In un mondo di team sempre più distribuiti, le videoconferenze sono diventate lo standard per le modalità di comunicazione e collaborazione delle organizzazioni.

Conosciamo i vantaggi delle videoconferenze per il brainstorming e la risoluzione di problemi urgenti, ma l'eccessiva dipendenza dalla comunicazione dal vivo si ripercuote sulla produttività e sul morale. Secondo uno studio della piattaforma di design Canva, il 39% dei lavoratori della conoscenza negli Stati Uniti si sente sopraffatto dalle videoconferenze settimanali e il 48% è costretto a partecipare a chiamate che non ritiene pertinenti al proprio lavoro.

Per comunicare in modo efficiente ed efficace in un ambiente distribuito, è necessario lo strumento giusto per il lavoro.

Entrare video asincrono.

Il video asincrono è una comunicazione video unidirezionale registrata e condivisa per essere visualizzata in qualsiasi momento. Non è un sostituto della videoconferenza, ma un modo per ottimizzare la consapevolezza della situazione e gestire i carichi di lavoro in modo che, quando il dialogo in tempo reale in tempo reale sia in tempo reale, sia il più chiaro e produttivo possibile.

Il video asincrono combina la chiarezza, l'emozione e il coinvolgimento della videoconferenza con la flessibilità, la facilità e la conservazione di una e-mail o di un messaggio istantaneo. È uno strumento potente per risparmiare tempo, ridurre i costi e migliorare la produttività e, soprattutto, è facile iniziare.

Ecco cinque momenti cruciali in cui dovreste usare i video asincroni per avere un impatto sulla vostra organizzazione. 

1. Rendere gli aggiornamenti di stato più efficienti e fruibili

Che si tratti di un stand-up quotidiano, di uno scrum settimanale o di una condivisione trimestrale tra i reparti, utilizzate i video asincroni per preregistrare i contenuti e farli circolare tra gli stakeholder interessati per una visione on-demand.

In questo modo non solo si risparmia tempo eliminando il passaggio di testimone procedurale di un tipico aggiornamento di stato, ma si consente anche a tutti i membri del team di accedere a informazioni coerenti indipendentemente dalla geografia o dagli orari.

È importante notare che gli aggiornamenti di stato asincroni offrono a ogni persona la stessa opportunità di interagire con i contenuti, con i tempi e i ritmi che desidera. Ciò consente un maggiore allineamento del team e conversazioni più significative e produttive quando ci si riunisce per una riunione dal vivo.

Agite: "Capovolgete" la vostra prossima riunione di stato registrando un breve aggiornamento video per il vostro team. Iniziate con poco e non preoccupatevi della qualità: una riunione capovolta efficace è autentica e coinvolgente, proprio come una conversazione dal vivo. In che modo il vostro team potrebbe fornire un feedback sul vostro aggiornamento con un proprio video?

2. Conservare e condividere le conoscenze istituzionali per una maggiore produttività

I vostri dipendenti passano una quantità significativa di tempo a spiegare ripetutamente gli stessi strumenti e processi ai colleghi. I video asincroni aiutano a distillare le informazioni essenziali in moduli di apprendimento di dimensioni ridotte, a cui i colleghi possono accedere quando e dove ne hanno bisogno.

I dipendenti possono trovare le informazioni alla velocità necessaria cercando cercando all'interno di un video asincrono per trovare la risposta esatta alla loro domanda, senza dover guardare l'intera registrazione o affidarsi ad altri colleghi.

La creazione di una biblioteca interna di apprendimento composta da video semplici e autoregistrati migliora la produttività e l'efficienza nel breve termine, preservando le conoscenze istituzionali chiave nel lungo termine.

Agite: Chiedete a ciascuno dei membri del vostro team di registrare un video informale su uno strumento o un processo comune, essenziale per il loro lavoro. Condividete questa mini biblioteca di video didattici in tutto il vostro reparto. Che impatto ha sulla produttività? Potrebbe ispirare altri team a seguirne l'esempio?

3. Garantire un onboarding coerente e coinvolgente

Una solida esperienza di onboarding è essenziale per motivare i nuovi assunti e predisporli al successo, soprattutto quando i team sono sempre più distribuiti in sedi, fusi orari e regioni diverse.

I video asincroni aiutano a standardizzare i processi di onboarding che in genere dipendono da ogni singolo manager o ufficio, creando un'esperienza più equa per tutti i dipendenti. I moduli on-demand consentono inoltre ai manager di concentrarsi sugli aspetti più collaborativi e di team-building dell'onboarding.

Anche i video autoregistrati sono un modo efficace per creare cultura. Possono umanizzare argomenti che potrebbero sembrare aridi in un documento o in un powerpoint e aiutare i nuovi assunti a conoscere i loro colleghi dando un volto a un nome.

Agite: Standardizzate una parte del processo di onboarding dei dipendenti attraverso un video asincrono. Iniziate con un argomento che si applica a tutti i nuovi assunti e che aiuta a dimostrare la vostra cultura, come la spiegazione dei valori aziendali o dei principi di leadership. Quali altri elementi del vostro onboarding potreste trasmettere in modalità asincrona?

4. Ottimizzare e scalare i programmi di formazione

Sono finiti i tempi dell'approccio unico all'apprendimento e allo sviluppo. I dipendenti si aspettano programmi di formazione flessibili a cui possono accedere quando, dove e sui dispositivi che preferiscono.

Il video asincrono consente al discente di controllare la propria esperienza formativa, aumentando l'accesso, il coinvolgimento e, in ultima analisi, i risultati dell'apprendimento.

Per i formatori, la possibilità di registrare video di formazione semplici e autoprodotti consente una maggiore scalabilità. I contenuti on-demand aiutano anche a ottimizzare i programmi di formazione e il budget, riducendo la necessità di viaggiare o di allineare gli orari.

Agite: Registrate la vostra formazione: è un primo passo essenziale per migliorare l'accesso e il coinvolgimento. Individuate poi un modo per introdurre una maggiore flessibilità nella vostra prossima iniziativa di formazione, ad esempio registrando il materiale introduttivo come pre-watch asincrono. Che impatto ha sul vostro programma di formazione e sul vostro budget?

5. Catturare i municipi e le presentazioni dei dirigenti chiave.

Una comunicazione aziendale chiara e coerente è essenziale per garantire la coesione dell'intera organizzazione in un ambiente di lavoro ibrido.

La registrazione di importanti aggiornamenti aziendali sotto forma di video asincroni non solo aiuta la leadership a condividere lo stesso messaggio in più uffici o Paesi, ma dà anche ai dipendenti il tempo sufficiente per assimilare le informazioni e formulare domande ponderate.

Inoltre, la creazione di una libreria di presentazioni passate aiuta a responsabilizzare sia i leader dell'azienda sia i dipendenti rispetto agli obiettivi organizzativi.

Agite: Dividete il vostro prossimo town hall aziendale in un pre-vertice asincrono e in una discussione sincrona. Registrate e diffondete gli annunci principali, quindi incoraggiate i dipendenti a porre domande prima dell'incontro dal vivo. Che differenza notate nel volume delle domande o nella qualità della discussione?

A cosa servono le videoconferenze?
Il 1 momento per evitare la videoconferenza asincrona

Quando si presentano problemi urgenti, come un prodotto difettoso o un cliente arrabbiato, è meglio usare la videoconferenza per spegnere il fuoco. Il video asincrono ritarda la comunicazione per sua stessa natura, quindi quando si presenta un problema urgente è sempre meglio ricorrere alle videoconferenze in tempo reale per fare rapidamente brainstorming e risolvere i problemi con il team.

I video sincroni e asincroni sono complementari, non sostitutivi. Considerate metodi diversi per ciascuna delle vostre esigenze di comunicazione. Bilanciando le videoconferenze dal vivo e i video registrati e on-demand, potete creare un modello di lavoro coinvolgente e produttivo che mantenga la vostra azienda competitiva in un panorama commerciale in continua evoluzione.

 

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