Avvertite la pressione del ricambio del personale e la paura di perdere il know-how aziendale? Non siete soli.

Circa l' 88% dei dirigenti concorda sul fatto che il turnover sia superiore alla norma e che tutti i settori stiano registrando tassi di dimissioni record. Dal settore tecnologico, dove il 38% dei dipendenti sta cercando di cambiare ruolo , al settore manifatturiero, che si troverà ad affrontare 2,1 milioni di posti di lavoro vacanti entro il 2030, la "Grande Dimissione" non accenna a diminuire.

Questa diffusa perdita di personale sta accelerando la dispersione del patrimonio di conoscenze aziendali, rendendo le imprese vulnerabili a costose inefficienze in un contesto economico che richiede maggiore resilienza e innovazione che mai.

Di fronte a questa trasformazione, come può la vostra azienda preservare il patrimonio di conoscenze aziendali e minimizzare l'impatto del turnover sul capitale informativo dell'organizzazione?

Che cos'è la conoscenza istituzionale?

La conoscenza istituzionale è la memoria collettiva e l'apprendimento tramandato di generazione in generazione all'interno di un'organizzazione. Comprende sia competenze tecniche, come le capacità operative e l'utilizzo di strumenti specifici, sia competenze trasversali, come le relazioni con clienti e colleghi. Questa profonda conoscenza del settore e dell'azienda consente all'organizzazione di imparare dal passato e di puntare su soluzioni innovative per il futuro.

Le organizzazioni che non danno priorità al trasferimento di conoscenze rischiano di perdere il contesto, la fiducia e l'intuito necessari per elaborare strategie efficaci, nonché gli strumenti, le tattiche e i processi indispensabili per realizzarle in modo competitivo. Senza un approccio strategico alla conservazione delle conoscenze, ci si troverà costretti a reinventare la ruota ogni volta che i dipendenti lasciano l'organizzazione.

Per fortuna, esiste un modo migliore.

Il cambiamento è una parte naturale della crescita. Le aziende che affrontano l'evoluzione della propria attività in modo proattivo e flessibile possono fornire ai nuovi talenti promettenti l'esperienza dei dipendenti più esperti.

Conservare e condividere il know-how aziendale non solo migliora l'inserimento dei nuovi dipendenti, aumenta la produttività e riduce i rischi, ma promuove anche maggiore trasparenza e coerenza in tutta l'organizzazione. Ciò contribuisce a un'esperienza lavorativa più equa e a una mentalità orientata all'apprendimento che può ridurre il tasso di abbandono.

Scopriamo come.

Come trasferire e conservare la conoscenza istituzionale

L'approccio proattivo: promuovere una cultura di condivisione delle conoscenze.

La condivisione delle conoscenze ha un valore di gran lunga superiore alla sola mitigazione del rischio. Mentre molti leader affrontano il tema del trasferimento delle conoscenze solo quando un dipendente chiave annuncia le sue dimissioni, costruire una cultura proattiva di condivisione delle conoscenze favorisce la fiducia, la collaborazione e l'innovazione in tutta l'azienda.

1. Verifica le tue conoscenze istituzionali esistenti

Analizza i ruoli più critici in ogni area della tua organizzazione. Queste informazioni sono isolate? Con quale frequenza vengono condivise? Chi trarrebbe beneficio da queste informazioni: un singolo dipendente, un team, un'unità aziendale o l'intera organizzazione?

Esaminate tutti i livelli della vostra azienda, dai leader strategici che prendono poche decisioni di alta qualità basate su anni di esperienza, al personale di livello inferiore che gestisce strumenti e processi quotidiani essenziali. Identificando il valore e la quantità di conoscenze aziendali esistenti, potrete iniziare a stabilire le priorità per le informazioni da acquisire e condividere.

Pensate in modo creativo anche a nuove opportunità di condivisione delle conoscenze. In che modo la formazione trasversale potrebbe contribuire a rafforzare la collaborazione del team o a supportare le sostituzioni a breve termine per ferie o congedi parentali? Documentare l'avvio dei progetti e il raggiungimento delle tappe fondamentali potrebbe aiutare a preservare le soluzioni ai problemi in tempo reale, difficili da far emergere alla fine di un progetto? Condividere le revisioni aziendali mensili, le riunioni del consiglio di amministrazione o altre discussioni strategiche potrebbe facilitare l'aggiornamento degli stakeholder aziendali sulle nuove opportunità?

2. Crea un processo semplice per acquisire le conoscenze (suggerimento: premi il pulsante di registrazione!).

Ora che avete identificato le informazioni organizzative più preziose, fate della conservazione della conoscenza una pratica quotidiana.

Vi sembra una seccatura? Non deve esserlo per forza.

La chiave è ridurre gli attriti. I vostri dirigenti e dipendenti probabilmente non hanno il tempo e le risorse per creare una documentazione dettagliata sulle loro numerose responsabilità. Alleggerite il carico di lavoro dei vostri dipendenti in materia di conservazione delle conoscenze fornendo strumenti per registrare automaticamente le riunioni importanti e salvarle in una libreria di video formativi consultabile su richiesta, per un accesso futuro.

La registrazione delle discussioni chiave sui progetti, delle riunioni strategiche e dei tutorial sugli strumenti non solo è utile per i nuovi dipendenti, ma aiuta anche il personale già in forza a lavorare in modo più efficiente e strategico, consentendo loro di accedere rapidamente alle conoscenze aziendali esistenti e fornendo nuove informazioni e supporto che spesso rimangono riservati.

I vostri dipendenti utilizzano già i video per comunicare e collaborare in tempo reale. Registrate e salvate automaticamente le riunioni importanti per iniziare a creare il vostro YouTube aziendale, una sorta di canale di informazioni istituzionali.

3. Incoraggiare e promuovere la condivisione continua delle conoscenze

La conoscenza aziendale può avere un impatto solo se i dipendenti la utilizzano effettivamente. Comunicare e dimostrare il valore della biblioteca di apprendimento aziendale è fondamentale per iniziare a costruire una cultura di condivisione continua della conoscenza.

• Date il buon esempio dall'alto. Chiedete al vostro team dirigenziale e ai responsabili delle unità aziendali di registrare le assemblee plenarie e altri importanti incontri strategici a livello aziendale, in modo da poterli consultare su richiesta.
• Riduci gli ostacoli alla conservazione della conoscenza rendendola facile e divertente. Incoraggia il personale a registrare brevi video di apprendimento interattivo direttamente dal proprio smartphone o tablet. Organizza concorsi per far sì che i dipendenti si sentano più a loro agio nel registrare riunioni o tutorial.
• Valuta la possibilità di aggiungere parametri di condivisione delle conoscenze alle valutazioni delle prestazioni o ai programmi di incentivazione, oppure di creare un'iniziativa di mentoring che metta in contatto il personale più esperto con i dipendenti meno esperti. Valorizza i dipendenti di lunga data e riconosci il contributo di coloro che contribuiscono a costruire il patrimonio di conoscenze aziendali.

Crescita e formazione sono potenti incentivi per fidelizzare i dipendenti. Coinvolgendo attivamente la forza lavoro nello sviluppo e nella condivisione del patrimonio di conoscenze aziendali, non solo preserverete e amplierete il patrimonio organizzativo, ma darete anche al personale la possibilità di crescere professionalmente.

L'approccio reattivo: preservare le conoscenze dei dipendenti uscenti

A volte non ci si può permettere di essere proattivi. Non sempre abbiamo il lusso del tempo quando ci troviamo di fronte alla richiesta di dimissioni con due settimane di un dipendente chiave.

Un dipendente in procinto di lasciare l'azienda perderà rapidamente la motivazione se gli viene chiesto di documentare in dettaglio i suoi ultimi anni di lavoro e la sua esperienza. Inoltre, queste informazioni operative spesso non sono le più preziose da conservare. Concentrati sul " come" i tuoi dipendenti veterani lavorano, non su ciò che pensano.

1. Preservare sia la conoscenza implicita che quella esplicita .

Come ha gestito un venditore di punta una negoziazione con un cliente particolarmente difficile? Quali colli di bottiglia interni può prevedere o aggirare un project manager? Cosa ha funzionato e cosa no per la vostra azienda in passato? Dall'esperienza nel settore e dalla storia dei clienti all'intuizione e persino agli errori, l'intelligenza implicita è una delle conoscenze più preziose della vostra organizzazione, ma anche una delle più difficili da trasferire. Il modo migliore per preservare la conoscenza implicita è incoraggiare la comunicazione tra i dipendenti. Chiedete al personale in uscita di parlare del proprio approccio a strategie passate, clienti difficili o periodi di crisi aziendale. Il semplice fatto di capire come pensano può far emergere una preziosa conoscenza implicita per la risoluzione di problemi futuri.

2. Cattura più flussi di lavoro contemporaneamente tramite video.

Competenze e strategie non sono efficaci se utilizzate isolatamente. Sfruttiamo molteplici strumenti, processi e approcci in sinergia per risolvere i problemi e completare i progetti in modo efficace, eppure ai dipendenti che lasciano l'azienda viene spesso chiesto di documentare singole competenze e processi senza un contesto preciso. Un approccio più efficace consiste nel far registrare ai dipendenti uscenti le proprie schermate mentre completano o consegnano progetti chiave. Questo non solo preserva gli aspetti pratici del lavoro, ma anche le sottigliezze, le sfumature e i "trucchi del mestiere" che rendono i dipendenti veterani vincenti e che altrimenti andrebbero persi.

3. Trasformate la fase di uscita dal team in un momento di apprendimento sociale.

Le ricerche dimostrano che il 90% dell'apprendimento è sociale ed esperienziale , ovvero si impara facendo. Valorizzate al meglio le conoscenze di un dipendente in uscita coinvolgendo i membri del team nel processo di cessazione del rapporto di lavoro. Valutate la possibilità di affiancare o supportare un neoassunto nelle sue ultime settimane di lavoro. Organizzate una sessione di domande e risposte o un forum "Chiedetemi qualsiasi cosa" in cui i membri del team possano ricevere feedback specifici sulle sfide che li riguardano. Rendere la conservazione delle conoscenze un processo collaborativo crea maggiori opportunità di apprendimento e coinvolge sia il dipendente in uscita che i membri del team rimanenti.

Proprio come la memoria umana, anche la memoria organizzativa può svilupparsi o atrofizzarsi. Creare una strategia per preservare il sapere istituzionale non solo contribuisce alla resilienza aziendale a breve termine, quando i dipendenti lasciano l'azienda, ma può anche favorire un maggiore coinvolgimento e ridurre il turnover, promuovendo l'innovazione e la crescita a lungo termine.