In un mondo caratterizzato da team sempre più distribuiti, la videoconferenza è diventata lo standard per la comunicazione e la collaborazione all'interno delle organizzazioni.

Sappiamo che le videoconferenze offrono vantaggi per il brainstorming e la risoluzione di problemi urgenti, ma un'eccessiva dipendenza dalla comunicazione in tempo reale incide negativamente sulla produttività e sul morale. Secondo uno studio della piattaforma di design Canva, circa il 39% dei lavoratori della conoscenza negli Stati Uniti si sente sopraffatto dalle videoconferenze settimanali e il 48% si sente sotto pressione per partecipare a chiamate che non ritiene pertinenti al proprio lavoro.

Per comunicare in modo efficiente ed efficace in un ambiente distribuito, è necessario disporre dello strumento giusto.

Passa al video asincrono .

Il video asincrono è una comunicazione video unidirezionale registrata e condivisa per essere visualizzata in qualsiasi momento. Non sostituisce la videoconferenza, ma è un modo per ottimizzare la consapevolezza della situazione e gestire i carichi di lavoro in modo che, quando è necessario un dialogo in tempo reale, questo sia il più chiaro e produttivo possibile.

La comunicazione video asincrona unisce la chiarezza, l'emozione e il coinvolgimento delle videoconferenze alla flessibilità, alla semplicità e alla capacità di memorizzazione di un'e-mail o di un messaggio istantaneo. È uno strumento potente per risparmiare tempo, ridurre i costi e migliorare la produttività, e soprattutto, è facile da usare fin da subito .

Ecco cinque momenti cruciali in cui dovresti utilizzare i video asincroni per avere un impatto significativo nella tua organizzazione. 

1. Rendere gli aggiornamenti di stato più efficienti e fruibili

Che si tratti di una riunione quotidiana in piedi, di uno scrum settimanale o di una condivisione trimestrale tra i dipartimenti, utilizza la videoregistrazione asincrona per preregistrare i contenuti e distribuirli alle parti interessate, consentendone la visualizzazione su richiesta.

Questo non solo consente di risparmiare tempo eliminando il passaggio di consegne procedurale tipico di un aggiornamento sullo stato di avanzamento, ma permette anche a tutti i membri del team di accedere a informazioni coerenti, indipendentemente dalla posizione geografica o dagli orari di lavoro.

È importante sottolineare che gli aggiornamenti di stato asincroni offrono a ciascuno pari opportunità di interagire con i contenuti, nei tempi e con i ritmi che preferisce. Ciò favorisce un maggiore allineamento del team e conversazioni più significative e produttive quando ci si riunisce per un incontro dal vivo.

Passa all'azione: "ribalta" la tua prossima riunione di aggiornamento registrando un breve video per il tuo team. Inizia con qualcosa di semplice e non preoccuparti della perfezione: una riunione capovolta efficace è autentica e coinvolgente, proprio come una conversazione dal vivo. Come potrebbe il tuo team fornirti un feedback sul tuo aggiornamento con un video?

2. Preservare e condividere le conoscenze istituzionali per una maggiore produttività

I vostri dipendenti dedicano molto tempo a spiegare ripetutamente gli stessi strumenti e processi ai colleghi. I video asincroni aiutano le persone a sintetizzare le informazioni essenziali in moduli di apprendimento di facile consultazione, a cui i membri del team possono accedere quando e dove ne hanno bisogno.

I dipendenti possono trovare le informazioni necessarie con la rapidità richiesta, effettuando una ricerca all'interno di un video asincrono per trovare la risposta precisa alla loro domanda, senza dover guardare l'intera registrazione o fare affidamento su altri colleghi.

La creazione di una biblioteca di apprendimento interna composta da semplici video autoregistrati migliora la produttività e l'efficienza nel breve termine, preservando al contempo le conoscenze istituzionali fondamentali nel lungo termine.

Passa all'azione: chiedi a ciascun membro del tuo team di registrare un breve video tutorial informale che documenti l'utilizzo di uno strumento o di un processo comune, essenziale per il loro lavoro. Condividi questa mini raccolta di video formativi con tutto il reparto. Che impatto ha sulla produttività? Potrebbe ispirare altri team a fare lo stesso?

3. Garantire un processo di onboarding coerente e coinvolgente

Un'esperienza di onboarding efficace è fondamentale per motivare i nuovi assunti e prepararli al successo, soprattutto in un contesto in cui i team sono sempre più distribuiti in diverse località, fusi orari e regioni.

Le videochiamate asincrone contribuiscono a standardizzare i processi di onboarding, che in genere dipendono dal singolo manager o ufficio, creando un'esperienza più equa per tutti i dipendenti. I moduli on-demand, inoltre, consentono ai manager di concentrarsi sugli aspetti più collaborativi e di team building dell'onboarding.

I video registrati autonomamente sono un ottimo strumento per costruire la cultura aziendale. Possono dare un volto a temi che potrebbero risultare aridi in un documento o in una presentazione PowerPoint e aiutare i nuovi assunti a conoscere i colleghi, associando un volto ai nomi.

Passa all'azione: standardizza una parte del processo di onboarding dei dipendenti tramite video asincroni. Inizia con un argomento che sia rilevante per tutti i nuovi assunti e che contribuisca a illustrare la cultura aziendale, come ad esempio la spiegazione dei valori aziendali o dei principi di leadership. Quali altri elementi del tuo onboarding potresti erogare in modalità asincrona?

4. Ottimizzare e ampliare i programmi di formazione

Sono finiti i tempi in cui l'apprendimento e lo sviluppo erano gestiti in modo standardizzato. I dipendenti si aspettano programmi di formazione flessibili, accessibili quando, dove e sui dispositivi che preferiscono.

La videoconferenza asincrona consente al discente di controllare la propria esperienza formativa, aumentando l'accesso, il coinvolgimento e, in definitiva, i risultati di apprendimento.

Per i formatori, la possibilità di registrare semplici video di formazione autoprodotti consente una maggiore scalabilità. I ​​contenuti on-demand contribuiscono inoltre a ottimizzare i programmi di formazione e il budget, riducendo la necessità di spostamenti o di coordinare gli orari.

Passa all'azione: registra la tua formazione: è un primo passo fondamentale per migliorare l'accesso e il coinvolgimento. Successivamente, individua un modo per introdurre maggiore flessibilità nella tua prossima iniziativa formativa, ad esempio registrando il materiale introduttivo come anteprima asincrona. Che impatto avrà questo sul tuo programma di formazione e sul budget?

5. Catturare le assemblee cittadine e le presentazioni chiave dei leader.

Una comunicazione aziendale chiara e coerente è essenziale per garantire la coesione a livello organizzativo in un ambiente di lavoro ibrido.

Registrare importanti aggiornamenti aziendali sotto forma di video asincroni non solo aiuta la dirigenza a condividere lo stesso messaggio in più sedi o paesi, ma offre anche ai dipendenti il ​​tempo necessario per assimilare le informazioni e formulare domande pertinenti.

Inoltre, la creazione di una raccolta di presentazioni passate contribuisce a responsabilizzare sia i dirigenti aziendali che i dipendenti rispetto agli obiettivi organizzativi.

Passa all'azione: dividi la tua prossima riunione aziendale in una fase di pre-visione asincrona e una discussione sincrona. Registra e diffondi gli annunci principali, poi incoraggia i dipendenti a inviare domande prima della riunione in diretta. Che differenza noti nel numero di domande o nella qualità della discussione?

A cosa serve la videoconferenza?
La prima volta per evitare il video asincrono

Quando si presentano problemi urgenti come un prodotto difettoso o un cliente arrabbiato, è meglio utilizzare la videoconferenza per risolvere la situazione. La comunicazione video asincrona, per sua natura, ritarda la comunicazione, quindi quando si presenta un problema che richiede una risposta immediata, è sempre consigliabile ricorrere alla videoconferenza in tempo reale per elaborare rapidamente idee e trovare una soluzione con il team.

Le videoconferenze sincrone e asincrone si completano a vicenda, non si sostituiscono. Valuta metodi diversi per ogni esigenza di comunicazione. Bilanciando le videoconferenze in diretta con i video registrati e disponibili su richiesta, puoi creare un modello di lavoro coinvolgente e produttivo che mantenga la tua azienda competitiva in un contesto aziendale in continua evoluzione.

 

Tentativo Panopto per vedere quanto è facile creare video per le aziende

Avvia una demo gratuita