- ソーシャル・ラーニングとナレッジ・マネジメント
専門家を引退させる - 彼らの専門知識ではない
今、毎日 1万人近くのベビーブーマーが退職している。 2016年の最終四半期には、65歳以上の80万人が米国の労働力を離れ、「シルバー・ツナミ」（高齢化するベビーブーマーの大量発生を表す言葉）が多くの企業にとってまさに脅威であることが確認された。
定年退職の遅れや労働参加率の拡大について語られることが多いが、いずれも十分に立証されたことであり、今日の職場の人口統計を形成しているものである。
この数字はすぐに膨れ上がる。毎日1万人の労働者を失うということは、毎月30万人の労働者を失うということであり、毎年300万人以上の経験豊富な労働者を失うことになる。
また、あまりにも多くの企業にとって、退職する従業員の貴重な制度的知識を利用できなくなることも意味する。
組織のあらゆる階層にいるベテラン社員は、経験に基づくノウハウの源泉であることが多い。ベテラン社員は、アカウントの歴史や問題点についての明確な知識を持っているため、クライアントに変化をもたらすことができる。また、プロセスや回避策を講じるタイミングを包括的に理解することで、同僚に変化をもたらすことができる。そして、最適な交渉と契約を実現するために、適切な質問、適切な懸念事項、適切な手順を知ることで、収益を向上させることができるのです。
これらは、経験豊富なプロフェッショナルがビジネスにもたらすメリットのほんの一部であり、残念なことに、単に新しい人をその職務に就かせるだけでは、組織内でリーダーシップの格差が生じる可能性がある。
従業員が退職したときに失う可能性のある4種類の知識
最近だ、 ハーバード・ビジネス・レビュー は、専門家がキャリアを閉じたときに組織が失うものについて、さらに深く調査した。チームが発見したのは
最も差し迫った損失は4つの重要な分野で生じている：
人間関係
専門家がベンダーや顧客との重要な接点となり、そのような人々と議論を始めることがより容易になることは、驚くべきことではない。しかし、ここでの損失はもっと深い。長年の経験によって、交渉できることとできないこと、押しつけられることと押しつけられないこと、議論すべきこととすべきでないことについて、専門家は直感を得ることができる。
評判
組織がスリム化した現代では、誰もが何かの専門家である。そして、その人脈はそれを知っている。彼らは、ある人物が正しい答えをすぐにくれる頼りになる人物であることを学んでいる。その人物を交代させるということは、そのような顧客や人脈の信頼を試すことになる。前任者に信頼を置いていたのに、新しい名前を信頼しろということだ。
再作業
適切な質問をする能力は、チームメンバーが持つスキルの中で最も過小評価されているものの一つかもしれない。どのような組織であっても、内部的な問題や特異なシステムがないわけではありません。ベテラン社員は、経験的にそのような詳細を知っており、対策を立てることができます。新しいチームメンバーは、そうしたハードルの存在すら知らないことが多い。つまり、専門家が退職する前よりも、「プランB」について耳にすることが多くなるのだ。
再生
メディアは、イノベーションが一瞬のうちに起こるかのように語りたがるが、実際はそうではない。画期的なアイデアは、長年の学習と実践の上に築かれるものであり、今日のビジネスがますます技術的に複雑になるにつれ、真にエキスパートになるにはこれまで以上に時間がかかるようになっている。ノーベル賞受賞者でさえ、今や高齢化している！そして、彼らがいなくなる前に、新しい人材に専門家から学ぶ機会をできるだけ多く与えることだ。
サクセッション・プランニング戦略で、退職社員が知識を失うリスクを軽減する
ほとんどの組織は、専門家がいなくなって初めて、ある種の資産を失ったことに気づく。その結果、専門家の退職によって生じたギャップから迅速に回復できる組織はほとんどない。
そうである必要はない。
サクセッション・プランニング（後継者育成）戦略を策定することで、従業員の退職による影響を最小限に抑えることができる。経験豊富なリーダーや従業員の役割を「今すぐ」引き継げる候補者は稀です。サクセッション・プランニング戦略は、知識のギャップを特定し、後継者を新しい役割にスムーズに移行させるのに役立ちます。
専門家が引退する前に専門知識を集める
ベテラン社員を貴重な資源として本当に見過ごしている組織はほとんどない。実際、ほとんどの組織はその専門性を認識するために、関連する質問が出たときにはいつでも社内の専門家に連絡するよう、公式または非公式に他の従業員に指示している。
このような「専門家に聞く」形で情報やベストプラクティスを共有することは、目新しいことではありません。しかし今日、組織の人事部やラーニング＆デベロップメント・オフィスは、この「ソーシャル・ラーニング」の価値を急速に認識するようになり、非公式な1対1のディスカッションで共有された情報が、いつでも、どこでも、オンデマンドで、組織内の他の誰にとっても有益になるように、それをサポートし、保存し、拡大する新しい方法を見出している。
今日 組織的な知識を保存・管理する方法は数多くある：
- Wikiは、組織が重要な詳細を文書化した百科事典を構築することを可能にする。
- フォーラムでは、質問があればいつでも専門家がソーシャルネットワークのようなインターフェースで参加できる。
- ブラウン・バッグ・セッションは、インフォーマルな懇親の場を提供し、専門家が関心のある同業者の前で自分の知識を披露する場です。
そして、急速に増えつつある組織にとって、ウィキ、フォーラム、ブラウンバッグ・セッションのすべての利点を、単一の魅力的なフォーマットで提供する1つのテクノロジーがある。
どうやるか見たい？見てください。
従業員のナレッジキャプチャに動画が有効な理由
ウェブカメラやスマートフォンのような高画質ビデオ録画ツールの台頭により、誰でもあらゆるものを素早く録画できるようになりました。また、ビデオ・コンテンツ管理システム（ビデオCMS）を採用する企業が増えるにつれ、録画したビデオを同僚と共有するのも、マウスをクリックするだけで簡単になりました。
動画は、専門家が実際にデモを見せながら文書化できるため、テキストよりも制度的な知識を保存するのに役立ちます。また、多くの研究で、この種の情報には動画の方が適していることがわかっています。動画トレーニングは学習者の重要事項の想起を高めるだけでなく、Forrester Researchによると、従業員の75％が電子メールやウェブページを読むよりも動画を見たいと考えています。
VCMS を活用することで、動画コンテンツにアクセスしやすくなり、その価値はさらに高まります。一元化されたビデオライブラリを持つことで、従業員は、ファイル共有ドライブやSharePointネットワークの迷路を探し回り、必要な情報を見つける必要がなくなります。Panoptoは、ライブラリ内のすべてのビデオで話されているすべての単語と画面に表示されているすべての単語に完全なインデックスを付けるため、チームは必要な専門知識を検索し、即座に早送りすることができます。
また、VCMS は単に動画資産を一元管理するだけでなく、動画の活用を容易にします。Panoptoのような最新のVCMSは、ライブラリ内のすべての動画を自動的にトランスコードし、ファイル形式の問題なくどのデバイスでも視聴できるようにします。
デモをリクエストする ビデオを使用して機関知識をキュレートする
どの組織も、ベテラン社員の専門知識を蓄積するために、動画の力を活用する独自の方法を見つけるだろう。今日、最も一般的な戦略には次のようなものがある：
プロセス・デモンストレーション
企業ビジネスにおけるビデオの最も一般的な使用方法の 1 つは、チームの専門知識を把握する最も貴重な方法の 1 つでもあります。対象分野の専門家に、あるプロセスやプログラムがどのように機能するか、エンドツーエンドのウォークスルーを録画してもらうことは、ビジネスの仕組みを素早く文書化する理想的な方法です。
「What To Watch For" Overviews
物事がどのように動くべきかを示すことは貴重な仕事です。しかし、ベテラン社員が必要不可欠である専門知識は、物事がうまくいかないときに何をすべきかということです。長年の経験は、どのコンポーネントをスケジュールより早くモニターすべきか、どのステップをダブルチェックすべきか、どの顧客にもう1度素早くタッチベース電話をかけるべきか、などを知るための最良の参考資料となることが多いものです。ビデオを使えば、専門家たちは、たとえ何千マイルも離れた場所から、あるいは数年先の未来から尋ねてきたとしても、何年にもわたってキューブの壁越しに非公式に共有してきたのと同じヒントやベストプラクティスをキャプチャし、他の人たちがその知恵から恩恵を受けるのを助けることができます。
"What I've Learned" Video Brown Bags
HBRが指摘しているように、専門家が退職することで生じる最大の問題は、単に、どんな知識を捉えておきたかったのかが分からなくなることだ。細部に至るまで確実に保存する方法はないが、「記録」をクリックし、従業員に知っておいてほしいことを共有してもらうことに勝るものはない。プロセスを改善する方法から、巨大なプロジェクトや顧客を管理する方法、組織でキャリアを築く方法まで、退職する専門家が本当に多くの情報を共有していることに驚くかもしれません。
退職する従業員から知識を失わないために
毎日1万人のベビーブーマーが退職している。そのうちの一人が、長年の経験で組織の競争優位を築いたエキスパートかもしれません。Panoptoを使えば、組織はもちろん、専門家自身も、デモンストレーション、プレゼンテーション、ディスカッション、その他あらゆることを簡単に録画できます！- デモンストレーション、プレゼンテーション、ディスカッション、その他あらゆるアイデア、洞察、情報を簡単に録画することができます。また、Panoptoは業界最高の動画コンテンツ検索・共有機能を備えているため、専門家の退職パーティーが終わった後でも、専門家のノウハウが組織内のすべての人に提供され、役立つ準備が整っていることを保証できます。