Según los últimos datos de nuestros colegas del sector de la selección de personal, hay una estadística sorprendente: el 61 % de los puestos de trabajo a tiempo completo para principiantes ahora requieren tres o más años de experiencia. ¿Por qué se requiere experiencia para los puestos de nivel inicial?

Para los aspirantes a nuevos empleados, es un círculo vicioso. No pueden conseguir un puesto de nivel inicial sin la experiencia requerida, pero si la tuvieran , ni siquiera estarían buscando un trabajo de este tipo. Esta frustración puede perjudicar seriamente la imagen de tu empresa como empleadora e incluso disuadir a otros candidatos de postularse a tus ofertas de empleo.

Los empleadores podrían estar en una situación aún peor.

Sin embargo, la situación de los empleadores podría ser aún peor. Por primera vez en al menos 20 años, hay más ofertas de empleo que personas que buscan trabajo . El afán de adquirir experiencia laboral ha dejado a numerosas empresas atrapadas en una situación en la que los puestos quedan vacantes simplemente porque sus expectativas superan las oportunidades disponibles.

Por supuesto, en rigor, este no es un problema de formación y desarrollo.

Es mejor que eso.

Es una ineficiencia del mercado.

Tus competidores se han metido en un callejón sin salida, exigiendo un nivel de experiencia que, por definición, sería poco común para alguien que busca un trabajo de nivel inicial. Esto significa que hay un sinfín de candidatos potencialmente excelentes a los que puedes formar y convertir en empleados de primera categoría, pero que nadie más ha contratado porque carecen de los beneficios de 36 meses de experiencia en la oficina.

Así es como el departamento de Formación y Desarrollo puede ser el héroe.

En promedio, hoy en día se necesitan 51 días y un costo de $10,731 para cubrir una vacante. Gran parte de ese dinero se gasta simplemente en descartar a los candidatos sin experiencia.

Pero tres años de experiencia no convierten a nadie en experto. De hecho, nos atreveríamos a decir que la mayoría de las empresas que exigen tres años de experiencia laboral previa lo hacen no por la necesidad de conocimientos específicos, sino para agilizar la incorporación y eliminar la necesidad de capacitar al personal en algunas de las expectativas laborales más básicas.

Son objetivos razonables, y si su organización está contratando de forma rápida y asequible a personas con más de 3 años de experiencia, no tiene ninguna razón para cambiar su enfoque.

Pero si observa que hay puestos vacantes, o si escucha historias de guerras de ofertas por talentos sin experiencia, quizás sea el momento de asociarse con su equipo de reclutamiento para que esta ineficiencia del mercado juegue a su favor.

Solución: Ofrecer los beneficios de 3 años de experiencia durante el proceso de incorporación.

Si el objetivo de su empresa es contratar personas con un cierto nivel de experiencia, entonces tiene dos opciones: pagar más para contratar por experiencia o encontrar una manera más rápida de brindar a los nuevos empleados el beneficio de esa experiencia.

La opción 1 depende del presupuesto del responsable de contratación.

La opción 2 es algo sobre lo que los equipos de formación y desarrollo pueden tomar medidas.

Si como equipo de formación y desarrollo de empleados colaboras con el departamento de reclutamiento e identificas el conocimiento institucional que esperarías de alguien con tres años de experiencia, puedes crear un programa intensivo de formación para empleados principiantes que abarque toda esa información como parte de tu programa de incorporación . Posteriormente, puedes estructurar dicho programa para que esté disponible como un curso bajo demanda para que los nuevos empleados lo completen durante sus primeros 6 a 12 meses.

¡Listo! Ahora, tus nuevos empleados pueden comportarse como veteranos con 3 años de experiencia, y tu empresa puede elegir entre los mejores talentos de un grupo aún sin explotar.

Para muchas organizaciones, diseñar un nuevo programa intensivo de formación para empleados de nivel inicial será una aplicación ideal de los recursos de formación y desarrollo. Las empresas suelen tener un gran número de puestos de nivel inicial bastante similares, y estos puestos suelen rotar con mayor frecuencia que los de mayor responsabilidad. Esto significa que se puede aprovechar la economía de escala: crear este tipo de formación bajo demanda permite al equipo de formación y desarrollo impartir el contenido con mucha más frecuencia, a más personas y en más lugares de lo que sería práctico de forma presencial.

Mejor aún, dado que se trata de un programa preestablecido que se entrega bajo demanda, su equipo de formación y desarrollo puede presentar todo este material de forma coherente a cada nuevo empleado, y hacerlo en el momento preciso durante la permanencia de cada nuevo empleado en la empresa.

Entonces, ¿qué se podría incluir en un programa intensivo de formación para empleados principiantes bajo demanda?

Como ocurre con cualquier iniciativa de formación, los materiales de aprendizaje adecuados dependen del público objetivo, sus responsabilidades y las expectativas que su empresa tenga puestas en ellos.

Dicho esto, lo que más beneficia a los nuevos empleados sin experiencia —y lo que la mayoría de las empresas que exigen 3 años de experiencia esperan evitar enseñar— es la información que les ayudará a integrarse, tanto en su puesto específico como en el entorno laboral moderno en general. Y esto se presentará en tres modalidades:

Formación formal

Guías prácticas para sistemas corporativos

La mayoría de los entornos laborales dependen de una gran cantidad de herramientas para la productividad, la comunicación, la medición y mucho más. Ya sea Salesforce o Slack, GitHub o Google Drive, arquitectura heredada o infraestructura de vanguardia, es probable que existan docenas de sistemas y herramientas en su ecosistema de TI. En muchos casos, estas herramientas serán utilizadas por varios equipos o incluso por toda la organización, por lo que es recomendable ayudar a los nuevos empleados a comprender la forma correcta de utilizarlas.

Colabora con los responsables de contratación para comprender con qué herramientas deben familiarizarse los nuevos empleados de nivel inicial y crea o selecciona una serie de recursos que ayuden a los nuevos usuarios a familiarizarse rápidamente con ellas.

En este programa de capacitación de muestra, un experto en la materia explica en detalle cómo utilizar mejor el software de análisis empresarial de Tableau para aplicaciones empresariales específicas:

Normas básicas de etiqueta en la oficina

La cultura organizacional no surge por casualidad. Se construye a través de las interacciones diarias con cada miembro de la organización. Si bien las particularidades de su cultura deben ser únicas, independientemente de la cultura de su empresa, es recomendable brindar a los nuevos empleados algunos consejos sobre cómo se espera que se comporten.

No hace falta exagerar en este punto. Destaca algunos de los peores comportamientos relacionados con la vestimenta, el lenguaje, la puntualidad y las actividades personales durante el horario laboral que hayas observado, para establecer un punto de referencia sobre lo que es inaceptable. La mayoría de la gente entenderá los detalles a partir de ahí. Los empleados de nivel inicial pueden ser nuevos en el entorno laboral, pero no son nuevos en el mundo.

Cómo nos ayudas a tener éxito

Una de las quejas más comunes entre los empleados principiantes es la sensación de que su trabajo simplemente no importa. Esta desmotivación puede ser muy perjudicial y provocar rotación de personal. Tu programa de capacitación para empleados principiantes debe esforzarse por combatir esta idea.

Si bien la mayoría de los trabajos para quienes se inician en la profesión no suelen implicar mucha autoridad, el hecho de que el puesto esté en la nómina de la empresa indica que esta le otorga algún valor. Es importante que el nuevo empleado también comprenda ese valor.

Afortunadamente, este es el tipo de capacitación que los altos ejecutivos dominan. Colabore con su equipo directivo para ofrecer una visión general de cómo su empresa genera ingresos y haga todo lo posible por explicar a los empleados de nivel inicial cómo su trabajo contribuye al éxito de toda la compañía. Un punto a su favor si logra que su director ejecutivo participe en la presentación: un mensaje nunca se escucha mejor que cuando proviene de la cúpula directiva.

capacitación en habilidades laborales

Cursos de formación funcional específicos para cada puesto, desarrollados por la sede central.

La coherencia es fundamental en cualquier actividad de capacitación, y resulta especialmente importante para ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día rápidamente. Si bien el contenido específico dependerá del puesto, la sede central debe identificar las habilidades y la filosofía que se espera que todos los empleados en los puestos objetivo posean, independientemente de su ubicación geográfica.

Especialmente para las empresas donde los empleados de nivel inicial suelen ser el primer punto de interacción con clientes, proveedores u otras partes interesadas externas, garantizar que cada nuevo empleado haya recibido la misma formación básica ayudará a su equipo a ofrecer experiencias consistentes que generen confianza en su marca.

Cursos de formación funcional específicos para cada puesto, desarrollados por la dirección del equipo/división.

Por supuesto, si bien la coherencia es fundamental, no conviene pasar por alto las perspectivas de los equipos. Ya provengan de la gerencia local o regional, de distintas unidades de negocio dentro de la empresa o simplemente de algunos empleados destacados en el programa de desarrollo de liderazgo, la participación de expertos de toda la compañía puede enriquecer los cursos de la sede central, además de brindar a los gerentes la oportunidad de perfeccionar la cultura de sus equipos dentro de la cultura organizacional general.

En este programa de capacitación de ejemplo, un líder de equipo explica las expectativas para la comercialización en tienda de acuerdo con los estándares de la marca:

Nota al margen: ¡Fíjate quién te observa!

Ya existen pocas herramientas de capacitación que no permitan rastrear cómo las usan los usuarios. Dedique tiempo a revisar periódicamente los informes disponibles en su LMS, CMS de video y cualquier otro sistema de capacitación que utilice.

Los análisis te indicarán qué empleados dedican realmente tiempo a tus materiales, y saberlo te ayudará a identificar a los de mejor desempeño o a capacitar a aquellos que puedan estar teniendo dificultades.

Formación informal

Intercambio de conocimientos de expertos en la materia (SME, por sus siglas en inglés)

El aprendizaje social está muy de moda últimamente, pero lo cierto es que es uno de los métodos de formación más antiguos que existen. La gente ha estado intercambiando conocimientos informales desde mucho antes de que se inventaran los dispensadores de agua.

El desafío para un aprendizaje social efectivo para empleados principiantes es doble. En primer lugar, las pymes suelen estar muy ocupadas y no tienen tiempo para compartir regularmente su conocimiento institucional. En segundo lugar, incluso cuando una pyme puede dedicar tiempo a una charla informal sobre buenas prácticas, su conocimiento suele ser tan profundo que los empleados principiantes pueden perderse fácilmente en los detalles.

¿Cuál es la solución? Documentarlo. Pedir a los expertos en la materia que documenten sus conocimientos —ya sea mediante una guía escrita o un breve vídeo explicativo— permite que su conocimiento institucional esté disponible siempre que se necesite y, además, facilita su reproducción ilimitada para quienes, por primera vez, solo necesitan escuchar la explicación una vez más.

Conocimiento institucional seleccionado

Para cualquier puesto en su empresa, probablemente habrá una serie de habilidades y conocimientos que no son esenciales para el rol en sí, pero que no obstante resultan útiles para cualquiera que aspire a desarrollar una carrera profesional en su empresa.

Este contenido podría abarcar absolutamente de todo, así que sé selectivo. Consejos de otros empleados recién contratados sobre lo que les hubiera gustado saber, instrucciones para solucionar problemas comunes en la oficina (como «recargar la tinta de la impresora»), una guía sobre el significado de todas las siglas que usa el personal directivo; en resumen, cualquier cosa que, si recordaras tu primer trabajo, te hubiera gustado saber.

En este programa de intercambio de conocimientos de ejemplo, un miembro del equipo de TI ayuda a los nuevos empleados a identificar posibles intentos de phishing y otras estafas por correo electrónico:

Empezando

El objetivo de un programa intensivo de formación inicial para empleados a demanda no es crear a tu próximo director ejecutivo, sino diseñar una experiencia de incorporación personalizada que brinde a tus nuevos empleados todos los beneficios de tres años de experiencia sin tener que cumplir con el tiempo real trabajado.

Tu programa intensivo no tiene por qué ser perfecto desde el principio. De hecho, casi seguro que no lo será: una vez que lo lances, probablemente recibirás todo tipo de sugerencias para que el proceso sea aún más útil. Así que tenlo en cuenta y empieza por crear y seleccionar solo los materiales de aprendizaje más importantes que quieras compartir.

Como ocurre con toda la formación de empleados , la forma de impartirla depende de la cultura de la organización. Existen muchas maneras de ofrecer formación eficaz bajo demanda.

En los últimos años, el vídeo, en particular, ha demostrado ser muy prometedor en este ámbito, tanto porque las presentaciones grabadas suelen ser más fáciles de producir para los formadores y otros profesionales que los documentos escritos formales, como porque el contenido de vídeo suele ser más fácil de seguir para los alumnos de todos los niveles.