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仕事における知識共有の非効率性により、どれだけの時間が失われているか？
私たちは即時性の時代に生きている。インターネットで多くの情報を入手でき、同僚とコミュニケーションをとる手段もたくさんあるため、私たちは一日中、質問に迅速に答え、仕事が迅速に進むことを期待している。
しかし、知識が組織内に保存されていない場合、その期待は必ずしも満たされるとは限らない。旅行や休暇を取る人もいます。私たちには自分の仕事や責任があり、他人の質問に24時間いつでも答えられるわけではありません。もし私たちのユニークな知識が私たち自身の頭の外に存在しないのであれば、同僚はその知識なしでやっていかなければならないこともあるのです。そうなると生産性は大きく低下し、時間単位で見れば、会社の収益に大きな影響を与えることになる。
私たちは、さまざまな業種のアメリカ人従業員1,001人を対象に、「職場の知識と生産性」に関する初めての調査を実施した。回答者の4分の3は、少なくとも15年間働いている。そのうちの3分の1が、特に学習・能力開発の職務に就いており、組織において知識がどのように管理され、また管理されていないのかについて、さらに深く掘り下げることができた。
私たちが発見したのは、知識が効率的に共有されないと、従業員の生産性が大幅に低下するということだ。
非効率な知識共有が生産性をいかに阻害するか
1.同僚に知識を求める
私たちの調査では、従業員は毎週平均5時間、必要な独自の知識を持つ人との連絡を待っている。10人に1人は、その倍待つことも珍しくない。その間、仕事が遅れたり、中断したり、あるいは完全にキャンセルされることさえある。
例えば、クライアントのためにプレゼンテーションの構成についてアドバイスが欲しいとする。あなたは複数の例を見たが、それぞれ構成が違っていた。あなたは同僚のマンディにメールを送った。マンディはそのクライアントのことを誰よりもよく知っており、プレゼンに臨む最善の方法を教えてくれるだろう。しかし、マンディは一日中会議に出ていて返事をくれない。翌朝フォローアップのメールを送ると、午後になってようやくマンディから必要なアドバイスが返ってきた。
マンディの返事を待つ間、あなたは他のことに焦点を移した。しかし、プレゼンテーションは振り出しに戻った。あなたは進展の可能性を1日か2日失い、そして今、締め切りまでにすべてを終わらせるために詰め込まなければならない。
2.非効率的な知識の検索
誰かからの返事を待っている間に時間を失うよりも、社員は自分自身で前に進もうとするかもしれない。しかし、そうすることは非常に非効率的であることが多い。情報を求めてオンラインを歩き回り、自分の決断を後回しにし、本質的には藁をもつかむ思いなのだ。
まるで新入社員に戻ったようだ。彼ら自身の経験では、この状況を乗り切ることはできない。そして、そのギャップを埋めてくれる適切な経験を持つ人材も周りにいない。私たちの調査では、従業員は毎週8時間、つまり1日分の仕事をこのモードに費やしていると報告している。
試行錯誤が勉強になるというのは本当だ。新しい知識を得ることで、次に同じ状況に陥ったときに役立つことも多い。しかし、同じ知識を得るのにもっと効率的な方法があるのも事実だ。チュートリアル・ビデオを見たり、会社が保存に投資している別の形の知識にアクセスしたりするのにかかる時間は、8時間よりもずっと短い。
3.努力の重複
第三の非効率の原因は、従業員が故意に、あるいは無意識に、他の誰かがすでにやった、あるいは現在やっている仕事をすることである。平均して、従業員は毎週6時間近くを「車輪の再発明」や他人の仕事の重複に費やしていると報告されている。ほぼ3人に1人が、毎週6時間以上を重複作業に費やしていると答えている。14％では、重複する仕事に最低10時間を費やしている。
重複が起こる理由はいくつかある。すでにその仕事をしている同僚が、すぐに答えを教えてくれたり、適切なリソースを教えてくれたりしない。あるいは、単に自分の努力が重複していることに気づかず、他の誰かがすでに苦労して見つけた解決策を考え出すために、知らず知らずのうちに時間とエネルギーを費やしているのかもしれない。
既存の仕事と重複する最も一般的な理由は何ですか？
私たちが調査した社員の約3分の1は、新しいことを試したり学んだりするために、故意に他の人の仕事を改革している。
しかし、従業員の70％以上は、同じ仕事をしている他の人と連絡が取れないか、そもそも他の人がその仕事をしていることを知らないために、重複して仕事をしている。
これは時間の問題もある。20％の社員が、同僚と連絡が取れなかったために他の社員と重複して仕事をしたと回答している。もしその同僚の見識がもっと都合よく入手できたなら、独自に情報を探し求める理由はなかっただろう。
しかし、ほとんどの場合、社員が既存の仕事を重複させてしまうのは、その仕事がすでに進行中か完了しているという単純な認識不足が原因である。プロジェクトの締め切りが迫っている場合、従業員は解決策がすでに存在するかどうかを調査するために多くの時間を費やすことはめったにない。したがって、組織にとっての課題は、関連する知識が利用可能な場合、他の従業員が自分で問題を解決しようとする前に、それを素早く見つけられるようにすることである。
従業員は知識の保存を重視する
ここまでのところ、職場におけるユニークな知識と効率性についての私たちのイメージは、労働者が特定の作業にどれだけの時間を費やすか、異なる知識源やタイプの知識が互いにどのように比較されるかといった、主に時間と割合に基づいて構築されてきた。
また、独自の知識に対する見方や態度についても尋ねた。知識の喪失や知識の共有について、従業員はどのように感じているのだろうか？
全体として、従業員は、経験を通じて得られる知識は非常に貴重であり、離職は会社の知識資源に悪影響を及ぼし、会社に時間と費用の両方を費やすという考えを裏付ける多くの記述に同意した。
また、組織が知識を管理する方法についての強い感情も明らかになった。従業員の63％が、独自の知識が守られている組織で働きたいと回答している。同じような割合の従業員が、知識共有の文化をサポートできない組織は間違いを犯していると感じている。
雇用主にとって、従業員の態度の評価から生じる大きな疑問は、"それに対してどうするか？"である。
私たちの調査によれば、その答えは、社員が知っていることを把握し、共有する方法を見つけることだ。
雇用主にとってひとつ教訓となることがあるとすれば、それは、従業員が会社を辞めた後でもアクセスできるような、独自の知識を保存するためのより良い手段を従業員が求めているということだ。
調査に参加した1001人の従業員のうち、知識の保存が重要でないと考えているのはわずか3％だった。85％と、大多数が重要だと考えている。
必要な情報を得るために待たされたり、苦労したりした経験のある従業員が、ナレッジ共有に賛成する傾向が最も強いのは当然のことである。しかし、もっと意外なことに、個人的に不便を感じたことのない従業員も、そう遠くないところにいる。組織内で情報へのアクセスが容易だと感じている従業員の80％は、知識共有の重要性を依然として強く感じている。個人的に遅れに直面したことがない従業員の77％も同様である。
これが意味するのは、従業員がナレッジ・シェアリングを、共通の悩みを解決する手段以上のものと考えているということだ。社員はナレッジ・シェアリングを、一般的に良いアイデアだと考えているのだ。また、個人的に不便を感じたことがあれば、なおさら納得する。
したがって、雇用主は知識を共有するためのより良い方法を検討する前に、従業員が不満を抱くのを待つべきではありません。従業員は今、その準備ができているのだ。
共有されていない知識はどれほどのコストになっているか？
共有されていない知識は従業員の日常業務を妨げ、生産性を少しずつ低下させる。彼らは情報を待つ。情報がなければ進歩することができない。そして、他の従業員の努力と重複してしまう。従業員全体におけるこうした非効率の積み重ねが、企業にとって大きな損失につながるのです。
これまでは、ナレッジの共有が不十分なために生じるフラストレーションは、数値化が困難であったために見過ごされてきた。現在では、平均的な従業員が知識を探し、待つために失っている時間を示す実際のデータがあるため、共有されていない知識に実際のコストを割り当てることができる。