Wir leben in einer Zeit, in der Lösungen immer umfangreicher und leistungsfähiger werden. Die heutigen Tools zur Mitarbeiterentwicklung verwalten praktisch jeden Aspekt der Mitarbeitererfahrung – von der Einstellung über die Beurteilung bis hin zur Bindung. Customer-Relationship-Management-Systeme wie Salesforce bedienen uns während des gesamten Kundenlebenszyklus und umfassen unter anderem die Akquisition, den Verkauf, technischen Support und Vertragsverlängerungen. Marketing-Automatisierungssysteme ermöglichen zudem alles von der Lead-Generierung über E-Mail- und Social-Marketing bis hin zu individuell abgestimmten Marketingbotschaften.

Doch für die meisten Unternehmen - selbst für solche mit Tausenden von Aufnahmen in ihrer Videosammlung - erfordert die Erstellung und Verwaltung von Videos ein komplexes Geflecht aus unzusammenhängenden Systemen und Software. Heute kann ein Unternehmen leicht acht verschiedene Videolösungen für verwenden:

1. Aufzeichnung von On-Demand-Video
2. Aufzeichnung von Bildschirminhalten
3. Live-Streaming von Ereignissen
4. Videos bearbeiten
5. Komprimieren und Transkodieren von Videos
6. Indexierung von Videoinhalten für die Suche
7. Speichern und Abspielen von Videos
8. Optimierung der Videobereitstellung im Unternehmensnetzwerk

Es ist teuer und ineffizient, Videos auf diese Weise zu verwalten. Außerdem wäre dies vergleichbar mit dem Mitführen eines Laptops, eines WiFi-Hotspots, eines MP3-Players, einer Digitalkamera, eines GoPro-Camcorders, eines GPS-Trackers und eines Telefons - es macht keinen Sinn mehr, all diese Geräte separat mit sich zu führen, wenn man all diese Tools und mehr in einem einzigen Smartphone unterbringen kann.

Für Video gibt es jetzt eine einzige Technologie, die die größten Herausforderungen löst, denen Unternehmen gegenüberstehen, wenn es darum geht, Video zur Verbesserung der Schulung von Mitarbeitern an entfernten Standorten einzusetzen: ein Video Content Management System oder Video CMS.

Was genau ist ein Video-CMS?

Ein Video-CMS ist eine sichere, zentrale Plattform für die Erstellung, Verwaltung und Freigabe von Videoinhalten. Es handelt sich um ein einziges System, das speziell dafür entwickelt wurde, die Herausforderungen von Schulungsvideos maßstabsgerecht zu bewältigen.

So löst ein Video-CMS die Herausforderungen bei der Schulung von Remote-Mitarbeitern

1. Kein Speicherlimit

Ein Video-CMS ist darauf ausgelegt, Videodateien mit mehreren Gigabyte und Videobibliotheken mit mehreren Terabyte zu speichern: . Es gibt theoretisch keine Obergrenze für die Größe einer Videodatei, die Sie hochladen können, oder für die Anzahl der Videos, die Sie in Ihrem Video-CMS speichern können. Selbst wenn Sie ein achtstündiges Video von einer ganztägigen Schulungsveranstaltung freigeben (eine Videodatei, die leicht 30-40 GB groß sein kann), können Sie es in unveränderter Form in Ihr Video-CMS hochladen.

Wie ist das möglich?

Die meisten Video-CMS bieten eine Cloud-Hosting-Option an, die sich die fallenden Preise für Cloud-Speicher und die Skaleneffekte zunutze macht, die die Kosten für Cloud-Speicher fast auf Null bringen. Diese Systeme wurden so konzipiert, dass sie skalierbar sind. Selbst wenn Ihre Videobibliothek größer wird, steigen Ihre Kosten nicht.

Diese Fähigkeit zur Skalierung hat sich in den letzten zehn Jahren bewährt. Das moderne Video-CMS ist zwar etwas neuer auf dem Unternehmensmarkt, wurde aber ursprünglich für die Videobedürfnisse der heutigen Universitäten entwickelt - von denen viele aus Gründen der Zugänglichkeit jetzt jede Vorlesung in jedem Klassenzimmer auf dem Campus aufzeichnen.

Daher beherbergen viele Universitäten mittlerweile enorme Videobibliotheken. Die University of Essex beispielsweise, eine relativ kleine Institution in Großbritannien, hat im ersten Jahr, in dem sie mit der Speicherung und Verwaltung ihrer Videos in einem Video-CMS begann, 80.000 Stunden an neuen Videoinhalten erfasst. Die University of Arizona erfasst und speichert inzwischen jede Woche 3.000 Stunden Videomaterial in ihrem Video-CMS.

Warum ist das wichtig?

Die meisten Unternehmen hosten nicht mehr als einen Bruchteil dessen, was die durchschnittliche Universität in ihren Videobibliotheken speichert. Selbst wenn Ihr Unternehmen mehr videobasiertes Wissen produziert, werden Sie also nie auf eine Dateigrößenbeschränkung stoßen oder mehr Speicherplatz kaufen müssen – ein Video-CMS lässt sich automatisch an Ihre Bedürfnisse anpassen.

2. Automatisierte Formatierung von Videodateien

Heutige Video-CMS enthalten integrierte Transkodierungs-Engines, die sicherstellen, dass jedes Video in Ihrer Bibliothek automatisch in ein oder mehrere gängige, für das Streaming geeignete Videoformate kodiert wird.

Für die Produktion bedeutet das, dass ein Video-CMS die Arbeit für Sie übernimmt und jedes hochgeladene Video unabhängig vom Dateityp standardisiert, sodass es auf jedem Gerät wiedergegeben werden kann. Und aus Sicht der Produktivität bedeutet dies, dass niemand in Ihrem Unternehmen jemals wieder Zeit mit dem Testen und Konvertieren von Videodateien verbringen muss.

Wie das genau abläuft, ist natürlich von Video-CMS zu Video-CMS unterschiedlich. Aber im Allgemeinen ist das System so programmiert, dass es jede Datei, die in die Videobibliothek hochgeladen wird, automatisch in einem oder mehreren weit verbreiteten Dateiformaten wiedergibt (unabhängig davon, ob es sich um eine neue oder alte Datei handelt und in welcher Art sie aufgenommen wurde).

Wenn Sie zum Beispiel ein Video in ein MP4-Dateiformat umkodieren, das aus dem H.264-Videocodec und dem AAC-Audiocodec besteht, wird es auf der aktuellen Version von praktisch jedem verfügbaren Webbrowser, allen iOS-Geräten und weit über 90 % der Android-Geräte wiedergegeben.

Einen Produktionsspezialisten zu bitten, all dies für jedes Video in Ihrer Bibliothek zu tun, wäre ein gewaltiges Unterfangen. Ihr Video-CMS erledigt all dies automatisch, typischerweise in nicht mehr als ein paar Minuten pro Aufnahme. Und je nach Video-CMS können Sie vielleicht sogar mehrere Videos gleichzeitig bearbeiten.

Noch besser: Wenn sich die Technologie weiterentwickelt und sich gängige Videodateiformate ändern, passt sich ein Video-CMS für Sie an diese Änderungen an. Release-Updates Ihres Video-CMS unterstützen neue Formate und sorgen dafür, dass sich niemand in Ihrer Organisation darum kümmern muss, mit den technischen Videospezifikationen auf dem Laufenden zu bleiben.

Ganz gleich, ob Sie bereits vorhandene Schulungsvideos in einer Vielzahl verschiedener Dateiformate haben oder neue Schulungsvideos aufnehmen, Ihr Video-CMS macht alle Ihre Videos automatisch auf den verschiedensten Geräten abspielbar, die Ihre Mitarbeiter verwenden.

3. Netzwerkfreundliches Video-Streaming

Theoretisch sollten Sie durch das Lösen der Speicher- und Formatprobleme in der Lage sein, Ihr gewünschtes Video mit Ihrem gewünschten Publikum zu teilen. In der Praxis gibt es jedoch noch eine weitere wichtige technische Hürde zu überwinden: Ihre Zuschauer müssen in der Lage sein, Videos auf ihre persönlichen Geräte und Netzwerke zu streamen.

Ein Video-CMS kann hier auch durch den Einsatz von "modernem Video-Streaming helfen." Dieser Ansatz zur Bereitstellung von Videos ist derselbe, der von Netflix, Hulu und YouTube verwendet wird, um Verbrauchervideos in großem Umfang für Millionen von Zuschauern auf der ganzen Welt bereitzustellen.

Beim modernen Streaming laden die Mitarbeiter die Videos nicht vollständig herunter. Stattdessen teilt das Video-CMS jedes Video in winzige, aufeinanderfolgende Segmente (sogenannte „Chunks“) auf. Diese Chunks werden dann nacheinander an das Gerät des Mitarbeiters gesendet, vom Gerät abgespielt und schließlich entsorgt. Daher besteht bei Geräten wie Smartphones und Tablets mit begrenztem Speicherplatz nie die Gefahr, dass der Speicherplatz knapp wird.
Modernes Streaming ermöglicht es Ihrer Videobibliothek auch, sich an wechselnde Netzwerklatenzen anzupassen, und zwar durch ein Verfahren, das „adaptives Bitraten-Streaming“ genannt wird. Beim adaptiven Bitraten-Streaming erstellt das Video-CMS mehrere Versionen von jedem Video in Ihrer Bibliothek. Jede Version stellt eine andere Qualitätsstufe dar (gemessen durch „Bitraten“). Ein einfacher Algorithmus mit adaptiver Bitrate könnte beispielsweise drei Qualitätsstufen erstellen:

1. Ein Video mit hoher Qualität und einer hohen Bitrate
2. Ein Video mittlerer Qualität mit einer mittleren Bitrate
3. Ein Video mit niedrigerer Qualität und niedrigerer Bitrate

Während der Wiedergabe optimiert das Video-CMS die Wiedergabe für die Netzwerkverbindung des Zuschauers, indem es kontinuierlich die verfügbare Bandbreite in Echtzeit ermittelt. Wenn die Bandbreite abnimmt, passt das Video-CMS die Qualität des Video-Streams dynamisch an. Selbst wenn sich also die Verbindung des Zuschauers während der Wiedergabe ändert, passt das Video-CMS die Qualität und Bitrate des Video-Streams entsprechend an.

Stellen Sie sich vor, dass eine Mitarbeiterin während der Zugfahrt ein Schulungsvideo auf ihrem Smartphone anschaut. Ihre Verbindung ist am Anfang stark, wird aber schwächer, während der Zug durch den Tunnel fährt. Der Server, der das Video streamt, reduziert die Wiedergabe auf eine mittlere Bitrate. Bei weiteren Netzwerküberlastungen wird die Wiedergabe auf einen Stream mit niedriger Bitrate reduziert. Wenn sich die Überlastung auflöst, wird der Stream wieder auf eine mittlere Bitrate erhöht und schließlich auf die hohe Bitrate gestellt, sobald das Mobilfunksignal wieder stärker wird.

Der Zuschauer hingegen sieht ein Video, das fast sofort startet und ohne Pufferung gestreamt wird. Und das ist wichtig, da die Betrachter in der Regel innerhalb von zwei Sekunden nach dem Puffern ein Video abbrechen.

Ein Video-CMS, das adaptives Bitraten-Streaming verwendet, stellt sicher, dass die Zuschauer das bestmögliche Wiedergabeerlebnis auf jeder Netzwerkverbindung oder jedem Gerät erhalten. Verglichen mit der Art und Weise, wie Videos abgespielt werden, wenn sie in anderen File-Sharing-Systemen gespeichert sind, minimiert das adaptive Bitraten-Streaming die Startzeit und die Pufferung für den Zuschauer sowie die Belastung Ihres Unternehmensnetzwerks durch Videos. Dadurch entsteht eine bessere Erfahrung für den Mitarbeiter, die auch Ihr IT-Team glücklich machen wird.

4. Wörter innerhalb Ihrer Videos suchen

Neben der gesamten Dateiverwaltung und der Optimierung der Wiedergabe, die beim Hochladen eines Videos in ein Video-CMS erfolgt, gibt es einen weiteren wichtigen Schritt, den diese Systeme automatisch für Sie übernehmen:

Der gesamte Inhalt Ihrer Aufzeichnung, einschließlich jedes vom Moderator gesprochenen Worts und jedes auf dem Bildschirm angezeigten Worts, wird für die Suche indiziert.

Im Gegensatz zu den älteren Systemen, die sich nur auf manuelle Tags und Titel zur Unterstützung der Suche verlassen, verwendet ein Video-CMS zwei neuere Technologien, die es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, die Informationen in Ihren Aufnahmen viel umfassender zu durchsuchen:

• Automatische Spracherkennung (ASR), die den Ton aus einem Video extrahiert, das Gesprochene erkennt, mit einem Zeitstempel versieht und einem Suchindex hinzufügt.
• Optische Zeichenerkennung (OCR), die den Text, der auf dem Bildschirm erscheint (in PowerPoint-Folien und Bildschirmaufnahmen), erkennt, mit einem Zeitstempel versieht und zusätzlich in den Suchindex aufnimmt.

Da der gesamte Inhalt Ihrer Videos indiziert ist, können Mitarbeiter Schulungsvideos genauso durchsuchen wie ein textbasiertes Dokument in Ihrer Wissensdatenbank. Sie können nicht nur jedes beliebige Video aus Ihrer Bibliothek finden, in dem ein Thema angesprochen wird, sondern auch innerhalb von Sekunden genau zu dem Moment im Video vorspulen, der für ihre Suche am relevantesten ist.

Ein Video-CMS sorgt dafür, dass alle Informationen in Ihren Videos für jeden in Ihrem Unternehmen sofort auffindbar sind. Das bedeutet, dass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, Videos manuell zu taggen oder sich durch eine 30-minütige Aufnahme zu wühlen, um ein bestimmtes Thema zu finden.

5. Erweiterte Video-Analytik

Während herkömmliche Content-Repositories nur begrenzte Informationen über Trends und Einbindung bezüglich Videos liefern, kann ein Video-CMS eine viel aussagekräftigere Informationsquelle bereitstellen.

Die Benutzer-Analytik in einem Video-CMS kann Ihnen zeigen, wer sich was angeschaut hat und wo sie bis auf die Minute genau die Wiedergabe gestoppt haben, sodass Sie deren virtuelle Teilnahme an einem Kurs sowie den Abschluss überprüfen können. Anhand der aggregierten Daten für Schulungsvideos können die Ausbilder erkennen, wo die Beteiligung tendenziell nachlässt. Starke Einbrüche in der Zuschauerzahl können den Kursleitern helfen, Segmente zu identifizieren, die sie eventuell überarbeiten sollten.

Wenn Mitarbeiter im Gegenzug nach bestimmten Ideen suchen und beginnen, ein Video an einer bestimmten Stelle anzuschauen, werden die Ausbilder diesen Anstieg ebenfalls sehen. Darüber hinaus bieten viele Video-CMS den Ausbildern weitere Einblicke durch die direkte Interaktion mit den Mitarbeitern. Innerhalb des Videos können die Mitarbeiter Fragen stellen und sich an Diskussionsforen beteiligen. Auf diese Weise erhalten die Lehrpersonen oft Feedback, das ihnen hilft, Teile eines Kurses zu identifizieren, die bei den Teilnehmern nicht gut ankommen oder sie besonders interessieren.

Interaktive Quizze sind ebenfalls zu einer Standardfunktion der meisten Video-CMS geworden. Diese ermöglichen es, das Verständnis des Zuschauers für die wichtigsten Konzepte während des Videos zu überprüfen. Quizzes verstärken nicht nur das Lernen für die Teilnehmer, sondern informieren auch die Ausbilder über wichtige Punkte in der Schulung, die sie möglicherweise klären müssen.

Diese Analysefunktionen lassen sich in der Regel in Lernmanagementsysteme integrieren. Zum Beispiel können Quiz-Ergebnisse oft in das LMS-Gradebook übertragen werden, Video-Anzeigestatistiken und Abschlussdaten können mit dem LMS über SCORM geteilt werden, und wenn das Video-CMS öffentliche APIs anbietet, können diese verwendet werden, um Video-Reporting mit noch mehr Systemen programmatisch zu integrieren.

Warum brauchen Sie ein Video-CMS für Remote-Videoschulung?

Ein Video-CMS ist darauf ausgelegt, die wichtigsten Herausforderungen bei der Schulung mit Videos zu lösen. So können sich Trainer und Content-Ersteller auf die Entwicklung von Mitarbeitern mit den effektivsten Methoden von heute konzentrieren - und nicht auf die Verwaltung von Dateien und technischen Systemen.

In unserem vollständigen Whitepaper gehen wir auf die 5 größten Herausforderungen ein, mit denen die meisten Unternehmen zu kämpfen haben, wenn sie versuchen, video in ihre Mitarbeiterschulungen einzubinden, und wie ein Video-CMS die beste Lösung für Unternehmen ist, die Video für das Lernen nutzen möchten.

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