Video ist ein einzigartiges Wesen. Es ist ansprechender als ein Schulungshandbuch und hilft bei der Skalierung von Schulungen in großen Organisationen. Aber es ist außerordentlich schwierig, videobasiertes Training Ressourcen ohne die richtigen Tools zu verwalten und zu teilen. Und die Systeme, auf die sich Unternehmen üblicherweise verlassen, um das Lernen und den Wissensaustausch am Arbeitsplatz zu unterstützen, wie z. B. Lernmanagementsysteme (LMS), Content-Management-Systeme (CMS) und unternehmensweite Dateifreigabesysteme, wurden einfach nicht für die Unterstützung videobasierter Schulungen entwickelt.

Wir bei Panopto hatten die Gelegenheit, mit mehr als tausend Unternehmen im Rahmen ihrer Video-Learning-Initiativen zusammenzuarbeiten, und obwohl die Ziele und Strategien jedes Unternehmens einzigartig sind, stoßen fast alle auf die gleichen Probleme, wenn es darum geht, Videos in Mitarbeiterschulungen einzubinden.

Herausforderung 1: Speichern von Videodateien

Sie haben die Aufnahme eines Videos beendet. Herzlichen Glückwunsch! Wo legen Sie es jetzt ab? Das ist eine einfache Frage mit einer komplizierten Antwort, denn Videodateien sind riesig.

Bedenken Sie, dass ein einminütiges Video, das mit einem iPhoneX in 1080p-Auflösung aufgenommen wurde, eine Datei mit einer Größe von etwa 175 MB erzeugt. Um zu verdeutlichen, wie groß das ist, vergleichen wir es mit einem riesigen textbasierten Dokument. Leo Tolstois "Krieg und Frieden" ist ein gewaltiger 1440-Seiten-Wälzer mit über 587.000 Wörtern, der als Microsoft Word-Dokument jedoch nur 2 MB benötigt.

Die vergleichsweise Größe von Videodateien wird zu einem praktischen Problem, wenn man bedenkt, wo die meisten Unternehmen ihre Lernmaterialien speichern: in einem LMS wie Saba oder Cornerstone oder einem CMS wie SharePoint.

Das Problem ist, dass die standardmäßige maximale Dateigröße dieser Systeme in der Regel zwischen 50 und 100 MB liegt. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments beträgt die standardmäßige maximale Dateigröße, die Sie in SharePoint hochladen können, 50 MB. Cornerstone hat eine standardmäßige maximale Dateigröße von 100 MB. Und die meisten anderen gängigen LMS haben ähnliche Beschränkungen. Dies stellt uns vor eine offensichtliche Herausforderung: selbst ein einminütiges Video überschreitet unsere Dateigrößenbeschränkungen!

Natürlich können die meisten Organisationen Maßnahmen ergreifen, um die maximalen Dateigrößen in ihren LMS- und CMS-Systemen zu erhöhen, und tun dies auch. Aber diese Schritte können nur so weit gehen. Heute setzen die meisten LMS und CMS immer noch eine harte Obergrenze von maximal 2 GB pro Datei. Bei 175 MB pro Minute können wir nur etwa 11 Minuten Video aufzeichnen, bevor unsere Datei auch dieses Limit überschreitet. Aber wie viele Town Halls, Schulungen im Klassenzimmer und Keynotes von Führungskräften werden in weniger als 11 Minuten aufgenommen?

Bei längeren Aufnahmen, die typischerweise den Großteil der geschäftlichen Aufnahmen ausmachen, treten neue Probleme auf. Um diese Videos verfügbar zu machen, muss zunächst jemand
wertvolle Zeit damit verbringen, Videodateien zu komprimieren und in die richtige Bitrate, die richtige Bildrate und die richtige Auflösung zu konvertieren, damit das Video auf ein LMS hochgeladen werden kann . Dies sind komplexe technische Produktionsschritte, die oft teure Software oder externe Spezialisten erfordern.

Bei so vielen Herausforderungen bei der Verwendung von LMS- und CMS-Systemen werden einige Organisationen die Hände in den Schoß legen und ihre Videos einfach auf ihre unternehmenseigenen Dateifreigabesysteme hochladen (seien es einfache Netzwerk-LAN-Laufwerke oder webbasierte Lösungen wie Google Drive oder Dropbox). Während diese Systeme in der Regel keine ähnlichen Beschränkungen der Dateigröße haben, stellen sie andere Herausforderungen in Bezug auf Dateiformate, Auffindbarkeit und Analysen dar.

Herausforderung 2: Video-Dateiformate

Eine kurze Denkübung: Versuchen Sie, sich ein digitales Videoformat auszudenken, von dem Sie überzeugt sind, dass es auf allen Geräten Ihrer Mitarbeiter abgespielt werden kann. Falls Sie einen Tipp brauchen, hier sind ein paar Möglichkeiten: AVI, MP4, FLV, MPG, WMV, MOV, QT, ASF, 3GP, WMA und M4V.

Haben Sie eine Vermutung?

Eigentlich ist das eine Fangfrage. Wir haben keine Möglichkeit zu wissen, ob eine Videodatei kompatibel ist, indem wir einfach den Dateityp betrachten. Der Grund dafür ist, dass Videodateien komplexer sind als Standbilder oder Textdokumente. Genauer gesagt, bestehen Videodateien aus zwei Teilen - Containern und Codecs.

Betrachten Sie eine Videodatei, MyTraining.mov. Die Dateierweiterung .mov ist der Container. Sie ist einfach eine Hülle für den Inhalt der Datei. Innerhalb des Containers befinden sich Audio- und Video-Codecs, und es sind diese Codecs, die bestimmen, ob die Datei auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter abgespielt werden kann. Anhand der Dateierweiterung .mov lässt sich also nicht erkennen, ob es sich um ein Webcam-Video in schlechter Qualität ohne Ton oder um ein 4K-Video mit fünf Audiokanälen in Kinoqualität handelt. Und wenn das Gerät eines Mitarbeiters nur einen der vielen potenziellen Codecs in der Datei nicht unterstützt, werden Ihre Zuschauer eine Fehlermeldung sehen, wenn sie auf "Play" klicken.

Codecs haben sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt, und verschiedene Aufnahmetools erstellen Videos mit unterschiedlichen Codecs. Um also sicherzustellen, dass Ihre Videos auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter abgespielt werden können, müsste jemand sie zunächst in Formate konvertieren (oder "transkodieren"), die mit den derzeit auf dem Markt verfügbaren Webbrowsern und Geräten kompatibel sind. Ebenso wie die Komprimierung für die Dateigröße ist die Transkodierung von Dateien ein weiterer komplexer technischer Produktionsschritt, der möglicherweise teure Software oder Spezialisten erfordert.

Herausforderung 3: Bereitstellung von Video

Sie haben die doppelte Herausforderung der Größe und Formatierung gelöst, die das Speichern von Videos zu einem Problem macht? Fantastisch! Jetzt haben Sie eine neue Frage zu beantworten: Was passiert mit Ihrem Netzwerk, wenn die Leute anfangen, auf Play zu drücken?

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter aus der Ferne oder vor Ort zusehen und ob sie ihre Desktops, Laptops oder mobilen Geräte verwenden, kann die Bereitstellung von Videos eine ernsthafte Herausforderung für Unternehmensnetzwerke darstellen. Der Übeltäter ist meistens nicht das Video selbst - es ist das System, in dem Sie Ihre Videos speichern wollen.

Egal, ob es sich um ein LMS, ein CMS oder eine unternehmensweite Dateifreigabelösung handelt, die meisten Content Repositories liefern Videodateien auf die gleiche Weise wie Text- oder Bilddateien. Wenn
ein Mitarbeiter ein Schulungshandbuch von Ihrem LMS herunterlädt, wird die Datei in ihrer Gesamtheit heruntergeladen. Sobald sie heruntergeladen ist, kann sie geöffnet werden. Dieser Ansatz funktioniert gut genug, wenn Sie mit 2 MB großen Dokumenten arbeiten. Sie ist jedoch völlig unzureichend, wenn es um Videodateien mit mehreren Gigabyte geht.

Wenn derselbe Mitarbeiter auf die Wiedergabe eines in Ihrem LMS gehosteten Schulungsvideos klicken würde, würde das LMS versuchen, die Videodatei in ihrer Gesamtheit zu liefern - nicht anders als das Schulungshandbuch. Bei einem 2-GB-Video in einem 25-Mbps-Netzwerk dauert es über 10 Minuten, bis die gesamte Datei übertragen wird. Wenn Ihr Mitarbeiter über eine schnellere 100-Mbps-Verbindung verfügt, dauert es immer noch etwa 3 Minuten.

Wenn das Video heruntergeladen wird, beginnt es auch mit der Wiedergabe. Leider werden Videos oft schneller abgespielt, als sie heruntergeladen werden, und dies führt zu gefürchteten Verzögerungen bei der Wiedergabe, die als Pufferung bezeichnet werden. Durch die Pufferung wird ein Video zum Anhalten gezwungen, bis mehr davon heruntergeladen wurde.

Warum ist Buffering gefürchtet? Wenn Videos puffern, verlassen die Zuschauer die Seite. Branchenuntersuchungen zeigen, dass bereits ein einziges Pufferungsereignis die Anzahl der angesehenen Videos um 39 % senkt. Einfach ausgedrückt: Wenn Betrachter eine Pufferung erleben, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie Ihr Video verlassen und woanders nach den Informationen suchen.

Zusätzlich zur Pufferung gibt es eine weitere Herausforderung beim Herunterladen von Videos in ihrer Gesamtheit. Auf vielen mobilen Geräten gibt es nicht genug Platz, um ein 2-GB-Video zu speichern. Die Folge? Fehlgeschlagene Wiedergabe.

Beachten Sie, dass die oben genannten Herausforderungen für Videos gelten, die auf Abruf zur Verfügung gestellt werden. Weitere Herausforderungen ergeben sich, wenn Sie Ihr Video live streamen möchten. Wenn Sie z. B. ein herkömmliches Content-Repository wie SharePoint oder Ihr LMS verwenden, müssen Sie manuell einen dedizierten Live-Streaming-Server verbinden und konfigurieren, um Live-Streaming zu ermöglichen.

Unabhängig davon, ob Sie Videos live oder auf Abruf bereitstellen, benötigen Sie ein System für die Bereitstellung von Videos , das die Reibung für den Betrachter minimiert und den Datenfluss in Ihrem Netzwerk nicht beeinträchtigt.

Herausforderung 4: Finden von Informationen in Videos

Die Suche nach Informationen in Videos ist wie eine Recherche in einer Bibliothek. Beide beinhalten einen zweistufigen Prozess. In der Bibliothek besteht der erste Schritt darin, das richtige Buch zu finden, und der zweite darin, die richtige Seite im Buch zu finden.

Aber stellen Sie sich eine Bibliothek vor, in der es keine Ordnung in der Anordnung der Bücher in den Regalen gibt und kein Dewey-Dezimalsystem, das hilft, das richtige Buch zu finden. Und stellen Sie sich vor, die Bücher selbst hätten kein Inhaltsverzeichnis, keinen Index und keine Kapitelmarkierungen.

Ob Sie es glauben oder nicht, dies ist die gleiche Art und Weise, wie wir nach Informationen suchen, die in Videos gespeichert sind. Bei der Videosuche besteht der erste Schritt darin, das richtige Video in Ihrer Sammlung zu finden. Der zweite Schritt besteht darin, den genauen Moment im Video zu finden, in dem das relevante Thema behandelt wird. Herkömmliche Ansätze zur Videosuche scheitern häufig an Schritt eins und gehen Schritt zwei nicht einmal ansatzweise an.

Der Grund dafür ist, dass Ihr CMS, LMS, Dateifreigabesysteme und sogar YouTube nicht den tatsächlichen Inhalt der Videos selbst betrachten - die Worte, die von Moderatoren gesprochen oder auf dem Bildschirm gezeigt werden. Stattdessen verwenden diese Systeme bei der Suche nach Videos Informationen über das Video, wie z. B. den Titel, die Beschreibung und die Tags. Dieser Ansatz ist für Videos, die länger als 2-3 Minuten sind, völlig unzureichend.

Betrachten Sie eine aufgezeichnete, von einem Trainer geleitete Schulungssitzung von 45 Minuten Länge. Im Durchschnitt spricht der Trainer 125 Wörter pro Minute, also werden während der Sitzung etwa 5.625 Wörter gesprochen. Selbst wenn 90 % dieser Wörter für die Suche von geringem Wert sind (z. B.: Konjunktionen wie und, Pronomen wie sie, Präpositionen wie nach, Determinatoren wie jene), bleiben immer noch 563 Wörter im Video übrig, die für die Suche wertvoll wären. Der Versuch, jeden einzelnen dieser Begriffe manuell zu markieren, würde enorm viel Zeit in Anspruch nehmen. Angenommen, wir könnten alle fünf Sekunden ein neues Tag hinzufügen, würde es etwa 47 Minuten dauern, alle 563 zu erfassen. Das ist länger als das Video selbst.

Da effektives Tagging so zeitaufwändig ist, fügen die meisten Unternehmen nur sehr wenige Tags zu jedem Video hinzu. Laut einer Studie der University of Minnesota fügten Video-Publisher im Durchschnitt neun Tags zu jedem Video hinzu. In unserem obigen Beispiel würden diese Tags weniger als zwei Prozent des wertvollen Inhalts abdecken. Die restlichen 98 % sind für jeden Mitarbeiter, der nach den Inhalten sucht, unsichtbar.

Aber das ist noch nicht das Ende des Problems. Selbst wenn wir mühsam alle 563 Tags zum Video hinzugefügt hätten, würden diese Tags den Mitarbeitern nur helfen, den Startpunkt der Aufnahme zu finden. In den meisten Fällen wollen Ihre Mitarbeiter Schulungsvideos nicht in ihrer Gesamtheit ansehen. Stattdessen suchen sie nach genauen Momenten im Video, die Erkenntnisse zu einem bestimmten Thema enthalten. Mit der herkömmlichen Videosuche bleibt nur die Möglichkeit, sich wahllos durch die Zeitleiste zu klicken oder sich die Zeit zu nehmen, die gesamte Aufzeichnung anzusehen.

Natürlich ist eine Suche in der Regel in Sekunden abgeschlossen, und selbst ineffiziente Suchen dauern nicht länger als ein paar Minuten. Aber im Laufe eines Jahres summieren sich diese Minuten. Laut McKinsey verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter jede Woche fast 20 % seiner Zeit mit der Suche nach Informationen, die er benötigt, um seine Arbeit effektiv zu erledigen - das ist ein ganzer Tag pro Woche.

Video ist traditionell die am schlechtesten durchsuchbare Art von Daten im Unternehmen. Die Ineffizienz bei der Suche nach bestimmten Informationen in diesem Medium kostet Ihre Mitarbeiter nicht nur unverhältnismäßig viel Zeit, sondern führt in vielen Unternehmen auch zu einer Abwertung des gesamten Formats, da die Mitarbeiter lernen, dass es besser ist, woanders nach schnellen Referenzen zu suchen.

Herausforderung 5: Videobasiertes Lernen nachverfolgen

In der Schule erwerben die Studenten einen Abschluss, indem sie an den Kursen teilnehmen, durch die Lehrpfade voranschreiten und die Beherrschung der erlernten Konzepte nachweisen.

Stellen Sie sich nun eine Schule vor, in der die Lehrer keine Anwesenheitskontrolle durchführen, die Schüler nicht mit dem Lehrer interagieren oder Fragen stellen können und die Schüler keine Tests schreiben oder Noten erhalten, die zeigen, was sie gelernt haben. Das ist es, was passiert, wenn Unternehmen Videos in ihre Lern- und Entwicklungsinitiativen einbinden, ohne Daten über das Engagement des Publikums, das Anzeigeverhalten oder das Verständnis der Lernenden für diese Videos zu sammeln.

Standard-LMS-, CMS- und Unternehmensdateispeichersysteme liefern in der Regel nur sehr wenige Daten darüber, wie Mitarbeiter mit videobasierten Schulungsinhalten umgehen. Die meisten Unternehmensdateispeichersysteme und CMS bieten beispielsweise keinerlei Daten darüber, wer auf einen Inhalt zugegriffen hat. Es gibt einfach keine Möglichkeit zu wissen, welche Mitarbeiter welche Videos angesehen haben, die dort gehostet werden .

Lernmanagementsysteme bieten in der Regel mehr, aber immer noch nicht den Grad an Granularität, der erforderlich ist, um Betrachtungstrends und Engagement zu verstehen. Einige LMS können zum Beispiel berichten, wie oft ein Video abgespielt wurde und ob das Video bis zum Ende angesehen wurde. Die meisten können jedoch nicht darüber berichten, wie oft Segmente innerhalb des Videos angesehen und erneut angesehen wurden. Das kann ein kritisches Versäumnis sein, wenn es darum geht zu bewerten, welche Inhalte für die Lernenden problematisch sind. Schulungsleiter benötigen Daten, die zeigen, was gut funktioniert und was nicht, damit sie iterative Änderungen an Schulungsstrategien und Lehrplänen vornehmen können.

Im Klassenzimmer können die Fragen der Kursteilnehmer und persönliche Gespräche mit dem Ausbilder dazu beitragen, den Ausbilder darüber zu informieren, wo der Lehrplan verbessert werden könnte. Quizfragen helfen den Ausbildern auch zu verstehen, wo die Lernenden Schwierigkeiten haben. Wenn alle dieselbe Frage falsch beantworten, ist das ein guter Hinweis darauf, dass die Schulung verbessert werden könnte.

Bei herkömmlichen LMS und CMS ist es jedoch viel schwieriger, die Punkte zu verbinden, um zu verstehen, ob ein Schulungsvideo einem Mitarbeiter effektiv geholfen hat, eine neue Fähigkeit zu erlernen, oder ob ein bestimmter Teil des Videos sein Ziel verfehlt hat. Es gibt keine Feedback-Optionen für Videos, die diese zwischenmenschlichen Interaktionen mit den Teilnehmern ersetzen. Und die meisten Trainer haben keinen Zugang zu Tools, die es ihnen ermöglichen, ihre videobasierten Schulungsinhalte mit einem Quiz zu versehen - oder im besten Fall wird das Quiz vom eigentlichen Schulungsvideo getrennt und separat durchgeführt.

Als Pädagogen wissen die Trainer in Unternehmen, dass Daten eine wichtige Rolle bei der Entwicklung und Verfeinerung von Lernaktivitäten und -materialien spielen können. Und für Führungskräfte in der Lern- und Entwicklungsabteilung sind Daten ein wesentlicher Bestandteil, um den Wert der Bemühungen ihres Teams zu beweisen (und auch, um zukünftige Investitionen in neue Teammitglieder und Technologien zu rechtfertigen). Doch diese Daten sind in den traditionellen Systemen, mit denen Unternehmen ihre Videos verwalten, oft einfach nicht vorhanden.

Was ist also die Lösung für all diese Herausforderungen?

All-In-One Video-Trainingssoftware

Für die meisten Unternehmen ist für die Erstellung und Verwaltung von Schulungsvideos ein komplexes Geflecht aus unzusammenhängenden Systemen und Software erforderlich. Heute kann ein Unternehmen leicht acht verschiedene Videolösungen für verwenden:

1. Aufzeichnung von On-Demand-Video
2. Aufzeichnung von Bildschirminhalten
3. Live-Streaming von Ereignissen
4. Videos bearbeiten
5. Komprimieren und Transkodieren von Videos
6. Indexierung von Videoinhalten für die Suche
7. Speichern und Abspielen von Videos
8. Optimierung der Videobereitstellung im Unternehmensnetzwerk

Es ist teuer und ineffizient, Videos auf diese Weise zu verwalten. Außerdem wäre dies vergleichbar mit dem Mitführen eines Laptops, eines WiFi-Hotspots, eines MP3-Players, einer Digitalkamera, eines GoPro-Camcorders, eines GPS-Trackers und eines Telefons - es macht keinen Sinn mehr, all diese Geräte separat mit sich zu führen, wenn man all diese Tools und mehr in einem einzigen Smartphone unterbringen kann.

Für Video gibt es jetzt eine einzige Technologie, die die größten Herausforderungen für Unternehmen löst, wenn es darum geht, Video zur Verbesserung der Mitarbeiterschulung einzusetzen: ein Video-Content-Management-System, oder video CMS. Lesen Sie in unserem neuesten Whitepaper, wie ein Video-CMS die 5 größten Herausforderungen bei der Schulung mit Video löst.

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