- 入社手続き
従業員の退職時に、知識の喪失を防ぐための対策を講じていますか？
現在、平均的な人はキャリアを通じて12回転職し、それぞれの職場で平均5年間勤務している。
それは短い期間に聞こえるかもしれませんが、今日の知識経済においては、企業にわずか数年在籍しただけでも、平均的な従業員は豊富な実践的知識を蓄積しており、それが失われると企業の業績に影響を及ぼす可能性があります。
課題は、勤続期間がますます短くなり、職務スキルがますます専門化していく中で、多くの企業は、 その従業員が 従業員が退職するまで、自社がどのような専門知識を失ったのか把握できないという点にある。
『ハーバード・ビジネス・レビュー（HBR）』によると、 『ハーバード・ビジネス・レビュー（HBR）』によるとによると、専門家の離職によって企業が最も大きな打撃を受ける分野は、特に以下の4つである：
- 関係 – 当社の専門家は、他の専門家が誰であるか、またいつ彼らを活用すべきかを熟知しています。
- 評判 – 新入社員とのやり取りが、以前の社員とのやり取りに比べて満足のいくものでなかった場合、顧客は貴社の能力に疑問を抱く可能性があります。
- 手直し – 後任者は、退職した従業員がすでに知っていたことを習得するために時間を費やさなければならない（後任者がどれだけの新しい知識を持っていても）。
- 再生 – イノベーションは、特定の製品やサービスに関する長年の経験や専門知識に基づいて築かれることが多いため、ベテラン社員を失うことは、新しいアイデアの創出に悪影響を及ぼす可能性があります。
数十人のCTO、CIO、および人事部門のトップマネージャーへのインタビューを行った結果、HBRは、専門知識を持つ人材を失うことによるコストは、最大で 通常の採用・研修費用の20倍 に上る可能性があることが判明した。
少しそのことを噛みしめてみてください。
企業の約3分の2は、正式な離職手続きをほとんど、あるいは全く設けていない。つまり、組織の知見が退職者と共に流出するのを防ぐための対策を講じている企業は、競合他社に対して明らかな優位性を持っていることになる。また、退職する従業員から知識を引き出すことは、より広範で包括的な離職手続きの一環であるべきだが、成功している企業では、従業員が退職の意思を伝える前から、専門知識の引き継ぎに取り組み始めていることが多い。
以下では、従業員が退職の意思を伝えた前後において、重要なノウハウを引き継ぐためのヒントをご紹介します。
退職する社員から知識を引き継ぐための4つのポイント
退職手続きの前
ショートカットや解決策、その他の裏技の共有を促進する
こうした些細な情報は、他者の業務効率向上や意思決定の質向上、あるいは同様の問題の解決に役立てることができます。些細な事柄は大きな問題に埋もれがちであるため、全従業員が常にこうした情報を共有するよう促すことは、非常に有益です。
動画でわかりやすく：
日常的な問題に対する実用的な解決策を説明するために、17個の箇条書きと6枚ほどのスクリーンショットが添付されたメールを、誰もが一度は目にしたことがあるでしょう。しかし、そのようなドキュメントを作成するのは大変です――とはいえ 短い操作解説動画を録画する する方が、はるかに手早く済みます（しかも、実際に視聴される可能性も高くなります）。従業員は、画面と自分がその「裏技」を説明している様子を録画するだけで済みます。これにより、すべてを書き留めたりスクリーンショットを撮ったりするのにかかる時間のほんの一部で、他の人が情報や戦略を簡単に理解できるようになります。
あらゆる場所で知識の共有を可能にする
大規模な組織では（そして近年では中堅企業においても）、ある職務で求められるスキルや知識が、国内や世界中の他の職務と重複することがよくあります。理想としては、他の拠点の従業員がすでに解決済みの問題に対して、改めて解決策を模索するような事態は避けたいものです。そのため、ソーシャルラーニングを支援し、世界中のどこからでも、いつでも、どのデバイスからでも検索・アクセス可能なナレッジ共有システムを導入することが求められます。
動画でわかりやすく：
新しいプロセスやシステムについて、従業員に数分かけてチュートリアル動画を撮影・共有してもらう方が、すべてを文書化してもらうよう依頼するよりも、はるかに効果的です（特に、チームメンバーの中には共通言語に不慣れな人がいる場合など）。 PanoptoのようなPanopto 、誰でもいつでも知識の断片を録画できるだけでなく、それを共有し、その知識を検索可能にすることも簡単Panopto 。Panoptoスマートサーチ技術 により、動画内の発話や画面に表示されるすべての文字は、 動画コンテンツ管理システムにアップロードされた直後から検索可能にします。
関連記事：専門家を引退させよう――その専門知識は残して
退職手続き中
専門家に、重要なプロセスを網羅した学習パスを作成してもらってください
ラーニングパスとは、研修内容を順序立てて提示される短い情報単位に分割することで、新入社員（または特定の役職に就いたばかりの人）が特定のスキルセットを習得できるよう支援することを目的とした、マイクロラーニングの一種です。理想的には、ラーニングパスの作成は、退職する社員でも容易に実行できる組織的なプロセスに基づいて行われ、その役職に就く次の人物に合わせてカスタマイズされた効果的な研修コースが生み出されるべきです。
動画でわかりやすく：
動画を活用すれば、学習パスを効率的に作成できます。短い動画に分割してプレイリストとして構成する場合も、1本の長い動画を録画してチャプターを追加する場合も同様です。PanoptoプラットフォームPanopto体系的な学習を想定して設計されているため、自動的に目次が生成されます。これにより、従業員はより長い動画トレーニングモジュールを録画でき、退職時の業務引継ぎにおいて、迅速かつスムーズな情報共有が可能になります。 また、Panopto 各録画で発話された言葉や表示された内容がすべて検索可能Panopto 、新入社員は長い動画であっても、必要に応じて特定の詳細を即座に見つけ、その箇所へ素早くスキップすることができます。
Panoptoでは、退職する社員からどのように知識を引き継いでいるか、その様子をご覧ください：
その分野の専門家に、同じ立場にある次の人に向けてアドバイスを語ってもらってください
これは、業務プロセスの文書化や、その役割に必要な高度な技術的スキルの整理において、通常は見落とされがちな重要な知識を確実に把握できる、手軽で簡単な方法です。退職する従業員に対し、後任者に伝えたい知識について聞き取りを行ってください。以下のような質問を投げかけてみましょう：
- 仕事を始めた当初に知っておきたかったと思うことは、何ですか？
- 後任者が直面する最大の課題は何でしょうか？また、後任者にはどのようなアドバイスをしますか？
- あなたが最も誇りに思っている取り組みを2つ挙げてください。それらが効果的な理由は何ですか？
動画でわかりやすく：
退職する従業員に、書面によるアンケートへの回答を依頼することもできます。あるいは、対面での退職面談の全部または一部を動画で録画し、その時間の一部を使って短いフォローアップの質問を投げかけ、重要な点についてさらに深く掘り下げ、より多くの情報を得ることも可能です。そうすれば、その場で従業員からより率直な回答を得られるだけでなく、従業員が他の重要なプロジェクトを締めくくるための時間を確保することもできます。
動画を活用した従業員の退職手続きのサポートにご興味はありませんか？
PanoptoツーPanoptoエンタープライズ向けビデオプラットフォームPanopto、動画の録画、編集、共有、検索が簡単に行えます。これにより、組織の知見を収集・共有することが、これまで以上に容易になります。無料トライアルをご希望の方は、弊社チームまでお問い合わせください 。 Panoptoの無料トライアルを、 Panoptoが貴組織をどのように支援できるかをご確認ください。