より良い会議は、会議室に入る前から始まっている

私たちの会議の多くは、大まかな議題と、単なる希望的観測ばかりが並んでいるだけで始まってしまう。

適切な人材が参加し、必要な情報を即座に把握してくれて、話し合いを通じて実行可能な合意に至れることを願っています。しかし実際には、参加者が不揃いで情報も不十分な会議が頻繁に開かれ、グループとして建設的な意見を出し合うどころか、会議の主催者の提案を単に受け入れるか拒否するかしかできない状況に陥りがちです。

もっと良い方法があります。「反転会議」です。

これは、どの組織でも一夜にして導入できる新しい形式です。必要なのは、会議に抱く期待のうち2つについて、シンプルかつ根本的な変更を加えることだけです。

関係者を全員集めさえすれば、基本的な「反転会議」は簡単です。ただ一つ問題があります。それは、全員が集まってしまった時点で、すでに「反転」の機会を逃してしまっているということです。

反転授業形式の会議を実施するには、主催者が事前に計画を立て、それを参加者に伝える必要があります。次回の反転授業形式の会議が成功するか失敗するかは、ほとんどの場合、参加者が会議室のドアを開ける前に済ませておくべき準備作業にかかっています。

反転型会議の基本：ガイド

反転型会議を成功させるためには、事前に準備し、共有しておくべき3つの重要な要素があります：

• 会議の目標。参加者が達成すべき目標がなければ、会議を成功させることはできません。どのような成果を出したいですか？どのような決定を下したいですか？具体的に書き出してください。
• 会議の進行役。会議の進行役は、会議が成果を生むよう主導し、その結果に基づいて行動する権限を持つ必要があります。たいていはあなたがその役割を担うことになりますが、場合によっては上司（またはチームの他のメンバー）に進行役を務めてもらうよう準備しておく必要があるかもしれません。
• 会議の資料です。グループで集まる目的は議論することにあるため、事前にディスカッションガイドを用意しておくことをお勧めします。参加者が十分な情報を得た上で議論に参加できるよう、必要な情報を提供し、内容を十分に確認できるだけの時間を確保してください。

リードタイムに関しては、24時間が標準的な目安です。反転型ミーティングの形式を試しに導入する場合は、まずはそこから始めて、参加者の反応を見てみましょう。チームによっては48時間や72時間の方が適している場合もあれば、その日の後半に予定されているミーティングであれば、数時間前の通知で十分うまくいくこともあるでしょう。

情報の共有に関しては、これもチームと試行錯誤を重ね、最適な方法を見出していく必要があります。すでに作成しているPowerPoint資料が完璧に機能する場合もあれば、メールで送る簡単な箇条書きの概要で事足りる場合もあります。あるいは、新しい手法を取り入れることで成果が向上することもあるでしょう。例えば、Amazonでは現在、6ページ程度のWord文書を基に会議を進めることで知られています。

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どのような形式であれ、情報共有において最も重要なのは、参加者が十分な情報に基づいて判断を下せるよう、適切な量の情報を共有することです。組織にとって最適な方法を模索する初期段階では、文書化された枠組みを活用することで、適切な情報が確実に共有されるようにすると良いでしょう。

6つの要素からなる情報共有フレームワーク

• 背景または質問：1～2文で、解決すべき課題や講じるべき措置は何ですか？
• 大局的な視点：成功とは具体的にどのような状態を指すのか、その全体的な目標は何ですか？
• 指針：この決定や業務を評価する際に、私たちの組織が拠り所とする不変の指針とは何でしょうか？
• 前提条件：選択肢を策定する際に、どのような基本的な前提が置かれているか？ 現在の意思決定や業務に関連する重要な事実は何か？
• 選択肢：主な選択肢にはどのようなものがありますか？それぞれのメリットとデメリットは何ですか？
• 推奨事項：視聴者にはどの選択肢をお勧めしますか？その理由は？次のステップは何ですか？

会議の開始時

反転授業形式の会議は、事前の準備に多少の手間がかかりますが、その分、会議の最中に大きな成果が得られます。重要なのは、あなたの役割が講義をすることではなく、議論や作業を導くことにあるということです。

反転型会議を円滑に進めるためのヒントをいくつかご紹介します：

• • まずは、会議資料を各自で確認するための短い時間を設けましょう。そうすれば、全員が資料を読んだことが確認できます。30分の会議なら5分、1時間の会議なら10分程度を目安にしてみてください。
  • 誰かにメモを取ってもらうようにしましょう。逐語的な記録までは必要ありませんが、各々の立場や決定事項について、要点をまとめた概要があれば役立ちます。
  • 開催する会議の目的を明確にし、その目標を改めて確認しましょう。会議の冒頭でこれを行うことで、全員が同じ認識を持つことができます。
  • さあ、議論や作業を始めましょう。以上です！目標に向かって取り組み始めましょう。
  • 決定が下されたとき、作業が完了したとき、あるいはそれ以上の進展が見込めないときは、会議を速やかに終了させる。必要以上に長く会議を続けるのは避ける。
  • 主な成果と決定事項を要約してください。簡単なメールでの要約と今後の手順の確認は、業務を円滑に進めるのに役立ちます。その日の終わりまでに、チーム全員に送れるよう準備しておくようにしてください。

どのような新しいプロセスでもそうであるように、組織がこの新しい業務スタイルに慣れるまでには時間がかかるかもしれません。チームが会議の進め方を改善し、さらに時間を節約し、より多くの成果を上げ、より多くのことを成し遂げられるよう、その機会を探してみてください。

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