Para muchas organizaciones, la incorporación de nuevos empleados supone un reto importante: ¿cómo proporcionar formación urgente, adaptada a funciones específicas y dirigida a un público reducido que puede estar ubicado de forma remota en cualquier parte del país o del mundo?

Es una tarea ardua y costosa. Capacitar a los nuevos empleados sobre la cultura, los procesos y la base de conocimientos de una empresa puede costar hasta el 30 por ciento de su salario anual.

Sin embargo, hay una buena razón para esa inversión: un proceso centralizado, enfocado y con los recursos adecuados para incorporar nuevo talento a una empresa puede ayudar. Previene la rotación temprana de personal en hasta 1 de cada 4 nuevos empleados..

Una buena incorporación de nuevos empleados no solo ayuda a las organizaciones a retener a su personal, sino que también les ayuda a ahorrar dinero. Cubrir un puesto que queda vacante debido a malas técnicas de incorporación le cuesta a las empresas, en promedio, casi 11 000 dólares .

Ya sea para la formación específica del puesto, la inscripción en beneficios o la comunicación de la cultura de la empresa, una incorporación eficaz es una parte esencial de las actividades de aprendizaje y desarrollo de toda organización.

Sin embargo, ahí reside un problema de siempre: ¿cómo lograr que la incorporación de nuevos empleados sea útil, atractiva y memorable, especialmente cuando los nuevos empleados llegan con poca o ninguna experiencia en la organización o incluso en el sector?

Cómo el vídeo puede ayudarte a ampliar tus esfuerzos de incorporación de nuevos empleados.

Cuando un nuevo empleado entra por la puerta el primer día, tienes dos objetivos principales: primero, hacer que se sienta parte del equipo desde el principio, y segundo, capacitarlo lo más rápido posible para que pueda comenzar a aportar valor a tu negocio.

Sin embargo, demasiadas organizaciones siguen cometiendo errores críticos en el proceso de incorporación de nuevos empleados .

El proceso de incorporación a menudo requiere que los nuevos empleados asistan a presentaciones presenciales de uno o más días a cargo de miembros del equipo y ejecutivos, quienes ofrecen una visión general de su área de especialización como parte de un repaso rápido de las responsabilidades organizativas.

Por muy buenas que sean sus intenciones, estas sesiones pueden resultar abrumadoras para los nuevos empleados, dejándoles pocas esperanzas de recordar algo más que detalles dispersos. Además, para los equipos que incorporan personal con frecuencia, esta rutina puede suponer una carga para los empleados actuales, que deben reservar tiempo de sus apretadas agendas para participar.

Lo peor de todo es que esas sesiones suelen ser únicas, dejando a la persona contratada con poco más que un manual pesado para guardar en un cajón y al que nunca más volverá a consultar.

Las semanas siguientes suelen implicar una gran cantidad de aprendizaje práctico e inmediato en el puesto de trabajo, con pocos o ningún recurso para ayudar a los empleados a retener la avalancha de información recibida.

Existe una forma mejor: la incorporación mediante vídeo.

Los nuevos empleados pueden tardar meses en adaptarse completamente a su puesto. Un estudio de Sales & Marketing Management , por ejemplo, señala que la organización promedio dedica 73 días a capacitar a los representantes de ventas principiantes . Si bien ningún puesto sigue el mismo proceso de incorporación , las organizaciones que utilizan grabaciones de video facilitan la curva de aprendizaje.

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Para tus nuevos empleados, eso no es un valor insignificante. Según una encuesta de BambooHR realizada a empleados que renunciaron a un trabajo dentro de los seis meses posteriores a su inicio:

• El 23 por ciento consideró que no había recibido directrices claras sobre sus nuevas responsabilidades.
• El 21 por ciento dijo que quería “una formación más eficaz”

El mensaje es claro: un plan de incorporación bien pensado y completo debe formar parte del plan de contratación de su organización. Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, brindar ese nivel de capacitación presencial detallada de manera oportuna y personalizada a cada nuevo empleado simplemente no es factible.

Ahí es donde el vídeo ofrece una oportunidad real para que tu equipo de formación vaya más allá de lo exigido.

4 maneras en que el video mejora la experiencia de incorporación.

Cuando las empresas invierten en la incorporación de nuevos empleados, obtienen los beneficios de una menor rotación de personal y una mayor productividad.

En las empresas con visión de futuro, el vídeo ya se ha convertido en una parte esencial de esa inversión, ayudando a escalar y expandir las actividades de incorporación de nuevos empleados. He aquí por qué:

1. El vídeo ayuda a los empleados a retener el conocimiento. Un desafío fundamental en cualquier tipo de capacitación organizacional es cómo lograr que la información sea memorable. Los estudios demuestran que tan solo 30 minutos después de finalizar una sesión de capacitación, los participantes recordarán únicamente el 58% del material presentado, y solo 7 días después habrán olvidado por completo el 65%. De hecho, en tan solo 6 meses, habrán olvidado el 90% del material de capacitación.

El vídeo puede mejorar la capacidad de recordar conceptos y detalles, con efectos que aumentan con el tiempo. Un estudio demostró que las presentaciones que incluían elementos visuales, como vídeos, junto con texto, eran un 9 % más efectivas que el texto solo cuando se evaluaba la comprensión de inmediato, pero que eran un 83 % más efectivas cuando la prueba se realizaba con posterioridad, lo que implica una mayor capacidad para recordar mejor la información más adelante.

Además de hacer que tu contenido sea más memorable, el vídeo también facilita su búsqueda. Con una plataforma de vídeo moderna, tu público puede buscar en toda tu biblioteca de vídeos , incluso dentro del propio contenido de cada vídeo, cualquier palabra que se pronuncie o aparezca en pantalla, y avanzar automáticamente hasta el momento en que aparece esa palabra.

A diferencia de ese voluminoso manual impreso que tienen sobre su escritorio, una biblioteca de vídeos de incorporación con función de búsqueda ayuda a garantizar que sus empleados encuentren la formación que necesitan, bajo demanda, independientemente de si sabían o no que existía de antemano.

2. El vídeo ayuda a reducir los costes de los programas de formación. No solo ayuda a los empleados a retener los conocimientos adquiridos durante la formación, sino que también ahorra dinero invertido en ella.

Tras descubrir que hasta el 40 % de los costes de su formación presencial se destinaban a viajes y alojamiento, IBM trasladó la mitad de sus programas de formación a un formato de aprendizaje electrónico. Tan solo en los dos primeros años del programa, la empresa ha ahorrado 579 millones de dólares.

Microsoft ha reportado ahorros similares, ya que su portal interno de video se ha convertido en la alternativa habitual a las capacitaciones presenciales y eventos más pequeños. Según estimaciones de la propia compañía, el cambio al video redujo los costos de la capacitación presencial de aproximadamente $320 por hora por participante a tan solo $17 por persona.

3. El vídeo ayuda a las empresas a garantizar la coherencia del material de formación. Una de las principales ventajas del vídeo es que ayuda a las grandes empresas a mantener un estándar de comunicación coherente y de alta calidad durante esta etapa crucial en la vida de los nuevos empleados.

Para las organizaciones más grandes o aquellas con oficinas, tiendas o territorios de venta geográficamente dispersos, la uniformidad suele ser un desafío importante para una correcta incorporación de nuevos empleados. Contar con varios formadores, o incluso con varios equipos o departamentos completamente independientes, a cargo de la incorporación aumenta la probabilidad de que la experiencia de cada nuevo empleado sea diferente.

Aprovechar la formación mediante vídeo durante el proceso de incorporación resuelve ese problema, garantizando que cada empleado tenga una experiencia similar y reciba un mensaje coherente, independientemente de quién imparta la formación.

4. El vídeo ayuda a los empleados a sentirse más comprometidos y conectados desde el primer día. Este último punto suele ser el más ignorado. La incorporación no se limita a la formación, sino que es un proceso delicado que consiste en presentar al nuevo empleado la cultura y los valores de la empresa.

La integración de nuevos empleados ayuda a que se conviertan en miembros eficaces de la organización. El valor potencial de una integración eficaz está ampliamente documentado: diversos estudios han demostrado que las técnicas de integración bien implementadas generan resultados positivos, como una mayor satisfacción laboral, un mejor desempeño y un mayor compromiso con la organización.

El vídeo amplía instantáneamente el alcance de tus programas de incorporación a nivel mundial. Una completa biblioteca de vídeos de formación para la incorporación puede dar la bienvenida a cada nuevo empleado desde el primer día, ayudándoles a orientarse, ponerse al día y empezar a hablar el idioma de tu organización. Y lo mejor de todo es que el vídeo puede hacer todo esto en cualquier lugar y en cualquier momento, incluso si tu equipo de formación se encuentra al otro lado del mundo.

A medida que las organizaciones buscan alinear el talento y posicionarse de forma competitiva para los próximos 3 a 5 años, es más importante que nunca realizar correctamente la incorporación de nuevos empleados.

Y con las herramientas adecuadas, puedes utilizar el vídeo para ayudar a llevar los programas de incorporación de tu organización al siguiente nivel.

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