つい 最近のインタビューで、 アマゾンのCEOであるジェフ・ベゾス氏は、外部の人には「奇妙」に見えるかもしれないと認めた上で、今でも行っている会議のやり方を説明しました。「AmazonではPowerPointは使いません。外部から新しいエグゼクティブを雇用した場合は「これはあなたが出会う中で最も風変わりなミーティング文化です」とあらかじめ警告しておきます」
アマゾンのチームメンバーは、提案したいアイデアがあるとき、他の多くの組織で標準的に行われているパワーポイントのデッキを新たに作ることはしません。その代わりに、4〜6ページのメモの形でピッチを構成します。これをアマゾンは「ナラティブ」と呼んでいます。
これは、ベゾスが最初に彼の上級チームに箇条書きを禁止した理由を説明する電子メールを送信した2004年から実施されている慣行です。次のことが書かれています。
「「理由」の理解を助けるためにもう少し」
私たちが求めているのは、単なるテキストではなく、きちんと構成されたストーリー性のあるテキストです。誰かがワードで箇条書きのリストを作ったとしても、それはパワーポイントと同じくらいひどいものです。
4ページのメモを書くのが、20ページのパワーポイントを「書く」よりも難しい理由は、優れたメモの物語構造が、より良い思考と、何が何よりも重要であるか、そして物事がどのように関連しているかの理解を促すからです。
パワーポイントを使ったプレゼンテーションでは、アイデアを省略したり、相対的な重要性を無視したり、アイデアの内側のつながりを無視したりすることが許されているのです。」
また、すばらしいメモを作成するには非常に時間がかかるため、ベゾスは誰もがそれを確実に読めるようにするための絶対確実な方法、つまり一緒に読む時間を設けました。
「私たちは必ずこのメモを会議室で読みます。そうしないと、まるで高校生のように、エグゼクティブたちはメモを読んだかのようにハッタリをかまして会議を進めてしまうからです」と彼は語りました。メモを共有する会議では、最初の20〜30分はメモを読むことに費やされます。その後、発表者が他のメンバーから質問を受けます。
これはAmazon以外でも機能しますか？
アマゾンの会議は少々ユニークですが、基本的な構造や目標はその限りではありません。アマゾンの会議の形式は、より一般的に言えば、以下のようなものです。 反転会議。教育における反転教室モデルからインスピレーションを得て、反転した会議では、実際のスケジュールされた会議の前にレビューするための関連するプレゼンテーション資料が提供され、質問と情報に基づいたディスカッションのための対面的な時間が解放されます。
どのように実践された場合でも、反転会議は、従来のプレゼンテーションベースの会議で発生する可能性のある一般的な問題のいくつかを解決するように設計されています。私たちは皆、質問や会話のためにほんの数分を残すように構成された、未発達のアイデアのステレオタイプの長いウォークスルーに、聴衆が引き込まれない状況をよく知っています。
しかし、反転会議の効果はそれほど早く発揮されません。この取り組みは時間と資源の大幅な投資を必要とする文化的な変化です。ベゾスは繰り返しこのコストについて述べており、また彼には情報に基づいた生産的なチームディスカッションと引き換えに犠牲を払う覚悟があります。
もちろん、従来のプレゼンテーションを中心とした会議のすべてが、中身のない非生産的なものというわけではありません。Harvard Business Review（HBR）は、会議でのプレゼンテーションを全面的に禁止することを支持しているわけではありませんが、ベゾスにある程度同意しています。HBRは の指摘とは、 会議中のプレゼンテーションに過度に依存すると、組織はビジネス内の真の変化を促進するより生産的な会話を見逃す可能性があることでした。
反転会議を組織に生かす
現在、多くの会議は、薄いアジェンダと希望的観測だけで構成されています。 ある研究では 米国では毎年370億ドルが無意味な会議で浪費されていると予想しています。この数字は、私たちがより多くの会議に出席すればするほど加速します。
私たちは、適切な人たちに参加してもらい、生産的な議論をするために必要な情報を、彼らが知っていることを期待しています。運がよければ、実行可能なコンセンサスを得ることができるでしょう。しかし、よくあるのは、参加者の中に情報弱者がいて、最初のミーティングの穴を埋めるために、次のステップやアクションアイテムをまとめただけの、中途半端なセッションです。そして、2回目のミーティングを開催し、それを繰り返します。
会議を反転させると、非生産的なセッションで浪費された貴重な時間を取り戻すために、事前に会議プラットフォームに情報を提供することができます。これにより、すべての会議が生産的なものとなり、チームがよりスマートでタイムリーな意思決定を共同で行えるようになります。
プレゼンテーションはもう古いのか？
アマゾンでは、会議の最初に「6ページ」を読んで、その後の時間に活発な議論を行うことがうまくいっているようですが、あなたの組織にとっては必ずしも最適な方法ではないかもしれません。幸いなことに、反転会議モデルは企業文化に合わせてカスタマイズすることができます。
パワーポイントを使ったものも含め、きちんと構成されたプレゼンテーションは、新しいアイデアを伝えるための貴重で効率的な手段であり、通常、長いメモを書くのにかかる時間のほんの一部しか必要ありません。そのようなプレゼンテーションを放棄する必要はありませんが、実際の会議の前に移動させればよいのです。
プレゼンターは会議の前に、いつもと同じようにスライドを用意し、話の内容を構成します。そして、ノートパソコンに内蔵されたウェブカメラを使って、会議中に行うプレゼンテーションを録画します。プレゼンターは、会議の1日ほど前に、動画プレゼンテーションを共有します。参加者は、自分のスケジュールに合わせて動画を見ることができ、必要に応じて巻き戻したり繰り返したりすることもできます。
Panoptoで録画した反転会議プレゼンテーションの例をご覧ください。
反転会議では、事前の準備に少し手間がかかりますが、セッション中にその成果を得ることができます。プレゼン資料を事前に確認しておけば、参加者がテーマについて真剣に考える時間を確保できます。従来の会議では、発表者がほとんどの話をすることで、意見の相違や議論を最小限に抑える構造になっています。しかし、会議のできるだけ早い段階で意見の相違点を提起し、意見の相違にかかる時間を最小限に抑え、全体で合意を得るための時間を最大限に確保できるような会議の構成にしなければ、本当の意味での進歩は望めません。
会議を反転させるための実践的なガイドを手に入れる
私たちの 会議を反転させるための実践的ガイド は、時間や内容を犠牲にすることなく、会議でより多くのことを行う方法を紹介しています。会議前の準備、会議中の管理手法、ビデオを使った効率化のアイデアなど、組織に最適な反転会議のフォーマットを構築し、実施する方法を深く理解することができます。
Image credit: Joe Wolf via Flickr