- 社会的学習とナレッジマネジメント
専門家には引退してもらいましょう――その専門知識は残して
現在、毎日 1万人近くのベビーブーマーが労働市場から引退しています。 2016年の第4四半期には、65歳以上の80万人が米国の労働市場を離れました 。 これは、「シルバー・ツナミ」（高齢化するベビーブーマーの大量流入を表す用語）が、多くの企業にとって確かに脅威となっていることを裏付けています。
定年退職の先延ばしや労働参加率の長期化については、これらが十分に実証されており、今日の職場の人口構成を形作っていることは周知の事実だが、ベビーブーマー世代が今、一斉に職場を去りつつあるという単純な事実は変わらない。
この数字はあっという間に膨れ上がる。毎日1万人の労働者が失われるということは、毎月30万人、そして年間では300万人以上の熟練労働者が失われることを意味する。
そして、あまりにも多くの企業にとって、それは退職する従業員が持つ貴重な組織の知見を失うことにもつながります。
組織内のあらゆる階層にいるベテラン社員は、経験に基づいたノウハウの宝庫であることが多い。 彼らは、顧客の取引履歴や課題を明確に把握しているため、顧客に対して大きな貢献を果たすことができます。また、業務プロセスを包括的に理解し、いつ臨機応変な対応を取るべきかを熟知しているため、同僚にとっても大きな助けとなります。さらに、適切な質問を投げかけ、適切な懸念事項に対処し、最良の取引条件を交渉し、最良の契約を締結するために取るべき適切な手順を知っているため、企業の収益向上にも貢献します。
これらは、経験豊富な専門家が企業にもたらすメリットのほんの一部に過ぎません。そして残念ながら、単に新しい人材をその役職に就かせただけでは、組織内にリーダーシップの空白が生じる恐れがあります。
従業員が退職した際に失われる可能性のある4つの知識
最近、 ハーバード・ビジネス・レビュー 専門家が退職する際、組織が具体的に何を失うのかについて、より詳細な分析結果を公表した。同チームが明らかにしたのは、
最も深刻な損失は、以下の4つの主要分野で生じた：
人間関係
専門家がベンダーや顧客との重要な窓口となり、そうした相手との対話をより容易に開始できることは、驚くことではない。しかし、ここで生じる損失はさらに深刻だ。長年の経験により、専門家は「何が交渉可能で何が不可能か」「何を強く主張でき、何を控えるべきか」「何を議論すべきで、何を避けるべきか」といった直感を得ていることが多く、そうした洞察へのアクセスを失うことは、大きな代償を伴う可能性がある。
評判
今日のスリム化された組織において、ほぼ誰もが何らかの分野の専門家となっています。そして、その人脈もそれを知っています。彼らは、ある特定の人物こそが、即座に正しい答えを得られる頼れる存在であることを理解しているのです。その人物を交代させることは、クライアントや人脈の信頼を試すことになります。つまり、前任者に信頼を寄せていた彼らに、新たな人物を信頼するよう求めることになるのです。円滑な引継ぎであっても、不満の声が上がることは珍しくありません。
「
」の再考適切な質問を投げかける能力は、チームメンバーが持つスキルの中で最も過小評価されがちなものの一つかもしれません。組織には、少なからず内部的な課題や独自のシステムが存在するのが常であり、ベテラン社員は経験からそうした詳細を熟知しており、それに備えた計画を立てることができます。一方、新しいチームメンバーは、そうした障害が存在することさえ知らないことがよくあります。つまり、その専門家が退職する前よりも、「プランB」について耳にする機会が格段に増えることになるでしょう。
再生
メディアは、イノベーションがひらめきの一瞬で生まれるかのように報じがちですが、実際にはそうではありません。 画期的なアイデアは、長年の学習と実践の上に築かれるものです。そして、今日のビジネスがますます技術的かつ複雑になるにつれ、真の専門家になるにはかつてないほど長い時間がかかります。ノーベル賞受賞者でさえ、かつてないほど高齢化しています！最善の策は、ひたすら訓練に励むこと、そして、専門家たちが去ってしまう前に、新しい人材に彼らから学ぶ機会をできるだけ多く与えることです。
後継者育成戦略により、退職者による知識の喪失リスクを軽減する
多くの組織は、専門家が去ってしまって初めて、特定の資産を失ったことに気づきます。その結果、専門家の退職によって生じた穴を迅速に埋めることができる組織はほとんどありません。
必ずしもそうである必要はありません。
後継者育成戦略を策定しておくことで、従業員の退職による影響を最小限に抑えることができます。経験豊富なリーダーや従業員の役割を、即座に引き継げる候補者がいることは稀です。後継者育成戦略は、知識のギャップを特定し、後継者が新たな役割へスムーズに移行できるよう支援します。
専門家が定年を迎える前に、その専門知識を体系化しておく
ベテラン社員を貴重な人材として真に軽視している組織はほとんどありません。実際、多くの組織はその専門知識を積極的に評価しており、関連する質問が出た際には、公式・非公式を問わず、他の社員に対して社内の専門家へいつでも相談するよう促しています。
このような「専門家に聞く」形式での情報やベストプラクティスの共有は、決して新しいことではありません。何百年もの間、同僚たちはこうした形でヒントやノウハウを共有してきました。 しかし今日、企業の人事部門や人材開発部門は、この「ソーシャルラーニング」の価値を急速に認識しつつあり、それを支援・維持・拡大するための新たな方法を模索しています。そうすることで、非公式な一対一の会話で共有された情報が、組織内の他のすべてのメンバーにとって、いつでも、どこでも、オンデマンドで役立つものとなるのです。
今日では 組織の知識を保存・管理する方法は、現在数多く存在します：
- ウィキを活用することで、組織はあらゆる重要な詳細を記録した百科事典を構築することができます
- フォーラムでは、質問が投稿されるたびに、専門家がソーシャルネットワークのようなインターフェースを通じて意見を述べることができます
- ブラウンバッグ・セッションは、専門家がある分野の知識を、関心を持つ同僚たちの前で披露できる、気さくな交流の場です
そして、急速に増加している多くの組織にとって、ウィキやフォーラム、社内勉強会（ブラウンバッグ・セッション）の利点をすべて兼ね備え、しかも単一の魅力的な形式で提供してくれる技術が一つあります。それは「動画」です。
その方法を知りたいですか？ ぜひご覧ください。
なぜ動画は従業員の知識を記録するのにこれほど有用なのか
ウェブカメラやスマートフォンなど、手軽に入手できる高品質な動画撮影ツールの普及により、誰でもこれまで以上に簡単に、あらゆるものを素早く録画できるようになりました。また、動画コンテンツ管理システム（ビデオCMS）を導入する企業が増えるにつれ、それらの録画データを同僚と共有することも、マウスをクリックするだけで簡単にできるようになりました。
動画は、専門家が説明内容を記録しながら実際に実演できるため、テキストよりも組織のノウハウを効果的に保存するのに役立ちます。また、多くの研究で、この種の情報を伝えるには動画がより適した形式であることが示されています。動画による研修は、学習者が重要な内容を記憶に留めるのに役立つだけでなく、フォレスター・リサーチ（Forrester Research）の調査によると、従業員の75％が、メールやウェブページを読むよりも、動画を見ることを好むという結果が出ています。
VCMSを活用することで、動画コンテンツへのアクセスが容易になり、その価値がさらに高まります。動画ライブラリを一元管理することで、従業員は必要な情報を探すために、ファイル共有ドライブやSharePointネットワークの迷路をくまなく探し回り、偶然見つかることを期待する必要がなくなり、どこに行けばよいかが明確になります。 Panopto は、ライブラリ内のすべての動画において、音声で発話された言葉や画面に表示された文字を完全にインデックス化します。これにより、チームは必要な専門知識を検索し、即座にその箇所へ早送りすることが可能になります。
また、VCMSは動画資産を一元管理するだけでなく、動画の活用をより容易にします。Panopto 最新のVCMSは、ライブラリ内のすべての動画をPanopto トランスコードするため、ファイル形式の問題なく、あらゆるデバイスで視聴することができます。
ビデオを活用した組織のナレッジ管理のデモをリクエストする
どの組織も、ベテラン社員の専門知識を体系化するために、動画の力を活用する独自の方法を見出していくことでしょう。現在、最も一般的な戦略としては次のようなものがあります：
プロセスの実演動画
企業における動画の最も一般的な活用法の一つは、チームの専門知識を記録する上で最も有益な方法でもあります。各分野の専門家に、プロセスやプログラムの仕組みを最初から最後まで実演して録画してもらうことは、ビジネスの仕組みを迅速に文書化する理想的な方法です。また、退職者の後任者にとって、新しい役割や責任を理解する上で、かけがえのない助けとなります。
「注目すべきポイント」の概要：
システムが正常に動作している様子を示すことは重要な仕事ですが、多くの場合、ベテラン社員の存在価値を発揮するのは、問題が発生した際に適切な対応を行う場面です。 どのコンポーネントを予定より早めに監視すべきか、どの手順を再確認する必要があるか、どの顧客にもう一度手短に確認の電話をかけるべきかを知る上で、長年の経験は往々にして最良の指針となります。ビデオを活用すれば、専門家たちは長年にわたりオフィス内の仕切り越しに非公式に共有してきたのと同じヒントやベストプラクティスを記録し、たとえ数千マイル離れた場所から、あるいは数年先の未来から問い合わせがあったとしても、その知恵を他の人々が活用できるよう支援することができます。
「私が学んだこと」ビデオ・ブラウンバッグ・セッション
HBRが指摘しているように、専門家の退職に伴う最大の問題は、どの知識を記録しておけばよかったのか、後になって気づくことである。細部まで確実に保存する万全な方法はないが、時には「録画」ボタンを押して、その従業員に「他の人に知っておいてほしいこと」を語ってもらうことに勝る方法はない。 プロセスの改善方法、大規模なプロジェクトやクライアントの管理方法、さらには組織内でキャリアを成功させる方法に至るまで、退職する専門家が実際に共有できる情報の多さに、きっと驚かれることでしょう。
退職する社員の知識を無駄にしない
毎日1万人のベビーブーマーが退職しています。その中には、長年の経験を通じて貴社の競争優位性を築き上げてきた専門家がいるかもしれません。Panopto、組織だけでなく、専門家自身も、デモンストレーションやプレゼンテーション、ディスカッション、その他あらゆるアイデアや洞察、情報を簡単に録画することができます。 さらに、業界最高水準の動画コンテンツ検索・共有機能をPanopto 、退職パーティーが終わった後も、専門家の知見が組織内の誰もがいつでも利用できるように、確実に保存・共有し続けるPanopto 。