ある 最近のインタビューで、 アマゾンのCEOジェフ・ベゾスは、今でも続けている会議の進め方について説明し、外部の人には「奇妙」に映るかもしれないと認めた。「アマゾン社内ではパワーポイントは一切使わない」と彼は語った。「外部から新しい幹部を採用する際、私たちはこう警告する。『これは君がこれまで経験した中で最も奇妙な会議の文化だ』とね。」

アマゾンのチームメンバーが提案したいアイデアがあるときは、他の多くの組織で一般的であるような、またしてもPowerPointの資料を作成することはありません。その代わりに、彼らは4～6ページ程度のメモ形式で提案をまとめるのですが、同社ではこれを「ナラティブ」と呼んでいます。

この慣行は2004年から続いており、当時ベゾスは幹部チームにメールを送り、箇条書きを禁止する理由を説明しました。その内容は以下の通りです：

「『なぜ』という理由を説明するために、もう少し補足します。

私たちが求めているのは、単なるテキストではなく、構成の整った物語性のある文章です。もし誰かがWordで箇条書きのリストを作成したとしても、それはPowerPointと同じくらいひどいものになってしまいます。

4ページのメモを書くことが、20ページのパワーポイントを作成するよりも難しい理由は、優れたメモの物語的な構成が、何が何よりも重要なのか、そして物事がどのように関連しているのかについて、より深い思考と理解を迫るからです。

PowerPoint形式のプレゼンテーションは、どういうわけか、アイデアを表面的に流したり、相対的な重要性の感覚を平坦化したり、アイデアの相互関連性を無視したりすることを許してしまうのです。」

また、優れたメモを作成するには多大な時間がかかるため、ベゾスは誰もが確実にそれを読むようにするための確実な方法、すなわち「全員での読み合わせ」も導入した。

「会議室でメモを読み上げるんです。[そうしないと]、まるで高校生のように、幹部たちはメモを読んだふりをして、その場しのぎで会議を乗り切ろうとするでしょう」と彼は言った。メモが共有される会議では、最初の20～30分間をメモの読み合わせに充てる。その後、発表者がチームメンバーからの質問に答える。

これはAmazon以外でも使えるでしょうか？

アマゾンの会議は少々独特ですが、その根底にある構造や目標は決して特別なものではありません。アマゾンの会議の形式は、より一般的に言えば 「反転会議」と呼ぶことができます。教育分野の「反転授業」モデルに着想を得たこの形式では、参加者は実際の会議の前に関連するプレゼンテーション資料を事前に確認するよう求められ、それによって対面での時間を質疑応答や十分な情報に基づいた議論に充てることができるようになります。

どのような形で実施されるにせよ、反転型会議は、従来のプレゼンテーション中心の会議で生じがちな問題のいくつかを解決するために考案されたものです。準備不足のアイデアに対する長々とした説明や、参加者の関心が低いまま、質問や議論の時間がわずか数分しか残されていない――こうした典型的な光景は、誰もが経験したことがあるでしょう。

しかし、「反転型ミーティング」は即効性のある解決策ではない。これは文化的な変革であり、多大な時間とリソースの投入を必要とする。ベゾスは、より情報に基づいた生産的なチームディスカッションを実現するためなら、そのコストを惜しまないことを繰り返し明言している。

もちろん、従来のプレゼンテーション中心の会議のすべてが、中身が薄かったり非生産的だったりするわけではない。『ハーバード・ビジネス・レビュー』（HBR）は、会議でのプレゼンテーションを全面的に禁止することを推奨しているわけではないが、ベゾスの意見にはある程度同意している。HBRは は指摘している 、会議中にプレゼンテーションに過度に依存すると、組織がビジネスにおける真の変化を促進する、より生産的な対話の機会を逃してしまう恐れがあると指摘している。

組織で「反転会議」を成功させるには

今日でも、大まかな議題と漠然とした期待だけで、あまりにも多くの会議が開かれている。 ある調査によると 、米国では毎年370億ドルが無駄な会議に浪費されていると推定されている。この数字は、私たちがますます多くの会議に出席するにつれて、さらに膨らみ続けている。

私たちは、適切な人材に参加してもらうことを目指し、生産的な議論を行うために必要な情報を彼らが即座に把握していることを期待しています。運が良ければ、話し合いを通じて実行可能な合意に至ることができるでしょう。 しかし、実際には、参加者が不完全な状態で集まり、情報も不十分なまま、初回会議で生じた空白を埋めるために、次の一連のステップやアクションアイテムを寄せ集めることしかできない、中途半端な会議になりがちです。そして、2回目の会議をスケジュールし、同じことを繰り返すことになります。

「フリッピング・ミーティング」を導入することで、参加者に事前に情報を共有し、非生産的な会議で無駄にしていた貴重な時間を取り戻すことができます。これにより、すべての会議が生産的なものとなり、チームが協力してより賢明かつ迅速な意思決定を行えるようになります。

つまり、プレゼンテーションは終わったということですか？

会議の冒頭で「6ページ程度の資料」を読み上げ、その後、会議全体を通して活発な議論を行うという手法は、アマゾンにとってはうまく機能しているようですが、必ずしも御社にとって最適なアプローチとは限りません。幸いなことに、「反転会議」モデルは、御社の企業文化に合わせて柔軟に調整することが可能です。

構成の整ったプレゼンテーション（PowerPointを使ったものを含む）は、新しいアイデアを伝える上で依然として有用かつ効率的な手段であり、通常、長文のメモを書くのにかかる時間のほんの一部で済みます。こうしたプレゼンテーションを廃止する必要はありません。実際の会議の前に、その時間を前倒しにするだけでよいのです。

会議の前に、発表者は普段通りスライドを作成し、話すべきポイントを整理しておくことができます。その後、ノートパソコンに内蔵されたウェブカメラを使って、会議で発表する予定だった内容を録画するだけです。発表者は、会議の1日ほど前にその動画共有し、参加者は各自の都合に合わせて視聴できるようになります。必要に応じて巻き戻して繰り返し視聴することも可能で、参加者は十分な準備を整えて対面会議に臨み、議論に積極的に参加できるようになります。

Panoptoで録画された反転会議のプレゼンテーション例をご覧ください：

 

 

「反転型会議」は事前の準備に多少の手間がかかりますが、その分、会議本番で大きな成果を得ることができます。プレゼンテーション資料を事前に確認しておくことで、参加者はそのテーマについてじっくりと考える時間を確保できるのです。 従来の会議は、発表者が話の大半を占めることで、意見の相違や議論を最小限に抑えるように構成されています。しかし、真の進展をもたらすためには、意見の相違をできるだけ早い段階で引き出すような会議の構成にする必要があります。そうすることで、意見の相違が生じる時間を最小限に抑え、集団で合意形成を行うための時間を最大限に確保できるのです。

 

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画像提供：Joe Wolf（Flickr経由）