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「グレート・リザイン」の渦中における組織の知見の維持方法
従業員の離職や組織のノウハウの喪失に頭を悩ませていますか？そんな悩みを抱えているのは、あなただけではありません。
経営幹部の約88％が、通常よりも離職率が高まっていると認識しており、あらゆる業界で過去最高の離職率を記録しています。従業員の38％が転職を検討しているテクノロジー業界から、2030年までに210万人の人材不足に直面すると予測される製造業に至るまで、「グレート・リザイネーション（大離職）」の勢いは当分収まりそうにありません。
こうした広範な人材流出により、組織のノウハウが急速に失われつつあり、かつてないほど回復力とイノベーションが求められるビジネス環境において、企業は多大なコストを伴う非効率性にさらされやすい状況に陥っている。
こうした混乱に直面して、御社はどのように組織の知見を守り、離職が組織の知見に与える影響を最小限に抑えることができるでしょうか？
組織の知見とは何ですか？
組織のナレッジとは、組織の集合的な記憶であり、組織内で蓄積された知見のことです。これには、技術やツールに関する能力といった「ハードスキル」と、顧客や同僚との関係性といった「ソフトスキル」の両方が含まれます。こうした業界や企業に関する深い知見があるからこそ、組織は過去から学び、未来に向けて革新的な挑戦を行うことができるのです。
知識の継承を優先しない組織は、効果的な戦略を策定するために不可欠な背景知識、信頼、直感、さらにはその戦略を競争力を持って実行するために必要なツール、戦術、プロセスを失うリスクを負うことになる。知識の保存に向けた戦略的なアプローチがなければ、従業員が組織を去るたびに、同じことを一からやり直す羽目になるだろう。
幸いなことに、もっと良い方法があります。
変化は成長の自然な一部です。ビジネスの進化に前向きかつ柔軟な姿勢で臨む企業は、有望な新入社員にベテラン社員の専門知識を伝授することができます。
組織の知見を保持・共有することは、新入社員の定着を促進し、生産性を高め、リスクを低減するだけでなく、組織全体における透明性と一貫性を高めることにもつながります。これにより、より公平な職場環境と学習意欲が育まれ、離職率の低下に寄与します。
その方法を見ていきましょう。
組織の知見を移転・維持する方法
積極的な取り組み：知識共有の文化を育む
知識の共有には、単なるリスク軽減以上の大きな価値があります。多くの経営者は、重要な従業員が退職を表明するまで知識の継承に目を向けませんが、知識共有を積極的に推進する文化を築くことで、組織全体における信頼、連携、そしてイノベーションが育まれます。
1. 組織内の既存の知識を点検する
組織の各部門において、最も重要な役割を洗い出してください。その知識は特定の部署に閉じ込められていませんか？どのくらいの頻度で共有されていますか？この情報から恩恵を受けるのは、個人、チーム、事業部門、それとも組織全体でしょうか？
長年の経験に基づき、少数の質の高い意思決定を行う戦略的リーダーから、日常的なツールやプロセスを管理する若手スタッフに至るまで、組織のあらゆる階層を精査してください。既存の組織的知識の価値と量を把握することで、どのような情報を収集・共有すべきか、優先順位付けを始めることができます。
知識共有の新たな機会についても、創造的な視点で考えてみましょう。異分野のスキルを習得させることは、チームの連携強化や、休暇・育児休暇に伴う短期的な業務代行の支援にどのように役立つでしょうか？プロジェクトのキックオフや主要なマイルストーンの確認内容を記録しておくことで、プロジェクト終了時には表面化しにくい「その場での問題解決」のプロセスを保存できるでしょうか？毎月の事業レビューや取締役会、その他の戦略的な議論を共有することで、組織内のステークホルダーが新たな機会について迅速に状況を把握しやすくなるでしょうか？
2. 知識の記録を簡単に行える仕組みを作る（ヒント：録音ボタンを押す！）
組織にとって最も価値のある情報を特定できた今、知識の保存を日々の習慣にしましょう。
面倒に聞こえますか？ そんなことはありません。
重要なのは、手間を省くことです。経営陣や従業員には、多岐にわたる業務について詳細な文書を作成する余裕がないのが実情でしょう。重要な会議を自動的に録画し、検索可能なオンデマンドの動画学習ライブラリに保存して、後でいつでもアクセスできるようにするツールを提供することで、知識の保存という負担を従業員の肩から取り除きましょう。
重要なプロジェクトの議論、戦略会議、ツールのチュートリアルを記録することは、新入社員のサポートになるだけでなく、既存の組織知識を必要な時に即座に活用できるようにし、普段は表に出ることのない新たな知見や支援を提供することで、既存のスタッフもより効率的かつ戦略的に業務に取り組めるようになります。
御社の従業員はすでに、リアルタイムでのコミュニケーションや共同作業に動画を活用しています。重要な会議を自動的に録画・保存し、組織の知見を集約した独自の「企業版YouTube」の構築を始めましょう。
3. 継続的な知識共有を奨励し、自ら模範を示す
組織の知見は、従業員が実際に活用して初めて効果を発揮します。継続的な知識共有の文化を築き始めるために、社内学習リソースの価値を伝え、その有用性を実証しましょう。
- トップが率先して模範を示す。経営陣や事業部門の責任者に対し、全社向けのタウンホールミーティングやその他の重要な戦略会議を録画し、オンデマンドで視聴できるようにするよう依頼してください。
- 知識の保存を簡単で楽しいものにすることで、その障壁を取り除きましょう。スタッフがスマートフォンやタブレットを使って、気軽に短時間のソーシャルラーニング動画を撮影するよう促しましょう。また、コンテストを開催して、従業員が会議やチュートリアルの録画に慣れるようにしましょう。
- 業績評価やインセンティブ制度に知識共有の指標を追加したり、ベテラン社員と経験の浅い社員をペアにするメンター制度を導入したりすることを検討してください。長期勤務者の価値を称え、組織の知識基盤の構築に貢献している社員を評価しましょう。
成長と教育は、従業員の定着を促す強力な動機付けとなります。従業員を組織の知見を構築・蓄積するプロセスに主体的に関与させることで、組織の知見を維持・強化できるだけでなく、その過程でスタッフの成長も促すことができます。
反応的なアプローチ：退職する従業員の知識を保持する
時には、先手を打つ余裕がないこともあります。重要な従業員から2週間の退職予告を受けた場合、必ずしも時間的な余裕があるとは限りません。
退職する従業員に、過去数年間の業務や経験に関する詳細な文書を作成するよう求めると、その従業員はすぐにやる気を失ってしまいます。さらに、こうした実務的な情報は、保持すべき最も価値のある知識とは限らない場合が多いのです。ベテラン社員が「何を」考えているかではなく、 「どのように」考えているかを把握することに重点を置くべきです。
1.明示的な知識だけでなく、暗黙的な知識も保存する。
トップクラスの営業担当者は、特に困難な顧客との交渉をどのように乗り切ったのでしょうか？プロジェクトマネージャーは、社内のどのようなボトルネックを予測し、回避できるでしょうか？これまで、御社にとって何が有効で、何が不発に終わったのでしょうか？業界での経験や顧客との取引履歴から、直感、さらには失敗に至るまで、暗黙知は組織内で最も価値のある知識の一つであると同時に、伝達するのが最も難しい知識でもあります。暗黙知を保存する最善の方法は、従業員に語ってもらうことです。 退職するスタッフに、過去の戦略、手強い顧客、あるいは業績不振への対処法について語ってもらうように依頼しましょう。彼らの思考プロセスを記録するだけで、将来の問題解決に役立つ強力な暗黙知を明らかにすることができるのです。
2. ビデオを使って複数の業務プロセスを同時に記録する。
スキルや戦略は、単独では効果を発揮しません。私たちは、問題を解決し、プロジェクトを効果的に完了させるために、複数のツール、プロセス、アプローチを組み合わせて活用しています。しかし、退職する従業員に対しては、文脈を無視して個々のスキルやプロセスを文書化するよう求められることがよくあります。 より効果的なアプローチは、退職する従業員に、重要なプロジェクトを完了または引き継ぐ際に画面を録画してもらうことです。これにより、業務の実務的な側面だけでなく、ベテラン社員の成功を支える微妙なニュアンスや「仕事のコツ」といった要素も保存できます。これらは、そうしなければ記録に残らないものだからです。
3. 退職プロセスをソーシャルラーニングの機会とする。
研究によると、学習の90％は社会的・体験的なもの、つまり「実践を通じて学ぶ」ものであることが示されています。 退職する従業員の知識を最大限に活用するために、チームメンバーをオフボーディングのプロセスに巻き込みましょう。退職する従業員の最後の数週間、新入社員に同行させたりサポートさせたりすることを検討してください。チームメンバーが自分たちにとって重要な課題について具体的なフィードバックを求められるよう、質疑応答や「何でも聞いてください」といったフォーラムを設けるのも良いでしょう。知識の継承を共同作業とすることで、学習の機会が増え、退職する従業員と残留するチームメンバーの両方の関与が深まります。
人間の記憶と同様に、組織の記憶も育まれることもあれば、衰退することもあります。組織の知見を保存するための戦略を策定することは、従業員の異動に伴う短期的な事業継続性の確保に役立つだけでなく、従業員のエンゲージメント向上や離職率の低下にもつながり、ひいては長期的なイノベーションと成長を後押しすることになります。