Sentite la pressione dell'abbandono dei dipendenti e della perdita di conoscenze istituzionali? Non siete soli.

Circa l'88% dei dirigenti concorda sul fatto che il turnover è più alto del normale e i settori industriali stanno registrando tassi di abbandono da record. Dalla tecnologia, dove il 38% dei dipendenti vuole cambiare ruolo, all'industria manifatturiera, che dovrà far fronte a 2,1 milioni di posti di lavoro non coperti entro il 2030, la Grande Dimissione non si placa presto.

Questo diffuso abbandono sta accelerando la perdita di conoscenze istituzionali, lasciando le aziende vulnerabili a costose inefficienze in un clima aziendale che richiede più resilienza e innovazione che mai.

Di fronte a questo sconvolgimento, come può la vostra azienda preservare la conoscenza istituzionale e minimizzare l'impatto del logorio sulla vostra intelligenza organizzativa?

Che cos'è la conoscenza istituzionale?

La conoscenza istituzionale è la memoria collettiva e l'apprendimento tribale di un'organizzazione. Comprende sia le competenze tecniche, come le capacità tecniche e gli strumenti, sia le competenze trasversali, come le relazioni con i clienti e i colleghi. Questa profonda conoscenza del settore e dell'azienda consente all'organizzazione di imparare dal passato e di scommettere in modo innovativo sul futuro.

Le organizzazioni che non danno priorità al trasferimento delle conoscenze rischiano di perdere il contesto, la fiducia e l'intuizione necessari per elaborare una strategia efficace, nonché gli strumenti, le tattiche e i processi necessari per realizzarla in modo competitivo. Senza un approccio strategico alla conservazione delle conoscenze, si rischia di dover reinventare la ruota quando i dipendenti lasciano l'organizzazione.

Per fortuna c'è un modo migliore.

Il cambiamento è una parte naturale della crescita. Le aziende che affrontano l'evoluzione della loro attività in modo proattivo e adattabile possono dotare i nuovi talenti promettenti dell'esperienza dei dipendenti veterani.

Il mantenimento e la condivisione delle conoscenze istituzionali non solo migliora l'onboarding, aumenta la produttività e riduce i rischi, ma favorisce anche una maggiore trasparenza e coerenza all'interno dell'organizzazione. Ciò contribuisce a creare un'esperienza lavorativa più equa e una mentalità di apprendimento che può ridurre l'abbandono.

Vediamo come.

Come trasferire e conservare le conoscenze istituzionali

L'approccio proattivo: promuovere una cultura di condivisione delle conoscenze

La condivisione delle conoscenze ha un valore molto più grande della sola mitigazione del rischio. Sebbene molti leader si occupino del trasferimento delle conoscenze solo quando un dipendente critico annuncia la sua partenza, la creazione di una cultura proattiva di condivisione delle conoscenze favorisce la fiducia, la collaborazione e l'innovazione in tutta l'azienda.

1. Verifica delle conoscenze istituzionali esistenti

Fate il punto sui ruoli più critici in ogni parte della vostra organizzazione. Queste conoscenze sono isolate? Quanto spesso viene condivisa? Chi potrebbe beneficiare di queste informazioni: un singolo collaboratore, un team, una business unit o l'intera organizzazione?

Esaminate tutti i livelli della vostra azienda, dai leader strategici che prendono poche decisioni di alta qualità basate su anni di esperienza al personale di livello più basso che gestisce strumenti e processi quotidiani essenziali. Identificando il valore e il volume delle conoscenze istituzionali esistenti, è possibile iniziare a stabilire le priorità delle informazioni da acquisire e condividere.

Pensate anche a nuove opportunità di condivisione delle conoscenze. In che modo le competenze incrociate potrebbero contribuire a rafforzare la collaborazione tra i team o a sostenere le sostituzioni a breve termine in caso di ferie o congedi parentali? La cattura dei kick-off dei progetti e dei controlli delle tappe fondamentali potrebbe aiutare a preservare la soluzione dei problemi del momento, che è difficile da far emergere alla fine di un progetto? La condivisione delle revisioni aziendali mensili, delle riunioni del consiglio di amministrazione o di altre discussioni strategiche renderebbe più facile aggiornare gli stakeholder dell'organizzazione sulle nuove opportunità?

2. Creare un processo semplice per l'acquisizione delle conoscenze (suggerimento: premere record!).

Ora che avete identificato le informazioni organizzative più preziose, fate della conservazione della conoscenza una pratica quotidiana.

Vi sembra una seccatura? Non deve esserlo.

La chiave è ridurre l'attrito. È probabile che i vostri dirigenti e dipendenti non abbiano la possibilità di creare una documentazione dettagliata sulle loro numerose responsabilità. Togliete l'onere della conservazione della conoscenza dalle spalle dei vostri dipendenti fornendo strumenti per registrare automaticamente le riunioni importanti e salvarle in una libreria di apprendimento video ricercabile e on-demand per un accesso futuro.

La registrazione delle principali discussioni di progetto, delle riunioni strategiche e delle esercitazioni sugli strumenti non solo supporta i nuovi dipendenti, ma aiuta anche il personale esistente a lavorare in modo più efficiente e strategico, consentendo loro di accedere alle conoscenze istituzionali esistenti alla velocità necessaria e di avere nuovi spunti di riflessione e di supporto che spesso rimangono a porte chiuse.

I vostri dipendenti utilizzano già i video per comunicare e collaborare in tempo reale. Registrate e salvate automaticamente le riunioni importanti per iniziare a costruire il vostro YouTube aziendale di intelligenza istituzionale.

3. Incoraggiare e modellare la condivisione continua delle conoscenze

La conoscenza istituzionale può avere un impatto solo se i vostri dipendenti la usano davvero. Comunicate e dimostrate il valore della vostra biblioteca di apprendimento aziendale per iniziare a costruire una cultura di condivisione continua delle conoscenze.

• Modellate il comportamento dall'alto. Chiedete al vostro team di leadership e ai leader delle business unit di registrare i town hall e altre importanti riunioni strategiche a livello aziendale per potervi accedere su richiesta.
• Riducete le barriere alla conservazione della conoscenza rendendola facile e divertente. Incoraggiate il personale a registrare video di social learning informali e di piccole dimensioni direttamente dal loro smartphone o tablet. Create concorsi per far sì che i dipendenti si sentano più a loro agio nel registrare riunioni o esercitazioni.
• Considerate la possibilità di aggiungere metriche di condivisione delle conoscenze alle valutazioni delle prestazioni o ai programmi di incentivazione, oppure di creare un'iniziativa di mentorship che affianchi il personale veterano a quello meno esperto. Celebrate il valore del personale a lungo termine e riconoscete i dipendenti che contribuiscono a costruire la vostra base di conoscenze istituzionali.

La crescita e la formazione sono incentivi potenti per trattenere i dipendenti. Coinvolgendo la vostra forza lavoro come parte attiva nello sviluppo e nell'acquisizione delle conoscenze istituzionali, non solo preservate e costruite l'intelligenza organizzativa, ma date al personale la possibilità di crescere nel processo.

L'approccio reattivo: preservare le conoscenze dei dipendenti uscenti

A volte non ci si può permettere di essere proattivi. Non sempre si ha il lusso di avere tempo a disposizione quando si deve affrontare il preavviso di due settimane di un dipendente critico.

Un dipendente in uscita perde rapidamente la motivazione se gli viene chiesto di creare una documentazione dettagliata degli ultimi anni di lavoro e di esperienza. Inoltre, queste informazioni tattiche spesso non sono le conoscenze più preziose da conservare. Concentratevi sull'acquisizione di come e non di cosa pensano i vostri dipendenti veterani.

1. Conservare le conoscenze implicite ed esplicite.

Come ha gestito un rappresentante commerciale di alto livello una trattativa particolarmente impegnativa con un cliente? Quali sono i colli di bottiglia interni che un project manager può anticipare o aggirare? Cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato per la vostra azienda in passato? Dall'esperienza nel settore e dalla storia dei clienti all'intuizione e persino agli errori, l'intelligenza implicita è una delle conoscenze più preziose della vostra organizzazione - e la più difficile da trasferire. Il modo migliore per preservare le conoscenze implicite è far parlare i dipendenti. Chiedete al personale in partenza di parlare del loro approccio alle strategie del passato, ai clienti più difficili o alle crisi aziendali. Il semplice fatto di cogliere il loro modo di pensare può aiutare a far emergere potenti conoscenze implicite per la risoluzione di problemi futuri.

2. Acquisizione di più flussi di lavoro contemporaneamente con il video.

Le competenze e le strategie non sono efficaci in modo isolato. Per risolvere i problemi e portare a termine i progetti in modo efficace, utilizziamo più strumenti, processi e approcci in tandem, ma spesso ai dipendenti in partenza viene chiesto di documentare le singole competenze e i processi senza un contesto. Un approccio più efficace consiste nel far registrare ai dipendenti in partenza le loro schermate mentre completano o consegnano i progetti chiave. In questo modo non solo si conservano gli aspetti pratici del lavoro, ma anche le sottigliezze, le sfumature e i "trucchi del mestiere" che portano al successo i dipendenti veterani e che altrimenti non verrebbero catturati.

3. Rendere l'offboarding un momento di apprendimento sociale.

Le ricerche dimostrano che il 90% dell'apprendimento è sociale ed esperienziale - in altre parole, si impara facendo. Sfruttate al massimo le conoscenze di un dipendente in partenza coinvolgendo i membri del team nel processo di offboarding. Prendete in considerazione l'idea di far fare da ombra a un nuovo assunto o di supportarlo nelle sue ultime settimane di lavoro. Facilitate un forum Q&A o "Ask Me Anything" in cui i membri del team possano chiedere un feedback dedicato alle sfide che li riguardano. La conservazione delle conoscenze come processo collaborativo crea maggiori opportunità di apprendimento e coinvolge sia il dipendente in uscita che i membri del team rimanenti.

Proprio come la memoria umana, la memoria organizzativa può svilupparsi o atrofizzarsi. Creare una strategia per preservare la conoscenza istituzionale non solo aiuta la resilienza aziendale a breve termine quando i dipendenti passano ad altro incarico, ma può anche contribuire a un maggiore coinvolgimento e a un minore turnover, favorendo l'innovazione e la crescita a lungo termine.