会議室の前により良い会議が始まる

私たちの会議の多くは、簡単な議題と希望的観測だけで始まります。

適切な人々が出席し、私たちが必要とする可能性のあるあらゆる情報を彼らがすぐに知ってくれること、そして私たちが実行可能なコンセンサスに自分自身を話し合うことができることを願っています。私たちがしばしば受けるのは、部分的に情報を与えられた参加者との部分的に出席したセッションであり、多くの場合、グループとしてインテリジェントな考えを思い付くのではなく、会議のスケジューラーのアイデアを受け入れるか拒否することしかできません。

もっと良い方法があります。 The Flipped Meetingです。

どんな組織でも一夜にして採用できる新しいフォーマットです。必要なのは、私たちが会議に期待する2つの事柄をシンプルかつ根本的に変えることだけです。

すべての関係者がテーブルに集まれば、基本的な反転会議は簡単にできます。しかし、テーブルに全員が集まった時点で、反転の機会を逃してしまうという問題があります。

会議を反転させる 会議の主催者は、時間の前に計画を立て、コミュニケーションをとる必要があります。次の反転会議が成功するか失敗するかは、ほとんどの場合、会議室のドアを開ける前に行われた作業にかかっています。

反転会議の基本。ガイド

反転会議を成功させるためには、事前に準備・共有しておくべき3つの必須要素があります。

• 会議のゴール（複数可） 集まったグループが達成すべきことがなければ、会議をひっくり返すことはできません。どんな仕事をしたいのか？どんなことを決めてほしいですか？具体的に書いてください。
• Your driver(s) for the meeting. ミーティングドライバーは、ミーティングが確実に結果を出し、その結果に基づいて行動する権限を持つ必要があります。ほとんどの場合、それはあなたですが、場合によってはあなたの上司（またはチームの他のメンバー）がリードするように準備する必要があるかもしれません。
• ミーティングの資料です。グループとしてのミーティングのポイントは議論することなので、事前にディスカッションガイドを用意しておきたいでしょう。情報に基づいた方法で参加するために必要な情報を人々に与え、それをすべて合理的に見直すのに十分な時間を与えます。

リードタイムについては、24時間が標準的です。反転させた会議形式を試してみたい場合は、この時間から始めて、人々の反応を見てみましょう。あなたのチームには48時間や72時間のほうが適しているかもしれませんし、その代わり、一日の後半に予定されているミーティングでは数時間前に通知するだけで完璧に機能することもあるでしょう。

情報の共有という点では、これもチームでテストして最適化する必要があります。すでに作成しているパワーポイントのデッキが完璧に機能するかもしれませんし、Eメールで簡単な箇条書きのアウトラインを送れば十分だと思うかもしれません。あるいは、新しいモデルを採用することで成果が上がるかもしれません。アマゾンでは、6ページのWord文書を中心に会議を行うことが有名です。

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どのような形式であっても、情報共有で重要なのは、参加者が十分な情報を得た上で意思決定ができるよう、実際に十分な情報を共有することです。初期の段階では、文書化されたフレームワークを使用して、正しい情報が共有されていることを確認し、組織にとって何が正しいかを検討するとよいでしょう。

6つの情報共有フレームワーク

• Context or Question: 1-2センテンスで、解決しなければならない問題、または取らなければならない行動は何か？
• Larger Vision: 成功がどのようなものかを高いレベルで説明する全体的な目標は何ですか？
• Tenets: この決定または作業を評価するために使用する、組織の永続的な指針となる原則は何か。
• 前提条件： オプションを策定する際の基本的な前提条件は何か？目前の意思決定や作業に関連する主要な事実は何か？
• オプション:利用可能な主な代替オプションは何ですか?それぞれの長所と短所は何ですか？
• 提言： 視聴者にとってどの選択肢がお勧めですか？その理由は？次のステップは何ですか？

会議が始まると

反転させた会議では、前もって少し手間をかける必要がありますが、セッション中にその成果を得ることができます。重要なのは、あなたの役割は、講義をすることではなく、議論や作業を誘導することだということです。

反転会議を効率的に進めるためのいくつかのコツをご紹介します。

• • 会議資料を独自に検討するための短い時間から始めましょう 全員が読んだことがわかるように 。30分会議なら5分、1時間会議なら10分を目安にしてください。
  • メモを取る人を任命してください。 完全な記録は必要ありませんが、取られたポジションや決定の高レベルの要約があると便利です。
  • 開催する会議の目的を明確にし、ゴール（複数可）を繰り返します。これを最初に行うことで、全員が同じ考えを持っていることを確認します。
  • フロアを開いてディスカッション/作業してください。それだ！目標に向かって働き始めましょう。
  • Close discussion 決定がなされたとき、作業が完了したとき、あるいはこれ以上の進展が不可能になったとき。必要以上に1秒でも長く会わないこと。
  • 重要な結果と決定を要約します。簡単な電子メールの要約と次のステップのリマインダーは、作業を継続するのに役立ちます。 1日の終わりまでに、グループ用に1つ用意してください。

新しいプロセスと同様に、組織がこの新しいビジネス方法に適応するのに時間がかかる場合があります。チームのミーティングのフリップ方法を最適化する機会を探してください。時間をさらに節約し、さらに多くの作業を行い、さらに多くのことを実現します。

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