Spüren Sie den Druck der Mitarbeiterfluktuation? Sie sind nicht allein.

Rund 88 % der Führungskräfte sind der Meinung, dass die Fluktuation in ihrem Unternehmen höher als normal ist, und in allen Branchen werden rekordverdächtige Kündigungsraten verzeichnet. Von der Technologiebranche, in der 38 % der Beschäftigten ihre Position wechseln wollen , bis hin zum verarbeitenden Gewerbe, in dem bis 2030 2,1 Millionen Stellen unbesetzt bleiben, lässt die große Entlassungswelle nicht so schnell nach.

Diese weit verbreitete Fluktuation beschleunigt den Verlust von institutionellem Wissen und macht die Unternehmen anfällig für kostspielige Ineffizienzen in einem Geschäftsklima, das mehr Widerstandsfähigkeit und Innovation denn je verlangt.

Wie kann Ihr Unternehmen angesichts dieses Umbruchs institutionelles Wissen bewahren und die Auswirkungen der Fluktuation auf die organisatorische Intelligenz minimieren?

Was ist institutionelles Wissen?

Institutionelles Wissen ist das kollektive Gedächtnis und Stammeswissen einer Organisation, das sowohl Hard Skills wie technische und werkzeugbasierte Fähigkeiten als auch Soft Skills wie Kunden- und Kollegenbeziehungen umfasst. Es ist dieses tiefe Branchen- und Unternehmensverständnis, das es Ihrem Unternehmen ermöglicht, aus der Vergangenheit zu lernen und innovativ in die Zukunft zu blicken.

Unternehmen, die dem Wissenstransfer keine Priorität einräumen, laufen Gefahr, den Kontext, das Vertrauen und die Intuition zu verlieren, die für die Ausarbeitung einer effektiven Strategie erforderlich sind, sowie die Werkzeuge, Taktiken und Prozesse, die für eine wettbewerbsfähige Umsetzung der Strategie benötigt werden. Ohne einen strategischen Ansatz zur Wissensbewahrung müssen Sie das Rad neu erfinden, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Zum Glück gibt es einen besseren Weg.

Veränderungen sind ein natürlicher Bestandteil des Wachstums. Unternehmen, die die Entwicklung ihres Unternehmens proaktiv und anpassungsfähig angehen, können vielversprechende neue Talente mit dem Fachwissen erfahrener Mitarbeiter ausstatten.

Die Bewahrung und Weitergabe von institutionellem Wissen sorgt nicht nur für eine bessere Einarbeitung, höhere Produktivität und geringere Risiken, sondern fördert auch eine größere Transparenz und Konsistenz innerhalb des Unternehmens. Dies trägt zu einer gerechteren Arbeitserfahrung und Lernhaltung bei, was die Fluktuation verringern kann.

Lassen Sie uns herausfinden, wie.

Wie man institutionelles Wissen weitergibt und bewahrt

Der proaktive Ansatz: Förderung einer Kultur des Wissensaustauschs

Der Austausch von Wissen hat einen weitaus größeren Wert als die Risikominderung allein. Während sich viele Führungskräfte erst dann mit dem Wissenstransfer befassen, wenn ein wichtiger Mitarbeiter sein Ausscheiden bekannt gibt, fördert der Aufbau einer proaktiven Kultur des Wissensaustauschs das Vertrauen, die Zusammenarbeit und die Innovation in Ihrem Unternehmen.

1. Prüfen Sie Ihr vorhandenes institutionelles Wissen

Machen Sie eine Bestandsaufnahme der wichtigsten Rollen in jedem Teil Ihres Unternehmens. Ist dieses Wissen in Silos untergebracht? Wie oft wird es ausgetauscht? Wer würde von diesen Informationen profitieren: ein einzelner Mitarbeiter, ein Team, eine Geschäftseinheit oder das gesamte Unternehmen?

Untersuchen Sie alle Ebenen Ihres Unternehmens, von den strategischen Führungskräften, die auf der Grundlage jahrelanger Erfahrung wenige, aber hochwertige Entscheidungen treffen, bis hin zu den jüngeren Mitarbeitern, die die wesentlichen alltäglichen Instrumente und Prozesse verwalten. Indem Sie den Wert und Umfang des vorhandenen institutionellen Wissens ermitteln, können Sie Prioritäten setzen, welche Informationen erfasst und weitergegeben werden sollten.

Denken Sie auch kreativ über neue Möglichkeiten des Wissensaustauschs nach. Wie könnte Cross-Skilling die Zusammenarbeit im Team stärken oder kurzfristige Vertretungen bei Urlaub oder Elternzeit unterstützen? Könnte die Aufzeichnung von Projektstarts und wichtigen Meilensteinkontrollen dazu beitragen, Problemlösungen, die am Ende eines Projekts schwer zu finden sind, im richtigen Moment zu finden? Würde die gemeinsame Nutzung von monatlichen Geschäftsbesprechungen, Vorstandssitzungen oder anderen strategischen Diskussionen es einfacher machen, die Interessenvertreter des Unternehmens über neue Möglichkeiten zu informieren?

2. Schaffen Sie ein einfaches Verfahren zur Wissenserfassung (Tipp: Drücken Sie auf Aufnahme!)

Nachdem Sie nun die wertvollsten organisatorischen Informationen identifiziert haben, sollten Sie den Wissenserhalt zu Ihrer täglichen Praxis machen.

Klingt anstrengend? Das muss es nicht sein.

Der Schlüssel liegt darin, Reibungsverluste zu reduzieren. Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter haben wahrscheinlich nicht die Bandbreite, um detaillierte Dokumentationen zu ihren zahlreichen Aufgaben zu erstellen. Nehmen Sie Ihren Mitarbeitern die Last des Wissenserhalts ab, indem Sie Tools bereitstellen, mit denen sie wichtige Besprechungen automatisch aufzeichnen und in einer durchsuchbaren On-Demand-Videolernbibliothek speichern können für späteren Zugriff.

Die Aufzeichnung von wichtigen Projektbesprechungen, Strategiesitzungen und Tool-Tutorials unterstützt nicht nur neue Mitarbeiter, sondern hilft auch den vorhandenen Mitarbeitern, effizienter und strategischer zu arbeiten, indem sie bei Bedarf schnell auf vorhandenes institutionelles Wissen zugreifen können und neue Erkenntnisse und Unterstützung erhalten, die oft hinter verschlossenen Türen bleiben.

Ihre Mitarbeiter nutzen bereits Video, um in Echtzeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Zeichnen Sie wichtige Meetings automatisch auf und speichern Sie sie, um Ihr eigenes Unternehmens-YouTube der institutionellen Intelligenz zu erstellen.

3. Ermutigung und Vorbildfunktion für den kontinuierlichen Wissensaustausch

Institutionelles Wissen kann nur dann Wirkung zeigen, wenn Ihre Mitarbeiter es tatsächlich nutzen. Kommunizieren und demonstrieren Sie den Wert Ihrer unternehmenseigenen Lernbibliothek, um eine Kultur des kontinuierlichen Wissensaustauschs zu schaffen.

• Verhalten von oben vorleben. Bitten Sie Ihr Führungsteam und die Leiter der Geschäftsbereiche, Town Halls und andere wichtige unternehmensweite Strategiesitzungen für den On-Demand-Zugriff aufzuzeichnen.
• Verringern Sie die Hürden für den Erhalt von Wissen, indem Sie es einfach und unterhaltsam machen. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, informelle, mundgerechte Social-Learning-Videos direkt über ihr Smartphone oder Tablet aufzunehmen. Veranstalten Sie Wettbewerbe, um die Mitarbeiter dazu zu bringen, Meetings oder Tutorials aufzuzeichnen.
• Ziehen Sie in Erwägung, den Wissensaustausch in die Leistungsbeurteilung oder in Anreizprogramme aufzunehmen oder eine Mentoreninitiative ins Leben zu rufen, die erfahrene Mitarbeiter mit weniger erfahrenen Mitarbeitern zusammenbringt. Würdigen Sie den Wert langjähriger Mitarbeiter und erkennen Sie Mitarbeiter an, die zum Aufbau Ihrer institutionellen Wissensbasis beitragen.

Wachstum und Weiterbildung sind starke Anreize für die Bindung von Mitarbeitern. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter als aktive Teilnehmer in die Entwicklung und Erfassung Ihres institutionellen Wissens einbeziehen, werden Sie nicht nur die organisatorische Intelligenz bewahren und ausbauen, sondern auch die Mitarbeiter befähigen, in diesem Prozess zu wachsen.

Der reaktive Ansatz: das Wissen der ausscheidenden Mitarbeiter bewahren

Manchmal kann man es sich nicht leisten, proaktiv zu sein. Wir haben nicht immer den Luxus der Zeit, wenn wir mit der zweiwöchigen Kündigung eines wichtigen Mitarbeiters konfrontiert sind.

Ein ausscheidender Mitarbeiter wird schnell die Motivation verlieren, wenn er aufgefordert wird, eine detaillierte Dokumentation seiner Arbeit und seiner Erfahrungen der letzten Jahre zu erstellen. Außerdem sind diese taktischen Informationen oft nicht das wertvollste Wissen, das es zu bewahren gilt. Konzentrieren Sie sich darauf, zu erfassen, wie, nicht was Ihre langjährigen Mitarbeiter denken.

1. Bewahren Sie implizites sowie explizites Wissen.

Wie hat ein Top-Vertriebsmitarbeiter eine besonders schwierige Kundenverhandlung gemeistert? Welche internen Engpässe kann ein Projektmanager vorhersehen oder umgehen? Was hat sich in der Vergangenheit für Ihr Unternehmen bewährt und was nicht? Von Branchenerfahrung und Kundenhistorie bis hin zu Intuition und sogar Fehlern - implizites Wissen gehört zu den wertvollsten Kenntnissen in Ihrem Unternehmen - und ist am schwierigsten zu übertragen. Der beste Weg, implizites Wissen zu erhalten, ist, die Mitarbeiter zum Reden zu bringen. Bitten Sie ausscheidende Mitarbeiter, über ihre Herangehensweise an vergangene Strategien, schwierige Kunden oder Geschäftsrückgänge zu sprechen. Allein die Erfassung ihrer Denkweise kann dazu beitragen, wertvolles implizites Wissen für künftige Problemlösungen zu gewinnen.

2. Erfassen Sie mehrere Workstreams auf einmal mit Video.

Fertigkeiten und Strategien sind nicht isoliert wirksam. Wir setzen mehrere Tools, Prozesse und Ansätze zusammen ein, um Probleme zu lösen und Projekte effektiv abzuschließen. Dennoch werden ausscheidende Mitarbeiter oft gebeten, einzelne Fähigkeiten und Prozesse ohne Kontext zu dokumentieren. Ein effektiverer Ansatz besteht darin, ausscheidende Mitarbeiter ihre Bildschirme aufzeichnen zu lassen, wenn sie wichtige Projekte abschließen oder übergeben. Auf diese Weise bleiben nicht nur die praktischen Aspekte der Arbeit erhalten, sondern auch die Feinheiten, Nuancen und "Tricks des Handwerks", die erfahrene Mitarbeiter erfolgreich machen - und die ansonsten nicht erfasst würden.

3. Machen Sie das Offboarding zu einem Moment des sozialen Lernens.

Untersuchungen zeigen, dass 90 % des Lernens sozial und erfahrungsbasiert ist - mit anderen Worten: Lernen durch Handeln. Nutzen Sie das Wissen eines ausscheidenden Mitarbeiters, indem Sie die Teammitglieder in den Ausgliederungsprozess einbeziehen. Ziehen Sie in Erwägung, dass ein neuer Mitarbeiter einen ausscheidenden Mitarbeiter in dessen letzten Wochen begleitet oder unterstützt. Veranstalten Sie ein Q&A- oder "Ask Me Anything"-Forum, in dem die Teammitglieder um engagiertes Feedback zu den Herausforderungen bitten können, die ihnen wichtig sind. Wenn Sie den Wissenserhalt zu einem kollaborativen Prozess machen, schaffen Sie mehr Möglichkeiten zum Lernen und binden sowohl den neuen Mitarbeiter als auch die verbleibenden Teammitglieder ein.

 

Genau wie das menschliche Gedächtnis kann sich auch das Gedächtnis Ihres Unternehmens entwickeln oder verkümmern. Die Entwicklung einer Strategie zur Bewahrung des institutionellen Wissens trägt nicht nur zur kurzfristigen Widerstandsfähigkeit des Unternehmens bei, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sondern kann auch zu größerem Engagement und geringerer Fluktuation beitragen, was langfristig Innovation und Wachstum fördert.

Weiterführende Lektüre: Nachfolgeplanung: Lassen Sie Ihre Experten in den Ruhestand gehen - nicht ihr Fachwissen