¿Siente la presión de la rotación de personal y la pérdida de conocimientos institucionales? No es el único.

Alrededor del 88% de los ejecutivos coinciden en que están experimentando una rotación más alta de lo normal, y todos los sectores están registrando tasas de abandono récord. Desde la tecnología, donde el 38 % de los empleados quiere cambiar de puesto, hasta la industria manufacturera, que se enfrenta a 2,1 millones de puestos de trabajo sin cubrir en 2030, la Gran Dimisión no se detendrá pronto.

Este desgaste generalizado está acelerando la pérdida de conocimientos institucionales, dejando a las empresas vulnerables a costosas ineficiencias en un clima empresarial que exige más resistencia e innovación que nunca.

Ante esta disrupción, ¿cómo puede su empresa preservar el conocimiento institucional y minimizar el impacto del desgaste en su inteligencia organizativa?

¿Qué es el conocimiento institucional?

El conocimiento institucional es la memoria colectiva y el aprendizaje tribal de una organización. Abarca tanto las habilidades duras, como las técnicas y las basadas en herramientas, como las blandas, como las relaciones con clientes y colegas. Este profundo conocimiento del sector y de la empresa permite a su organización aprender del pasado y apostar de forma innovadora por el futuro.

Las organizaciones que no dan prioridad a la transferencia de conocimientos corren el riesgo de perder el contexto, la confianza y la intuición necesarios para elaborar una estrategia eficaz, así como las herramientas, tácticas y procesos necesarios para cumplirla de forma competitiva. Sin un enfoque estratégico de la conservación del conocimiento, tendrá que reinventar la rueda cuando los empleados abandonen la organización.

Por suerte, hay una forma mejor.

El cambio es una parte natural del crecimiento. Las empresas que abordan la evolución de su negocio de forma proactiva y adaptable pueden equipar a los nuevos talentos prometedores con la experiencia de los empleados veteranos.

Conservar y compartir los conocimientos institucionales no sólo mejora la incorporación, aumenta la productividad y reduce el riesgo, sino que también fomenta una mayor transparencia y coherencia en toda la organización. Esto contribuye a una experiencia de trabajo más equitativa y a una mentalidad de aprendizaje que puede reducir el desgaste.

Veamos cómo.

Cómo transferir y conservar los conocimientos institucionales

El enfoque proactivo: fomentar una cultura de intercambio de conocimientos

Compartir conocimientos tiene mucho más valor que la mera mitigación de riesgos. Aunque muchos directivos no abordan la transferencia de conocimientos hasta que un empleado crítico anuncia su marcha, crear una cultura proactiva de intercambio de conocimientos fomenta la confianza, la colaboración y la innovación en toda la empresa.

1. Auditoría de los conocimientos institucionales existentes

Haga balance de las funciones más críticas en cada parte de su organización. ¿Están estos conocimientos aislados? ¿Con qué frecuencia se comparte? ¿Quién se beneficiaría de esta información: un colaborador individual, un equipo, una unidad de negocio o toda la organización?

Examine todos los niveles de su empresa, desde los líderes estratégicos que toman pocas decisiones de alta calidad basadas en años de experiencia hasta el personal de nivel más subalterno que gestiona herramientas y procesos cotidianos esenciales. Al identificar el valor y el volumen del conocimiento institucional existente, puede empezar a priorizar qué información debe capturarse y compartirse.

Piense también de forma creativa en nuevas oportunidades para compartir conocimientos. ¿Cómo podrían las competencias cruzadas ayudar a reforzar la colaboración en equipo o apoyar las sustituciones a corto plazo en caso de vacaciones o baja por maternidad o paternidad? ¿Podría la captura de los lanzamientos de proyectos y las comprobaciones de hitos clave ayudar a preservar la resolución de problemas en el momento, que es difícil de sacar a la luz al final de un proyecto? ¿Compartir las revisiones mensuales de la empresa, las reuniones del consejo de administración u otros debates estratégicos facilitaría que las partes interesadas de la organización se pusieran al día sobre las nuevas oportunidades?

2. Cree un proceso sencillo para la captura de conocimientos (pista: ¡dele a grabar!)

Ahora que ha identificado la información organizativa más valiosa, haga de la preservación del conocimiento una práctica diaria.

¿Le parece una molestia? No tiene por qué.

La clave está en reducir las fricciones. Es probable que sus ejecutivos y empleados no dispongan del ancho de banda necesario para crear documentación detallada sobre sus numerosas responsabilidades. Elimine la carga de la conservación del conocimiento de los hombros de sus empleados proporcionándoles herramientas para grabar automáticamente las reuniones importantes y guardarlas en una biblioteca de aprendizaje en vídeo a la carta con capacidad de búsqueda para acceder a ellas en el futuro.

La grabación de los principales debates sobre proyectos, reuniones estratégicas y tutoriales sobre herramientas no sólo sirve de apoyo a los nuevos empleados, sino que también ayuda al personal existente a trabajar de forma más eficaz y estratégica, ya que les da acceso a los conocimientos institucionales existentes a la velocidad que necesitan y les proporciona nuevas perspectivas y apoyo que a menudo permanecen a puerta cerrada.

Sus empleados ya utilizan el vídeo para comunicarse y colaborar en tiempo real. Grabe y guarde automáticamente las reuniones importantes para empezar a construir su propio YouTube corporativo de inteligencia institucional.

3. Fomentar y modelar el intercambio continuo de conocimientos

El conocimiento institucional sólo puede tener impacto si sus empleados lo utilizan realmente. Comunique y demuestre el valor de su biblioteca de aprendizaje corporativo para empezar a crear una cultura de intercambio continuo de conocimientos.

• Modele el comportamiento desde arriba. Pida a su equipo directivo y a los líderes de las unidades de negocio que graben los ayuntamientos y otras reuniones estratégicas importantes de toda la empresa para poder acceder a ellas bajo demanda.
• Reduzca las barreras a la conservación del conocimiento haciéndolo fácil y divertido. Anime a los empleados a grabar vídeos de aprendizaje social informales y de tamaño reducido directamente desde su smartphone o tableta. Crea concursos para que los empleados se sientan más cómodos grabando reuniones o tutoriales.
• Considere la posibilidad de añadir métricas de intercambio de conocimientos a las evaluaciones de rendimiento o a los programas de incentivos, o de crear una iniciativa de tutoría que empareje al personal veterano con empleados menos experimentados. Celebre el valor del personal veterano y reconozca a los empleados que ayudan a construir su base de conocimientos institucional.

El crecimiento y la formación son poderosos incentivos para retener a los empleados. Al implicar a sus trabajadores como participantes activos en el desarrollo y la captación de sus conocimientos institucionales, no solo preservará y desarrollará la inteligencia organizativa, sino que también capacitará al personal para crecer en el proceso.

El enfoque reactivo: preservar los conocimientos de los empleados salientes

A veces, no podemos permitirnos ser proactivos. No siempre disponemos del lujo del tiempo cuando nos enfrentamos al preaviso de dos semanas de un empleado crítico.

Un empleado saliente perderá rápidamente la motivación si se le pide que cree una documentación detallada de sus últimos años de trabajo y experiencia. Además, esta información táctica no suele ser el conocimiento más valioso para retener. Céntrate en captar el cómo, no el qué piensan tus empleados veteranos.

1. Preservar los conocimientos tanto implícitos como explícitos.

¿Cómo gestionó un representante de ventas de alto nivel una negociación con un cliente especialmente complicada? ¿Qué cuellos de botella internos puede anticipar o solucionar un gestor de proyectos? ¿Qué ha funcionado y qué no en el pasado? Desde la experiencia en el sector y el historial de cuentas hasta la intuición e incluso los errores, la inteligencia implícita es uno de los conocimientos más valiosos de su organización, y el más difícil de transferir. La mejor manera de preservar el conocimiento implícito es hacer que los empleados hablen. Pida a los empleados que se marchan que hablen de cómo enfocaron estrategias anteriores, clientes difíciles o crisis empresariales. El mero hecho de captar su forma de pensar puede ayudar a sacar a la luz un poderoso conocimiento implícito para la resolución de problemas en el futuro.

2. Capture varios flujos de trabajo a la vez con vídeo.

Las destrezas y estrategias no son eficaces de forma aislada. Aprovechamos múltiples herramientas, procesos y enfoques en tándem para resolver problemas y completar proyectos con eficacia, pero a menudo se pide a los empleados que se marchan que documenten habilidades y procesos individuales sin contexto. Un enfoque más eficaz consiste en que los empleados que se marchan registren sus pantallas a medida que completan o entregan proyectos clave. De este modo, no sólo se conservan los aspectos prácticos del trabajo, sino también las sutilezas, matices y "trucos del oficio" que hacen que los empleados veteranos tengan éxito y que, de otro modo, pasarían desapercibidos.

3. Haga de la incorporación un momento de aprendizaje social.

Los estudios demuestran que el 90% del aprendizaje es social y experiencial, es decir, se aprende haciendo. Aproveche al máximo los conocimientos de un empleado que se marcha implicando a los miembros del equipo en el proceso de incorporación. Considere la posibilidad de que un nuevo empleado acompañe o apoye a un empleado saliente en sus últimas semanas. Facilite un foro de preguntas y respuestas o de "pregúnteme lo que quiera" en el que los miembros del equipo puedan buscar comentarios específicos sobre los retos que les preocupan. Hacer de la preservación del conocimiento un proceso colaborativo crea más oportunidades de aprendizaje y compromete tanto al empleado que se va como a los miembros del equipo que se quedan.

Al igual que la memoria humana, la memoria organizativa puede desarrollarse o atrofiarse. La creación de una estrategia para preservar el conocimiento institucional no solo ayuda a la resiliencia empresarial a corto plazo cuando los empleados se marchan, sino que también puede contribuir a un mayor compromiso y a una menor rotación, reforzando la innovación y el crecimiento a largo plazo.