Wir leben in einem Zeitalter immer umfassenderer und leistungsfähigerer Lösungen. Moderne Talentmanagement-Systeme verwalten nahezu jeden Aspekt der Mitarbeitererfahrung – von der Rekrutierung über die Leistungsbeurteilung bis hin zur Mitarbeiterbindung. CRM-Systeme wie Salesforce unterstützen uns im gesamten Kundenlebenszyklus, von der Akquise und dem Vertrieb bis hin zum technischen Support und Vertragsverlängerungen. Und Marketing-Automatisierungssysteme ermöglichen alles von der Leadgenerierung über E-Mail- und Social-Media-Marketing bis hin zu personalisierten Marketingbotschaften.

Doch für die meisten Organisationen – selbst solche mit Tausenden von Aufnahmen in ihrer Videosammlung – erfordert die Erstellung und Verwaltung von Videos ein komplexes Geflecht aus voneinander getrennten Systemen und Software. Heutzutage nutzt ein Unternehmen möglicherweise bis zu acht verschiedene Videolösungen für:

1. Videoaufzeichnung auf Abruf
2. Bildschirmaufzeichnungsinhalte
3. Live-Streaming-Events
4. Videos bearbeiten
5. Komprimierung und Transkodierung von Videos
6. Indexierung von Videoinhalten für die Suche
7. Videos speichern und abspielen
8. Optimierung der Videoübertragung im gesamten Unternehmensnetzwerk

Die Videoverwaltung auf diese Weise ist teuer und ineffizient. Außerdem wäre es vergleichbar damit, Laptop, WLAN-Hotspot, MP3-Player, Digitalkamera, GoPro-Camcorder, GPS-Tracker und Telefon mit sich herumzutragen – es macht keinen Sinn mehr, all diese Geräte separat zu transportieren, wenn man all diese Funktionen und mehr in einem einzigen Smartphone vereint hat.

Für Video gibt es jetzt eine einzige Technologie, die die größten Herausforderungen löst, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn es darum geht, Videos zur Verbesserung der Schulung von Mitarbeitern im Homeoffice einzusetzen: ein Video Content Management System, kurz Video CMS .

Was genau ist ein Video-CMS?

Ein Video-CMS ist eine sichere, zentrale Plattform zum Erstellen, Verwalten und Teilen von Videoinhalten. Es handelt sich um ein System, das speziell für die Herausforderungen von Videoschulungen in großem Umfang entwickelt wurde.

So löst ein Video-CMS die Herausforderungen bei der Schulung von Remote-Mitarbeitern

1. Keine Speicherbeschränkungen

Ein Video-CMS ist darauf ausgelegt, Videodateien im Gigabyte-Bereich und Videobibliotheken im Terabyte-Bereich zu speichern. Theoretisch gibt es keine Obergrenze für die Größe der hochladbaren Videodateien oder die Anzahl der Videos, die Sie in Ihrem Video-CMS speichern können. Selbst wenn Sie ein achtstündiges Video von einer ganztägigen Schulungsveranstaltung teilen (eine Videodatei, die leicht 30–40 GB groß sein kann), können Sie es unverändert in Ihr Video-CMS hochladen.

Wie ist das möglich?

Die meisten Video-CMS bieten eine Cloud-basierte Option an, die von den stark gesunkenen Preisen für Cloud-Speicher und Skaleneffekten profitiert, wodurch die Speicherkosten nahezu auf null sinken. Diese Systeme sind skalierbar, sodass Ihre Kosten auch bei wachsender Videobibliothek nicht steigen.

Diese Skalierbarkeit hat sich im letzten Jahrzehnt bewährt. Obwohl moderne Video-CMS-Systeme auf dem Unternehmensmarkt noch relativ neu sind, wurden sie ursprünglich entwickelt, um den Videobedarf heutiger Universitäten zu decken – viele davon zeichnen aus Gründen der Barrierefreiheit mittlerweile jede Vorlesung in jedem Hörsaal auf dem Campus auf.

Viele Universitäten verfügen daher mittlerweile über riesige Videobibliotheken. Die University of Essex beispielsweise, eine vergleichsweise kleine Hochschule in Großbritannien, erfasste im ersten Jahr, in dem sie ihre Videos in einem Video-CMS speicherte und verwaltete, 80.000 Stunden neues Videomaterial. Die University of Arizona hingegen erfasst und speichert wöchentlich 3.000 Stunden Videomaterial in ihrem Video-CMS.

Warum ist das wichtig?

Die meisten Unternehmen speichern nur einen Bruchteil dessen, was eine durchschnittliche Universität in ihren Videobibliotheken unterhält. Selbst wenn Ihr Unternehmen also immer mehr videobasierte Inhalte produziert, werden Sie nie an eine Dateigrößenbeschränkung stoßen oder zusätzlichen Speicherplatz kaufen müssen – ein Video-CMS skaliert automatisch mit Ihren Anforderungen.

2. Automatisierte Videodateiformatierung

Moderne Video-CMS verfügen über integrierte Transcodierungs-Engines , die dafür sorgen, dass jedes Video in Ihrer Bibliothek automatisch in ein oder mehrere gängige Videoformate für das Streaming codiert wird.

Aus Produktionssicht bedeutet das, dass ein Video-CMS Ihnen die Arbeit abnimmt und jedes hochgeladene Video standardisiert, unabhängig vom Dateityp, sodass es auf jedem Gerät abgespielt werden kann. Und aus Produktivitätssicht bedeutet das, dass niemand in Ihrem Unternehmen jemals wieder Zeit mit dem Testen und Konvertieren von Videodateien verbringen muss.

Wie genau dies umgesetzt wird, variiert natürlich von Video-CMS zu Video-CMS. Im Allgemeinen ist das System jedoch so programmiert, dass es jede in die Videobibliothek hochgeladene Datei (unabhängig davon, ob sie neu oder alt ist und wie sie ursprünglich aufgenommen wurde) automatisch in einem oder mehreren gängigen Dateiformaten speichert.

Zum Beispiel kann zum jetzigen Zeitpunkt ein Video, das in das MP4-Dateiformat mit dem H.264-Videocodec und dem AAC-Audiocodec neu codiert wird, auf der aktuellen Version praktisch aller verfügbaren Webbrowser, allen iOS-Geräten und weit über 90 % der Android-Geräte abgespielt werden.

Einen Produktionsspezialisten mit all dem für jedes einzelne Video Ihrer Bibliothek zu beauftragen, wäre ein enormer Aufwand. Ihr Video-CMS erledigt das alles automatisch, in der Regel in nur wenigen Minuten pro Aufnahme. Und je nach Video-CMS können Sie sogar mehrere Videos gleichzeitig verarbeiten.

Noch besser: Mit der Weiterentwicklung der Technologie und der Änderung gängiger Videodateiformate passt sich ein Video-CMS automatisch an. Versionsupdates Ihres Video-CMS unterstützen neue Formate, sodass sich niemand in Ihrem Unternehmen Gedanken über die Aktualisierung der technischen Videospezifikationen machen muss.

Egal ob Sie bereits Schulungsvideos in verschiedenen Dateiformaten haben oder neue Schulungsvideos aufnehmen, Ihr Video-CMS sorgt automatisch dafür, dass alle Ihre Videos auf den unterschiedlichsten Geräten, die Ihre Mitarbeiter verwenden, abspielbar sind.

3. Netzwerkfreundliches Videostreaming

Theoretisch sollte die Lösung der Herausforderungen hinsichtlich Speicherkapazität und Formatkompatibilität es Ihnen ermöglichen, jedes beliebige Video mit jedem beliebigen Publikum zu teilen. In der Praxis gibt es jedoch noch eine weitere wichtige technische Hürde zu überwinden: Ihre Zuschauer müssen Videos auf ihren persönlichen Geräten und Netzwerken streamen können.

Ein Video-CMS kann hier auch durch den Einsatz von „ modernem Video-Streaming “ hilfreich sein. Dieser Ansatz zur Videobereitstellung ist derselbe, der von Netflix, Hulu und YouTube verwendet wird, um Verbrauchervideos in großem Umfang an Millionen von Zuschauern weltweit zu liefern.

Dank moderner Streaming-Dienste müssen Mitarbeiter Videos nicht mehr vollständig herunterladen. Stattdessen teilt das Video-CMS jedes Video in kleine, aufeinanderfolgende Segmente (sogenannte „Chunks“) auf. Diese Chunks werden dann nacheinander an das Gerät des Mitarbeiters gesendet, dort abgespielt und anschließend gelöscht. Dadurch besteht bei Geräten wie Smartphones und Tablets mit begrenztem Speicherplatz nie die Gefahr, dass der Speicherplatz ausgeht.
Modernes Streaming ermöglicht es Ihrer Videobibliothek außerdem, sich durch ein Verfahren namens „adaptives Bitraten-Streaming“ an veränderliche Netzwerklatenzen anzupassen. Beim adaptiven Bitraten-Streaming erstellt das Video-CMS mehrere Versionen jedes Videos in Ihrer Bibliothek. Jede Version repräsentiert eine andere Qualitätsstufe (gemessen an der Bitrate). Ein einfacher adaptiver Bitraten-Algorithmus könnte beispielsweise drei Qualitätsstufen erzeugen:

1. Ein qualitativ hochwertiges Video mit hoher Bitrate
2. Ein Video mittlerer Qualität bei mittlerer Bitrate
3. Und ein Video mit geringerer Qualität bei niedrigerer Bitrate

Während der Wiedergabe optimiert das Video-CMS die Wiedergabe anhand der Netzwerkverbindung des Zuschauers, indem es die verfügbare Bandbreite in Echtzeit ermittelt. Sinkt die Bandbreite, passt das Video-CMS die Qualität des Videostreams dynamisch an. Selbst wenn sich die Verbindung des Zuschauers während der Wiedergabe ändert, passt das Video-CMS Qualität und Bitrate des Videostreams entsprechend an.

Stellen Sie sich vor, eine Mitarbeiterin schaut sich während einer Zugfahrt ein Schulungsvideo auf ihrem Smartphone an. Ihre Verbindung ist anfangs stabil, verschlechtert sich aber, sobald der Zug in den Untergrund einfährt. Der Server, der das Video streamt, reduziert die Wiedergaberate auf mittlere Bitrate. Bei weiterer Netzwerküberlastung sinkt die Bitrate weiter auf niedrige Werte. Sobald sich die Überlastung bessert, steigt die Bitrate wieder auf mittlere Werte und hoffentlich schließlich auf die hohe Bitrate, sobald sich das Mobilfunksignal wieder verstärkt.

Der Zuschauer sieht derweil ein Video, das nahezu sofort startet und ohne Pufferung abgespielt wird. Das ist wichtig, da Zuschauer ein Video typischerweise schon nach zwei Sekunden Pufferung abbrechen.

Ein Video-CMS mit adaptiver Bitraten-Streaming-Technologie sorgt für ein optimales Wiedergabeerlebnis auf jedem Netzwerk und Gerät. Im Vergleich zur Videowiedergabe in anderen Dateifreigabesystemen minimiert adaptives Bitraten-Streaming Startzeit und Pufferung für den Zuschauer und entlastet Ihr Unternehmensnetzwerk. Das Ergebnis: ein besseres Nutzererlebnis für Ihre Mitarbeiter und eine positive Überraschung für Ihr IT-Team.

4. Suche nach Wörtern in deinen Videos.

Neben der gesamten Dateiverwaltung und Wiedergabeoptimierung, die beim Hochladen eines Videos in ein Video-CMS automatisch durchgeführt wird, gibt es noch einen weiteren wichtigen Schritt, den diese Systeme für Sie übernehmen:

Der gesamte Inhalt Ihrer Aufnahme, einschließlich jedes vom Moderator gesprochenen Wortes und jedes auf dem Bildschirm angezeigten Wortes, wird zur Durchsuchung indexiert.

Im Gegensatz zu älteren Systemen, die zur Unterstützung der Suche lediglich auf manuelle Tags und Titel angewiesen sind, nutzt ein Video-CMS zwei neuere Technologien, um es Ihren Mitarbeitern zu ermöglichen, die Informationen in Ihren Aufnahmen wesentlich umfassender zu durchsuchen:

• Automatische Spracherkennung (ASR) , die den Ton aus einem Video extrahiert, das Gesprochene erkennt, es mit einem Zeitstempel versieht und es einem Suchindex hinzufügt.
• Optische Zeichenerkennung (OCR) , die den auf dem Bildschirm (in PowerPoint-Folien und Bildschirmaufnahmen) erscheinenden Text erkennt, ihn mit einem Zeitstempel versieht und ihn auch dem Suchindex hinzufügt.

Da alle Inhalte Ihrer Videos indexiert sind, können Mitarbeiter Schulungsvideos genauso durchsuchen wie textbasierte Dokumente in Ihrer Wissensdatenbank. Sie finden nicht nur jedes Video aus Ihrer Bibliothek, in dem ein bestimmtes Thema behandelt wird, sondern können auch innerhalb von Sekunden genau zu der für ihre Suche relevanten Stelle im Video springen.

Ein Video-CMS sorgt dafür, dass alle Informationen in Ihren Videos für jeden in Ihrem Unternehmen sofort auffindbar sind. Das bedeutet, dass Sie nie wieder Zeit damit verschwenden müssen, Videos manuell zu taggen oder in einer 30-minütigen Aufnahme die Zeitleiste durchzuklicken, um ein bestimmtes Thema zu finden.

5. Erweiterte Videoanalyse

Während herkömmliche Content-Repositories nur begrenzte Informationen über Videotrends und Nutzerinteraktionen liefern, kann ein Video-CMS eine wesentlich reichhaltigere Informationsquelle bieten.

Die Nutzeranalyse in einem Video-CMS zeigt minutengenau an, wer welches Video angesehen hat und wo die Wiedergabe abgebrochen wurde. So lässt sich die virtuelle Teilnahme an einem Kurs sowie dessen Abschluss bestätigen. Gleichzeitig ermöglichen aggregierte Daten für Schulungsvideos den Dozenten, Bereiche mit sinkender Zuschauerzahl zu erkennen. Deutliche Rückgänge helfen ihnen, Segmente zu identifizieren, die gegebenenfalls überarbeitet werden sollten.

Umgekehrt bemerken Dozenten einen Anstieg der Nutzungszahlen, wenn Mitarbeitende gezielt nach bestimmten Inhalten suchen und ein Video an einer bestimmten Stelle starten. Viele Video-Content-Management-Systeme (CMS) bieten Dozenten zudem weitere Einblicke durch die direkte Interaktion mit den Mitarbeitenden. Innerhalb des Videos können diese Fragen stellen und an Diskussionen teilnehmen. Dies liefert Dozenten häufig Feedback, das ihnen hilft, Kursinhalte zu identifizieren, die beim Publikum nicht ankommen oder von besonderem Interesse sind.

Interaktive Quizze gehören mittlerweile zum Standardrepertoire der meisten Video-Content-Management-Systeme. Sie ermöglichen es, das Verständnis der Zuschauer für die wichtigsten Konzepte während des Videos zu überprüfen. Quizze festigen nicht nur das Gelernte, sondern informieren auch die Dozenten über wichtige Punkte im Training, die gegebenenfalls noch einmal erläutert werden müssen.

Diese Analysefunktionen sind typischerweise in Lernmanagementsysteme integriert. So lassen sich beispielsweise Quiz-Ergebnisse häufig in das Notenbuch des LMS übertragen, Video-Aufrufstatistiken und Abschlussdaten können via SCORM mit dem LMS geteilt werden, und falls das Video-CMS öffentliche APIs anbietet, können diese genutzt werden, um Videoberichte programmatisch in noch mehr Systeme zu integrieren.

Warum benötigen Sie ein Video-CMS für Fernschulungen per Video?

Ein Video-CMS wurde speziell entwickelt, um die größten Herausforderungen beim Training mit Videos zu lösen und Trainern und Content-Erstellern zu ermöglichen, sich auf die Weiterentwicklung der Mitarbeiter mithilfe der effektivsten Taktiken von heute zu konzentrieren – und nicht auf die Verwaltung von Dateien und technischen Systemen.

In unserem vollständigen Whitepaper gehen wir auf die fünf größten Herausforderungen ein, mit denen die meisten Unternehmen zu kämpfen haben, wenn sie versuchen, Videos in ihre Mitarbeiterschulungsprogramme zu integrieren, und zeigen auf, warum ein Video-CMS die beste Lösung für Organisationen ist, die Videos für Lernzwecke nutzen möchten.

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