Para muchas organizaciones, la incorporación supone un gran reto: ¿cómo impartir formación a tiempo, adaptada a funciones específicas y dirigida a un público reducido que puede encontrarse en lugares remotos del país o del mundo?

Es una tarea desalentadora y cara. Poner al día a los nuevos empleados sobre la cultura, los procesos y la base de conocimientos de una empresa puede costar hasta el 30% del salario anual de un nuevo empleado.

Sin embargo, existe una buena razón para realizar esa inversión: un proceso de incorporación de nuevos talentos a una empresa centralizado, centrado y con los recursos adecuados puede ayudar a evitar la rotación anticipada de hasta 1 de cada 4 nuevos empleados.

Una buena incorporación no sólo ayuda a las empresas a retener a sus empleados, sino también a ahorrar dinero. Cubrir un puesto vacante debido a técnicas de incorporación deficientes cuesta a las empresas una media de casi 11.000 dólares.

Tanto si se trata de formación específica para el puesto de trabajo, como de inscripción en las prestaciones o comunicación de la cultura de la empresa, una incorporación eficaz es una parte esencial de las actividades de aprendizaje y desarrollo de toda organización.

Sin embargo, ahí radica un viejo problema: ¿cómo hacer que la incorporación sea útil, atractiva y memorable, especialmente cuando los nuevos empleados pueden llegar con poca o ninguna experiencia de su organización o incluso de su sector?

Cómo el vídeo puede ayudarle a ampliar sus esfuerzos de integración

Cuando una persona recién contratada entra por la puerta el primer día, usted tiene dos objetivos principales: en primer lugar, hacer que se sienta parte del equipo desde el principio y, en segundo lugar, prepararla lo antes posible para que pueda empezar a aportar valor a su empresa.

Sin embargo, demasiadas organizaciones siguen cometiendo errores críticos en la incorporación.

A menudo, la incorporación requiere que los nuevos empleados asistan durante un día o más a presentaciones en persona de los miembros del equipo y los ejecutivos existentes, en las que cada uno ofrece una visión general de su ámbito como parte de un rápido resumen de las responsabilidades de la organización.

Por muy útiles que sean sus intenciones, estas sesiones pueden abrumar a los recién contratados, dejándoles pocas esperanzas de recordar algo más que detalles dispersos. Y para los equipos que incorporan personal con frecuencia, esta rutina también puede ser una carga para el personal existente, que tiene que reservar tiempo de su apretada agenda para participar.

Y lo que es peor, esas sesiones suelen ser cosa de una sola vez, lo que deja a la nueva persona con poco más que un pesado manual que guardar en un cajón y no volver a consultar.

Las semanas siguientes suelen implicar una gran cantidad de aprendizaje en el puesto de trabajo y sobre el terreno, con pocos recursos, o ninguno, para ayudar a los empleados a retener el diluvio de información entrante.

Hay una forma mejor: el vídeo de incorporación.

Los nuevos empleados pueden tardar meses en adaptarse a su puesto. Un estudio de Sales & Marketing Management, por ejemplo, señala que la organización media dedica 73 días a formar a los representantes de ventas principiantes. Aunque no hay dos puestos que sigan el mismo proceso de incorporación de empleados, las organizaciones que utilizan grabaciones de vídeo hacen que la curva de aprendizaje sea más manejable.

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Para sus nuevos empleados, no es un valor trivial. Según una encuesta de BambooHR a empleados que habían dejado un trabajo en los seis meses siguientes a su incorporación:

• El 23% considera que no ha recibido directrices claras sobre sus nuevas responsabilidades.
• El 21% dijo que quería "una formación más eficaz

El mensaje es claro: un plan de incorporación exhaustivo y bien pensado debe formar parte del plan de nuevas contrataciones de su organización. Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, ofrecer ese nivel detallado de formación en directo de forma oportuna y personalizada para todos y cada uno de los nuevos empleados simplemente no es factible.

Ahí es donde el vídeo ofrece una oportunidad real para que su equipo de formación vaya más allá.

4 formas en que el vídeo mejora la experiencia de incorporación

Cuando las empresas invierten en la incorporación, cosechan los beneficios de la reducción de la rotación y la mejora de la productividad.

En las empresas con visión de futuro, el vídeo ya se ha convertido en una parte esencial de esa inversión, ayudando a escalar y ampliar las actividades de incorporación. He aquí por qué:

1. El vídeo ayuda a los empleados a retener los conocimientos. Uno de los principales retos de todo tipo de formación organizativa es cómo hacer que la información sea memorable. Los estudios demuestran que 30 minutos después de terminar una sesión de formación, los asistentes sólo recuerdan el 58% del material tratado, y 7 días más tarde habrán olvidado el 65%. De hecho, en sólo 6 meses, habrán olvidado el 90% del material de formación.

El vídeo puede mejorar la capacidad de recordar conceptos y detalles, con efectos que aumentan con el tiempo. Un estudio demostró que las presentaciones que incluían elementos visuales como el vídeo junto con el texto eran un 9 % más eficaces que el texto solo cuando la comprensión se evaluaba inmediatamente, pero que eran un 83 % más eficaces cuando la prueba se retrasaba, lo que implica una mayor capacidad para recordar mejor la información más adelante.

Además de hacer que su contenido sea más memorable, el vídeo también facilita su localización. Con una plataforma de vídeo moderna, tu gente puede buscar en toda tu biblioteca de vídeos, incluso dentro del propio contenido de cada vídeo, cualquier palabra pronunciada o cualquier palabra que aparezca en pantalla, y avanzar automáticamente hasta el momento en que aparece la palabra.

A diferencia de ese gran manual impreso que tienen sobre la mesa, una biblioteca de vídeos de incorporación con función de búsqueda ayuda a garantizar que sus empleados encuentren la formación que necesitan, a la carta, independientemente de que supieran o no que existía de antemano.

2. El vídeo ayuda a reducir los costes de los programas de formación. El vídeo no sólo ayuda a los empleados a retener los conocimientos adquiridos durante la formación, sino que también ahorra dinero.

Tras descubrir que hasta el 40% de sus costes de formación presencial se gastaban en viajes y alojamiento, IBM trasladó la mitad de sus programas de formación a un formato de aprendizaje electrónico. Sólo en los dos primeros años del programa, la empresa ha ahorrado 579 millones de dólares.

En Microsoft se han registrado ahorros similares, ya que el portal de vídeo interno de la empresa se ha convertido en el sustituto habitual de la formación presencial y los eventos más pequeños. Según estimaciones de la propia empresa, el cambio al vídeo redujo los costes de la formación presencial de aproximadamente 320 dólares por hora y participante a sólo 17 dólares por persona.

3. El vídeo ayuda a las empresas a garantizar la coherencia del material de formación. Una de las principales ventajas del vídeo es que ayuda a las grandes empresas a mantener un estándar de mensajería coherente y de alta calidad durante este delicado momento de la vida de los nuevos empleados.

Para las grandes organizaciones o aquellas con oficinas, tiendas o territorios de ventas dispersos geográficamente, la coherencia es a menudo un reto importante para una incorporación adecuada. Tener varios formadores -o incluso varios equipos o departamentos totalmente separados- a cargo de la incorporación aumenta la probabilidad de que la experiencia del nuevo empleado sea diferente para cada nuevo empleado.

Aprovechar la formación en vídeo durante la incorporación resuelve ese problema, garantizando que cada empleado siga teniendo una experiencia similar y reciba un mensaje coherente independientemente de quién imparta la formación.

4. El vídeo ayuda a los empleados a sentirse más comprometidos y conectados desde el primer día. Este último punto es el que a menudo se pasa por alto. La incorporación no es sólo formación: es un delicado proceso de introducir a un nuevo empleado en la cultura y los valores de una empresa.

La incorporación ayuda a los nuevos empleados a convertirse en miembros eficaces de su organización. El valor potencial de una incorporación eficaz está bien documentado: los investigadores ya han descubierto que las técnicas de incorporación bien ejecutadas conducen a resultados positivos como una mayor satisfacción laboral, un mejor rendimiento en el trabajo y un mayor compromiso con la organización.

El vídeo amplía instantáneamente el alcance de sus programas de incorporación en todo el mundo. Una completa biblioteca de vídeos de formación puede recibir a todos y cada uno de los nuevos empleados desde el primer día, para ayudarles a orientarse, ponerse al día y empezar a hablar el idioma de su organización. Y lo mejor de todo es que el vídeo puede hacer todo eso en cualquier momento y lugar, incluso si su equipo de formación está a medio mundo de distancia.

A medida que las organizaciones tratan de alinear el talento y posicionarse de forma competitiva para los próximos 3-5 años, ahora es más importante que nunca acertar en la incorporación de los empleados.

Y con las herramientas adecuadas, puede utilizar el vídeo para ayudar a llevar los programas de incorporación de su organización al siguiente nivel.

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