En estos momentos, casi diez mil Baby Boomers se jubilan cada día. 800.000 personas mayores de 65 años abandonaron la población activa estadounidense en el último trimestre de 2016, lo que confirma que "El tsunami plateado" (término utilizado para describir el número masivo de Baby Boomers que envejecen) es realmente una amenaza para muchas empresas.

Por mucho que se hable del retraso de las jubilaciones y de la ampliación de las tasas de participación en el mercado laboral -ambas cosas están bien documentadas y configuran la demografía del lugar de trabajo actual-, lo cierto es que la generación del baby boom está abandonando la oficina por última vez, en masa.

Es una cifra que se acumula rápidamente. Perder 10.000 trabajadores al día significa perder 300.000 al mes, y más de tres millones de trabajadores experimentados al año.

Y para demasiadas empresas, también significa perder el acceso a los valiosos conocimientos institucionales de los empleados que se jubilan.

Los empleados veteranos -en todos los niveles de la organización- suelen ser fuentes de conocimientos basados en la experiencia. Son capaces de marcar la diferencia para los clientes con un conocimiento claro del historial y los problemas de una cuenta. Son capaces de marcar la diferencia para los compañeros con un conocimiento exhaustivo de los procesos y de cuándo aplicar soluciones alternativas. Y son capaces de mejorar su cuenta de resultados conociendo las preguntas correctas que hay que hacer, las preocupaciones correctas que hay que abordar y los pasos correctos que hay que seguir para garantizar que se negocian los mejores acuerdos y se firman los mejores contratos.

Éstos son sólo algunos de los beneficios que los profesionales con experiencia aportan a una empresa y, por desgracia, el simple hecho de trasladar a alguien nuevo al puesto podría provocar un vacío de liderazgo en su organización.

Los 4 tipos de conocimientos que puede perder cuando se jubilan los empleados

Hace poco, Harvard Business Review publicó un análisis más profundo de lo que pierden las organizaciones cuando sus expertos cierran sus carreras. El equipo descubrió lo siguiente que las pérdidas más acuciantes se produjeron en 4 áreas clave:

Relaciones
Que un experto pueda ser un contacto clave con un proveedor o un cliente y, por tanto, sea más fácil entablar una conversación con esas personas, no es ninguna sorpresa. Pero las pérdidas aquí son más profundas: los años de experiencia a menudo proporcionan a su experto la intuición sobre lo que se puede negociar y lo que no, lo que se puede presionar y lo que no, y lo que se debe o no se debe discutir, y perder el acceso a esa intuición puede tener un precio real.

Reputación
En la era actual de las organizaciones ágiles, casi todo el mundo es experto en alguna materia. Y sus contactos lo saben: han aprendido que una persona es la indicada para obtener la respuesta correcta de inmediato. Sustituir a esa persona pone a prueba la fe de esos clientes y contactos: pedirles que confíen en un nuevo nombre después de haber depositado su confianza en un predecesor. No es raro que, incluso en una buena transición, se oigan quejas.

Vuelva a trabajar
La capacidad de hacer las preguntas adecuadas puede ser una de las habilidades más infravaloradas de un miembro del equipo. Ninguna organización funciona sin una serie de problemas internos y sistemas idiosincrásicos: los empleados veteranos conocen esos detalles por experiencia y pueden planificarlos. Los nuevos miembros del equipo a menudo ni siquiera saben que existen esos obstáculos, lo que significa que oirás hablar mucho más del "plan B" que antes de que se jubilara tu experto.

Regeneración
A los medios de comunicación les gusta hablar de la innovación como si ocurriera en un abrir y cerrar de ojos, pero eso no es cierto. Las ideas rompedoras se construyen tras años de aprendizaje y práctica, y como las empresas de hoy en día son cada vez más técnicas y complejas, se necesita más tiempo que nunca para convertirse en un verdadero experto. Incluso los ganadores del Premio Nobel son ahora más mayores que nunca. Lo mejor que puedes hacer es formar, formar y formar, y dar a los nuevos empleados tantas oportunidades como sea posible de aprender de tus expertos antes de que se vayan.

Mitigar el riesgo de pérdida de conocimientos de los empleados que se jubilan con una estrategia de planificación de la sucesión

La mayoría de las organizaciones no tienen ni idea de que han perdido ciertos activos hasta que su experto se ha ido. Como resultado, pocas son capaces de recuperarse rápidamente de las lagunas creadas por la jubilación de un experto.

No tiene por qué ser así.

Disponer de una estrategia de planificación de la sucesión puede ayudar a minimizar el impacto de la jubilación de trabajadores. Es raro que un candidato esté "preparado ahora" para asumir el papel de un líder o empleado con experiencia. Una estrategia de planificación de la sucesión le ayudará a identificar las lagunas de conocimientos y a realizar la transición de los sucesores a las nuevas funciones con menos contratiempos. 

Recopile conocimientos antes de que se jubilen sus expertos

Pocas organizaciones pasan por alto a sus empleados veteranos como recursos valiosos. De hecho, la mayoría hacen todo lo posible por reconocer esa experiencia, indicando formal o informalmente a otros empleados que se pongan en contacto con el experto interno cada vez que surge una pregunta relevante.

Este tipo de intercambio de información y mejores prácticas "preguntando al experto" no es nada nuevo: los colegas han compartido consejos y técnicas de esta forma durante cientos de años. Hoy en día, sin embargo, las oficinas de RRHH y de Aprendizaje y Desarrollo de las organizaciones están reconociendo rápidamente el valor de este "aprendizaje social", y están encontrando nuevas formas de apoyarlo, preservarlo y ampliarlo, de modo que la información compartida en una discusión informal uno a uno pueda ser beneficiosa para todos los demás en la organización, en cualquier momento, en cualquier lugar y bajo demanda.

En la actualidad existen multitud de formas de almacenar y gestionar el conocimiento institucional:

• Los wikis permiten a las organizaciones crear enciclopedias que documentan cualquier detalle importante.
• Los foros permiten a los expertos intervenir en una interfaz similar a la de las redes sociales cada vez que se plantea una pregunta.
• Las sesiones "Brown Bag" crean un ambiente informal de reunión en el que un experto en la materia puede mostrar lo que sabe ante una audiencia de colegas interesados.

Y para un número cada vez mayor de organizaciones, existe una tecnología que ofrece todas las ventajas de las wikis, los foros y las sesiones de debate en un único y atractivo formato: el vídeo.

¿Quieres ver cómo? Mira.

Por qué el vídeo es tan valioso para captar el conocimiento de los empleados

El auge de las herramientas de grabación de vídeo de alta calidad, como las cámaras web y los teléfonos inteligentes, ha facilitado más que nunca la grabación rápida de cualquier cosa. Y como cada vez son más las empresas que adoptan sistemas de gestión de contenidos de vídeo (CMS de vídeo), compartir esas grabaciones con los compañeros es tan fácil como hacer clic con el ratón.

El vídeo ayuda a preservar el conocimiento institucional mejor que el texto, porque permite a sus expertos mostrar realmente lo que están demostrando mientras lo documentan. Muchos estudios también concluyen que el vídeo es simplemente un formato mejor para este tipo de información: no solo ayuda a recordar mejor temas importantes, sino que, según Forrester Research, el 75 % de los empleados prefiere ver un vídeo a leer un correo electrónico o una página web.

Aprovechar un VCMS amplifica ese valor, haciendo que su contenido de vídeo sea más accesible. Contar con una videoteca centralizada significa que sus empleados saben dónde ir para encontrar la información que buscan, en lugar de tener que recorrer un laberinto de unidades de intercambio de archivos y redes SharePoint, con la esperanza de tropezar con lo que necesitan. Panopto incluso indexa completamente cada palabra hablada y cada palabra mostrada en pantalla en cada vídeo de su biblioteca, lo que permite a su equipo buscar y avanzar instantáneamente a la experiencia que necesitan.

Y más allá de centralizar sus activos de vídeo, un VCMS facilita la utilización del vídeo. Un VCMS moderno como Panopto transcodifica automáticamente todos los vídeos de la biblioteca para que puedan verse en cualquier dispositivo sin problemas de formato de archivo.

Solicite una demostración Uso del vídeo para conservar el conocimiento institucional

Cada organización encontrará su propio modo de aprovechar el poder del vídeo para curar la experiencia de sus empleados veteranos. Hoy en día, algunas de las estrategias más comunes son:

Demostraciones de procesos
Uno de los usos más comunes del vídeo en las empresas es también una de las formas más valiosas de captar la experiencia de su equipo. Pedir a sus expertos en la materia que graben un recorrido de principio a fin sobre el funcionamiento de un proceso o programa es una forma ideal de documentar rápidamente el modo en que funciona su empresa, y de dar al sustituto de un recién jubilado una valiosa ventaja para familiarizarse con sus nuevas funciones y responsabilidades.

"What To Watch For" Overviews
Mostrar cómo deben funcionar las cosas es una tarea valiosa - pero a menudo la experiencia que hace que sus empleados veteranos sean tan esenciales es lo que hay que hacer cuando las cosas van mal. Los años de experiencia son a menudo la mejor referencia para saber qué componentes deben supervisarse antes de lo previsto, qué pasos hay que volver a comprobar y a qué clientes hay que hacer una llamada telefónica de contacto más rápida. Con el vídeo, sus expertos pueden capturar los mismos consejos y mejores prácticas que han compartido informalmente a través de la pared del cubo durante años y ayudar a otros a beneficiarse de su sabiduría, incluso si preguntan desde miles de kilómetros de distancia o varios años en el futuro.

Video "What I've Learned" Brown Bags
Como ha señalado HBR, a menudo el mayor problema que se deriva de la jubilación de sus expertos es que sencillamente no sabrá qué conocimientos deseará haber captado. Aunque no existe una forma segura de conservar hasta el último detalle, a veces no hay nada mejor que pulsar "grabar" y pedir a un empleado que comparta lo que le gustaría que los demás supieran. Desde cómo mejorar los procesos hasta cómo gestionar proyectos o clientes de gran envergadura, e incluso cómo desarrollar con éxito una carrera profesional en su organización, puede que le sorprenda descubrir cuánta información tienen realmente que compartir los expertos que se jubilan.

No pierda los conocimientos de los empleados que se jubilan

Cada día se jubilan 10.000 Baby Boomers. Y cualquiera de ellos puede ser el experto cuyos años de experiencia han ayudado a crear la ventaja competitiva de su organización. Con Panopto, las organizaciones -¡e incluso sus propios expertos! - pueden grabar fácilmente demostraciones, presentaciones, debates y casi cualquier otra idea, idea o información. Y con la mejor búsqueda y compartición de contenidos de vídeo del sector, Panopto le ayuda a garantizar que los conocimientos de sus expertos sigan estando disponibles y listos para ayudar a todos los miembros de su organización, incluso después de que termine su fiesta de jubilación.

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