In einem kürzlich geführten Interview erklärte Amazon-Chef Jeff Bezos seine Vorgehensweise bei Meetings, die Außenstehenden, wie er zugab, „seltsam“ erscheinen mag. „Bei Amazon werden keine PowerPoint-Präsentationen verwendet“, sagte er. „Wenn wir eine neue Führungskraft von außerhalb einstellen, warnen wir sie: ‚Dies ist die ungewöhnlichste Meetingkultur, die Sie je erleben werden.‘“

Wenn ein Teammitglied bei Amazon eine Idee vorschlagen möchte, erstellt es nicht einfach eine weitere PowerPoint-Präsentation , wie es in den meisten anderen Unternehmen üblich ist. Stattdessen strukturiert es seinen Pitch in Form eines vier- bis sechsseitigen Memos, das das Unternehmen als „Narrativ“ bezeichnet.

Diese Praxis besteht seit 2004, als Bezos ursprünglich eine E-Mail an sein Führungsteam schickte, in der er erklärte, warum er die Stichpunkte verbot. Darin heißt es:

„Ein bisschen mehr, um den Grund „warum“ zu erläutern.“

Wir suchen einen gut strukturierten, erzählerischen Text, nicht einfach nur Text. Eine Liste mit Stichpunkten in Word wäre genauso schlecht wie eine PowerPoint-Präsentation.

Der Grund, warum das Schreiben eines 4-seitigen Memos schwieriger ist als das „Schreiben“ einer 20-seitigen PowerPoint-Präsentation, liegt darin, dass die Erzählstruktur eines guten Memos zu besserem Nachdenken und einem besseren Verständnis dafür zwingt, was wichtiger ist als was und wie die Dinge zusammenhängen.

PowerPoint-Präsentationen geben irgendwie die Erlaubnis, Ideen zu beschönigen, jegliches Gefühl für relative Wichtigkeit zu verflachen und die inneren Zusammenhänge von Ideen zu ignorieren.“

Und da die Erstellung eines guten Memos so viel Zeit in Anspruch nimmt, hat Bezos auch eine narrensichere Methode eingeführt, um sicherzustellen, dass es auch wirklich jeder liest – das gemeinsame Lesen.

„Wir lesen das Memo im Meeting vor. Andernfalls würden Führungskräfte, genau wie Schüler, so tun, als hätten sie das Memo gelesen“, sagte er. In dem Meeting, in dem das Memo vorgestellt wird, werden die ersten 20 bis 30 Minuten mit dem Vorlesen verbracht. Anschließend beantwortet der Präsentator Fragen aus dem Team.

Würde das auch woanders als bei Amazon funktionieren?

Amazons Meetings sind zwar etwas ungewöhnlich, die zugrundeliegende Struktur und die Ziele jedoch nicht. Das Format der Amazon-Meetings lässt sich allgemein als „ Flipped Meeting“ bezeichnen . Angelehnt an das Konzept des „Flipped Classroom“ im Bildungsbereich erhalten die Teilnehmer bei einem Flipped Meeting relevante Präsentationsmaterialien zur Vorbereitung, wodurch die Präsenzzeit für Fragen und fundierte Diskussionen frei wird.

Unabhängig von der konkreten Umsetzung zielt das Flipped-Meeting-Konzept darauf ab, einige der häufigsten Probleme traditioneller, präsentationsbasierter Meetings zu lösen. Wir alle kennen die stereotypischen, langatmigen Präsentationen unausgereifter Ideen vor einem desinteressierten Publikum, bei denen nur wenige Minuten für Fragen oder Diskussionen bleiben.

Doch das umgekehrte Meetingformat ist keine schnelle Lösung. Es handelt sich um einen Kulturwandel, der einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand erfordert – Kosten, die Bezos nach eigenen Angaben gerne in Kauf nimmt, um fundiertere und produktivere Teamdiskussionen zu ermöglichen.

Natürlich sind nicht alle traditionellen, präsentationsbasierten Meetings inhaltsleer oder unproduktiv. Die Harvard Business Review (HBR) befürwortet zwar kein generelles Verbot von Präsentationen in Meetings, stimmt aber Bezos in gewisser Hinsicht zu. Die HBR hat darauf hingewiesen , dass eine übermäßige Fokussierung auf Präsentationen in Meetings dazu führen kann, dass Unternehmen produktivere Gespräche verpassen, die echten Wandel im Unternehmen bewirken.

Wie das Flipped Meeting für Ihre Organisation funktioniert

Auch heute noch werden zu viele Meetings mit kaum mehr als einer dürftigen Tagesordnung und viel Wunschdenken organisiert. Eine Studie schätzt, dass in den USA jährlich 37 Milliarden Dollar für sinnlose Meetings verschwendet werden – eine Summe, die mit der steigenden Anzahl an Meetings immer weiter zunimmt.

Wir versuchen, die richtigen Leute einzuladen und hoffen dann, dass sie spontan alle nötigen Informationen für eine produktive Diskussion parat haben. Mit etwas Glück können wir so einen tragfähigen Konsens erzielen. Oftmals erleben wir jedoch nur teilweise besuchte Sitzungen mit unausgestatteten Teilnehmern, die lediglich in der Lage sind, die Lücken aus dem ersten Treffen mit einer Reihe von nächsten Schritten und Maßnahmen zu füllen. Dann vereinbaren wir ein zweites Treffen und wiederholen das Ganze.

Durch die Umstrukturierung von Meetings werden die Teilnehmer im Vorfeld informiert, wodurch wertvolle Zeit, die in unproduktiven Sitzungen verloren geht, zurückgewonnen wird. Dies gewährleistet produktive Meetings und befähigt Ihre Teams, gemeinsam intelligentere und zeitnahe Entscheidungen zu treffen.

Heißt das, dass Präsentationen tot sind?

Während das Vorlesen eines sechsseitigen Dokuments zu Beginn eines Meetings und die anschließende aktive Diskussion für Amazon gut zu funktionieren scheinen, ist dies möglicherweise nicht der beste Ansatz für Ihr Unternehmen. Glücklicherweise lässt sich das Flipped-Meeting-Modell an Ihre Unternehmenskultur anpassen.

Gut strukturierte Präsentationen – auch solche mit PowerPoint – sind nach wie vor ein wertvolles und effizientes Mittel, um neue Ideen zu vermitteln. Sie benötigen in der Regel nur einen Bruchteil der Zeit, die für das Verfassen eines längeren Memos nötig wäre. Sie müssen diese Präsentationen nicht aufgeben, sondern sollten sie einfach vor dem eigentlichen Meeting vorbereiten.

Vor dem Meeting kann die Referentin wie gewohnt Folien vorbereiten und ihre Argumente strukturieren. Anschließend zeichnet sie die Präsentation einfach mit der integrierten Webcam ihres Laptops auf. Die Videoaufzeichnung teilt sie dann etwa einen Tag vor dem Meeting mit den Teilnehmenden, sodass diese sie in Ruhe ansehen, bei Bedarf zurückspulen und wiederholen können. So sind alle bestens vorbereitet, um aktiv an der Diskussion teilzunehmen.

Sehen Sie sich ein Beispiel einer Flipped-Meeting-Präsentation an, die aufgezeichnet wurde mit Panopto :

 

 

Ein umgedrehtes Meeting erfordert zwar etwas mehr Vorbereitung, zahlt sich aber während der Sitzung aus. Durch die vorherige Durchsicht der Präsentationsmaterialien haben die Teilnehmenden genügend Zeit, sich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen. Traditionelle Meetings sind so strukturiert, dass Meinungsverschiedenheiten und Debatten minimiert werden, indem der/die Vortragende den Großteil des Gesprächs führt. Echter Fortschritt lässt sich jedoch nur erzielen, wenn Meetings so strukturiert sind, dass strittige Punkte so früh wie möglich angesprochen werden – so wird die Zeit bis zum Auftreten von Meinungsverschiedenheiten minimiert und die Zeit für die Konsensfindung maximiert.

 

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Bildnachweis: Joe Wolf via Flickr