Video ist ein einzigartiges Medium. Es ist ansprechender als ein Schulungshandbuch und ermöglicht die Skalierung von Schulungen in großen Organisationen. Doch die Verwaltung und Weitergabe videobasierter Schulungsressourcen ist ohne die richtigen Tools äußerst schwierig. Die Systeme, auf die sich Unternehmen üblicherweise zur Unterstützung von Lernen und Wissensaustausch am Arbeitsplatz verlassen – wie Lernmanagementsysteme (LMS), Content-Management-Systeme (CMS) und unternehmensweite Dateifreigabesysteme – wurden schlichtweg nie für videobasiertes Lernen entwickelt.

Bei Panopto Wir hatten die Gelegenheit, mit mehr als tausend Organisationen im Rahmen ihrer Videolerninitiativen zusammenzuarbeiten, und obwohl die Ziele und Strategien jedes Unternehmens einzigartig sind, stoßen fast alle auf die gleichen Probleme, wenn es darum geht, Videos in die Mitarbeiterschulung einzubeziehen.

Herausforderung 1: Videodateien speichern

Sie haben die Videoaufnahme abgeschlossen. Herzlichen Glückwunsch! Und wo speichern Sie die Datei nun? Eine einfache Frage mit einer komplizierten Antwort, denn Videodateien sind enorm groß.

Zum Vergleich: Ein einminütiges Video, aufgenommen mit einem iPhone X in 1080p-Auflösung, hat eine Dateigröße von etwa 175 MB. Um zu verdeutlichen, wie groß das ist, vergleichen wir es mit einem umfangreichen Textdokument. Leo Tolstois „Krieg und Frieden“ ist ein 1440 Seiten starkes Werk mit über 587.000 Wörtern, belegt aber als Microsoft-Word-Dokument nur 2 MB.

Die relative Größe von Videodateien wird zu einem praktischen Problem, wenn man bedenkt, wo die meisten Unternehmen ihre Lernmaterialien speichern: in einem LMS wie Saba oder Cornerstone oder in einem CMS wie SharePoint.

Das Problem besteht darin, dass die standardmäßige maximale Dateigröße dieser Systeme typischerweise zwischen 50 und 100 MB liegt. Zum jetzigen Zeitpunkt beträgt die standardmäßige maximale Dateigröße für Uploads in SharePoint 50 MB. Cornerstone hat eine maximale Standarddateigröße von 100 MB. Und die meisten anderen gängigen Lernmanagementsysteme (LMS) haben ähnliche Beschränkungen. Das stellt uns vor eine offensichtliche Herausforderung: Selbst ein einminütiges Video überschreitet unsere Dateigrößenbeschränkungen!

Natürlich können und ergreifen die meisten Organisationen Maßnahmen, um die maximale Dateigröße in ihren Lernmanagementsystemen (LMS) und Content-Management-Systemen (CMS) zu erhöhen. Diese Maßnahmen haben jedoch ihre Grenzen. Aktuell liegt die maximale Dateigröße in den meisten LMS und CMS noch bei 2 GB. Bei 175 MB pro Minute können wir also nur etwa 11 Minuten Video aufnehmen, bevor auch diese Grenze überschritten wird. Aber wie viele Townhall-Meetings, Schulungen oder Keynotes von Führungskräften dauern schon kürzer als 11 Minuten?

Bei längeren Aufnahmen, die typischerweise den Großteil der Geschäftsaufnahmen ausmachen, ergeben sich neue Probleme. Um diese Videos zugänglich zu machen, muss zunächst jemand …
Wertvolle Zeit wird mit dem Komprimieren und Konvertieren von Videodateien verbracht, um die richtige Bitrate, Bildrate und Auflösung für den Upload in ein LMS zu erreichen. Dies sind komplexe technische Produktionsschritte, die oft teure Software oder externe Spezialisten erfordern.

Angesichts der vielen Herausforderungen bei der Nutzung von LMS- und CMS-Systemen geben manche Organisationen auf und laden ihre Videos einfach in ihre unternehmensweiten Dateifreigabesysteme hoch (sei es in einfachen Netzwerk-LAN-Laufwerken oder webbasierten Lösungen wie Google Drive oder Dropbox). Zwar haben diese Systeme in der Regel keine vergleichbaren Dateigrößenbeschränkungen, bringen aber andere Herausforderungen in Bezug auf Dateiformate, Auffindbarkeit und Analyse mit sich.

Herausforderung 2: Videodateiformate

Eine kurze Denkübung: Überlegen Sie sich ein digitales Videoformat, das garantiert auf allen Geräten Ihrer Mitarbeiter abspielbar ist. Falls Sie einen Tipp benötigen, hier einige Möglichkeiten: AVI, MP4, FLV, MPG, WMV, MOV, QT, ASF, 3GP, WMA und M4V.

Irgendwelche Vermutungen?

Das ist eigentlich eine Fangfrage. Wir können nicht allein anhand des Dateityps feststellen, ob eine Videodatei kompatibel ist. Der Grund dafür ist, dass Videodateien komplexer sind als Standbilder oder Textdokumente. Genauer gesagt bestehen Videodateien aus zwei Teilen: Containern und Codecs.

Nehmen wir als Beispiel die Videodatei „MyTraining.mov“. Die Dateiendung .mov ist der Container. Sie ist quasi die Hülle für den Inhalt der Datei. Innerhalb des Containers befinden sich Audio- und Video-Codecs. Diese Codecs bestimmen, ob die Datei auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter abgespielt werden kann. Allein anhand der Dateiendung .mov lässt sich also nicht erkennen, ob es sich um ein minderwertiges Webcam-Video ohne Ton oder um ein 4K-Video mit fünf Kanälen in Kinoqualität handelt. Und wenn das Gerät eines Mitarbeiters auch nur einen der vielen möglichen Codecs in der Datei nicht unterstützt, erhalten die Zuschauer beim Abspielen eine Fehlermeldung.

Codecs haben sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt, und verschiedene Aufnahmeprogramme erzeugen Videos mit unterschiedlichen Codecs. Damit Ihre Videos auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter abgespielt werden können, müssen sie zunächst in Formate konvertiert (oder „transkodiert“) werden, die mit den aktuell auf dem Markt erhältlichen Webbrowsern und Geräten kompatibel sind. Wie die Komprimierung zur Reduzierung der Dateigröße ist auch die Transkodierung von Dateien ein komplexer technischer Produktionsschritt, der teure Software oder Spezialisten erfordern kann.

Herausforderung 3: Videoauslieferung

Die beiden Herausforderungen hinsichtlich Größe und Formatierung, die die Videospeicherung so problematisch machen, sind gelöst? Fantastisch. Jetzt müssen Sie eine neue Frage beantworten: Was passiert mit Ihrem Netzwerk, wenn die Wiedergabe gestartet wird?

Ob Ihre Mitarbeiter remote oder vor Ort zusehen und ob sie Desktop-PCs, Laptops oder Mobilgeräte nutzen – die Videoübertragung kann für Unternehmensnetzwerke eine erhebliche Herausforderung darstellen. Die Ursache liegt meist nicht im Video selbst, sondern im gewählten Speichersystem.

Ob es sich um ein LMS, ein CMS oder eine unternehmensweite Dateifreigabelösung handelt, die meisten Content-Repositorys liefern Videodateien auf die gleiche Weise wie Text- oder Bilddateien.
Wenn ein Mitarbeiter ein Schulungshandbuch aus Ihrem LMS herunterlädt, wird die Datei vollständig heruntergeladen. Nach dem Download kann sie geöffnet werden. Dieses Verfahren funktioniert gut bei Dokumenten mit einer Größe von 2 MB. Bei Videodateien mit mehreren Gigabyte ist es jedoch völlig unzureichend.

Wenn derselbe Mitarbeiter ein in Ihrem LMS gehostetes Schulungsvideo abspielt, versucht das LMS, die Videodatei vollständig abzuspielen – genau wie das Schulungshandbuch. Bei einem 2 GB großen Video dauert es über eine 25-Mbit/s-Verbindung mehr als 10 Minuten, bis die vollständige Datei empfangen ist. Selbst mit einer schnelleren 100-Mbit/s-Verbindung dauert es nur etwa 3 Minuten.

Sobald das Video heruntergeladen wird, beginnt auch die Wiedergabe. Leider werden Videos oft schneller abgespielt als heruntergeladen, was zu den gefürchteten Wiedergabeverzögerungen, dem sogenannten Puffern, führt. Das Puffern bewirkt, dass das Video pausiert, bis mehr Daten heruntergeladen wurden.

Warum ist Pufferung so gefürchtet? Weil Zuschauer abspringen, wenn Videos puffern. Branchenstudien zeigen, dass bereits ein einziges Pufferereignis die Wiedergabezeit um 39 % reduziert. Kurz gesagt: Wenn Zuschauer mit Pufferung konfrontiert werden, ist die Wahrscheinlichkeit viel höher, dass sie Ihr Video abbrechen und sich die Informationen woanders ansehen.

Neben dem Puffern gibt es eine weitere Herausforderung beim Herunterladen vollständiger Videos. Auf vielen Mobilgeräten ist nicht genügend Speicherplatz für ein 2 GB großes Video vorhanden. Die Folge? Wiedergabefehler.

Beachten Sie, dass die oben genannten Herausforderungen für Videos gelten, die auf Abruf verfügbar sind. Zusätzliche Herausforderungen ergeben sich, wenn Sie Ihr Video live streamen möchten. Wenn Sie beispielsweise ein herkömmliches Content-Repository wie SharePoint oder Ihr LMS verwenden, müssen Sie einen dedizierten Live-Streaming-Server manuell verbinden und konfigurieren, um Live-Streaming zu ermöglichen.

Unabhängig davon, ob Sie Videos live oder auf Abruf bereitstellen, benötigen Sie ein System zur Videoübertragung , das die Benutzerfreundlichkeit für den Zuschauer minimiert und den Datenfluss in Ihrem Netzwerk nicht beeinträchtigt.

Herausforderung 4: Informationen in Videos finden

Informationen in Videos zu finden, ist wie in einer Bibliothek zu recherchieren. Beides umfasst zwei Schritte. In der Bibliothek muss man zuerst das richtige Buch finden und dann die richtige Seite darin.

Stellen Sie sich eine Bibliothek vor, in der die Bücher in den Regalen ungeordnet stehen und es kein Dewey-Dezimalsystem gibt, das beim Auffinden des richtigen Buches hilft. Und stellen Sie sich vor, die Bücher selbst hätten weder Inhaltsverzeichnis noch Register noch Kapitelmarkierungen.

Ob Sie es glauben oder nicht, genau so suchen wir nach Informationen in Videos. Bei der Videosuche besteht der erste Schritt darin, das richtige Video in Ihrer Sammlung zu finden. Im zweiten Schritt gilt es, die genaue Stelle im Video zu finden, an der das relevante Thema behandelt wird. Herkömmliche Ansätze der Videosuche scheitern häufig schon am ersten Schritt und gehen auf den zweiten gar nicht erst ein.

Der Grund dafür ist, dass Ihr Content-Management-System (CMS), Ihr Lernmanagementsystem (LMS), Ihre Dateifreigabesysteme und selbst YouTube nicht den eigentlichen Videoinhalt – also die gesprochenen oder auf dem Bildschirm angezeigten Worte – analysieren. Stattdessen nutzen diese Systeme bei der Videosuche Informationen wie Titel, Beschreibung und Schlagwörter. Für Videos, die länger als zwei bis drei Minuten sind, ist dieser Ansatz völlig unzureichend.

Betrachten wir eine aufgezeichnete, 45-minütige Schulung mit Trainer. Im Durchschnitt spricht der Trainer 125 Wörter pro Minute, sodass während der Schulung etwa 5.625 Wörter gesprochen werden. Selbst wenn 90 % dieser Wörter für die Suche wenig relevant sind (z. B. Konjunktionen wie „und“, Pronomen wie „sie“, Präpositionen wie „nach“ oder Artikel wie „jene“), bleiben immer noch 563 Wörter im Video übrig, die für die Suche wertvoll wären. Jedes dieser Wörter manuell zu taggen, wäre extrem zeitaufwendig. Angenommen, wir könnten alle fünf Sekunden ein neues Tag hinzufügen, würde es etwa 47 Minuten dauern, alle 563 Wörter zu erfassen. Das ist länger als die Videolänge selbst.

Da effektives Tagging sehr zeitaufwändig ist, fügen die meisten Organisationen jedem Video nur sehr wenige Tags hinzu. Laut einer Studie der Universität Minnesota verwenden Video-Publisher durchschnittlich neun Tags pro Video. In unserem obigen Beispiel würden diese Tags weniger als zwei Prozent des wertvollen Inhalts abdecken. Die restlichen 98 Prozent bleiben für Mitarbeiter, die nach diesem Inhalt suchen, unsichtbar.

Doch das ist noch nicht alles. Selbst wenn wir alle 563 Tags mühsam zum Video hinzugefügt hätten, würden diese den Mitarbeitern lediglich helfen, den Anfang der Aufnahme zu finden. In den meisten Fällen möchten Ihre Mitarbeiter Schulungsvideos nicht komplett ansehen. Sie suchen vielmehr nach bestimmten Stellen im Video, die wichtige Erkenntnisse zu einem bestimmten Thema enthalten. Mit der herkömmlichen Videosuche bleibt als einzige Lösung, entweder wahllos durch die Zeitleiste zu klicken oder sich die Zeit zu nehmen, die gesamte Aufnahme anzusehen.

Eine Suche ist in der Regel in Sekundenschnelle abgeschlossen, und selbst ineffiziente Suchen dauern nicht länger als ein paar Minuten. Doch im Laufe eines Jahres summieren sich diese Minuten. Laut McKinsey verbringt ein durchschnittlicher Wissensarbeiter fast 20 % seiner wöchentlichen Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen, die er für seine Arbeit benötigt – das entspricht einem ganzen Tag pro Woche.

Video war traditionell die am schwersten durchsuchbare Datenart in Unternehmen, und die Ineffizienz bei der Suche nach spezifischen Informationen in diesem Medium kostet Ihre Mitarbeiter nicht nur unverhältnismäßig viel Zeit, sondern führt in vielen Organisationen auch zur Abwertung des gesamten Formats, da die Mitarbeiter feststellen, dass sie für schnelle Informationen besser woanders suchen sollten.

Herausforderung 5: Nachverfolgung videobasierten Lernens

In der Schule erwerben die Schüler einen Abschluss, indem sie Kurse besuchen, Bildungswege durchlaufen und ihre Kompetenz in den erlernten Konzepten unter Beweis stellen.

Stellen Sie sich eine Schule vor, in der die Lehrkräfte keine Anwesenheit kontrollieren, die Schüler nicht mit den Lehrkräften interagieren oder Fragen stellen können und in der es keine Prüfungen oder Noten gibt, die ihren Lernerfolg dokumentieren. Genau das passiert, wenn Unternehmen Videos in ihre Weiterbildungsmaßnahmen integrieren, ohne Daten zum Publikumsengagement, zum Sehverhalten oder zum Lernerfolg zu erfassen.

Standardmäßige Lernmanagementsysteme (LMS), Content-Management-Systeme (CMS) und Dateispeichersysteme für Unternehmen liefern in der Regel nur sehr wenige Daten darüber, wie Mitarbeiter videobasierte Schulungsinhalte nutzen. Die meisten Dateispeichersysteme und CMS bieten beispielsweise keinerlei Informationen darüber, wer auf einen bestimmten Inhalt zugegriffen hat. Es gibt schlicht keine Möglichkeit festzustellen, welche Mitarbeiter welche dort gehosteten Videos angesehen haben.

Lernmanagementsysteme (LMS) bieten zwar in der Regel mehr Funktionen, aber immer noch nicht die nötige Detailtiefe, um Nutzungsmuster und das Engagement zu verstehen. Einige LMS können beispielsweise die Anzahl der Videoaufrufe und die Vollständigkeit des Videos erfassen. Die meisten erfassen jedoch nicht, wie oft einzelne Videosegmente angesehen und wiederholt wurden. Dies kann ein entscheidender Mangel sein, wenn es darum geht, problematische Inhalte für Lernende zu identifizieren. Trainer benötigen Daten, die zeigen, was gut funktioniert und was nicht, um Schulungsstrategien und -inhalte kontinuierlich anzupassen.

Im Unterricht können Fragen der Studierenden und Einzelgespräche mit dem Dozenten Aufschluss darüber geben, wo der Lehrplan verbessert werden kann. Quizze helfen Dozenten außerdem zu erkennen, wo die Lernenden Schwierigkeiten haben. Wenn alle dieselbe Frage falsch beantworten, ist dies ein deutlicher Hinweis darauf, dass die Schulung optimiert werden kann.

Bei herkömmlichen Lernmanagementsystemen (LMS) und Content-Management-Systemen (CMS) ist es jedoch deutlich schwieriger, die Zusammenhänge zu erkennen und zu beurteilen, ob ein Schulungsvideo effektiv dazu beigetragen hat, dass ein Mitarbeiter eine neue Fähigkeit erlernt hat, oder ob ein bestimmter Teil des Videos sein Ziel verfehlt hat. Es gibt keine Feedback-Optionen für Videos, die die zwischenmenschliche Interaktion mit den Lernenden ersetzen könnten. Und die meisten Trainer haben keinen Zugriff auf Tools, mit denen sie Quizfragen in ihre videobasierten Schulungsinhalte integrieren können – oder bestenfalls sind die Quizfragen vom eigentlichen Schulungsvideo getrennt und werden separat bearbeitet.

Als Pädagogen wissen Firmentrainer, dass Daten eine wichtige Rolle bei der Entwicklung und Optimierung von Lernaktivitäten und -materialien spielen. Und für Führungskräfte im Bereich Lernen und Entwicklung sind Daten unerlässlich, um den Wert der Teamarbeit nachzuweisen (sowie um zukünftige Investitionen in neue Teammitglieder und Technologien zu rechtfertigen). Doch diese Daten sind in den herkömmlichen Systemen, die Unternehmen zur Videoverwaltung nutzen, oft schlichtweg nicht vorhanden.

Was ist also die Lösung für all diese Herausforderungen?

All-in-One-Videotrainingssoftware

Für die meisten Organisationen erfordert die Erstellung und Verwaltung von Schulungsvideos ein komplexes Zusammenspiel unverbundener Systeme und Software. Heutzutage kann ein Unternehmen problemlos acht verschiedene Videolösungen für folgende Zwecke nutzen:

1. Videoaufzeichnung auf Abruf
2. Bildschirmaufzeichnungsinhalte
3. Live-Streaming-Events
4. Videos bearbeiten
5. Komprimierung und Transkodierung von Videos
6. Indexierung von Videoinhalten für die Suche
7. Videos speichern und abspielen
8. Optimierung der Videoübertragung im gesamten Unternehmensnetzwerk

Die Videoverwaltung auf diese Weise ist teuer und ineffizient. Außerdem wäre es vergleichbar damit, Laptop, WLAN-Hotspot, MP3-Player, Digitalkamera, GoPro-Camcorder, GPS-Tracker und Telefon mit sich herumzutragen – es macht keinen Sinn mehr, all diese Geräte separat zu transportieren, wenn man all diese Funktionen und mehr in einem einzigen Smartphone vereint hat.

Für Video gibt es jetzt eine einzige Technologie, die die größten Herausforderungen von Unternehmen bei der Nutzung von Videos zur Verbesserung der Mitarbeiterschulung löst: ein Video-Content-Management-System (Video-CMS). Lesen Sie in unserem aktuellen Whitepaper, wie ein Video-CMS die fünf größten Herausforderungen im Videotraining bewältigt.