À l'heure actuelle, près de dix mille baby-boomers quittent la vie active chaque jour. 800 000 personnes âgées de plus de 65 ans ont quitté le marché du travail américain au cours du dernier trimestre de 2016, ce qui confirme que le "tsunami argenté" (terme utilisé pour décrire le nombre massif de baby-boomers vieillissants) constitue bel et bien une menace pour de nombreuses entreprises.

Malgré tous les discours sur le report des départs à la retraite et l'augmentation des taux de participation à la population active - deux phénomènes bien documentés qui façonnent la démographie du monde du travail d'aujourd'hui - il n'en reste pas moins que la génération des baby-boomers quitte aujourd'hui le bureau pour la dernière fois, en masse.

C'est un chiffre qui s'additionne rapidement. Perdre 10 000 travailleurs par jour, c'est en perdre 300 000 par mois - et plus de trois millions de travailleurs expérimentés par an.

Et pour de trop nombreuses entreprises, cela signifie également perdre l'accès aux précieuses connaissances institutionnelles des employés qui partent à la retraite.

Les employés chevronnés - à tous les niveaux de l'organisation - sont souvent des sources de savoir-faire basé sur l'expérience. Ils sont capables de faire la différence pour les clients en ayant une connaissance claire de l'historique et des problèmes d'un compte. Ils sont capables de faire la différence pour leurs collègues en comprenant parfaitement les processus et en sachant quand mettre en œuvre des solutions de contournement. Et ils sont capables d'améliorer vos résultats en connaissant les bonnes questions à poser, les préoccupations à aborder et les bonnes étapes à suivre pour s'assurer que les meilleures affaires sont négociées et les meilleurs contrats signés.

Ce ne sont là que quelques-uns des avantages que les professionnels expérimentés apportent à une entreprise - et malheureusement, le simple fait de confier le rôle à une nouvelle personne peut entraîner un manque de leadership au sein de votre organisation.

Les 4 types de connaissances que vous risquez de perdre lorsque vos employés partent à la retraite

Récemment, Harvard Business Review a publié une étude approfondie sur ce que les organisations perdent lorsque leurs experts mettent un terme à leur carrière. Ce que l'équipe a découvert, c'est que que les pertes les plus urgentes se sont produites dans quatre domaines clés :

Relations
Il n'est pas surprenant qu'un expert soit un contact clé avec un fournisseur ou un client, et qu'il soit donc plus facilement en mesure d'entamer une discussion avec ces personnes. Mais les pertes sont plus profondes : des années d'expérience donnent souvent à l'expert l'intuition de ce qui peut ou ne peut pas être négocié, de ce qui peut ou ne peut pas être poussé, et de ce qui doit ou ne doit pas être discuté - et la perte de l'accès à cette intuition peut avoir un prix réel.

Réputation
À l'ère des organisations allégées, presque tout le monde est un expert en la matière. Et leurs contacts le savent - ils ont appris qu'une personne est leur interlocuteur privilégié pour obtenir la bonne réponse, immédiatement. Le remplacement de cette personne met à l'épreuve la confiance de ces clients et de ces contacts - ils doivent faire confiance à un nouveau nom alors qu'ils avaient placé leur confiance dans un prédécesseur. Il n'est pas rare, même lors d'une bonne transition, d'entendre des récriminations.

Retravailler
La capacité à poser les bonnes questions est peut-être l'une des compétences les plus sous-estimées qu'un membre de l'équipe puisse avoir. Aucune organisation ne fonctionne sans un certain nombre de problèmes internes et de systèmes idiosyncrasiques - les employés chevronnés connaissent ces détails par expérience et peuvent s'y préparer. Les nouveaux membres de l'équipe ignorent souvent l'existence de ces obstacles, ce qui signifie que vous entendrez beaucoup plus souvent parler de "plan B" qu'avant le départ à la retraite de votre expert.

Regeneration
Les médias aiment parler de l'innovation comme si elle se produisait dans un éclair de lucidité, mais ce n'est pas vraiment vrai. Les idées révolutionnaires sont le fruit d'années d'apprentissage et de pratique - et comme les entreprises d'aujourd'hui deviennent de plus en plus techniques et complexes, il faut plus de temps que jamais pour devenir un véritable expert. Même les lauréats du prix Nobel sont aujourd'hui plus âgés que jamais! Votre meilleur espoir est simplement de former, former, former - et de donner aux nouveaux employés autant d'occasions que possible d'apprendre de vos experts avant qu'ils ne disparaissent.

Atténuer le risque de perte de connaissances des employés qui partent à la retraite grâce à une stratégie de planification des successions

La plupart des organisations ne se rendent compte de la perte de certains actifs qu'après le départ de leur expert. Par conséquent, peu d'entre elles sont en mesure de combler rapidement les lacunes créées par le départ à la retraite d'un expert.

Il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi.

La mise en place d'une stratégie de planification de la relève peut contribuer à minimiser l'impact des départs à la retraite. Il est rare qu'un candidat soit "prêt maintenant" à reprendre le rôle d'un dirigeant ou d'un employé expérimenté. Une stratégie de planification de la relève vous aidera à identifier les lacunes en matière de connaissances et à assurer la transition des successeurs vers de nouvelles fonctions avec moins de heurts. 

Cultiver l'expertise avant que vos experts ne partent à la retraite

Peu d'organisations considèrent vraiment leurs employés chevronnés comme des ressources précieuses. En fait, la plupart d'entre elles font tout leur possible pour reconnaître cette expertise, en demandant officiellement ou officieusement aux autres employés de contacter l'expert interne chaque fois qu'une question pertinente se pose.

Ce type de partage d'informations et de meilleures pratiques "à la demande de l'expert" n'est pas nouveau - des collègues partagent des conseils et des techniques de cette manière depuis des centaines d'années. Aujourd'hui, cependant, les services des ressources humaines et de l'apprentissage et du développement reconnaissent rapidement la valeur de cet "apprentissage social" et trouvent de nouveaux moyens de le soutenir, de le préserver et de le développer, de sorte que les informations partagées lors d'une discussion informelle en tête-à-tête puissent profiter à tous les autres membres de l'organisation, à tout moment, en tout lieu et à la demande.

Aujourd'hui, il existe Il existe aujourd'hui une multitude de moyens de stocker et de gérer les connaissances institutionnelles :

• Les wikis permettent aux organisations de créer des encyclopédies documentant tout détail important.
• Les forums permettent aux experts d'intervenir sur une interface de type réseau social chaque fois qu'une question est posée.
• Les sessions "Brown Bag" créent un environnement de rencontre informel où un expert en la matière peut montrer ce qu'il sait devant un public de pairs intéressés.

Pour un nombre croissant d'organisations, il existe une technologie qui offre tous les avantages des wikis, des forums et des séances de travail, dans un format unique et attrayant : la vidéo.

Vous voulez voir comment ? Regardez.

Pourquoi la vidéo est-elle si précieuse pour capturer les connaissances des employés ?

L'essor des outils d'enregistrement vidéo de haute qualité, tels que les webcams et les smartphones, a rendu plus facile que jamais l'enregistrement rapide d'à peu près n'importe quoi. Et comme de plus en plus d'entreprises adoptent des systèmes de gestion de contenu vidéo (CMS vidéo), le partage de ces enregistrements avec des collègues est aussi simple qu'un clic de souris.

La vidéo aide à préserver les connaissances institutionnelles mieux que le texte, car elle permet à vos experts de montrer ce qu'ils démontrent en même temps qu'ils le documentent. De nombreuses études montrent également que la vidéo est tout simplement un meilleur format pour ce type d'information - non seulement la formation vidéo aide à renforcer la mémorisation des sujets importants par les apprenants, mais selon Forrester Research, 75 % des employés préfèrent tout simplement regarder une vidéo plutôt que de lire un courrier électronique ou une page web.

L'utilisation d'un SGVC amplifie cette valeur en rendant votre contenu vidéo plus accessible. Avec une vidéothèque centralisée, vos employés savent où aller pour trouver l'information qu'ils recherchent, plutôt que d'avoir à parcourir un labyrinthe de lecteurs de partage de fichiers et de réseaux SharePoint, dans l'espoir de tomber sur ce dont ils ont besoin. Panopto indexe même chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran dans chaque vidéo de votre vidéothèque, ce qui permet à votre équipe de rechercher et d'accéder instantanément à l'expertise dont elle a besoin.

Au-delà de la centralisation de vos ressources vidéo, un SGVC facilite l'utilisation de la vidéo. Un SGV moderne comme Panopto transcode automatiquement toutes les vidéos de votre bibliothèque afin qu'elles puissent être visionnées sur n'importe quel appareil sans problème de format de fichier.

Demander une démo Utiliser la vidéo pour conserver les connaissances institutionnelles

Chaque organisation trouvera sa propre façon d'exploiter le pouvoir de la vidéo pour conserver l'expertise de ses employés chevronnés. Aujourd'hui, les stratégies les plus courantes sont les suivantes :

Démonstrations de processus
L'une des utilisations les plus courantes de la vidéo dans les entreprises est également l'un des moyens les plus précieux de capturer l'expertise de votre équipe. Demander à vos experts en la matière d'enregistrer une démonstration de bout en bout du fonctionnement d'un processus ou d'un programme est un moyen idéal de documenter rapidement le mode de fonctionnement de votre entreprise - et de donner à un nouveau retraité une longueur d'avance inestimable pour se familiariser avec ses nouvelles fonctions et responsabilités.

Aperçus de "ce qu'il faut surveiller"
Montrer comment les choses devraient fonctionner est une tâche précieuse - mais souvent, l'expertise qui rend vos employés chevronnés si essentiels est ce qu'il faut faire lorsque les choses tournent mal. Les années d'expérience sont souvent la meilleure référence pour savoir quels composants doivent être contrôlés avant la date prévue, quelles étapes doivent être revérifiées et quels clients doivent recevoir un dernier appel téléphonique rapide. Grâce à la vidéo, vos experts peuvent capturer les mêmes conseils et meilleures pratiques qu'ils ont partagés de manière informelle sur le mur du cube pendant des années et aider les autres à bénéficier de leur sagesse, même s'ils posent la question à des milliers de kilomètres de distance ou plusieurs années à l'avance.

Vidéo Brown Bags "Ce que j'ai appris"
Comme l'a fait remarquer HBR, le plus grand problème lié au départ à la retraite de vos experts est que vous ne saurez tout simplement pas quelles connaissances vous souhaiteriez avoir saisies. Bien qu'il n'y ait pas de moyen infaillible de préserver les moindres détails, il n'y a parfois rien de mieux que de cliquer sur "enregistrer" et de demander à un employé de partager ce qu'il aimerait que les autres sachent. Qu'il s'agisse de la manière d'améliorer les processus, de gérer d'énormes projets ou clients, ou même de mener à bien une carrière au sein de votre organisation, vous pourriez être surpris de découvrir la quantité d'informations que vos experts en fin de carrière ont vraiment à partager.

Ne perdez pas les connaissances des employés qui partent à la retraite

Chaque jour, 10 000 baby-boomers prennent leur retraite. Et l'un d'entre eux peut être l'expert dont les années d'expérience ont contribué à créer l'avantage concurrentiel de votre organisation. Avec Panopto, les organisations - et même leurs experts ! - peuvent facilement enregistrer des démonstrations, des présentations, des discussions et à peu près toutes les autres idées, perspectives ou informations. Et avec la meilleure recherche et le meilleur partage de contenu vidéo de l'industrie, Panopto vous aide à vous assurer que l'expertise de vos experts sera toujours disponible et prête à aider tous les membres de votre organisation, même après leur départ à la retraite.

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