In un mondo di team sempre più distribuiti, le videoconferenze sono diventate lo standard per la comunicazione e la collaborazione tra aziende.

Conosciamo i vantaggi delle videoconferenze per il brainstorming e la risoluzione di problemi urgenti, ma un'eccessiva dipendenza dalla comunicazione dal vivo si ripercuote sulla produttività e sul morale. Secondo uno studio condotto dalla piattaforma di design Canva, il 39% dei lavoratori della conoscenza negli Stati Uniti si sente sopraffatto dalle chiamate settimanali in videoconferenza e il 48% è costretto a partecipare a chiamate che non ritiene rilevanti per il proprio lavoro.

Per comunicare in modo efficiente ed efficace in un ambiente distribuito, hai bisogno dello strumento giusto per il tuo lavoro.

Entrare video asincrono. 

Il video asincrono è una comunicazione video unidirezionale registrata e condivisa per essere visualizzata in qualsiasi momento. Non si tratta di un sostituto della videoconferenza, ma di un modo per ottimizzare la consapevolezza della situazione e gestire i carichi di lavoro in modo che, quando il dialogo in tempo reale è necessario, sia il più chiaro e produttivo possibile.

Il video asincrono combina la chiarezza, l'emozione e il coinvolgimento della videoconferenza con la flessibilità, la facilità e la conservazione di un'e-mail o di un messaggio istantaneo. È uno strumento potente che permette di risparmiare tempo, ridurre i costi e migliorare la produttività, ma soprattutto è un'ottima soluzione, è facile iniziare.

Ecco cinque momenti cruciali in cui dovresti usare il video asincrono per avere un impatto sulla tua organizzazione. 

1. Rendi gli aggiornamenti di stato più efficienti e funzionali

Che si tratti di uno stand-up giornaliero, di uno scrum settimanale o di una condivisione trimestrale tra dipartimenti, usa il video asincrono per preregistrare i contenuti e farli circolare tra gli stakeholder interessati per una visione on-demand.

In questo modo non solo si risparmia tempo eliminando il passaggio di testimone procedurale di un tipico aggiornamento di stato, ma si permette anche a tutti i membri del team di accedere a informazioni coerenti indipendentemente dalla geografia o dagli orari.

È importante notare che gli aggiornamenti di stato asincroni offrono a ogni persona la stessa opportunità di interagire con i contenuti, nei tempi e nei ritmi che desidera. In questo modo si ottiene un maggiore allineamento del team e conversazioni più significative e produttive quando ci si riunisce per una riunione dal vivo.

Agire: "Flip" la prossima riunione di stato registrando un breve aggiornamento video per il vostro team. Iniziate in piccolo e non preoccupatevi della perfezione: una riunione capovolta efficace è autentica e coinvolgente, proprio come una conversazione dal vivo. In che modo il vostro team potrebbe fornire un feedback sul vostro aggiornamento con un proprio video?

2. Conservare e condividere le conoscenze istituzionali per una maggiore produttività

I tuoi dipendenti passano una quantità significativa di tempo a spiegare ripetutamente gli stessi strumenti e processi ai colleghi. Il video asincrono aiuta le persone a distillare le informazioni essenziali in moduli di apprendimento di dimensioni ridotte a cui i compagni di squadra possono accedere quando e dove ne hanno bisogno.

I dipendenti possono trovare le informazioni alla velocità che desiderano grazie a ricerca all'interno di un video asincrono per trovare la risposta esatta alla loro domanda senza dover guardare l'intera registrazione o affidarsi ad altri colleghi.

La creazione di una biblioteca interna di apprendimento composta da video semplici e autoregistrati migliora la produttività e l'efficienza nel breve termine, preservando le conoscenze istituzionali chiave nel lungo termine.

Agisci: Chiedi a ciascuno dei membri del tuo team di registrare un video informale su uno strumento comune o un processo essenziale per il loro lavoro. Condividi questa mini biblioteca di video didattici in tutto il tuo dipartimento. Che impatto ha sulla produttività? Potrebbe ispirare altre squadre a seguire l'esempio?

3. Garantire un onboarding coerente e coinvolgente

Una solida esperienza di onboarding è essenziale per motivare i nuovi assunti e prepararli al successo, soprattutto quando i team sono sempre più distribuiti in luoghi, fusi orari e regioni diverse.

Il video asincrono aiuta a standardizzare i processi di onboarding che in genere dipendono da ogni singolo manager o ufficio, creando un'esperienza più equa per tutti i dipendenti. I moduli on-demand consentono inoltre ai manager di concentrarsi sugli aspetti più collaborativi e di team-building dell'onboarding.

Anche i video autoregistrati sono un modo efficace per creare cultura. Possono umanizzare argomenti che potrebbero sembrare aridi in un documento o in un powerpoint e aiutare i nuovi assunti a conoscere i loro colleghi dando un volto ai nomi.

Agisci: Standardizza una parte del processo di onboarding dei tuoi dipendenti attraverso un video asincrono. Inizia con un argomento che si applica a tutti i nuovi assunti e che aiuta a dimostrare la tua cultura, come ad esempio una spiegazione dei valori aziendali o dei principi di leadership. Quali altri elementi del tuo onboarding potresti fornire in modo asincrono?

4. Ottimizzare e scalare i programmi di formazione

Sono finiti i tempi dell'approccio unico all'apprendimento e allo sviluppo. I dipendenti si aspettano programmi di formazione flessibili a cui possono accedere quando, dove e sui dispositivi che preferiscono.

Il video asincrono permette al discente di controllare la propria esperienza formativa, aumentando l'accesso, il coinvolgimento e, in ultima analisi, i risultati dell'apprendimento.

Per i formatori, la possibilità di registrare video di formazione semplici e autoprodotti consente una maggiore scalabilità. I contenuti on-demand aiutano anche a ottimizzare i programmi di formazione e il budget, riducendo la necessità di viaggiare o di allineare gli orari.

Agisci: Registra la tua formazione: è il primo passo fondamentale per migliorare l'accesso e il coinvolgimento. Quindi, individua un modo per introdurre una maggiore flessibilità nella tua prossima iniziativa di formazione, ad esempio registrando il materiale introduttivo come un pre-watch asincrono. Che impatto ha sul tuo programma di formazione e sul tuo budget?

5. Cattura i municipi e le presentazioni dei dirigenti chiave

Una comunicazione aziendale chiara e coerente è essenziale per garantire la coesione dell'intera organizzazione in un ambiente di lavoro ibrido.

La registrazione di importanti aggiornamenti aziendali sotto forma di video asincroni non solo aiuta la leadership a condividere lo stesso messaggio in più uffici o Paesi, ma dà anche ai dipendenti il tempo sufficiente per assimilare le informazioni e formulare domande ponderate.

Inoltre, la creazione di una libreria di presentazioni passate aiuta a responsabilizzare sia i leader dell'azienda che i dipendenti rispetto agli obiettivi organizzativi.

Agire: Dividete la vostra prossima town hall aziendale in una pre-visione asincrona e in una discussione sincrona. Registrate e diffondete gli annunci principali, quindi incoraggiate i dipendenti a porre domande prima della riunione dal vivo. Che differenza nota nel volume delle domande o nella qualità della discussione?

A cosa serve la videoconferenza?
La 1 volta in cui evitare il video asincrono

Quando si presentano problemi urgenti, come un prodotto rotto o un cliente arrabbiato, è meglio usare la videoconferenza per spegnere il fuoco. Il video asincrono ritarda la comunicazione per sua natura, quindi quando si presenta un problema urgente dovresti sempre ricorrere alle videoconferenze in tempo reale per fare rapidamente brainstorming e risolvere i problemi con il tuo team.

Il video sincrono e quello asincrono sono complementari, non sostitutivi. Considerate metodi diversi per ogni esigenza di comunicazione. Grazie all'equilibrio tra videoconferenze dal vivo e video registrati e on-demand, è possibile creare un modello di lavoro coinvolgente e produttivo che mantiene l'azienda competitiva in un panorama commerciale in continua evoluzione.

 

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