Wir leben in einer Zeit, in der es immer umfangreichere und leistungsfähigere Lösungen gibt. Die heutigen Talentmanagement-Suiten verwalten praktisch jeden Aspekt der Mitarbeitererfahrung, von der Einstellung über die Beurteilung bis hin zur Bindung. Customer Relationship Management-Systeme wie Salesforce unterstützen uns während des gesamten Kundenlebenszyklus, von der Akquise und dem Verkauf bis hin zum technischen Support und der Vertragsverlängerung. Und Marketing-Automatisierungssysteme ermöglichen alles von der Lead-Generierung über E-Mail- und Social-Marketing bis hin zu individuell zugeschnittenen Marketingbotschaften.

Doch für die meisten Unternehmen - selbst für solche mit Tausenden von Aufnahmen in ihrer Videosammlung - erfordert die Erstellung und Verwaltung von Videos ein komplexes Geflecht aus nicht miteinander verbundenen Systemen und Software. Heutzutage kann ein Unternehmen leicht acht verschiedene Videolösungen für verwenden:

1. Aufzeichnung von Videos auf Abruf
2. Aufzeichnung von Bildschirminhalten
3. Live-Streaming von Veranstaltungen
4. Bearbeitung von Videos
5. Komprimierung und Transkodierung von Videos
6. Indizierung von Videoinhalten für die Suche
7. Speichern und Abspielen von Videos
8. Optimierung der Videobereitstellung über das Unternehmensnetzwerk

Es ist teuer und ineffizient, Videos auf diese Weise zu verwalten. Außerdem wäre dies vergleichbar mit dem Mitführen eines Laptops, eines WiFi-Hotspots, eines MP3-Players, einer Digitalkamera, eines GoPro-Camcorders, eines GPS-Trackers und eines Telefons - es macht keinen Sinn mehr, all diese Geräte separat mit sich zu führen, wenn man all diese Tools und mehr in einem einzigen Smartphone unterbringen kann.

Für Video gibt es jetzt eine einzige Technologie, die die größten Herausforderungen für Unternehmen löst, wenn es um den Einsatz von Video zur Verbesserung der Schulung von Mitarbeitern an entfernten Standorten geht: ein Video Content Management System oder Video CMS.

Was genau ist ein Video-CMS?

Ein Video-CMS ist eine sichere, zentrale Plattform für die Erstellung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Videoinhalten. Es handelt sich um ein einziges System, das speziell dafür entwickelt wurde, die Herausforderungen bei der Schulung mit Videos in großem Umfang zu bewältigen.

So löst ein Video-CMS die Herausforderungen bei der Schulung von Fernarbeitern

1. Keine Lagergrenzen

Ein Video-CMS ist für die Speicherung von Videodateien mit mehreren Gigabyte und Videobibliotheken mit mehreren Terabyte ausgelegt. Es gibt theoretisch keine Obergrenze für die Größe einer Videodatei, die Sie hochladen können, oder für die Anzahl der Videos, die Sie in Ihrem Video-CMS speichern können. Selbst wenn Sie ein achtstündiges Video von einer ganztägigen Schulungsveranstaltung freigeben (eine Videodatei, die leicht 30-40 GB groß sein kann), können Sie es in unveränderter Form in Ihr Video-CMS hochladen.

Wie ist das möglich?

Die meisten Video-CMS bieten eine in der Cloud gehostete Option an, die von den sinkenden Preisen für Cloud-Speicher und Skaleneffekten profitiert, die die Kosten für Cloud-Speicher fast auf Null senken. Diese Systeme sind so konzipiert, dass sie skalierbar sind. Selbst wenn Ihre Videobibliothek größer wird, steigen Ihre Kosten nicht.

Diese Fähigkeit zur Skalierung hat sich in den letzten zehn Jahren bewährt. Das moderne Video-CMS ist zwar etwas neuer auf dem Unternehmensmarkt, wurde aber ursprünglich für die Videobedürfnisse der heutigen Universitäten entwickelt, von denen viele aus Gründen der Zugänglichkeit jetzt jede Vorlesung in jedem Klassenzimmer auf dem Campus aufzeichnen.

So verfügen viele Universitäten heute über riesige Videobibliotheken. Die University of Essex beispielsweise, eine relativ kleine Hochschule im Vereinigten Königreich, hat im ersten Jahr, in dem sie mit der Speicherung und Verwaltung ihrer Videos in einem Video-CMS begann, 80.000 Stunden neuer Videoinhalte erfasst. Die Universität von Arizona erfasst und speichert inzwischen jede Woche 3.000 Stunden Videomaterial in ihrem Video-CMS.

Warum ist das wichtig?

Die meisten Unternehmen hosten nicht mehr als einen Bruchteil dessen, was eine durchschnittliche Universität in ihren Videobibliotheken speichert. Selbst wenn Ihr Unternehmen immer mehr videobasiertes Wissen produziert, werden Sie nie auf eine Begrenzung der Dateigröße stoßen oder mehr Speicherplatz kaufen müssen - ein Video-CMS passt sich automatisch Ihren Bedürfnissen an.

2. Automatisierte Formatierung von Videodateien

Die heutigen Video-CMS verfügen über integrierte Transkodierungs-Engines, die sicherstellen, dass jedes Video in Ihrer Bibliothek automatisch in ein oder mehrere allgemein akzeptierte Videoformate für das Streaming kodiert wird.

Für die Produktion bedeutet dies, dass ein Video-CMS die Arbeit für Sie übernimmt und jedes Video, das Sie hochladen, unabhängig vom Dateityp standardisiert, so dass es auf jedem Gerät wiedergegeben werden kann. Und aus Sicht der Produktivität bedeutet dies, dass niemand in Ihrem Unternehmen jemals wieder Zeit mit dem Testen und Konvertieren von Videodateien verbringen muss.

Wie dies genau geschieht, ist natürlich von Video-CMS zu Video-CMS verschieden. Im Allgemeinen ist das System jedoch so programmiert, dass es jede in die Videothek hochgeladene Datei (unabhängig davon, ob es sich um eine neue oder alte Datei handelt und wie sie ursprünglich aufgezeichnet wurde) automatisch in einem oder mehreren weit verbreiteten Dateiformaten reproduziert.

So lässt sich zum Beispiel ein Video, das in ein MP4-Dateiformat umcodiert wurde, das aus dem H.264-Videocodec und dem AAC-Audiocodec besteht, auf der aktuellen Version praktisch aller verfügbaren Webbrowser, allen iOS-Geräten und weit über 90 % der Android-Geräte abspielen.

Einen Produktionsspezialisten zu bitten, all dies für jedes Video in Ihrer Bibliothek zu tun, wäre ein gewaltiges Unterfangen. Ihr Video-CMS erledigt dies alles automatisch, in der Regel in nur wenigen Minuten pro Aufnahme. Und je nach Video-CMS können Sie vielleicht sogar mehrere Videos gleichzeitig bearbeiten.

Noch besser: Wenn sich die Technologie weiterentwickelt und sich gängige Videodateiformate ändern, passt sich ein Video-CMS für Sie an diese Änderungen an. Release-Updates Ihres Video-CMS unterstützen neue Formate und sorgen dafür, dass sich niemand in Ihrem Unternehmen darum kümmern muss, mit den technischen Videospezifikationen auf dem Laufenden zu bleiben.

Unabhängig davon, ob Sie bereits vorhandene Schulungsvideos in verschiedenen Dateiformaten haben oder neue Schulungsvideos aufnehmen, Ihr Video-CMS sorgt dafür, dass alle Ihre Videos automatisch auf allen Geräten abgespielt werden können, die Ihre Mitarbeiter verwenden.

3. Netzwerkfreundliches Video-Streaming

Theoretisch sollten Sie durch die Lösung der Probleme mit der Speicherkapazität und der Formatkompatibilität in der Lage sein, jedes Video, das Sie auswählen, mit jedem beliebigen Publikum zu teilen. In der Praxis gibt es jedoch noch eine weitere wichtige technische Hürde zu überwinden: Ihre Zuschauer müssen in der Lage sein, Videos auf ihre persönlichen Geräte und Netzwerke zu streamen.

Ein Video-CMS kann hier auch durch den Einsatz von "modernem Video-Streaming" helfen. Dieser Ansatz für die Bereitstellung von Videos ist derselbe, der von Netflix, Hulu und YouTube verwendet wird, um Verbrauchervideos in großem Umfang für Millionen von Zuschauern auf der ganzen Welt bereitzustellen.

Beim modernen Streaming laden die Mitarbeiter die Videos nicht in ihrer Gesamtheit herunter. Stattdessen unterteilt das Video-CMS jedes Video in winzige aufeinander folgende Segmente (sogenannte "Chunks"). Diese Abschnitte werden dann einzeln an das Gerät des Mitarbeiters gesendet, von diesem abgespielt und dann weggeworfen. Daher besteht bei Geräten wie Smartphones und Tablets mit begrenztem Speicherplatz nie die Gefahr, dass der Speicherplatz knapp wird.
Modernes Streaming ermöglicht es Ihrer Videobibliothek auch, sich an wechselnde Netzwerklatenzen anzupassen, und zwar durch ein Verfahren, das als "adaptives Bitraten-Streaming" bezeichnet wird. Beim adaptiven Bitraten-Streaming erstellt das Video-CMS mehrere Versionen von jedem Video in Ihrer Bibliothek. Jede Version stellt eine andere Qualitätsstufe dar (gemessen durch "Bitraten"). Ein einfacher Algorithmus mit adaptiver Bitrate könnte beispielsweise drei Qualitätsstufen erzeugen:

1. Ein qualitativ hochwertiges Video mit einer hohen Bitrate
2. Ein Video mittlerer Qualität mit einer mittleren Bitrate
3. Und ein Video mit geringerer Qualität und niedrigerer Bitrate

Während der Wiedergabe optimiert das Video-CMS die Wiedergabe für die Netzwerkverbindung des Zuschauers, indem es kontinuierlich die verfügbare Bandbreite in Echtzeit ermittelt. Wenn die Bandbreite abnimmt, passt das Video-CMS die Qualität des Videostreams dynamisch an. Selbst wenn sich die Verbindung des Zuschauers während der Wiedergabe ändert, passt das Video-CMS die Qualität und Bitrate des Videostreams entsprechend an.

Stellen Sie sich vor, eine Mitarbeiterin sieht sich während der Zugfahrt ein Schulungsvideo auf ihrem Smartphone an. Die Verbindung ist anfangs stark, wird aber schwächer, wenn der Zug unterirdisch fährt. Der Server, der das Video streamt, reduziert die Wiedergabe auf eine mittlere Bitrate. Bei einer weiteren Überlastung des Netzwerks wird die Wiedergabe auf einen Stream mit niedriger Bitrate reduziert. Wenn sich die Überlastung auflöst, wird der Stream wieder auf eine mittlere Bitrate hochgefahren und hoffentlich wieder auf die hohe Bitrate, wenn das Mobilfunksignal stärker wird.

Der Zuschauer hingegen sieht ein Video, das fast sofort startet und ohne Pufferung übertragen wird. Und das ist wichtig, denn in der Regel brechen die Zuschauer ein Video innerhalb von zwei Sekunden nach dem Puffern ab.

Ein Video-CMS, das adaptives Bitraten-Streaming verwendet, gewährleistet, dass die Betrachter das bestmögliche Wiedergabeerlebnis auf jeder Netzwerkverbindung oder jedem Gerät erhalten. Verglichen mit der Art und Weise, wie Videos abgespielt werden, wenn sie in anderen Dateifreigabesystemen gespeichert sind, minimiert das adaptive Bitraten-Streaming die Startzeit und die Pufferung für den Betrachter sowie die Belastung Ihres Unternehmensnetzwerks durch das Video. Es ist einfach eine bessere Erfahrung für die Mitarbeiter, die auch Ihr IT-Team glücklich machen wird.

4. Suchen Sie die Wörter in Ihren Videos

Neben der Dateiverwaltung und der Optimierung der Wiedergabe, die beim Hochladen eines Videos in ein Video-CMS durchgeführt wird, gibt es einen weiteren wichtigen Schritt, den diese Systeme automatisch für Sie übernehmen:

Der gesamte Inhalt Ihrer Aufzeichnung, einschließlich jedes vom Moderator gesprochenen Wortes und jedes auf dem Bildschirm angezeigte Wort, wird für die Suche indiziert.

Im Gegensatz zu den älteren Systemen, die sich nur auf manuelle Tags und Titel zur Unterstützung der Suche stützen, verwendet ein Video-CMS zwei neuere Technologien, die es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, die Informationen in Ihren Aufzeichnungen viel umfassender zu durchsuchen:

• Automatische Spracherkennung (ASR), die den Ton aus einem Video extrahiert, das Gesprochene erkennt, es mit einem Zeitstempel versieht und in einen Suchindex einfügt.
• Optische Zeichenerkennung (OCR), die den auf dem Bildschirm erscheinenden Text (in PowerPoint-Folien und Bildschirmaufzeichnungen) erkennt, ihn mit einem Zeitstempel versieht und ebenfalls in den Suchindex aufnimmt.

Da der gesamte Inhalt Ihrer Videos indiziert ist, können Ihre Mitarbeiter Schulungsvideos genauso durchsuchen wie ein textbasiertes Dokument in Ihrer Wissensdatenbank. Sie können nicht nur jedes Video aus Ihrer Bibliothek finden, in dem ein Thema behandelt wird, sondern auch innerhalb von Sekunden genau zu dem Moment im Video vorspulen, der für ihre Suche am relevantesten ist.

Mit einem Video-CMS sind alle Informationen in Ihren Videos für jeden in Ihrem Unternehmen sofort auffindbar. Das bedeutet, dass Sie keine Zeit mehr damit verschwenden müssen, Videos manuell zu kennzeichnen oder die Zeitleiste einer 30-minütigen Aufnahme zu durchsuchen, um ein bestimmtes Thema zu finden.

5. Erweiterte Videoanalyse

Während herkömmliche Content-Repositories nur begrenzte Informationen über Trends bei der Videowiedergabe und der Beteiligung liefern, kann ein Video-CMS eine viel reichhaltigere Informationsquelle darstellen.

Die Benutzeranalyse in einem Video-CMS kann Ihnen zeigen, wer sich was angesehen hat und wo sie im Minutentakt aufgehört haben, so dass Sie die virtuelle Teilnahme an einem Kurs sowie den Abschluss bestätigen können. Anhand der aggregierten Daten für Schulungsvideos können Ausbilder erkennen, wo das Engagement tendenziell nachlässt. Starke Einbrüche in der Zuschauerzahl können Lehrkräften helfen, Segmente zu identifizieren, die sie eventuell überarbeiten sollten.

Umgekehrt, wenn die Mitarbeiter nach bestimmten Ideen suchen und an einer bestimmten Stelle ein Video ansehen, werden die Ausbilder diesen Anstieg ebenfalls feststellen. Darüber hinaus bieten viele Video-CMS den Ausbildern weitere Einblicke durch direkte Interaktion mit den Mitarbeitern. Innerhalb des Videos können die Mitarbeiter Fragen stellen und sich an Diskussionsforen beteiligen. Auf diese Weise erhalten die Ausbilder oft Feedback, das ihnen hilft, Teile eines Kurses zu identifizieren, die bei den Zuschauern nicht ankommen oder von besonderem Interesse sind.

Interaktive Quizze sind ebenfalls zu einer Standardfunktion der meisten Video-CMS geworden. Diese ermöglichen es, das Verständnis der Zuschauer für die wichtigsten Konzepte während des Videos zu überprüfen, während sie unterrichtet werden. Das Quiz verstärkt nicht nur das Lernen der Schüler, sondern informiert auch die Ausbilder über wichtige Punkte in der Schulung, die sie möglicherweise klären müssen.

Diese Analysefunktionen lassen sich in der Regel in Lernmanagementsysteme integrieren. Beispielsweise können Quiz-Ergebnisse oft in das LMS-Notenbuch übertragen werden, Statistiken über die Videobetrachtung und Abschlussdaten können über SCORM mit dem LMS geteilt werden, und wenn das Video-CMS öffentliche APIs anbietet, können diese verwendet werden, um die Videoberichterstattung programmatisch mit noch mehr Systemen zu integrieren.

Warum brauchen Sie ein Video-CMS für Video-Fernunterricht?

Ein Video-CMS ist darauf ausgerichtet, die wichtigsten Herausforderungen bei der Schulung mit Videos zu lösen, so dass sich Ausbilder und Inhaltsersteller auf die Entwicklung von Mitarbeitern mit den effektivsten Methoden von heute konzentrieren können - und nicht auf die Verwaltung von Dateien und technischen Systemen.

In unserem ausführlichen Whitepaper gehen wir auf die 5 größten Herausforderungen ein, mit denen die meisten Unternehmen zu kämpfen haben, wenn sie versuchen, Videos in ihre Mitarbeiterschulungsprogramme einzubinden, und erläutern, warum ein Video-CMS die beste Lösung für Unternehmen ist, die Videos zum Lernen nutzen möchten.

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