- コミュニケーション
確定申告のように大変な人事労務管理をしていませんか？
米国では、4月15日は、まるで管理しすぎの上司のようにカレンダーに表示されます。この日は、人生でたった2つしかない確実なことのうちの1つ、州と連邦の所得税の申告期限が毎年行われる日なのです。
アメリカでは、税金は多くの人にとって最も分かりにくい手続きであると言われています。複数の公式申告書がありますが、その中で特定の納税者に関連するものはほんの一握りです。米国内国歳入庁がフォームを分かりやすくするために努力した後も、各書類のほとんどの行には、会計専門用語が散りばめられていたり、曖昧だったりします。
最悪なのは、説明のための資料があっても、かえって混乱を招いてしまうことです。例えば、フォーム1040Aの補足資料を見てみましょう。これは2ページの短いフォームですが、84ページの説明用PDFで補足されています。
もし誰かが1040Aを理解できないとしたら、84ページのFAQが助けになる可能性はあるでしょうか？
米国の納税者のために、より良い方法があります。 会計事務所、税務署、そして多くの非営利団体が、ビデオの力を利用して、納税申告書の書き方をより分かりやすくするために取り組んでいます。
Laws.comのビデオでは、1040Aの記入方法を3分以内で説明しています。このビデオでは、パワーポイントのスライドを使って必要な情報を紹介した後、 のシンプルな画面記録 を使って、フォームの記入方法を段階的に説明しています。文章で説明すると84ページもかかってしまう内容を、ビデオでは数分で簡単に理解することができます。
複雑な手順を簡単に教えられるビデオ
あなたの組織の人事フォームは、今日の確定申告よりも簡単に作成できますか？
国税庁の問題は、官僚的な非効率性の典型であり、近代的な組織が何十年も前に改良したプロセスの遺物であると考えたくなるほどだ。
でも、そうとは限らない。
多くの組織では、何十、時には何百ものプロセスが、現代の納税を導くのと同じフォーム駆動型のデータプロセスに依存しています。I9やW4のような連邦政府のフォームは明らかな例であり、401kの登録や更新フォーム、医療保険や生命保険の給付金登録フォームなどの従業員の福利厚生フォーム、その他数多くの人事事務処理も同様です。
たとえあなたの組織がこれらのプロセスをデジタル化し、実際のペーパーワークを必要としなくなったとしても、問題は解決しません。デジタルフォームであってもフォームであることに変わりはなく、従業員がそれを理解して記入することが必要です。
これは、実際にコストがかかる問題です。ほとんどの従業員にとって、ベネフィット登録フォームを正しく記入することは重大な関心事であり、彼ら（そしてあなた）にとっても絶対に間違えたくないことです。そのため、多くの従業員は人事チームに次々と質問を投げかけ、細部まで正確に記入しようと必死になっています。 、人事スタッフが他のプロジェクトに使える時間を奪っているのです。
特に定期的に雇用する企業では、オンボーディングの一環として登録を行うことで、ランダムに寄せられる福利厚生に関する質問を最小限に抑えようとしていますが、これにもコストがかかり、他の従業員がフォームに記入するのを手助けするための専門スタッフが必要となります。
多くの組織では、フォームを正確に記入することが日常的な作業となっています。
福利厚生の登録以外にも、ほとんどの組織では何らかのフォームがあふれています。メールリストに人を追加するにはフォームが必要ですし、ラップトップやモバイルデバイスを更新するにはフォームが必要ですし、経費を計上するにはフォームが必要ですし、出張にはフォームが必要ですし、それだけではありません。
私たちが日々の業務で利用しているツールの多くは、大きな意味では、複雑なフォームの集合体と言えます。SalesforceのようなCRMツール、SharePointのようなCMSツール、Eloquaのようなマーケティングオートメーションソフトウェアなど、これらはすべて、一連の個別フォームからの情報を管理・実行するために構築されたツールです。
さらに悪いことに、ほとんどの組織では、従業員がこれらのフォームを使用する際には、IRSの84ページのサポートマニュアルに頼るしかない。複雑であろうと単純であろうと、日常業務に不可欠であろうとなかろうと、ほとんどの組織では、従業員が必要なすべてのフォームを正しく記入する方法を簡単に学ぶことはできない。
Laws.comが上の例で示したように、連邦所得税のフォームでさえ、ビデオを使えば3分以内で説明できるのに、それは残念なことです。
ビデオで簡単にフォームの記入方法を従業員に教えることができ、簡単に繰り返すことができます。
人事チームや、組織内でフォームに依存している他のチームは、84ページのPDFがなくても、従業員が記入しなければならない書類の一つ一つを説明し、包括的なステップバイステップのガイダンスを提供することができ、簡単なビデオで説明することができます。
研修資料を映像化することで、手順を理解しやすくし、より多くの従業員が最初から正しくフォームを作成できるようにします。
各フォームのトレーニングを録画することで、これらの教材をいつでもどこでも、オンデマンドで安全な Corporate Video Library で利用することができます。また、ドキュメントからビデオへのリンクを貼り、社員がすぐにアクセスできるようにすることもできます。
そして、それらのビデオをビデオライブラリに保存することで、従業員がそれらの録画の中から関連する瞬間を検索して見つけることができるようになります。Panoptoの動画検索機能 ライブラリー内のすべての動画（Panoptoで録画されたかどうかに関わらず）について、話した言葉や画面に表示された言葉をすべてインデックス化しますので、チームメンバーが疑問に思ったことの答えを見つけ、即座に早送りすることができます。
そして何よりも、動画を活用することで、人事チームは同じFAQに何度も答えるのではなく、価値の高い新しいプロジェクトに集中することができます。特に大規模な組織では、ROIはそれだけで十分です。
あなたの組織のオンボーディング・プロセスをビデオで簡単にする方法をご覧ください。
手引きよりも説得力があり、会場でのイベントやセミナーよりも費用対効果が高い動画は、 従業員のオンボーディング 企業ができる最高の投資のひとつです。ホワイトペーパーをダウンロードして、適切なビデオプラットフォームが、オンボーディングプロセスをより簡単に、より一貫性のあるものにするためにどのように役立つかをご覧ください。