La vidéo est un format à part. Plus captivante qu'un manuel de formation, elle permet de déployer la formation à grande échelle au sein des organisations. Cependant, gérer et partager des ressources de formation vidéo sans les outils adéquats s'avère extrêmement complexe. Or, les systèmes généralement utilisés par les organisations pour l'apprentissage et le partage des connaissances au travail, tels que les plateformes de gestion de l'apprentissage (LMS), les systèmes de gestion de contenu (CMS) et les systèmes de partage de fichiers d'entreprise, n'ont tout simplement jamais été conçus pour la formation vidéo.

À Panopto Nous avons eu l'opportunité de travailler avec plus de mille organisations dans le cadre de leurs initiatives d'apprentissage vidéo, et bien que les objectifs et les stratégies de chaque entreprise soient uniques, presque toutes rencontrent le même ensemble de problèmes lorsqu'il s'agit d'intégrer la vidéo dans la formation des employés .

Défi 1 : Stockage des fichiers vidéo

Vous avez terminé l'enregistrement d'une vidéo. Félicitations ! Mais où la stocker ? C'est une question simple, mais la réponse est complexe, car les fichiers vidéo sont volumineux.

À titre de comparaison, une vidéo d'une minute enregistrée avec un iPhone X en résolution 1080p génère un fichier d'environ 175 Mo. Pour bien saisir l'ampleur de cette taille, prenons l'exemple d'un document texte volumineux : Guerre et Paix de Léon Tolstoï, un ouvrage imposant de 1 440 pages et plus de 587 000 mots, ne pèse que 2 Mo en tant que document Microsoft Word.

La taille comparative des fichiers vidéo devient un problème pratique lorsqu'on considère où la plupart des entreprises stockent leurs supports pédagogiques : dans un LMS comme Saba ou Cornerstone, ou un CMS comme SharePoint.

Le problème est que la taille maximale par défaut des fichiers sur ces systèmes est généralement fixée entre 50 et 100 Mo. À l'heure actuelle, la taille maximale par défaut des fichiers que vous pouvez importer sur SharePoint, sans configuration supplémentaire, est de 50 Mo. Cornerstone impose une taille maximale par défaut de 100 Mo. Et la plupart des autres plateformes LMS populaires ont des limitations similaires. Cela nous pose un problème évident : même une vidéo d'une minute dépasse nos limites de taille de fichier !

Bien sûr, la plupart des organisations peuvent prendre des mesures pour augmenter la taille maximale des fichiers dans leurs systèmes LMS et CMS, et elles le font effectivement. Mais ces mesures ont leurs limites. Aujourd'hui, la plupart des LMS et CMS imposent toujours une limite stricte de 2 Go par fichier. À 175 Mo/s par minute, nous ne pourrons enregistrer qu'environ 11 minutes de vidéo avant que notre fichier ne dépasse également cette limite. Or, combien de réunions publiques, de formations en salle et de discours d'ouverture de dirigeants durent moins de 11 minutes ?

Pour les enregistrements plus longs, qui constituent généralement la majorité des enregistrements d'entreprise, de nouveaux problèmes surgissent. Afin de rendre ces vidéos disponibles, il faudra d'abord que quelqu'un…
Consacrer un temps précieux à la compression et à la conversion des fichiers vidéo au débit binaire, à la fréquence d'images et à la résolution appropriés pour permettre leur chargement sur une plateforme de gestion de l'apprentissage (LMS) est une tâche complexe. Ces étapes de production techniques nécessitent souvent des logiciels coûteux ou l'intervention de spécialistes externes.

Face aux nombreuses difficultés liées à l'utilisation des systèmes LMS et CMS, certaines organisations préfèrent se contenter de télécharger leurs vidéos sur leurs systèmes de partage de fichiers d'entreprise (qu'il s'agisse de simples disques réseau locaux ou de solutions web comme Google Drive ou Dropbox). Si ces systèmes n'imposent généralement pas de limitations de taille de fichier similaires, ils présentent d'autres défis en matière de formats de fichiers, de visibilité et d'analyse.

Défi 2 : Formats de fichiers vidéo

Petit exercice de réflexion : trouvez un format vidéo numérique compatible avec tous les appareils de vos employés. Voici quelques exemples : AVI, MP4, FLV, MPG, WMV, MOV, QT, ASF, 3GP, WMA et M4V.

Des idées ?

Il s'agit en réalité d'une question piège. On ne peut pas déterminer la compatibilité d'un fichier vidéo en se basant uniquement sur son type. En effet, les fichiers vidéo sont plus complexes que les images fixes ou les documents texte. Plus précisément, ils sont composés de deux éléments : le conteneur et le codec.

Prenons l'exemple d'un fichier vidéo, MyTraining.mov. L'extension .mov correspond au conteneur. Il s'agit simplement d'une enveloppe pour le contenu du fichier. Ce conteneur contient des codecs audio et vidéo, et ce sont ces codecs qui déterminent si le fichier sera lisible sur les appareils de vos employés. Ainsi, en se basant uniquement sur l'extension .mov, il est impossible de savoir si le fichier contient une vidéo de webcam de basse qualité sans son, ou une vidéo 4K avec un son haute définition. Si l'appareil d'un employé ne prend pas en charge l'un des nombreux codecs potentiels présents dans le fichier, vos utilisateurs verront un message d'erreur lorsqu'ils cliqueront sur « Lecture ».

Les codecs ont évolué au fil des ans, et différents outils d'enregistrement créent des vidéos avec des codecs différents. Par conséquent, pour garantir la compatibilité de vos vidéos avec les appareils de vos employés, il est nécessaire de les convertir (ou « transcoder ») dans des formats compatibles avec les navigateurs web et les appareils actuellement disponibles sur le marché. À l'instar de la compression pour réduire la taille des fichiers, le transcodage constitue une étape technique complexe de la production, pouvant nécessiter des logiciels coûteux ou l'intervention de spécialistes.

Défi 3 : Diffusion de vidéos

Vous avez résolu les deux problèmes de taille et de formatage qui compliquent le stockage vidéo ? Parfait. Il vous reste maintenant une nouvelle question : que se passe-t-il sur votre réseau lorsque les utilisateurs lancent la lecture ?

Que vos collaborateurs suivent la réunion à distance ou sur site, et qu'ils utilisent leurs ordinateurs de bureau, portables ou appareils mobiles, la diffusion vidéo peut représenter un véritable défi pour les réseaux d'entreprise. Le problème ne vient généralement pas de la vidéo elle-même, mais du système de stockage choisi.

Qu'il s'agisse d'un LMS, d'un CMS ou d'une solution de partage de fichiers d'entreprise, la plupart des plateformes de gestion de contenu distribuent les fichiers vidéo de la même manière que les fichiers texte ou image.
Lorsqu'un employé télécharge un manuel de formation depuis votre plateforme LMS, le fichier est téléchargé intégralement. Une fois téléchargé, il peut être ouvert. Cette méthode convient pour des documents de 2 Mo. En revanche, elle est totalement inadaptée pour des fichiers vidéo de plusieurs gigaoctets.

Si ce même employé cliquait sur « Lecture » ​​pour une vidéo de formation hébergée sur votre plateforme LMS, celle-ci tenterait de diffuser le fichier vidéo dans son intégralité, comme pour un manuel de formation. Pour une vidéo de 2 Go sur un réseau de 25 Mbits/s, le téléchargement complet prendrait plus de 10 minutes. Même avec une connexion plus rapide de 100 Mbits/s, le téléchargement prendrait environ 3 minutes.

Dès que la vidéo commence à se télécharger, elle se lance également. Malheureusement, les vidéos se lancent souvent plus vite qu'elles ne se téléchargent, ce qui provoque des interruptions de lecture appelées « mise en mémoire tampon ». La mise en mémoire tampon force la lecture de la vidéo à se mettre en pause jusqu'à ce qu'une plus grande partie soit téléchargée.

Pourquoi la mise en mémoire tampon est-elle si redoutée ? Parce que lorsqu'une vidéo se met en mémoire tampon, les spectateurs la quittent. Des études montrent qu'une seule interruption de la mise en mémoire tampon réduit de 39 % le temps de visionnage. Autrement dit, si les spectateurs subissent des interruptions, ils sont beaucoup plus susceptibles d'abandonner votre vidéo et de chercher l'information ailleurs.

Outre la mise en mémoire tampon, le téléchargement intégral des vidéos pose un autre problème. Sur de nombreux appareils mobiles, l'espace de stockage est insuffisant pour une vidéo de 2 Go. Résultat ? La lecture est impossible.

Il est important de noter que les difficultés mentionnées ci-dessus concernent les vidéos à la demande. D'autres problèmes se posent si vous souhaitez diffuser votre vidéo en direct. Par exemple, si vous utilisez un système de gestion de contenu traditionnel comme SharePoint ou votre plateforme d'apprentissage en ligne (LMS), vous devrez connecter et configurer manuellement un serveur de diffusion en direct dédié pour activer la diffusion en direct .

Que vous diffusiez des vidéos en direct ou à la demande, vous avez besoin d'un système de diffusion vidéo qui minimise les obstacles pour le spectateur et ne compromet pas le flux de données sur votre réseau.

Défi 4 : Trouver des informations dans les vidéos

La recherche d'informations dans les vidéos s'apparente à la recherche en bibliothèque. Dans les deux cas, elle se déroule en deux étapes. À la bibliothèque, la première consiste à trouver le bon ouvrage, la seconde à trouver la bonne page.

Imaginez une bibliothèque où les livres sont rangés sans ordre sur les étagères et où il n'existe aucun système de classification décimale de Dewey pour faciliter la recherche. Imaginez aussi que les livres eux-mêmes n'aient ni table des matières, ni index, ni titres de chapitres.

Croyez-le ou non, c'est ainsi que nous recherchons des informations dans les vidéos. La recherche vidéo commence par trouver la vidéo souhaitée dans votre collection. La seconde consiste à repérer le moment précis où le sujet recherché est abordé. Les méthodes traditionnelles de recherche vidéo échouent souvent dès la première étape et ne prennent même pas en compte la seconde.

La raison est simple : votre CMS, votre LMS, vos systèmes de partage de fichiers, et même YouTube, n’analysent pas le contenu même des vidéos, c’est-à-dire les paroles des présentateurs ou les images affichées à l’écran. Pour rechercher une vidéo, ces systèmes se basent plutôt sur des informations la concernant, comme le titre, la description et les mots-clés. Cette approche est largement insuffisante pour les vidéos de plus de 2 à 3 minutes.

Prenons l'exemple d'une session de formation enregistrée, animée par un formateur, d'une durée de 45 minutes. En moyenne, le formateur prononce 125 mots par minute, soit environ 5 625 mots au cours de la session. Même si 90 % de ces mots présentent peu d'intérêt pour la recherche (par exemple : des conjonctions comme « et », des pronoms comme « elle », des prépositions comme « après », des déterminants comme « ceux-là »), il reste tout de même 563 mots dans la vidéo qui seraient pertinents pour la recherche. Tenter d'étiqueter manuellement chacun de ces termes prendrait un temps considérable. En supposant que nous puissions ajouter une nouvelle étiquette toutes les cinq secondes, il faudrait environ 47 minutes pour inclure les 563 mots. C'est plus long que la vidéo elle-même.

Le balisage efficace étant très chronophage, la plupart des organisations n'ajoutent que très peu de balises à chaque vidéo. Selon une étude de l'Université du Minnesota, les éditeurs vidéo ajoutent en moyenne neuf balises par vidéo. Dans notre exemple, ces balises ne couvriraient que moins de 2 % du contenu pertinent. Les 98 % restants seront invisibles pour tout employé effectuant une recherche.

Mais le problème ne s'arrête pas là. Même en ajoutant minutieusement les 563 balises à la vidéo, celles-ci ne permettraient aux employés que de trouver le début de l'enregistrement. Dans la plupart des cas, vos collaborateurs ne souhaitent pas regarder des vidéos de formation en entier. Ils recherchent plutôt des moments précis contenant des informations pertinentes sur un sujet particulier. Avec la recherche vidéo traditionnelle, la seule solution est de naviguer au hasard dans la chronologie ou de regarder l'enregistrement complet.

Bien sûr, une recherche s'effectue généralement en quelques secondes, et même les recherches les moins efficaces ne prennent que quelques minutes. Mais sur une année, ces minutes s'accumulent. Selon McKinsey, un travailleur du savoir passe en moyenne près de 20 % de son temps hebdomadaire à rechercher les informations dont il a besoin pour travailler efficacement, soit une journée entière par semaine.

Traditionnellement, la vidéo est le type de données le moins facile à rechercher en entreprise, et l'inefficacité de la recherche d'informations spécifiques dans ce média coûte non seulement un temps disproportionné à vos employés, mais finit également, pour de nombreuses organisations, par dévaloriser l'ensemble du format, les employés apprenant qu'il est préférable de chercher ailleurs pour obtenir des références rapides.

Défi 5 : Suivi de l’apprentissage par la vidéo

À l'école, les élèves obtiennent un diplôme en assistant aux cours, en progressant dans les différents cursus et en démontrant leur maîtrise des concepts appris.

Imaginez une école où les professeurs ne font pas l'appel, où les élèves ne peuvent ni interagir avec l'enseignant ni poser de questions, et où ils ne passent pas d'examens ni ne reçoivent de notes attestant de leurs acquis. C'est ce qui se produit lorsque les entreprises intègrent la vidéo à leurs programmes de formation sans aucun moyen de recueillir des données sur l'engagement du public, ses habitudes de visionnage ou la compréhension des apprenants.

Les systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS), les systèmes de gestion de contenu (CMS) et les systèmes de stockage de fichiers d'entreprise classiques fournissent généralement très peu d'informations sur la manière dont les employés interagissent avec les contenus de formation vidéo. La plupart des systèmes de stockage de fichiers et des CMS d'entreprise, par exemple, ne fournissent aucune donnée sur les personnes ayant consulté un contenu. Il est donc impossible de savoir quels employés ont visionné quelles vidéos hébergées sur ces systèmes.

Les plateformes de gestion de l'apprentissage (LMS) offrent généralement plus de fonctionnalités, mais ne fournissent toujours pas le niveau de détail nécessaire pour comprendre les tendances de visionnage et l'engagement des apprenants. Par exemple, certaines LMS peuvent indiquer le nombre de fois qu'une vidéo a été visionnée et si elle a été regardée en entier. Cependant, la plupart ne permettent pas de savoir combien de fois des segments de la vidéo ont été visionnés et revus. Cette lacune peut s'avérer cruciale pour identifier les contenus problématiques pour les apprenants. Les formateurs ont besoin de données montrant ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, afin d'adapter progressivement leurs stratégies et leurs programmes de formation.

En classe, les questions des étudiants et les échanges individuels avec le formateur permettent à ce dernier d'identifier les points à améliorer dans le programme. Les quiz aident également les formateurs à repérer les difficultés rencontrées par les apprenants. Si tous les étudiants répondent incorrectement à la même question, cela indique clairement que la formation pourrait être améliorée.

Avec les plateformes LMS et CMS traditionnelles, il est beaucoup plus difficile d'établir des liens de causalité pour comprendre si une vidéo de formation a permis à un employé d'acquérir une nouvelle compétence ou si une partie spécifique de la vidéo n'a pas atteint son objectif. Aucune option de retour d'information n'est disponible pour les vidéos, ce qui remplace les interactions directes avec les apprenants. De plus, la plupart des formateurs n'ont pas accès aux outils leur permettant d'intégrer des quiz à leurs contenus de formation vidéo ; au mieux, ces quiz sont dissociés de la vidéo de formation et réalisés séparément.

En tant que formateurs, les responsables de la formation en entreprise savent que les données peuvent jouer un rôle crucial dans le développement et l'amélioration des activités et des supports pédagogiques. Pour les responsables de la formation et du développement, les données sont essentielles pour démontrer la valeur du travail de leur équipe (et pour justifier les investissements futurs dans de nouveaux collaborateurs et technologies). Or, ces données sont souvent tout simplement absentes des systèmes traditionnels utilisés par les entreprises pour gérer leurs vidéos.

Alors, quelle est la solution à tous ces défis ?

Logiciel de formation vidéo tout-en-un

Pour la plupart des organisations, la création et la gestion de vidéos de formation nécessitent un réseau complexe de systèmes et de logiciels disparates. Aujourd'hui, une entreprise peut facilement utiliser jusqu'à huit solutions vidéo différentes pour :

1. Enregistrement vidéo à la demande
2. Enregistrement du contenu de l'écran
3. Événements en direct
4. Montage vidéo
5. Compression et transcodage vidéo
6. Indexation du contenu vidéo pour la recherche
7. Stockage et lecture de vidéos
8. Optimisation de la diffusion vidéo sur le réseau d'entreprise

Gérer la vidéo de cette manière est coûteux et inefficace. De plus, cela reviendrait à transporter un ordinateur portable, un point d'accès Wi-Fi, un lecteur MP3, un appareil photo numérique, une caméra GoPro, un traceur GPS et un téléphone ; il n'est plus judicieux de transporter tout cet équipement séparément alors qu'un seul smartphone peut réunir tous ces outils, et bien plus encore.

En matière de vidéo, une solution unique permet désormais de relever les principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'il s'agit d'utiliser la vidéo pour améliorer la formation de leurs employés : un système de gestion de contenu vidéo (CMS vidéo). Découvrez comment un CMS vidéo résout les 5 principaux obstacles à la formation par la vidéo dans notre dernier livre blanc.