En el mundo de los recursos humanos, a veces parece que la Gran Recesión nunca terminó.

Según un estudio de Hackett Group, incluso con un crecimiento proyectado de los ingresos del 7 % interanual, los presupuestos de recursos humanos de las empresas se han mantenido prácticamente estables, o incluso han disminuido. Los presupuestos para operaciones de recursos humanos se han reducido un 1 %. La plantilla departamental se ha reducido casi un 3 %. Según Hackett, recursos humanos fue la única función empresarial que experimentó recortes tanto en personal como en presupuesto.

A medida que los líderes de recursos humanos miran hacia el futuro, encontrar formas de aumentar la eficiencia será la tarea principal del año.

Sin embargo, mejorar la productividad departamental no se perfila como una tarea fácil. Con el repunte de los ingresos, las organizaciones están contratando nuevos empleados, implementando nuevos programas y planes, e invirtiendo en nuevas oficinas, nuevas alianzas y nuevas adquisiciones. En un escenario ideal, los presupuestos de recursos humanos deberían incrementarse para gestionar toda esa actividad de personal, en lugar de permanecer estancados en niveles propios de una recesión.

Una oportunidad para rediseñar las operaciones de recursos humanos para el futuro.

En cualquier departamento de cualquier organización, existe la tentación de analizar un presupuesto estancado y comenzar a planificar cómo sobrevivir durante 12 meses hasta que se pueda justificar un aumento el próximo año.

Sin embargo, simplemente esperar tiene un precio. Los departamentos con abundantes recursos económicos a menudo tienen dificultades para justificar una reestructuración con la vista puesta en el futuro; al fin y al cabo, pueden permitirse mantener el statu quo e invertir solo en aspectos superficiales.

En esos momentos, el lema de "hacer más con menos" brinda a los líderes la oportunidad de trazar un nuevo rumbo. Si bien aumentar la productividad del equipo puede ser el objetivo a corto plazo, la escala del departamento debería ser la meta principal : invertir en aumentar la producción hoy es fácil de justificar como una necesidad financiera, y si se hace bien, mañana le brindará al equipo la base necesaria para un mejor uso estratégico de presupuestos más generosos en el futuro.

Ahora, pues, es el momento de rediseñar su sistema de recursos humanos para que sea escalable.

4 ideas escalables para la formación y comunicación en recursos humanos

Una clave para que tu departamento de RR. HH. logre más con menos es encontrar herramientas que complementen y potencien a tu personal actual, permitiéndoles sacar el máximo provecho de cada una de sus actividades. Invertir en las tecnologías adecuadas puede hacer que el trabajo de tu equipo sea más eficaz, más atractivo y más valioso que nunca.

Si bien muchas de las tecnologías que ahora se utilizan para los equipos de recursos humanos son altamente especializadas y están diseñadas para abordar oportunidades específicas, una herramienta destaca por ser un medio familiar, flexible y sencillo para ayudar a los departamentos de recursos humanos a hacer más en casi cualquier entorno: el vídeo.

El vídeo está ayudando a los equipos de RR. HH. a optimizar sus esfuerzos , aumentando la productividad y facilitando la comunicación a distancia y en cualquier momento, gracias a un medio que ha demostrado su eficacia para compartir ideas e información. A continuación, presentamos algunos ejemplos de cómo otros líderes de RR. HH. utilizan el vídeo actualmente:

1. Automatice la incorporación de empleados con contenido de capacitación en video.

Las organizaciones están reconociendo rápidamente la importancia de incorporaciónTanto para los nuevos empleados como para los empleados internos que asumen nuevos roles, una incorporación eficaz reduce el tiempo necesario para que los empleados se familiaricen con sus puestos y ayuda a disminuir la rotación de personal (y los costos asociados). Sin embargo, para muchos equipos de Recursos Humanos y Desarrollo de Aprendizaje, la incorporación es una tarea tediosa: una rutina que consiste en repetir la misma información una y otra vez cada vez que alguien asume un nuevo puesto. A menudo, se convierte rápidamente en una tarea que se pasa por alto debido a otras prioridades del equipo o que termina delegándose en los gerentes de contratación, lo cual es un problema, ya que significa que la experiencia de incorporación se vuelve inconsistente dentro de la empresa.

Una mejor solución es organizar ese proceso de incorporación rutinario y repetitivo en una serie de videos a la carta que se puedan compartir con los nuevos empleados cuando y donde sea que se incorporen. El video puede facilitar la integración de la incorporación en los primeros días de un nuevo empleado: en lugar de requerir tiempo programado para reunirse con Recursos Humanos y otros, los nuevos empleados pueden ver un video cuando les convenga.

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2. Conecte a sus ejecutivos y aumente la transparencia.

Cada vez más organizaciones responden al llamado a una mayor transparencia interna. Los empleados quieren saber cómo funciona la empresa, cuáles son las últimas estrategias y qué las impulsa, y cómo pueden alinear su trabajo para contribuir de la mejor manera a la misión de la compañía.

En respuesta, las organizaciones ofrecen cada vez más comunicaciones ejecutivas: mensajes de la alta dirección diseñados para compartir precisamente la información que los empleados solicitan. Dos de las estrategias que buscan generar esta transparencia en las comunicaciones ejecutivas resultan ser ejemplos perfectos de cómo complementar las actividades de recursos humanos existentes con vídeo. Las asambleas generales y las mesas redondas ejecutivas reúnen a empleados y altos directivos para analizar la situación de la empresa, plantear preguntas y ofrecer perspectivas valiosas. Ambas se realizan de forma presencial: las asambleas generales suelen tener lugar en espacios amplios como auditorios, mientras que las mesas redondas se celebran con mayor frecuencia en espacios más reducidos como salas de conferencias.

Lo más importante es que tanto las reuniones generales como las mesas redondas con los empleados se benefician enormemente de la presencialidad, lo que significa que todo su valor se pierde para aquellos empleados que no puedan asistir. A menos, claro está, que se graben en vídeo y se pongan a disposición en la propia videoteca . El vídeo es una excelente manera de ampliar el valor de la comunicación ejecutiva, sin incurrir en grandes costes adicionales ni programar un sinfín de sesiones repetitivas.

Mira un video de comunicaciones ejecutivas realizado con Panopto

 

3. Formación corporativa en cualquier momento y lugar.

Una gran parte de los presupuestos operativos a los que se enfrentan hoy en día muchos equipos de Recursos Humanos y de Formación y Desarrollo se destina simplemente a la logística de las salas de formación. Hay que alquilar salas para capacitaciones, eventos y debates, coordinar a los ponentes, pagar los viajes y las comidas; todo suma. IBM, por ejemplo, informó que más del 40 % de sus costos de capacitación presencial se destinaron a viajes y alojamiento. En tan solo dos años después de que la empresa trasladara la mitad de sus programas de capacitación a un formato de aprendizaje electrónico, ahorró 579 millones de dólares.

Gracias al vídeo, no es necesario programar varias sesiones de formación o eventos en distintas oficinas: cualquier mensaje o información se puede compartir de forma eficiente y eficaz a distancia, lo que ayuda a los responsables de recursos humanos a recuperar los costes de facilitación que, de otro modo, consumirían el presupuesto anual. Lo mejor de todo es que el vídeo conserva los elementos clave que hacen útiles las sesiones presenciales: una presentación grabada permite al organizador del evento utilizar técnicas de comunicación verbal y no verbal para recalcar los puntos importantes, y el análisis de vídeo garantiza que los espectadores hayan visto la grabación completa.

El vídeo incluso puede aportar valor añadido, permitiendo a los espectadores rebobinar y reproducir puntos importantes, buscar contenido mencionado o mostrado durante el vídeo y retomar conceptos posteriormente sin necesidad de reprogramar la intervención del presentador.

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4. Deja de repetirte: comunícate de forma más eficaz.

Según Forrester Research, los empleados tienen un 75 % más de probabilidades de ver un video que de leer textos como documentos, correos electrónicos o artículos web. Todo profesional de recursos humanos conoce la frustración de compartir un mensaje detallado sobre un nuevo programa o política, solo para verse abrumado por un aluvión de preguntas ya respondidas en el documento, enviadas por empleados que respondieron apresuradamente sin leer el texto completo. En una organización moderna y ágil, todos están ocupados. A veces, simplemente no tenemos tiempo para analizar cada línea de cada mensaje que recibimos.

El vídeo ayuda a solucionar este problema, ya que ofrece una combinación de imágenes, texto, movimiento, rostros humanos y animación para crear un medio mucho más atractivo que la impresión por sí sola. Se ha demostrado que las presentaciones en vídeo mejoran la capacidad de recordar el mensaje, lo que significa que lo hacen más memorable. Y como señala Forrester, es mucho más probable que se lea un vídeo que un correo electrónico o un memorándum, lo que significa que más personas verán su mensaje.

Con una mayor participación de la gente —y a través de un medio que les ayuda a recordar mejor tu mensaje—, el vídeo puede ahorrarle tiempo a tu equipo al reducir la cantidad de preguntas que tendrán que responder del resto de la organización.

Mira un video de capacitación corporativa creado con Panopto

 

 

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