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大辞職の中、制度的知識をいかに守るか

11月16, 2021

従業員の減少や組織の知識の喪失にプレッシャーを感じていますか？あなただけではありません。

約88％の経営幹部が、通常よりも離職率が高くなっていることに同意しており、あらゆる業界で離職率が過去最高を記録している。従業員の38％が転職を希望しているテクノロジー業界から、2030年までに210万人の未就職者を抱える製造業界まで、「大辞職」はすぐには収まらない。

このような広範囲に及ぶ人員削減は、組織的な知識の喪失を加速させ、これまで以上に回復力と革新性が求められるビジネス環境において、企業はコストのかかる非効率に陥りやすくなっている。

このような混乱に直面したとき、御社はどのようにして組織内の知識を維持し、人員削減が組織のインテリジェンスに与える影響を最小限に抑えることができるでしょうか？

制度的知識とは何か？

制度的知識とは、組織の集合的記憶と部族学習である。それは、技術やツールベースの能力といったハードスキルと、顧客や同僚との関係といったソフトスキルの両方を含んでいる。この業界や企業に対する深い洞察力によって、組織は過去から学び、未来に革新的な賭けをすることができる。

知識の移転を優先しない組織は、効果的な戦略を策定するために必要な文脈、信頼、直感を失うだけでなく、それを競争力を持って実現するために必要なツール、戦術、プロセスも失うリスクがある。ナレッジの保存に対する戦略的アプローチがなければ、従業員が組織を去るときに、車輪の再発明に取り残されることになる。

幸いなことに、もっといい方法がある。

成長には変化がつきものである。ビジネスの進化に積極的かつ順応的に取り組む企業は、有望な新しい人材にベテラン社員の専門知識を与えることができる。

組織の知識を保持・共有することは、新入社員の受け入れ態勢を改善し、生産性を向上させ、リスクを軽減するだけでなく、組織全体の透明性と一貫性を高めることにもつながる。これは、より公平な労働体験と学習マインドに貢献し、離職率を低下させることができる。

その方法を探ってみよう。

組織の知識をいかに伝達し、保持するか

知識の共有は、リスクの軽減だけよりもはるかに大きな価値があります。多くのリーダーは、重要な従業員が退職を表明するまで知識の移転に取り組まないが、積極的に知識を共有する文化を築くことは、ビジネス全体の信頼、コラボレーション、イノベーションを促進する。

1.既存の組織的知識の監査

組織の各部門における最も重要な役割を把握する。その知識はサイロ化されているか？どのくらいの頻度で共有されていますか？この情報から恩恵を受けるのは誰か：貢献者個人か、チームか、事業部門か、それとも組織全体か？

長年の経験に基づき、少数で質の高い意思決定を行う戦略的リーダーから、日常的に不可欠なツールやプロセスを管理する下級スタッフまで、ビジネスのあらゆるレベルを調査する。既存の組織的知識の価値と量を特定することで、どのような情報を収集し共有すべきかの優先順位付けを始めることができる。

知識共有の新たな機会についても創造的に考えよう。クロス・スキリングは、チームのコラボレーションを強化したり、休暇や育児休暇のための短期的な補充をサポートしたりするのに役立つだろうか？プロジェクトのキックオフや重要なマイルストーンのチェックを記録することで、プロジェクト終了時に表面化しにくい、その場での問題解決を維持することができるだろうか？毎月のビジネスレビューや取締役会、その他の戦略的な議論を共有することで、組織の利害関係者が新しい機会に対してスピード感を持つことが容易になるだろうか？

2.ナレッジキャプチャのための簡単なプロセスを作る（ヒント：記録を押す！）。

最も価値のある組織情報を特定したのだから、ナレッジ・プリザベーションを日々の習慣にしよう。

面倒だと思いますか？そんなことはありません。

重要なのは、摩擦を減らすことだ。御社の役員や従業員は、多くの責任に関わる詳細な文書を作成する帯域幅を持っていない可能性が高いです。重要な会議を自動的に録画し、検索可能なオンデマンド・ビデオ・ラーニング・ライブラリに保存して将来アクセスできるようにするツールを提供することで、従業員の肩の荷を下ろして知識の保存を行いましょう。

重要なプロジェクト・ディスカッション、戦略会議、ツールのチュートリアルを記録することは、新入社員をサポートするだけでなく、既存のスタッフが、必要なときに必要なスピードで既存の組織的知識にアクセスできるようにすることで、より効率的かつ戦略的に仕事を進めることができる。

社員はすでにビデオを使ってリアルタイムでコミュニケーションやコラボレーションを行っています。重要なミーティングを自動的に録画・保存して、企業内YouTubeを構築しましょう。

制度化された知識は、従業員が実際に利用して初めて効果を発揮します。継続的に知識を共有する文化を構築するために、企業内ラーニング・ライブラリーの価値を伝え、実証しましょう。

トップの行動を模範化する。リーダーシップチームや事業部門のリーダーに、タウンホールやその他の重要な全社戦略会議を録画し、オンデマンドでアクセスできるようにする。
簡単で楽しいものにすることで、知識保存の障壁を減らす。一口サイズの非公式なソーシャル・ラーニング・ビデオを、スマートフォンやタブレットから直接録画することを奨励する。会議やチュートリアルの録画に慣れてもらうために、コンペを開催する。
業績評価やインセンティブ・プログラムに知識共有の指標を加えたり、ベテラン職員と経験の浅い職員をペアにするメンターシップ・イニシアチブを設けることを検討する。長期的なスタッフの価値を称え、組織の知識基盤の構築に貢献した社員を評価する。

成長と教育は、従業員を維持するための強力なインセンティブです。従業員を、組織的な知識の開発と習得に積極的に参加させることで、組織のインテリジェンスを維持・構築できるだけでなく、その過程で従業員が成長する力を与えることができる。

消極的アプローチ：退職する従業員の知識を維持する

時には、積極的に行動する余裕がないこともある。重要な従業員の2週間前通告に直面したとき、私たちにいつも余裕があるわけではありません。

退職する従業員は、過去数年間の仕事と経験について詳細な文書を作成するよう求められたら、すぐにやる気を失ってしまうだろう。しかも、このような戦術的な情報は、保持すべき最も価値のある知識ではないことが多い。ベテラン社員が何を考えているかではなく、 どのように考えているかを把握することに集中しましょう。

1.明示的な知識だけでなく、暗黙的な知識も守る。

あるトップセールス担当者は、特に困難な顧客との交渉にどう対処したか？プロジェクトマネジャーは、どのような社内のボトルネックを予測し、回避することができるだろうか？過去にあなたのビジネスでうまくいったこと、いかなかったことは何か？業界経験やアカウント履歴から直感、さらにはミスに至るまで、暗黙知は組織内で最も価値のある知識であり、また最も伝達が難しい知識でもある。暗黙知を維持する最善の方法は、従業員に話してもらうことだ。退社するスタッフに、過去の戦略、困難な顧客、経営不振に対するアプローチについて話してもらうのだ。彼らがどのように考えているかを把握するだけで、将来の問題解決のための強力な暗黙知を浮かび上がらせることができる。

2.複数のワークストリームをビデオで一度にキャプチャ。

スキルや戦略は単独では有効ではありません。私たちは、複数のツール、プロセス、アプローチを連動させて活用し、問題解決やプロジェクトの効率的な完了を目指しますが、離職する社員は、個々のスキルやプロセスを脈絡なく文書化するよう求められることがよくあります。より効果的なアプローチは、退社する社員に、重要なプロジェクトを完了したり引き継いだりする際の画面を記録させることだ。こうすることで、仕事の実務を保存するだけでなく、ベテラン社員を成功に導く、微妙なニュアンスや「仕事のコツ」も保存することができる。

調査によると、学習の90％は社会的・経験的なものである。離職プロセスにチームメンバーを参加させることで、離職者の知識を最大限に活用しましょう。新入社員が、退社する社員の最後の数週間をシャドーイングしたり、サポートしたりすることも検討しましょう。Q&Aや「Ask Me Anything（何でも聞いてください）」フォーラムを促進し、チームメンバーが自分にとって重要な課題について献身的なフィードバックを求めることができるようにする。知識の保存を協力的なプロセスにすることで、学習の機会を増やし、離職する社員と残されたチームメンバーの双方が参加できるようになります。

人間の記憶と同じように、組織の記憶も発達することも萎縮することもある。組織的な知識を保存するための戦略を策定することは、従業員の異動に伴う短期的なビジネスの回復力を高めるだけでなく、エンゲージメントの向上や離職率の低下にも貢献し、長期的なイノベーションと成長を促進する。