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人事関連の書類作成は、確定申告と同じくらい大変ではありませんか？
アメリカでは、4月15日という日は、少々口出しが多すぎる上司のようにカレンダー上で迫ってくる。この日は、人生において数少ない「確実なこと」の一つ――州および連邦の所得税申告の締め切り――という、毎年恒例の行事が行われる日である。
ここアメリカでは、税務手続きは、おそらく大多数の人にとって最も理解しにくい手続きの一つとして知られています。公式の申告書は数多く存在しますが、個々の納税者に適用されるのはそのごく一部に過ぎません。米国国税庁（IRS）が申告書の分かりやすさを向上させるべく尽力したにもかかわらず、各書類のほぼすべての項目には、依然として会計用語が散りばめられているか、あるいは単に苛立たしいほど曖昧な表現が用いられているのが現状です。
何よりも厄介なのは、説明を助けるはずの資料でさえ、かえって混乱を招くだけだということだ。例えば、わずか2ページの短いフォームである「フォーム1040A」の補足資料を見てみれば、84ページにも及ぶ説明用のPDFが添付されている。
もし誰かが1040Aの記入方法が分からないとしたら、84ページにも及ぶFAQが役に立つ可能性はどれほどあるでしょうか？
米国の納税者にとって幸いなことに、もっと良い方法があります。会計事務所、税務申告代行業者、そして多くの非営利団体が、教育ツールとしての動画の力を活用することで、税務申告書の記入方法をより分かりやすく伝える取り組みを進めてきました。
その好例が、Laws.comのこの動画です。わずか3分弱で、1040Aフォームの記入方法をすべて解説しています。この動画では、まずPowerPointのスライドを効果的に組み合わせて重要な情報を前もって紹介し、その後、シンプルな画面録画を交えて、フォームの記入方法を段階的に説明しています。この動画を見れば、テキストでは84ページもかかっていた説明が、ほんの数分で簡単に理解できるようになります。
動画を使えば、複雑で複数のステップからなるプロセスも簡単に教えることができます
御社の人事関連書類は、今の確定申告書よりも記入しやすいでしょうか？
IRSの問題は、官僚機構の非効率性によるありふれたもの――現代の組織が数十年前に改善したプロセスの名残に過ぎない、と考えたくなるかもしれない。
でも、そうとは限らない。
多くの組織では、数十、時には数百もの業務プロセスが、現代の納税手続きを支えるのと同じ、書式に基づくデータ処理に依然として依存しています。I-9やW-4といった連邦政府の書式は言うまでもなく、401kの加入・変更申請書、医療保険や生命保険の給付加入申請書、その他数多くの人事関連書類などもその典型的な例です。
たとえ組織がこれらの業務プロセスをデジタル化し、もはや紙の書類を必要としなくなったとしても、それで問題が解決するわけではありません。デジタルフォームもやはりフォームであり、従業員が内容を理解して記入する必要があることに変わりはありません。
これは、実際のコストを伴う問題です。多くの従業員にとって、福利厚生の加入手続き書類を正確に記入することは重大な関心事であり、彼ら（そしてあなた）にとって、絶対に間違えたくない事項です。そのため、ほとんどの従業員は細部まで正確に記入しようと懸命に努力する中で、次から次へと質問を投げかけ、人事部門の時間を奪ってしまいます。 その結果、人事スタッフが他の業務に充てられる時間が削られてしまうのです。
一部の組織、特に定期的に採用を行っている組織では、福利厚生の加入手続きをオンボーディングの一環とすることで、福利厚生に関する問い合わせが散発的に寄せられるのを最小限に抑えようとしています。しかし、これにもコストがかかります。他の従業員が書類を記入するのを支援するためだけに、専任のスタッフを配置しなければならないからです。
ほとんどの組織において、フォームが正しく記入されていることを確認することは、日常的な業務の一つです
福利厚生の加入手続きに限らず、ほとんどの組織では、何らかの書類が山積みになっています。メールリストへの追加にも書類が必要ですし、ノートパソコンやモバイル端末の更新にも書類が必要です。経費精算にも書類が必要で、出張にも書類が必要です。そして、これらはほんの一部に過ぎません。
これらはあくまで単純なフォームの一例に過ぎません。より広い意味で言えば、私たちが日々の業務で頼りにしているツールの多くは、実際には複雑なフォームのネットワークに他なりません。SalesforceのようなCRMツール、SharePointのようなCMSツール、Eloquaのようなマーケティングオートメーションソフトウェア――これらすべては、個々のフォームから得られる情報を管理・実行することを軸に構築されたツールなのです。
さらに悪いことに、多くの組織では、従業員がこれらの書類のいずれかを使用する際のサポートとして、IRS（米国国税庁）の84ページに及ぶマニュアル以上のものはほとんど存在しない。書類がどれほど複雑か単純か、日常業務にとってどれほど不可欠か否かに関わらず、ほとんどの組織は、従業員が必要な事項をすべて正しく記入する方法を簡単に学べる手段を提供していない。
それは残念なことです。なぜなら、Laws.comが上記の例で示したように、連邦所得税の申告書でさえ、動画を使えば3分足らずで説明できるからです。
動画を使えば、従業員への書類作成方法の指導が簡単になり、繰り返し学習も容易になります
短い動画があれば、人事部門や、社内でフォームを活用している他の部門は、従業員が記入する必要のあるすべての書類について順を追って説明し、84ページにも及ぶPDFを使わずに、包括的なステップバイステップのガイダンスを提供することができます。
トレーニング教材を視覚的にすることで、動画は手順をより理解しやすくし、より多くの従業員が最初から正しくフォームに入力できるようになります。
各フォームのトレーニングを録画することで、組織はそれらの資料を、安全な社内動画ライブラリ上でいつでも、どこからでもオンデマンドで利用可能にできます。さらに、文書自体から動画へのリンクを掲載することで、従業員がすぐにアクセスできるようにすることも可能です。
また、これらの動画をライブラリに保存することで、従業員は録画内容の中から関連する場面を検索・発見できるようになります。Panopto動画検索機能は、ライブラリ内のすべての動画（Panopto録画されたかどうかにかかわらず）について、音声で発話された言葉や画面に表示された文字をすべてインデックス化します。これにより、チームメンバーは疑問が生じた際に、その答えを即座に見つけ、その場面へ素早くスキップすることができます。
何よりも、動画を活用することで、人事チームは同じFAQに何度も答える作業から解放され、新規の価値の高いプロジェクトに注力できるようになります。特に大規模な組織においては、その投資対効果は明白です。
動画を活用して、組織のオンボーディングプロセスをいかに効率化できるかをご覧ください
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