Sulla scrivania di quasi ogni insegnante, in ogni scuola e università, è presente una penna rossa.

Quella stessa penna rossa si trova vicino alla tastiera di ogni manager in ogni luogo di lavoro.

Quella penna rossa ha un solo scopo: segnare ogni volta che uno studente o un dipendente ha commesso un errore, ha espresso un concetto in modo errato o ha omesso informazioni importanti.

La revisione con le righe rosse è una tradizione consolidata per quasi ogni tipo di documento scritto: dai temi scolastici e i compiti a casa alle note aziendali, presentazioni, fogli di calcolo e praticamente qualsiasi altra cosa che possa essere messa per iscritto e condivisa.

Oggi, tuttavia, questa tradizione è giunta al termine. I documenti di ogni genere vengono sempre più spesso consegnati in formato elettronico. I file vengono condivisi via e-mail o tramite Dropbox, per essere letti su laptop o tablet. La versione cartacea spesso non viene nemmeno stampata.

Già strumenti di elaborazione testi come Microsoft Word e Google Docs hanno contribuito a far abbandonare a molti di noi l'inchiostro, offrendo strumenti di revisione collaborativa come "Revisioni" e "Cronologia delle revisioni". Questi strumenti danno una nuova veste moderna alla penna rossa, spesso mostrando le modifiche con un brillante colore #FF0000 .

Ma proprio come la penna rossa, questi strumenti hanno una limitazione fondamentale: richiedono che le modifiche vengano lette.

Come possono testimoniare milioni di insegnanti, manager e scrittori in tutto il mondo, mettere per iscritto una modifica non garantisce che l'autore originale la comprenda. Per via della calligrafia, dell'eccessiva brevità, dei limiti di spazio e di decine di altri fattori, praticamente tutti noi, prima o poi, abbiamo frainteso una modifica o una nostra modifica è stata fraintesa.

Per gli studenti, questi errori si traducono in voti più bassi. Per i dipendenti, questi errori significano ulteriori cicli di revisione (e ulteriore tempo dedicato a un progetto).

C'è un modo migliore: registra il tuo feedback in un video.

 

Nelle scuole e nelle università, la registrazione dello schermo online (o "screencasting") è diventata un'applicazione video comune. Registrare lo schermo è semplice e veloce, e quasi tutti i computer e le webcam sono adatti allo scopo.

Nuove ricerche indicano che la registrazione dello schermo può essere un metodo particolarmente efficace per gli insegnanti per fornire commenti e valutazioni sui compiti degli studenti, anche per elaborati come presentazioni o siti web che non possono essere corretti manualmente o elettronicamente.

"La sperimentazione con le tecnologie di screencasting nelle lezioni tradizionali e online ha portato a nuovi approcci per coinvolgere gli studenti, migliorare il processo di ripasso e sfruttare il potenziale degli strumenti multimediali per potenziare l'apprendimento ", scrivono Riki Thompson dell'Università di Washington Tacoma e Meredith J. Lee del Leeward Community College.

Gli autori osservano che le correzioni fraintese rappresentano una sfida non indifferente per la maggior parte degli studenti: citano uno studente anonimo che afferma: "Non so quante volte mi è capitato di ricevere indietro un elaborato con sottolineature e segni di cui non capivo il significato", e suggeriscono quindi i video come possibile soluzione semplice.

"Sosteniamo che il feedback tramite video screencast sia uno strumento più efficace per fornire un feedback esplicativo approfondito, creando un rapporto di fiducia e un senso di supporto per lo scrittore, rispetto ai tradizionali commenti scritti."

Le revisioni video non sono utili solo in ambito accademico. Sempre più professionisti scoprono che i video li aiutano a chiarire i dettagli delle loro modifiche e delle loro idee ai colleghi in un modo che può risultare difficile da realizzare tramite testo.

Nelle aziende e in altre organizzazioni, molti lavoratori della conoscenza stanno scoprendo che il video è un mezzo ideale per fornire modifiche e revisioni.

Mentre in passato fornire feedback sui documenti richiedeva di apportare modifiche riga per riga al documento originale (creando scenari da incubo per i responsabili della gestione dei documenti che cercavano di gestire il controllo delle versioni), oppure di trascrivere un elenco puntato delle modifiche richieste (sperando che tali elenchi fossero sufficientemente dettagliati da comunicare correttamente gli aggiornamenti necessari).

Sebbene la revisione riga per riga richiedesse molto tempo, era comunque più semplice rispetto a una revisione più concettuale. I manager che desideravano che un documento, in tutto o in parte, venisse rivisto per modificarne il tono, l'urgenza del messaggio o qualsiasi altro aspetto più astratto ma cruciale, potevano solo offrire suggerimenti vaghi e sperare che l'autore ne cogliesse il senso.

Oggi, però, i video stanno aiutando le aziende a risolvere quei cicli inefficienti e quei problemi di interpretazione delle modifiche. Sia come complemento alle modifiche tradizionali, sia come sostituzione completa, i video offrono ai manager la possibilità di aprire un documento sullo schermo del computer, registrarsi mentre lo revisionano (con o senza il tracciamento delle modifiche) e condividere immediatamente la revisione completa con l'autore originale, che si trovi a pochi metri di distanza o in un ufficio dall'altra parte del mondo.

Di seguito è possibile guardare un video di esempio di revisione di un documento consegnato:

 

 

Registrando la revisione, il responsabile contribuisce a eliminare possibili ambiguità in merito a note o modifiche apportate a ogni singola voce del documento, e può spiegare perché tali modifiche sono importanti, in modo che l'autore possa tenerle presenti per i futuri incarichi.

Oltre a documentare i dettagli, il video consente al revisore di fornire approfondimenti più specifici su eventuali aggiornamenti necessari al tono o allo stile del documento. I confronti possono essere effettuati più facilmente all'interno del documento ("Pensavo che questo fosse ben detto qui, ma qui non è corretto...") o anche al di fuori del documento ("Guarda com'è il nostro stile tipico qui" o "Vogliamo confrontarci con quello che fa il nostro concorrente qui").

La cosa migliore è che registrare i feedback può persino aiutare un team a diventare più efficiente nel tempo. Con l'arrivo di nuovi dipendenti e l'integrazione di nuovi membri nel team nei processi in corso, disporre di una videoteca di revisioni di documenti esistenti offre al team uno strumento di riferimento accessibile e ricercabile che può letteralmente mostrare loro cosa ci si aspetta dai loro incarichi.

Provalo tu stesso!
Panopto Rende la registrazione dello schermo semplicissima. Con pochi clic del mouse puoi catturare qualsiasi cosa venga visualizzata sullo schermo del tuo computer in alta definizione, registrare simultaneamente commenti video o audio e condividere le tue riflessioni con chiunque.