Vous ressentez la pression de l'attrition du personnel et de la perte de connaissances institutionnelles ? Vous n'êtes pas seul.

Quelque 88 % des dirigeants reconnaissent que le taux de rotation du personnel est plus élevé que la normale, et tous les secteurs d'activité enregistrent des taux de démission record. De la technologie - où 38 % des employés cherchent à changer de poste - à l'industrie manufacturière, qui devra faire face à 2,1 millions d'emplois non pourvus d'ici à 2030, la grande démission n'est pas près de s'arrêter.

Cette attrition généralisée accélère la perte de connaissances institutionnelles, laissant les entreprises vulnérables à des inefficacités coûteuses dans un climat économique qui exige plus de résilience et d'innovation que jamais.

Face à ces bouleversements, comment votre entreprise peut-elle préserver les connaissances institutionnelles et minimiser l'impact de l'attrition sur votre intelligence organisationnelle ?

Qu'est-ce que la connaissance institutionnelle ?

Le savoir institutionnel est la mémoire collective et l'apprentissage tribal d'une organisation. Il englobe à la fois les compétences techniques, telles que les capacités techniques et les outils, et les compétences non techniques, telles que les relations avec les clients et les collègues. Cette connaissance approfondie du secteur et de l'entreprise permet à votre organisation de tirer des enseignements du passé et de faire des paris novateurs sur l'avenir.

Les organisations qui ne donnent pas la priorité au transfert des connaissances risquent de perdre le contexte, la confiance et l'intuition nécessaires à l'élaboration d'une stratégie efficace, ainsi que les outils, les tactiques et les processus nécessaires pour la mettre en œuvre de manière compétitive. Sans une approche stratégique de la préservation des connaissances, vous devrez réinventer la roue lorsque les employés quitteront l'organisation.

Heureusement, il existe une meilleure solution.

Le changement est un élément naturel de la croissance. Les entreprises qui abordent l'évolution de leurs activités de manière proactive et adaptable peuvent faire bénéficier les nouveaux talents prometteurs de l'expertise des employés chevronnés.

La conservation et le partage des connaissances institutionnelles permettent non seulement d'améliorer l'intégration, d'accroître la productivité et de réduire les risques, mais aussi de favoriser une plus grande transparence et une plus grande cohérence au sein de l'organisation. Cela contribue à une expérience de travail plus équitable et à un état d'esprit plus propice à l'apprentissage, ce qui peut réduire l'attrition.

Voyons comment.

Comment transférer et conserver les connaissances institutionnelles ?

L'approche proactive : favoriser une culture du partage des connaissances

Le partage des connaissances a bien plus de valeur que la seule atténuation des risques. Alors que de nombreux dirigeants n'abordent la question du transfert de connaissances qu'au moment où un employé essentiel annonce son départ, l'instauration d'une culture proactive de partage des connaissances favorise la confiance, la collaboration et l'innovation dans l'ensemble de l'entreprise.

1. Vérifier les connaissances institutionnelles existantes

Faites le point sur les rôles les plus importants dans chaque partie de votre organisation. Ces connaissances sont-elles cloisonnées ? À quelle fréquence sont-elles partagées ? Qui pourrait bénéficier de ces informations : un collaborateur individuel, une équipe, une unité opérationnelle ou l'ensemble de l'organisation ?

Examinez tous les niveaux de votre entreprise, depuis les dirigeants stratégiques qui prennent quelques décisions de qualité fondées sur des années d'expérience jusqu'au personnel subalterne qui gère les outils et les processus quotidiens essentiels. En identifiant la valeur et le volume des connaissances institutionnelles existantes, vous pouvez commencer à établir des priorités quant aux informations à recueillir et à partager.

Pensez également de manière créative aux nouvelles possibilités de partage des connaissances. Comment les compétences croisées pourraient-elles contribuer à renforcer la collaboration au sein de l'équipe ou à remplacer à court terme les employés en vacances ou en congé parental ? L'enregistrement des lancements de projets et des vérifications d'étapes clés pourrait-il contribuer à préserver la résolution de problèmes sur le moment, qui est difficile à retrouver à la fin d'un projet ? Le partage des bilans mensuels, des réunions du conseil d'administration ou d'autres discussions stratégiques permettrait-il d'informer plus facilement les parties prenantes de l'organisation sur les nouvelles possibilités qui s'offrent à elles ?

2. Créer un processus simple pour l'acquisition des connaissances (indice : appuyer sur record !)

Maintenant que vous avez identifié les informations organisationnelles les plus précieuses, faites de la préservation des connaissances une pratique quotidienne.

Cela vous paraît-il compliqué ? Ce n'est pas une fatalité.

La clé est de réduire les frictions. Vos cadres et vos employés n'ont probablement pas la possibilité de créer une documentation détaillée sur leurs nombreuses responsabilités. Allégez le fardeau de la préservation des connaissances en fournissant des outils permettant d'enregistrer automatiquement les réunions importantes et de les sauvegarder dans une bibliothèque d'apprentissage vidéo consultable et à la demande, pour un accès ultérieur.

L'enregistrement des discussions sur les projets clés, des réunions stratégiques et des tutoriels sur les outils n'aide pas seulement les nouveaux employés, mais aussi le personnel en place à travailler de manière plus efficace et stratégique en lui donnant accès aux connaissances institutionnelles existantes à la vitesse où il en a besoin et en lui permettant de bénéficier de nouvelles idées et d'un soutien qui restent souvent derrière des portes closes.

Vos employés utilisent déjà la vidéo pour communiquer et collaborer en temps réel. Enregistrez et sauvegardez automatiquement les réunions importantes pour commencer à construire votre propre YouTube d'intelligence institutionnelle.

3. Encourager et modéliser le partage continu des connaissances

Les connaissances institutionnelles ne peuvent avoir un impact que si vos employés les utilisent réellement. Communiquez et démontrez la valeur de votre bibliothèque d'apprentissage d'entreprise afin de commencer à construire une culture de partage continu des connaissances.

• Donnez l'exemple en partant du sommet. Demandez à votre équipe de direction et aux responsables des unités opérationnelles d'enregistrer les réunions publiques et les autres réunions stratégiques importantes à l'échelle de l'entreprise pour qu'elles soient accessibles à la demande.
• Réduisez les obstacles à la conservation des connaissances en la rendant facile et amusante. Encouragez le personnel à enregistrer des vidéos d'apprentissage social informelles, de courte durée, directement à partir de leur smartphone ou de leur tablette. Créez des concours pour que les employés se sentent plus à l'aise pour enregistrer des réunions ou des tutoriels.
• Envisagez d'ajouter des mesures de partage des connaissances aux évaluations des performances ou aux programmes d'incitation, ou de créer une initiative de mentorat qui associe des employés chevronnés à des employés moins expérimentés. Célébrez la valeur du personnel de longue date et reconnaissez les employés qui contribuent à construire votre base de connaissances institutionnelle.

La croissance et l'éducation sont des incitations puissantes pour retenir les employés. En faisant participer activement votre personnel au développement et à l'acquisition de vos connaissances institutionnelles, vous préserverez et développerez non seulement l'intelligence organisationnelle, mais vous donnerez aussi au personnel les moyens de se développer dans le cadre de ce processus.

L'approche réactive : préserver les connaissances des employés sortants

Parfois, vous ne pouvez pas vous permettre d'être proactif. Nous n'avons pas toujours le luxe de disposer de temps lorsque nous sommes confrontés au préavis de deux semaines d'un employé essentiel.

Un employé qui quitte l'entreprise perdra rapidement sa motivation si on lui demande de créer une documentation détaillée sur ses dernières années de travail et d'expérience. De plus, ces informations tactiques ne sont souvent pas les connaissances les plus précieuses à retenir. Concentrez-vous sur la façon dont vos employés expérimentés pensent et non sur ce qu'ils pensent.

1. Préserver les connaissances implicites et explicites.

Comment un représentant commercial de haut niveau a-t-il géré une négociation particulièrement difficile avec un client ? Quels sont les goulets d'étranglement internes qu'un chef de projet peut anticiper ou contourner ? Qu'est-ce qui a simplement fonctionné et n'a pas fonctionné pour votre entreprise dans le passé ? Qu'il s'agisse de l'expérience sectorielle, de l'historique des comptes, de l'intuition ou même des erreurs, l'intelligence implicite fait partie des connaissances les plus précieuses de votre organisation - et les plus difficiles à transférer. La meilleure façon de préserver les connaissances implicites est de faire parler les employés. Demandez aux employés qui partent de parler de leur approche des stratégies passées, des clients difficiles ou des ralentissements de l'activité. Le simple fait d'enregistrer leur façon de penser peut contribuer à faire émerger de puissantes connaissances implicites qui serviront à résoudre des problèmes à l'avenir.

2. Capturez plusieurs flux de travail en même temps grâce à la vidéo.

Les compétences et les stratégies ne sont pas efficaces isolément. Nous utilisons plusieurs outils, processus et approches en tandem pour résoudre les problèmes et mener à bien les projets, mais il est souvent demandé aux employés qui quittent l'entreprise de documenter des compétences et des processus individuels sans contexte. Une approche plus efficace consiste à demander aux employés qui quittent l'entreprise d'enregistrer leurs écrans au fur et à mesure qu'ils terminent ou remettent des projets clés. Cela permet non seulement de préserver les aspects pratiques du travail, mais aussi les subtilités, les nuances et les "trucs du métier" qui font le succès des employés chevronnés - et qui, autrement, n'auraient pas été saisis.

3. Faire de l'intégration un moment d'apprentissage social.

La recherche montre que 90 % de l'apprentissage est social et expérientiel - en d'autres termes, il s'agit d'apprendre par la pratique. Tirez le meilleur parti des connaissances d'un employé qui quitte l'entreprise en impliquant les membres de l'équipe dans le processus d'intégration. Envisagez de demander à un nouvel employé de suivre ou d'aider un employé qui quitte l'entreprise au cours de ses dernières semaines. Organisez un forum de questions-réponses ou de "Ask Me Anything" où les membres de l'équipe peuvent demander un retour d'information personnalisé sur les défis qui les préoccupent. Faire de la préservation des connaissances un processus collaboratif multiplie les possibilités d'apprentissage et engage à la fois l'employé qui quitte l'entreprise et les membres restants de l'équipe.

Tout comme la mémoire humaine, la mémoire organisationnelle peut se développer ou s'atrophier. L'élaboration d'une stratégie de préservation des connaissances institutionnelles contribue non seulement à la résilience à court terme de l'entreprise lorsque les employés quittent l'entreprise, mais aussi à un plus grand engagement et à une diminution du taux de rotation, ce qui favorise l'innovation et la croissance à long terme.