Chaque jour, près de dix mille baby-boomers prennent leur retraite. Aux États-Unis, 800 000 personnes de plus de 65 ans ont quitté le marché du travail au dernier trimestre 2016, confirmant ainsi que le « tsunami argenté » (expression désignant le vieillissement massif des baby-boomers) représente bel et bien une menace pour de nombreuses entreprises.

Malgré tous les discours sur le report des départs à la retraite et l'allongement du taux d'activité — deux phénomènes bien documentés qui façonnent la démographie du monde du travail actuel —, le fait est que la génération des baby-boomers quitte désormais le bureau pour la dernière fois, et ce, en masse.

Ce chiffre grimpe vite. Perdre 10 000 travailleurs par jour signifie en perdre 300 000 par mois, et plus de trois millions de travailleurs expérimentés chaque année.

Et pour beaucoup trop d'entreprises, cela signifie aussi perdre l'accès au précieux savoir institutionnel des employés qui prennent leur retraite .

Les employés expérimentés, à tous les niveaux de l'organisation, sont souvent une source précieuse de savoir-faire fondé sur l'expérience. Grâce à leur connaissance approfondie de l'historique et des problématiques de chaque compte, ils apportent une réelle valeur ajoutée aux clients. Ils contribuent également au succès de leurs collègues en maîtrisant parfaitement les processus et en sachant quand mettre en œuvre des solutions alternatives. Enfin, ils optimisent vos résultats en posant les bonnes questions, en identifiant les points importants et en suivant les étapes clés pour négocier les meilleures conditions et signer les contrats les plus avantageux.

Ce ne sont là que quelques-uns des avantages que les professionnels expérimentés apportent à une entreprise — et malheureusement, le simple fait de nommer une personne nouvelle à ce poste pourrait entraîner un manque de leadership au sein de votre organisation.

Les 4 types de connaissances que vous risquez de perdre lors du départ à la retraite de vos employés

Récemment, Harvard Business Review Une étude plus approfondie a été publiée sur les pertes que subissent les organisations lorsque leurs experts prennent leur retraite. Voici ce que l'équipe a constaté : que les pertes les plus importantes se sont produites dans 4 domaines clés :

Relations
Il n'est pas surprenant qu'un expert puisse être un interlocuteur privilégié chez un fournisseur ou un client, et donc plus à même d'entamer une discussion avec ces personnes. Mais les conséquences sont plus profondes : des années d'expérience confèrent souvent à l'expert une intuition sur ce qui est négociable, ce qui peut être défendu, ce qui doit être abordé, et ce qui ne le doit pas. Perdre l'accès à cette connaissance approfondie peut avoir un coût réel.

Réputation
À l'ère des organisations agiles, presque tout le monde est expert dans un domaine. Et leurs contacts le savent : ils ont appris qu'une personne est la référence pour obtenir la bonne réponse, immédiatement. Remplacer cette personne met à l'épreuve la confiance de ces clients et contacts : on leur demande de faire confiance à un nouveau nom après avoir accordé leur confiance à un prédécesseur. Même lors d'une transition réussie, il n'est pas rare d'entendre des mécontentements.

Retravail
Savoir poser les bonnes questions est peut-être l'une des compétences les plus sous-estimées chez un membre d'équipe. Aucune organisation n'est exempte de problèmes internes et de systèmes particuliers ; les employés expérimentés connaissent ces détails par expérience et savent s'y préparer. Les nouveaux membres de l'équipe ignorent souvent l'existence de ces obstacles, ce qui signifie que vous entendrez beaucoup plus parler de « plan B » qu'avant le départ à la retraite de votre expert.

Régénération
Les médias ont tendance à présenter l'innovation comme une illumination soudaine, mais c'est loin d'être le cas. Les idées novatrices reposent sur des années d'apprentissage et de pratique. Or, face à la technicité et à la complexité croissantes des entreprises, devenir un véritable expert prend plus de temps que jamais. Même les lauréats du prix Nobel sont aujourd'hui plus âgés que jamais ! La meilleure solution ? Former, former et encore former, et offrir aux nouveaux arrivants un maximum d'opportunités d'apprendre auprès de vos experts avant leur départ.

Atténuez le risque de perte de connaissances lié au départ à la retraite des employés grâce à une stratégie de planification de la relève.

La plupart des organisations ne prennent conscience de la perte de certains atouts qu'après le départ de leur expert. De ce fait, rares sont celles qui parviennent à combler rapidement les lacunes engendrées par ce départ à la retraite.

Il n'est pas nécessaire que ce soit ainsi.

Mettre en place une stratégie de planification de la relève permet de minimiser l'impact des départs à la retraite. Il est rare qu'un candidat soit immédiatement opérationnel pour succéder à un dirigeant ou un employé expérimenté. Une telle stratégie vous aidera à identifier les lacunes en matière de compétences et à faciliter la transition des successeurs vers leurs nouvelles fonctions. 

Cultivez l'expertise avant le départ à la retraite de vos experts.

Rares sont les organisations qui négligent véritablement leurs employés expérimentés en tant que ressources précieuses. En réalité, la plupart s'efforcent de reconnaître cette expertise, en incitant formellement ou informellement les autres employés à contacter l'expert interne dès qu'une question pertinente se pose.

Ce type de partage d'informations et de bonnes pratiques, basé sur la consultation d'experts, n'a rien de nouveau : les collègues échangent ainsi conseils et techniques depuis des siècles. Aujourd'hui, cependant, les services RH et Formation des entreprises prennent rapidement conscience de la valeur de cet « apprentissage social » et cherchent de nouvelles façons de le soutenir, de le préserver et de le généraliser, afin que les informations partagées lors d'une discussion informelle en tête-à-tête puissent profiter à tous les membres de l'organisation, à tout moment, en tout lieu et à la demande.

Il existe aujourd'hui une multitude de façons de stocker et de gérer les connaissances institutionnelles :

• Les wikis permettent aux organisations de créer des encyclopédies documentant tous les détails importants.
• Les forums permettent aux experts d'intervenir sur une interface semblable à un réseau social chaque fois qu'une question est posée.
• Les sessions Brown Bag créent un cadre informel de rencontre où un expert en la matière peut démontrer ses connaissances devant un public de pairs intéressés.

Et pour un nombre croissant d'organisations, il existe une technologie qui offre tous les avantages des wikis, des forums et des séances informelles — dans un format unique et attrayant : la vidéo .

Vous voulez voir comment ? Regardez.

Pourquoi la vidéo est si précieuse pour capturer les connaissances des employés

L'essor d'outils d'enregistrement vidéo de haute qualité, comme les webcams et les smartphones, a considérablement simplifié l'enregistrement de presque tout. De plus, avec l'adoption croissante des systèmes de gestion de contenu vidéo (CMS vidéo) par les entreprises, partager ces enregistrements avec ses collègues se fait en un clic.

La vidéo contribue à mieux préserver le savoir institutionnel que le texte, car elle permet aux experts de montrer concrètement ce qu'ils expliquent tout en le documentant. De nombreuses études montrent également que la vidéo est tout simplement un format plus adapté à ce type d'information : non seulement la formation vidéo améliore la mémorisation des notions importantes, mais, selon Forrester Research, 75 % des employés préfèrent regarder une vidéo plutôt que de lire un courriel ou une page web .

L'utilisation d'un système de gestion vidéo (VCMS) amplifie cette valeur en rendant votre contenu vidéo plus accessible. Disposer d'une vidéothèque centralisée permet à vos employés de trouver facilement l'information recherchée, sans avoir à parcourir un dédale de lecteurs de fichiers partagés et de réseaux SharePoint. Panopto indexe intégralement chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran dans chaque vidéo de votre bibliothèque, permettant ainsi à votre équipe de rechercher et d'accéder instantanément aux informations dont elle a besoin.

Au-delà de la simple centralisation de vos ressources vidéo, un VCMS facilite leur utilisation. Un VCMS moderne comme Panopto Transcode automatiquement toutes les vidéos de votre bibliothèque afin qu'elles puissent être visionnées sur n'importe quel appareil sans problème de format de fichier.

Demander une démonstration : Utiliser la vidéo pour organiser les connaissances institutionnelles

Chaque organisation trouvera ses propres moyens d'exploiter le potentiel de la vidéo pour valoriser l'expertise de ses employés expérimentés. Aujourd'hui, voici quelques-unes des stratégies les plus courantes :

Démonstrations de processus
L'un des usages les plus courants de la vidéo en entreprise est aussi l'un des plus précieux pour capitaliser sur l'expertise de votre équipe. Demander à vos experts métiers d'enregistrer une démonstration complète du fonctionnement d'un processus ou d'un programme est idéal pour documenter rapidement le fonctionnement de votre entreprise et faciliter considérablement la prise en main de ses nouvelles fonctions et responsabilités par le remplaçant d'un employé partant à la retraite.

Aperçus des points à surveiller
Démontrer le bon fonctionnement des choses est essentiel, mais l'expertise qui rend vos employés les plus expérimentés si indispensables réside souvent dans leur capacité à résoudre les problèmes. Des années d'expérience constituent souvent la meilleure référence pour savoir quels éléments surveiller en amont, quelles étapes doivent être vérifiées et quels clients nécessitent un dernier appel de suivi. Grâce à la vidéo, vos experts peuvent enregistrer les conseils et les bonnes pratiques qu'ils partagent informellement depuis des années et permettre à tous de bénéficier de leur savoir-faire, même à des milliers de kilomètres de distance ou dans plusieurs années.

Vidéo « Ce que j’ai appris » Brown Bags
Comme le souligne la Harvard Business Review, le principal problème lié au départ à la retraite de vos experts est souvent l'impossibilité de savoir quelles connaissances vous auriez souhaité recueillir. S'il n'existe aucune méthode infaillible pour préserver chaque détail, rien ne remplace parfois l'enregistrement d'une conversation avec un employé qui souhaite partager son expérience. Qu'il s'agisse d'améliorer les processus, de gérer des projets ou des clients importants, ou encore de réussir sa carrière au sein de l'entreprise, vous serez peut-être surpris de découvrir la richesse des informations que vos experts partant à la retraite ont réellement à partager.

Ne laissez pas les connaissances des employés partant à la retraite se perdre.

Chaque jour, 10 000 baby-boomers prennent leur retraite. Et chacun d’eux pourrait être l’expert dont les années d’expérience ont contribué à créer l’avantage concurrentiel de votre organisation. Panopto Les organisations — et même leurs experts ! — peuvent facilement enregistrer des démonstrations, des présentations, des discussions et pratiquement toutes les autres idées, analyses ou informations. Et grâce au meilleur système de recherche et de partage de contenu vidéo du secteur, Panopto vous permet de garantir que l'expertise de vos spécialistes restera disponible et prête à aider tous les membres de votre organisation, même après leur départ à la retraite.

Lectures complémentaires : Comment préserver le savoir institutionnel face à la grande résignation