Para muchas organizaciones, la incorporación presenta un serio desafío: ¿cómo proporcionar una formación sensible al tiempo, adaptada a funciones específicas, e impartida a un público reducido que puede estar situado a distancia en todo el país o en todo el mundo?

Es una tarea de enormes proporciones y muy costosa. Conseguir que los nuevos empleados se familiaricen con la cultura, los procesos y la base de conocimientos de una empresa puede costar hasta 30 por ciento del salario anual de un nuevo empleado.

Sin embargo, hay una buena razón para esa inversión: un proceso centralizado, enfocado y con los recursos adecuados para incorporar nuevos talentos a una empresa puede ayudar a prevenir la rotación temprana de hasta 1 de cada 4 nuevas contrataciones.

Una buena incorporación no sólo ayuda a las organizaciones a retener a sus empleados, sino que también les ayuda a ahorrar dinero. Cubrir un puesto que queda vacante por culpa de unas técnicas de incorporación deficientes de media cuesta a las empresas casi 11.000 dólares.

Ya sea para la formación específica del puesto de trabajo, la inscripción en las prestaciones o la comunicación de la cultura de la empresa, la incorporación efectiva es una parte esencial de las actividades de aprendizaje y desarrollo de toda organización.

Sin embargo, ahí radica un viejo problema: ¿cómo hacer que la incorporación sea útil, atractiva y memorable, especialmente cuando los nuevos empleados pueden llegar con poca o ninguna experiencia de su organización o incluso de su industria?

Cómo el vídeo puede ayudar a escalar sus esfuerzos de incorporación

Cuando un nuevo empleado entra por la puerta el primer día, usted tiene dos objetivos principales: en primer lugar, hacer que se sienta parte del equipo desde el principio y, en segundo lugar, que se ponga al día lo antes posible para que pueda empezar a añadir valor a su negocio.

Sin embargo, demasiadas organizaciones siguen cometiendo errores críticos de incorporación a .

La incorporación a menudo requiere que los nuevos empleados asistan a un día o más de presentaciones en persona por parte de los miembros del equipo y los ejecutivos existentes, cada uno de los cuales da una visión general de su dominio como parte de un resumen rápido de las responsabilidades de la organización.

Por muy útiles que sean sus intenciones, estas sesiones pueden simplemente abrumar a los nuevos empleados, dejándoles pocas esperanzas de recordar algo más que detalles dispersos. Y para los equipos que incorporan personal con frecuencia, esta rutina también puede ser una carga para el personal existente, que tiene que reservar tiempo de su apretada agenda para participar.

Y lo que es peor, esas sesiones son generalmente asuntos de una sola vez, dejando a su nueva persona con no mucho más que un pesado manual para poner en un cajón y no volver a consultar.

Las semanas siguientes suelen implicar una gran cantidad de aprendizaje en el puesto de trabajo y sobre el terreno, con pocos recursos, o ninguno, para ayudar a los empleados a retener el diluvio de información entrante.

Hay una forma mejor: el video onboarding.

Las nuevas contrataciones pueden tardar meses en adaptarse a su función. Un estudio de Sales & Marketing Management, por ejemplo, señala que la organización media dedica 73 días a la formación de los representantes de ventas de nivel inicial. Aunque no hay dos puestos que sigan el mismo proceso de incorporación de empleados , las organizaciones que utilizan grabaciones de vídeo hacen que la curva de aprendizaje sea más manejable.

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Para sus nuevos empleados, ese valor no es trivial. Según una encuesta de BambooHR realizada a empleados que habían dejado un trabajo a los seis meses de empezar:

• El 23% considera que no ha recibido directrices claras sobre sus nuevas responsabilidades
• El 21% dijo que quería "una formación más eficaz

El mensaje es claro: un plan de incorporación bien pensado y completo debe formar parte del plan de nuevas contrataciones de su organización. Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, ofrecer ese nivel detallado de formación en vivo de manera oportuna y personalizada para todos y cada uno de los nuevos empleados simplemente no es factible.

Ahí es donde el vídeo ofrece una verdadera oportunidad para que su equipo de formación vaya más allá.

4 formas en que el vídeo mejora la experiencia de incorporación

Cuando las empresas invierten en la incorporación, cosechan los beneficios de la reducción de la rotación y la mejora de la productividad.

En las empresas con visión de futuro, el vídeo ya se ha convertido en una parte esencial de esa inversión, ayudando a escalar y ampliar las actividades de incorporación. He aquí el motivo:

1. El vídeo ayuda a los empleados a retener los conocimientos. Un reto central para cualquier tipo de formación organizativa es cómo hacer que la información sea memorable. Los estudios demuestran que, 30 minutos después de terminar una sesión de formación, los empleados sólo recuerdan el 58% del material que se ha tratado, y sólo 7 días después habrán olvidado el 65% de lo que se ha compartido. De hecho, en tan solo 6 meses, habrán olvidado el 90% de su material de formación.

El vídeo puede mejorar la capacidad de las personas para recordar conceptos y detalles, con efectos que realmente aumentan con el tiempo. Un estudio demostró que las presentaciones que incluían elementos visuales como el vídeo junto con el texto eran un 9 por ciento más eficaces que el texto solo cuando la comprensión se evaluaba de inmediato, pero que era un 83 por ciento más eficaz cuando la prueba se retrasaba, lo que implica una mayor capacidad para recordar mejor la información más adelante.

Además de hacer que su contenido sea más memorable, el vídeo también hace que sea fácil de encontrar. Con una plataforma de vídeo moderna, tu gente puede buscar en toda tu biblioteca de vídeos , incluso dentro del propio contenido de cada vídeo, cualquier palabra pronunciada o cualquier palabra que aparezca en la pantalla, y avanzar automáticamente hasta el momento en que aparece la palabra.

A diferencia de ese gran manual impreso que se encuentra en su escritorio, una biblioteca de videos de incorporación con capacidad de búsqueda ayuda a garantizar que su gente encuentre la capacitación que necesita, a pedido, ya sea que supieran o no que existía de antemano.

2. El vídeo ayuda a reducir los costes de los programas de formación. El vídeo no sólo ayuda a los empleados a retener los conocimientos adquiridos durante la formación, sino que también ahorra el dinero gastado en esa formación.

Tras comprobar que hasta el 40% de sus costes de formación presencial se gastaban en viajes y alojamiento, IBM trasladó la mitad de sus programas de formación a un formato de aprendizaje electrónico. Sólo en los dos primeros años del programa, la empresa ha ahorrado 579 millones de dólares.

En Microsoft se han registrado ahorros similares, ya que el portal de vídeo interno de la empresa se ha convertido en el sustituto habitual de las formaciones presenciales y los eventos más pequeños. Según las propias estimaciones de la empresa , el cambio al vídeo redujo los costes de la formación presencial de aproximadamente 320 dólares por hora y participante a sólo 17 dólares por persona.

3. El vídeo ayuda a las empresas a garantizar la coherencia del material de formación. Una de las principales ventajas del vídeo es que ayuda a las grandes empresas a mantener un estándar de mensajería coherente y de alta calidad durante este momento tan delicado en la vida de los nuevos empleados.

Para las organizaciones más grandes o las que tienen oficinas, tiendas o territorios de ventas dispersos geográficamente, la coherencia es a menudo un reto importante para la incorporación adecuada. Tener varios formadores -o incluso varios equipos o departamentos totalmente separados- a cargo de la incorporación aumenta la probabilidad de que la experiencia del nuevo empleado sea diferente para cada nueva contratación.

Aprovechar la formación en vídeo durante la incorporación resuelve ese problema, garantizando que cada empleado siga teniendo una experiencia similar y reciba un mensaje coherente independientemente de quién realice la formación.

4. El vídeo ayuda a los empleados a sentirse más comprometidos y conectados desde el primer día. Este último punto es el que a menudo se pasa por alto. La incorporación no es sólo una formación: es un proceso delicado para introducir a un nuevo empleado en la cultura y los valores de la empresa.

La incorporación ayuda a que los nuevos empleados se conviertan en miembros eficaces de su organización. El valor potencial de una incorporación eficaz está bien documentado: los investigadores ya han descubierto que las técnicas de incorporación bien ejecutadas producen resultados positivos, como una mayor satisfacción en el trabajo, un mejor rendimiento laboral y un mayor compromiso con la organización.

El vídeo amplía instantáneamente el alcance de sus programas de incorporación en todo el mundo. Una completa biblioteca de vídeos de formación de incorporación puede recibir a todos y cada uno de los nuevos empleados desde el mismo momento en que comienzan su primer día, lista para ayudarles a orientarse, ponerse al día y empezar a hablar el idioma de su organización. Y lo mejor de todo es que el vídeo puede hacer todo eso en cualquier momento y lugar, incluso si su equipo de formación está a medio mundo de distancia.

A medida que las organizaciones tratan de alinear el talento y posicionarse de forma competitiva para los próximos 3-5 años, es más importante que nunca acertar con la incorporación de los empleados.

Y con las herramientas adecuadas, puede utilizar el vídeo para ayudar a llevar los programas de incorporación de su organización al siguiente nivel.

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