Spüren Sie den Druck durch Mitarbeiterfluktuation und den Verlust von institutionellem Wissen? Sie sind nicht allein.

Rund 88 % der Führungskräfte bestätigen eine überdurchschnittlich hohe Fluktuation, und branchenübergreifend verzeichnen sie Rekordkündigungsraten. Von der Technologiebranche – wo 38 % der Beschäftigten einen Jobwechsel anstreben – bis hin zur Fertigungsindustrie, die bis 2030 mit 2,1 Millionen unbesetzten Stellen konfrontiert sein wird: Der große Kündigungstrend hält an.

Dieser weitverbreitete Personalabbau beschleunigt den Verlust institutionellen Wissens und macht Unternehmen in einem Geschäftsumfeld, das mehr Widerstandsfähigkeit und Innovation denn je erfordert, anfällig für kostspielige Ineffizienzen.

Wie kann Ihr Unternehmen angesichts dieser Umbrüche institutionelles Wissen bewahren und die Auswirkungen von Personalfluktuation auf die organisatorische Intelligenz minimieren?

Was ist institutionelles Wissen?

Institutionelles Wissen ist das kollektive Gedächtnis und das im Unternehmen erworbene Wissen. Es umfasst sowohl Fachkompetenzen wie technische und werkzeugbezogene Fähigkeiten als auch soziale Kompetenzen wie Kunden- und Kollegenbeziehungen. Diese profunden Branchen- und Unternehmenskenntnisse ermöglichen es Ihrem Unternehmen, aus der Vergangenheit zu lernen und innovative Wege für die Zukunft zu beschreiten.

Organisationen, die dem Wissenstransfer keine Priorität einräumen, riskieren, den Kontext, das Vertrauen und die Intuition zu verlieren, die für die Entwicklung einer effektiven Strategie unerlässlich sind, sowie die Werkzeuge, Taktiken und Prozesse, die für deren wettbewerbsfähige Umsetzung notwendig sind. Ohne einen strategischen Ansatz zur Wissenssicherung müssen Sie das Rad neu erfinden, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Zum Glück gibt es einen besseren Weg.

Veränderung ist ein natürlicher Bestandteil des Wachstums. Unternehmen, die ihre Geschäftsentwicklung proaktiv und anpassungsfähig gestalten, können vielversprechende Nachwuchstalente mit dem Fachwissen erfahrener Mitarbeiter ausstatten.

Die Sicherung und Weitergabe von institutionellem Wissen verbessert nicht nur die Einarbeitung, steigert die Produktivität und reduziert Risiken, sondern fördert auch mehr Transparenz und Einheitlichkeit im gesamten Unternehmen. Dies trägt zu einem gerechteren Arbeitsumfeld und einer Lernkultur bei, die die Fluktuation verringern kann.

Lasst uns herausfinden, wie.

Wie man institutionelles Wissen transferiert und bewahrt

Der proaktive Ansatz: eine Kultur des Wissensaustauschs fördern.

Wissensaustausch ist weitaus wertvoller als reine Risikominderung. Viele Führungskräfte kümmern sich erst dann um den Wissenstransfer, wenn ein wichtiger Mitarbeiter seinen Abschied ankündigt. Dabei fördert der Aufbau einer proaktiven Kultur des Wissensaustauschs Vertrauen, Zusammenarbeit und Innovation im gesamten Unternehmen.

1. Überprüfen Sie Ihr vorhandenes institutionelles Wissen.

Ermitteln Sie die wichtigsten Rollen in jedem Bereich Ihrer Organisation. Ist dieses Wissen isoliert? Wie häufig wird es geteilt? Wer profitiert von diesen Informationen: ein einzelner Mitarbeiter, ein Team, eine Geschäftseinheit oder die gesamte Organisation?

Untersuchen Sie alle Ebenen Ihres Unternehmens – von strategischen Führungskräften, die auf Basis jahrelanger Erfahrung wenige, aber fundierte Entscheidungen treffen, bis hin zu Mitarbeitern in niedrigeren Positionen, die die wichtigsten Werkzeuge und Prozesse des täglichen Geschäfts verwalten. Indem Sie den Wert und den Umfang des vorhandenen institutionellen Wissens ermitteln, können Sie priorisieren, welche Informationen erfasst und weitergegeben werden sollten.

Denken Sie auch kreativ über neue Möglichkeiten des Wissensaustauschs nach. Wie könnte die Förderung von Kompetenzen die Teamzusammenarbeit stärken oder kurzfristige Vertretungen bei Urlaub oder Elternzeit unterstützen? Könnte die Dokumentation von Projektstarts und wichtigen Meilenstein-Checks dazu beitragen, die spontane Problemlösung festzuhalten, die am Projektende schwer zu erfassen ist? Würde die gemeinsame Nutzung monatlicher Geschäftsberichte, Vorstandssitzungen oder anderer strategischer Diskussionen es erleichtern, die relevanten Stakeholder über neue Möglichkeiten zu informieren?

2. Schaffen Sie einen einfachen Prozess zur Wissenserfassung (Tipp: Aufnahme starten!).

Nachdem Sie nun die wertvollsten Informationen über Ihre Organisation identifiziert haben, sollten Sie die Bewahrung dieses Wissens zu einer täglichen Praxis machen.

Klingt das nach viel Aufwand? Muss es aber nicht.

Der Schlüssel liegt darin, Reibungsverluste zu minimieren. Ihre Führungskräfte und Mitarbeitenden haben wahrscheinlich nicht die Kapazität, detaillierte Dokumentationen zu ihren vielfältigen Aufgaben zu erstellen. Entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden von der Pflicht zur Wissenssicherung, indem Sie ihnen Tools zur Verfügung stellen, mit denen wichtige Besprechungen automatisch aufgezeichnet und in einer durchsuchbaren Videobibliothek für den späteren Zugriff gespeichert werden können.

Die Aufzeichnung wichtiger Projektbesprechungen, Strategiemeetings und Tool-Tutorials unterstützt nicht nur neue Mitarbeiter, sondern hilft auch dem bestehenden Personal, effizienter und strategischer zu arbeiten, indem sie ihnen Zugriff auf vorhandenes institutionelles Wissen in der benötigten Geschwindigkeit ermöglicht und sie mit neuen Erkenntnissen und Unterstützung ausstattet, die oft hinter verschlossenen Türen bleiben.

Ihre Mitarbeiter nutzen bereits Video zur Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit. Zeichnen Sie wichtige Meetings automatisch auf und speichern Sie sie, um so Ihr eigenes unternehmensweites YouTube mit institutionellem Wissen aufzubauen.

3. Kontinuierlichen Wissensaustausch fördern und vorleben.

Institutionelles Wissen entfaltet seine Wirkung nur, wenn Ihre Mitarbeitenden es auch nutzen. Kommunizieren und demonstrieren Sie den Wert Ihrer betrieblichen Lernbibliothek, um eine Kultur des kontinuierlichen Wissensaustauschs zu etablieren.

• Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Bitten Sie Ihr Führungsteam und die Leiter der Geschäftsbereiche, Mitarbeiterversammlungen und andere wichtige unternehmensweite Strategiebesprechungen aufzuzeichnen, um bei Bedarf darauf zugreifen zu können.
• Reduzieren Sie Hürden bei der Wissenssicherung, indem Sie sie einfach und unterhaltsam gestalten. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, informelle, kurze Lernvideos direkt mit ihrem Smartphone oder Tablet aufzunehmen. Veranstalten Sie Wettbewerbe, um die Mitarbeitenden zu motivieren, Meetings oder Schulungen aufzuzeichnen.
• Erwägen Sie, Kennzahlen zum Wissensaustausch in Leistungsbeurteilungen oder Anreizprogramme aufzunehmen oder ein Mentoring-Programm zu initiieren, das erfahrene Mitarbeiter mit weniger erfahrenen Kollegen zusammenbringt. Würdigen Sie die langjährige Betriebszugehörigkeit Ihrer Mitarbeiter und unterstützen Sie diejenigen, die zum Aufbau Ihrer institutionellen Wissensbasis beitragen.

Wachstum und Weiterbildung sind starke Anreize zur Mitarbeiterbindung. Indem Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in die Entwicklung und Sicherung Ihres institutionellen Wissens einbinden, erhalten und erweitern Sie nicht nur die organisatorische Intelligenz, sondern ermöglichen es Ihren Mitarbeitern auch, sich dabei weiterzuentwickeln.

Der reaktive Ansatz: Das Wissen ausscheidender Mitarbeiter bewahren

Manchmal kann man es sich nicht leisten, proaktiv zu sein. Wir haben nicht immer die Zeit, die wir uns wünschen, wenn ein wichtiger Mitarbeiter innerhalb von zwei Wochen gekündigt wird.

Ausscheidende Mitarbeiter verlieren schnell die Motivation, wenn sie aufgefordert werden, ihre Arbeit und Erfahrung der letzten Jahre detailliert zu dokumentieren. Zudem sind diese taktischen Informationen oft nicht das wertvollste Wissen, das es zu bewahren gilt. Konzentrieren Sie sich darauf, festzuhalten, wie Ihre langjährigen Mitarbeiter gearbeitet haben, anstatt was sie denken.

1. Sowohl implizites als auch explizites Wissen bewahren.

Wie hat ein Top-Vertriebsmitarbeiter eine besonders schwierige Kundenverhandlung gemeistert? Welche internen Engpässe kann ein Projektmanager vorhersehen oder umgehen? Was hat in der Vergangenheit in Ihrem Unternehmen funktioniert und was nicht? Von Branchenerfahrung und Kundenhistorie bis hin zu Intuition und sogar Fehlern – implizites Wissen gehört zu den wertvollsten Ressourcen Ihres Unternehmens und ist gleichzeitig am schwierigsten zu vermitteln. Der beste Weg, implizites Wissen zu bewahren, ist, die Mitarbeiter zum Austausch anzuregen. Bitten Sie ausscheidende Mitarbeiter, über ihre Herangehensweise an frühere Strategien, schwierige Kunden oder wirtschaftliche Abschwünge zu sprechen. Allein schon die Erfassung ihrer Denkweise kann wertvolles implizites Wissen für zukünftige Problemlösungen freilegen.

2. Mehrere Arbeitsabläufe gleichzeitig per Video aufzeichnen.

Fähigkeiten und Strategien allein sind nicht wirksam. Wir nutzen verschiedene Tools, Prozesse und Ansätze parallel, um Probleme zu lösen und Projekte erfolgreich abzuschließen. Dennoch werden ausscheidende Mitarbeiter oft gebeten, ihre individuellen Fähigkeiten und Prozesse ohne Kontext zu dokumentieren. Ein effektiverer Ansatz ist es, ausscheidende Mitarbeiter ihre Bildschirmaufnahmen machen zu lassen, während sie wichtige Projekte abschließen oder übergeben. So bleiben nicht nur die praktischen Aspekte der Arbeit erhalten, sondern auch die Feinheiten, Nuancen und „Tricks des Fachs“, die erfahrene Mitarbeiter erfolgreich machen – und sonst verloren gingen.

3. Gestalten Sie den Austrittsprozess als sozialen Lernmoment.

Studien belegen, dass 90 % des Lernens sozial und erfahrungsbasiert ist – also durch praktisches Tun. Nutzen Sie das Wissen ausscheidender Mitarbeiter optimal, indem Sie die Teammitglieder in den Offboarding-Prozess einbeziehen. Erwägen Sie, einen neuen Mitarbeiter den ausscheidenden Mitarbeiter in seinen letzten Wochen begleiten oder unterstützen zu lassen. Richten Sie eine Fragerunde oder ein „Frag mich alles“-Forum ein, in dem Teammitglieder gezieltes Feedback zu den für sie relevanten Herausforderungen erhalten können. Die Wissenssicherung als kollaborativer Prozess schafft mehr Lernmöglichkeiten und bindet sowohl den ausscheidenden Mitarbeiter als auch die verbleibenden Teammitglieder ein.

Wie das menschliche Gedächtnis kann sich auch das organisatorische Gedächtnis entwickeln oder verkümmern. Die Entwicklung einer Strategie zur Bewahrung des institutionellen Wissens stärkt nicht nur die kurzfristige Widerstandsfähigkeit des Unternehmens bei Personalfluktuationen, sondern kann auch zu höherem Engagement und geringerer Fluktuation beitragen und so langfristige Innovation und Wachstum fördern.