Ein besseres Meeting beginnt vor dem Konferenzraum

Zu viele unserer Besprechungen beginnen mit kaum mehr als einer kurzen Tagesordnung und einer Menge Wunschdenken.

Wir hoffen , dass die richtigen Personen teilnehmen, dass sie alle benötigten Informationen parat haben und dass wir gemeinsam einen tragfähigen Konsens erzielen können. Oftmals erleben wir jedoch nur teilweise besuchte Sitzungen mit nur teilweise informierten Teilnehmern, die häufig lediglich die Vorschläge des Organisators annehmen oder ablehnen können, anstatt gemeinsam sinnvolle Ideen zu entwickeln.

Es gibt einen besseren Weg: Das umgekehrte Meeting.

Es handelt sich um ein neues Format, das jede Organisation über Nacht übernehmen kann – alles, was dazu nötig ist, ist eine einfache, grundlegende Änderung zweier unserer Erwartungen an unsere Meetings.

Sobald alle Beteiligten am Tisch sitzen, ist das grundlegende Flipped-Meeting-Konzept einfach. Es gibt nur einen Haken: Sobald alle am Tisch sitzen, ist die Chance zum Flipped-Meeting bereits verpasst.

Um ein Meeting im Flipped-Classroom-Format durchzuführen, muss der Organisator im Vorfeld planen und kommunizieren. Ob Ihr nächstes Flipped-Classroom-Meeting gelingt oder scheitert, hängt fast immer von den Vorbereitungen ab, bevor überhaupt jemand die Tür zum Konferenzraum öffnet.

Die Grundlagen eines Flipped Meetings: Ein Leitfaden

Um den Erfolg Ihres Flipped Meetings zu gewährleisten, müssen Sie drei wesentliche Elemente vorbereiten und im Voraus mitteilen:

• Ihr Ziel für das Meeting. Ein Meeting kann nicht erfolgreich sein, wenn es kein konkretes Ziel für die Teilnehmer gibt. Welche Aufgaben sollen erledigt werden? Welche Entscheidungen sollen getroffen werden? Seien Sie konkret.
• Sie sind der/die Verantwortliche für das Meeting. Der/Die Verantwortliche sollte die Befugnis haben, sicherzustellen, dass das Meeting Ergebnisse liefert und diese Ergebnisse umzusetzen. In den meisten Fällen übernehmen Sie diese Rolle, aber in manchen Fällen müssen Sie möglicherweise Ihren Vorgesetzten (oder ein anderes Teammitglied) darauf vorbereiten, die Leitung zu übernehmen.
• Ihre Materialien für das Treffen. Der Sinn eines Gruppentreffens liegt in der Diskussion, daher empfiehlt es sich, im Voraus einen Gesprächsleitfaden vorzubereiten. Geben Sie den Teilnehmenden alle notwendigen Informationen, damit sie sich fundiert beteiligen können, und lassen Sie ihnen genügend Zeit, alles in Ruhe durchzugehen.

Was die Vorlaufzeit angeht, sind 24 Stunden optimal. Wenn Sie das Flipped-Meeting-Format erst einmal testen, beginnen Sie damit und beobachten Sie die Reaktionen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass 48 oder 72 Stunden besser zu Ihrem Team passen, oder dass wenige Stunden Vorlaufzeit für Meetings, die später am Tag stattfinden, völlig ausreichen.

Auch beim Informationsaustausch gilt es, gemeinsam mit Ihrem Team verschiedene Ansätze zu testen und zu optimieren. Vielleicht funktioniert Ihre gewohnte PowerPoint-Präsentation einwandfrei, oder eine kurze Stichpunktliste per E-Mail genügt. Möglicherweise erzielen Sie aber auch bessere Ergebnisse mit einem neuen Modell – Amazon beispielsweise organisiert Meetings bekanntermaßen anhand von sechsseitigen Word-Dokumenten.

Weiterführende Lektüre: Amazon bekräftigt Verbot von Präsentationen in Meetings.

Unabhängig vom Format ist der entscheidende Aspekt der Informationsweitergabe, dass die Teilnehmenden ausreichend Informationen erhalten, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Zu Beginn kann es hilfreich sein, ein dokumentiertes Rahmenwerk zu verwenden, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen weitergegeben werden, während Sie herausfinden, was für Ihre Organisation am besten geeignet ist.

Der sechsteilige Rahmen für den Informationsaustausch

• Kontext oder Frage: Welches Problem muss gelöst oder welche Maßnahmen müssen ergriffen werden? (1-2 Sätze)
• Übergeordnete Vision: Was sind die übergeordneten Ziele, die auf einer höheren Ebene beschreiben, wie Erfolg aussieht?
• Leitprinzipien: Welche dauerhaften, richtungsweisenden Prinzipien werden wir in unserer Organisation anwenden, um diese Entscheidung oder Arbeit zu bewerten?
• Annahmen: Welche grundlegenden Annahmen liegen der Formulierung der Optionen zugrunde? Welche Schlüsselfakten sind für die jeweilige Entscheidung oder Aufgabe relevant?
• Optionen: Welche alternativen Optionen stehen zur Verfügung? Was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile?
• Empfehlung: Welche Option empfehlen Sie der Zielgruppe? Warum? Was sind die nächsten Schritte?

Wann die Sitzung beginnt

Ein umgedrehtes Meeting erfordert zwar etwas mehr Vorbereitung, aber die Vorteile zeigen sich während der Sitzung. Der Schlüssel liegt darin, dass Ihre Rolle nun nicht mehr darin besteht, zu belehren, sondern die Diskussion und die Arbeit zu lenken.

Ein paar Tipps für einen effizienten Ablauf Ihres Flipped Meetings:

• • Beginnen Sie mit einer kurzen Zeitspanne für die eigenständige Durchsicht der Besprechungsunterlagen – so stellen Sie sicher, dass alle sie gelesen haben. Rechnen Sie beispielsweise mit 5 Minuten bei einer 30-minütigen Besprechung und 10 Minuten bei einer einstündigen.
  • Beauftragen Sie jemanden mit dem Protokollieren. Ein vollständiges Protokoll ist nicht erforderlich, aber eine gute, übersichtliche Zusammenfassung der eingenommenen Positionen und getroffenen Entscheidungen ist hilfreich.
  • Definieren Sie das Ziel des Meetings und wiederholen Sie es/sie. Tun Sie dies zu Beginn, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
  • Eröffnen Sie Raum für Diskussion/Arbeit. Das ist alles! Fangen Sie an, auf Ihr Ziel hinzuarbeiten.
  • Beenden Sie die Diskussion, sobald eine Entscheidung getroffen, die Arbeit abgeschlossen oder ein weiteres Vorankommen unmöglich ist. Treffen Sie sich nicht länger als unbedingt nötig.
  • Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen zusammen. Eine kurze E-Mail-Zusammenfassung und eine Erinnerung an die nächsten Schritte tragen dazu bei, den Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten. Versuchen Sie, diese Zusammenfassung noch vor Ende des Tages für die Gruppe fertigzustellen.

Wie bei jedem neuen Prozess braucht Ihr Unternehmen Zeit, um sich an diese neue Arbeitsweise anzupassen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Meetings Ihres Teams zu optimieren – um noch mehr Zeit zu sparen, noch mehr zu erreichen und noch mehr zu bewirken.

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