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人事事務は確定申告と同じくらい大変？
米国では、4月15日が、少し管理しすぎる上司のようにカレンダーに迫ってくる。この日は、人生でたった2つしかない確かなことの1つ、州税と連邦税の申告期限を迎える日なのだ。
ここアメリカでは、税金はおそらくほとんどの人が試みる最も混乱する手続きであるとの評判を得ている。公式の申告用紙は複数あるが、特定の納税者に関係するものはほんの一握りである。そして、米国内国歳入庁がフォームをわかりやすくするために努力した後でも、各書類のほとんどの行が会計用語で埋め尽くされているか、曖昧なままである。
最悪なのは、説明のための資料でさえ、かえって混乱を招くことだ。例えば、フォーム1040A（フォーム1040A自体は2ページの短いフォームだが、84ページの説明用PDFで補足されている）の補足資料を見てみよう。
1040Aを理解できない人がいたとして、84ページのFAQが役に立つ可能性があるだろうか？
米国の納税者にとって幸いなことに、もっと良い方法がある。会計事務所、税務署、そして多くの非営利団体が、ビデオの力を教材として活用することで、納税申告書の書き方をより簡単に理解できるように努めている。
その完璧な例がLaws.comのこのビデオで、1040Aの記入方法を3分弱で説明している。このビデオでは、パワーポイントのスライドをシャープに組み合わせて、必要な情報を前面に出して紹介し、さらにシンプルな画面録画を加えて、フォームの記入方法をステップ・バイ・ステップで説明している。文章で説明するのに84ページもかかる内容を、このビデオでは数分で簡単に理解することができる。
ビデオで複雑な多段階プロセスを簡単に教える
あなたの組織の人事書式は、今日の確定申告書よりも簡単ですか？
国税庁の問題は、官僚的な非効率の典型であり、近代的な組織が数十年前に改善したプロセスの遺物だと考えたくなる。
しかし、そう断言してはいけない。
多くの組織では、何十、時には何百ものプロセスが、現代の納税を導くのと同じフォーム主導のデータ・プロセスに依存している。I9やW4のような連邦政府のフォームは明らかな例であり、401kの登録や更新フォームのような従業員給付フォーム、医療保険や生命保険の給付登録フォーム、その他多くの人事事務も同様である。
たとえ、あなたの組織がこれらのプロセスをデジタル化し、実際の書類作成が不要になったとしても、問題は解決しません。デジタルフォームもフォームであることに変わりはなく、従業員が理解し、記入する必要があることに変わりはない。
これは、実際にコストがかかる問題です。ほとんどの従業員にとって、福利厚生登録フォームに正確に記入することは重大な関心事であり、彼ら（そしてあなた）も絶対に間違いたくないことです。そのため、ほとんどの従業員は、細部に至るまで正しく記入しようと懸命になり、次から次へと質問攻めにあい、人事担当者の時間を他のプロジェクトに割いて しまう。
組織によっては、特に定期的に採用を行っている組織では、福利厚生に関する不規則な質問を最小限に抑えるために、入社時の研修の一環として福利厚生登録を行うところもある。
フォームが正しく記入されていることを確認することは、ほとんどの組織で日常的に行われていることである。
電子メール・リストへの追加にはフォームが必要であり、ノートパソコンやモバイル・デバイスの更新にはフォームが必要であり、経費口座にはフォームが必要であり、出張にはフォームが必要である。
もっと大きな意味では、私たちが日々の業務で利用しているツールの多くは、複雑なフォームの網の目のようなものです。SalesforceのようなCRMツール、SharePointのようなCMSツール、Eloquaのようなマーケティング・オートメーション・ソフトウェア - これらはすべて、一連のフォームからの情報を管理・実行するために構築されたツールです。
さらに悪いことに、ほとんどの組織では、従業員がこれらの書式を使えるようになるには、国税庁の84ページに及ぶサポート・マニュアルに勝るものはない。複雑であろうと単純であろうと、日常業務に不可欠であろうとなかろうと、ほとんどの組織では、従業員が必要なものをすべて正しく記入する方法を学ぶ簡単な方法を提供していない。
Laws.comが上記の例で示したように、連邦所得税申告書でさえ、ビデオを使えば3分以内で説明できるのだから。
ビデオで従業員にフォームの記入方法を簡単に指導 - 繰り返しも簡単
HRチームや、組織内でフォームに依存している他のチームは、84ページのPDFを使用せずに、従業員が記入する必要のある各ドキュメントを手取り足取り説明し、包括的なステップ・バイ・ステップのガイダンスを提供することができます。
トレーニング資料をビジュアル化することで、ビデオはステップを理解しやすくし、より多くの従業員が初回から正しくフォームを記入できるようにします。
各フォームのトレーニングを録画しておけば、いつでも、どこでも、オンデマンドで、安全なコーポレート・ビデオ・ライブラリから資料を入手することができます。ドキュメント自体からビデオへのリンクを提供し、従業員がすぐにアクセスできるようにすることもできます。
また、これらのビデオをビデオライブラリに保存することで、従業員が録画の中から関連する瞬間を検索して見つけることができます。Panoptoの動画検索機能は、ライブラリ内のすべての動画（Panoptoで録画されたかどうかにかかわらず）について、発話されたすべての単語と画面に表示されたすべての単語をインデックス化します。
何よりも、動画によって人事チームに時間を取り戻し、同じFAQに何度も答える代わりに、新しい価値の高いプロジェクトに集中することができます。特に大規模な組織にとっては、それ自体がROIを意味する。
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