beitragen.

Wachstum und Weiterbildung sind starke Anreize für die Bindung von Mitarbeitern. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter als aktive Teilnehmer in die Entwicklung und Erfassung Ihres institutionellen Wissens einbeziehen, werden Sie nicht nur die organisatorische Intelligenz bewahren und ausbauen, sondern auch die Mitarbeiter befähigen, in diesem Prozess zu wachsen.

Der reaktive Ansatz: das Wissen der ausscheidenden Mitarbeiter bewahren

Manchmal kann man es sich nicht leisten, proaktiv zu sein. Wir haben nicht immer den Luxus der Zeit, wenn wir mit der zweiwöchigen Kündigung eines wichtigen Mitarbeiters konfrontiert sind.

Ein ausscheidender Mitarbeiter wird schnell die Motivation verlieren, wenn er aufgefordert wird, eine detaillierte Dokumentation seiner Arbeit und seiner Erfahrungen der letzten Jahre zu erstellen. Außerdem sind diese taktischen Informationen oft nicht das wertvollste Wissen, das es zu bewahren gilt. Konzentrieren Sie sich darauf, zu erfassen, wie und nicht , was Ihre langjährigen Mitarbeiter denken.

1. Bewahren Sie sowohl implizites als auch explizites Wissen.

Wie hat ein Top-Vertriebsmitarbeiter eine besonders schwierige Kundenverhandlung gemeistert? Welche internen Engpässe kann ein Projektmanager vorhersehen oder umschiffen? Was hat sich in der Vergangenheit für Ihr Unternehmen bewährt und was nicht? Von Branchenerfahrung und Kundenhistorie bis hin zu Intuition und sogar Fehlern - implizites Wissen gehört zu den wertvollsten Kenntnissen in Ihrem Unternehmen - und ist am schwierigsten zu übertragen. Der beste Weg, implizites Wissen zu erhalten, ist, die Mitarbeiter zum Reden zu bringen. Bitten Sie ausscheidende Mitarbeiter, über ihre Herangehensweise an frühere Strategien, schwierige Kunden oder Geschäftsrückgänge zu sprechen. Allein die Erfassung ihrer Denkweise kann dazu beitragen, wertvolles implizites Wissen für künftige Problemlösungen zu gewinnen.

2. Erfassen Sie mehrere Workstreams gleichzeitig mit Video.

Fertigkeiten und Strategien sind nicht isoliert wirksam. Wir setzen mehrere Tools, Prozesse und Ansätze zusammen ein, um Probleme zu lösen und Projekte effektiv abzuschließen. Dennoch werden ausscheidende Mitarbeiter oft gebeten, einzelne Fähigkeiten und Prozesse ohne Kontext zu dokumentieren. Ein effektiverer Ansatz besteht darin, ausscheidende Mitarbeiter ihre Bildschirme aufzeichnen zu lassen, wenn sie wichtige Projekte abschließen oder übergeben. Auf diese Weise bleiben nicht nur die praktischen Aspekte der Arbeit erhalten, sondern auch die Feinheiten, Nuancen und "Tricks des Handwerks", die erfahrene Mitarbeiter erfolgreich machen - und die ansonsten nicht erfasst würden.

3. Machen Sie das Offboarding zu einem Moment des sozialen Lernens.

Die Forschung zeigt, dass 90 % des Lernens sozial und erfahrungsbasiert ist - mit anderen Worten: Lernen durch Handeln. Nutzen Sie das Wissen eines ausscheidenden Mitarbeiters, indem Sie die Teammitglieder in den Ausgliederungsprozess einbeziehen. Ziehen Sie in Erwägung, dass ein neuer Mitarbeiter einen ausscheidenden Mitarbeiter in dessen letzten Wochen begleitet oder unterstützt. Bieten Sie ein Q&A- oder "Ask Me Anything"-Forum an, in dem Teammitglieder um engagiertes Feedback zu den Herausforderungen bitten können, die für sie wichtig sind. Wenn Sie den Wissenserhalt zu einem kollaborativen Prozess machen, schaffen Sie mehr Möglichkeiten zum Lernen und binden sowohl den neuen Mitarbeiter als auch die verbleibenden Teammitglieder ein.

Genau wie das menschliche Gedächtnis kann sich auch das organisatorische Gedächtnis entwickeln oder verkümmern. Die Entwicklung einer Strategie zur Bewahrung des institutionellen Wissens hilft nicht nur kurzfristig, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sondern kann auch zu größerem Engagement und geringerer Fluktuation beitragen und so langfristig Innovation und Wachstum fördern.