- 個人担当／専門家
迅速な引継ぎ：退職する専門担当者の後任を2週間で確保する場合の対応策
離職は、どの組織においても避けられない現実です。
今日、企業の平均離職率は年間14%に達しています。金融、小売、サービス業などの業界では、20%を超える場合もあります。従業員の平均勤続年数は4年強に過ぎず、若い従業員に限れば、その数字は2年近くまで短くなります。
あなたの会社が懸命に育ててきた人材や、会社が頼りにしている専門知識のすべては、いつの日か会社から去ってしまうでしょう。
中小企業のノウハウを保存するために、どのような取り組みを行っていますか？
今日、多くの企業では、従業員が2週間前の退職予告を提出すると、業務を段階的に縮小したり引き継ぎを行ったりするほかは、ほとんど何も求められず、なぜ退職するかを尋ねる簡単な退職面談を受け、その後、備品を返却し、握手をして別れを告げるだけとなっている。
何が足りないのでしょうか？ それはナレッジマネジメントです！
従業員が退職する際、チームにはその人物の経験や専門知識を将来の参考のために保存しておくための2週間の猶予があります。今日の組織において、誰もが 何らかの分野の専門家です。その人物が在職中に得た知識やノウハウを記録に残さなければ、その役職に就く新しい人材はすべてを一から学び直さなければならず、また、その従業員のノウハウに頼っていた他のメンバーは、頼れる先を失ってしまうことになります。
これは、エントリーレベルや熟練を要しない職種であっても、重大な問題です。退職する従業員が社内の専門家であり、特定のプロセス、プログラム、あるいは技術が実際にどのように機能するかを本当に理解している唯一の人物である場合、深刻な危機を招く可能性があります。
先見の明のある企業では、すでに退職する従業員からの知識の引き継ぎを始めており、退職プロセスの一環として、日々の業務の流れや、担当するツールやプロセスの使用方法、その他関連事項を文書化することを定めています。
しかし、こうした文書化の取り組みは、往々にして単なる「非公式なマニュアル」に終わってしまいます。後任者が（もし読めば）一度目を通す程度で、その後はチームのドキュメント共有ポータルのサブフォルダにしまわれてしまい、将来必要になるかもしれない人にとっては、事実上見つけることが不可能な状態になります。つまり、事実上忘れ去られてしまうのです。
もっと良い方法があります。
動画を使えば、退職する社員のあらゆる事柄に関する見解を簡単に記録することができます。
ノートパソコンやスマートフォンに内蔵されているウェブカメラを使って、録画ボタンをクリックするだけです。プロセス管理のベストプラクティスから、日々の業務手順の画面録画、日常的なプロセスの実演や製品の実用例まで、事実上あらゆるものを記録できます。
Panopto ではPanopto ナレッジマネジメントに動画を活用していますPanopto この短いケーススタディの録画をご覧いただければ、人材育成の重要な要素であるナレッジマネジメントにPanopto いかに簡単に動画を組み込めるかがわかります。
社内の専門家（SME）から組織の知見を収集・保存することで、人材育成の好循環が生まれます。新入社員は退職する先輩社員から学ぶことができ、業務に早く慣れるだけでなく、先輩たちが経験した失敗を回避することも可能になります。
優れた組織では、このナレッジマネジメントに保存された情報を、次世代のチームメンバーに向けた計画的なオンボーディングの一環として活用することさえあります。
こうしたナレッジマネジメントの記録は、最新のベストプラクティスのひとつである「ソーシャルラーニング動画」――つまり、同僚が同僚のために作成した動画――に容易に組み込むことができます。ソーシャルラーニングは、新入社員の研修や継続的なトレーニングプロセスにおいて、急速に不可欠な要素となっています。
多くの組織にとって、ソーシャルラーニング動画は組織の知見の宝庫となり得ます。例えば、20年のキャリアを持つベテラン社員のアドバイスや、各分野の専門家によるよくある質問への回答などが挙げられます。こうした動画は迅速かつ簡単に作成でき、生産性の向上という形で企業に何倍もの利益をもたらすことができます。
どの組織のソーシャルラーニングライブラリにも、その組織の専門家による「必見」のアドバイス動画が独自に揃っています。これらを厳選して新入社員研修プログラムに取り入れることで、新入社員は自社の競争優位性を築くためのノウハウを習得できるようになります。
動画を活用したオンボーディングについて詳しく知る
ナレッジマネジメントやソーシャルラーニングは、動画を活用して新入社員の研修を充実させる15の方法のうちのほんの一部に過ぎません。
当社の無料ホワイトペーパーでさらに詳しく学ぶことができます。また、以下の内容もご覧いただけます：
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- オンボーディング動画プラットフォームが成功するために必要な5つの機能
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