Il video è uno strumento unico nel suo genere. È più coinvolgente di un manuale di formazione e contribuisce a diffondere la formazione su larga scala all'interno di grandi organizzazioni. Tuttavia, gestire e condividere risorse formative basate su video è estremamente difficile senza gli strumenti adeguati. Inoltre, i sistemi su cui le organizzazioni si affidano solitamente per supportare l'apprendimento e la condivisione delle conoscenze sul lavoro, come i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS), i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) e i sistemi di condivisione file aziendali, non sono mai stati progettati per supportare l'apprendimento basato su video.

A Panopto Abbiamo avuto l'opportunità di collaborare con oltre mille organizzazioni nell'ambito delle loro iniziative di apprendimento tramite video e, sebbene gli obiettivi e le strategie di ciascuna azienda siano unici, quasi tutte si imbattono negli stessi problemi quando si tratta di includere i video nella formazione dei dipendenti .

Sfida 1: Archiviazione di file video

Hai finito di registrare un video. Congratulazioni! Ora dove lo salvi? È una domanda semplice con una risposta complessa, perché i file video sono enormi.

Consideriamo, a titolo di esempio, che un video di un minuto registrato con un iPhone X a una risoluzione di 1080p produrrà un file di circa 175 MB. Per illustrare quanto sia grande, confrontiamolo con un documento di testo di dimensioni considerevoli. Guerra e pace di Lev Tolstoj è un tomo imponente di 1440 pagine, composto da oltre 587.000 parole, eppure occupa solo 2 MB come documento di Microsoft Word.

Le dimensioni relativamente grandi dei file video diventano un problema pratico se consideriamo dove la maggior parte delle aziende archivia i propri materiali formativi: in un LMS come Saba o Cornerstone, oppure in un CMS come SharePoint.

Il problema è che la dimensione massima predefinita dei file in questi sistemi è in genere compresa tra 50 e 100 MB. Al momento in cui scrivo, la dimensione massima predefinita dei file che è possibile caricare su SharePoint, senza ulteriori configurazioni, è di 50 MB. Cornerstone ha una dimensione massima predefinita di 100 MB. E la maggior parte degli altri LMS più diffusi presenta limitazioni simili. Questo ci pone di fronte a una sfida evidente: anche un video di un minuto supera i nostri limiti di dimensione dei file!

Certo, la maggior parte delle organizzazioni può e di fatto adotta misure per aumentare i limiti massimi di dimensione dei file nei propri sistemi LMS e CMS. Ma queste misure hanno dei limiti. Oggi, la maggior parte degli LMS e dei CMS impone ancora un limite massimo di 2 GB per file. A 175 MB al minuto, saremo in grado di registrare solo circa 11 minuti di video prima che il file superi anche questo limite. Ma quante assemblee aziendali, corsi di formazione in aula e discorsi di apertura per dirigenti durano meno di 11 minuti?

Per le registrazioni più lunghe, che in genere costituiscono la maggior parte delle registrazioni aziendali, emerge una nuova serie di problemi. Per rendere disponibili questi video, qualcuno dovrà prima
Si impiega tempo prezioso a comprimere e convertire i file video al bitrate, al frame rate e alla risoluzione corretti per consentirne il caricamento su una piattaforma LMS. Si tratta di fasi di produzione tecnica complesse che spesso richiedono software costosi o specialisti esterni.

Con così tante difficoltà nell'utilizzo dei sistemi LMS e CMS, alcune organizzazioni si arrendono e caricano semplicemente i loro video sui sistemi di condivisione file aziendali (che si tratti di semplici unità LAN di rete o di soluzioni basate sul web come Google Drive o Dropbox). Sebbene questi sistemi in genere non presentino le stesse limitazioni di dimensione dei file, comportano altre problematiche relative ai formati dei file, alla reperibilità e all'analisi.

Sfida 2: Formati di file video

Un piccolo esercizio mentale: provate a pensare a un formato video digitale che siete certi possa essere riprodotto su tutti i dispositivi dei vostri dipendenti. Se vi serve un suggerimento, ecco alcune possibilità: AVI, MP4, FLV, MPG, WMV, MOV, QT, ASF, 3GP, WMA e M4V.

Qualche ipotesi?

In realtà è una domanda a trabocchetto. Non abbiamo modo di sapere se un file video è compatibile semplicemente guardandone il tipo. Il motivo è che i file video sono più complessi delle immagini fisse o dei documenti di testo. Nello specifico, i file video sono composti da due parti: contenitori e codec.

Consideriamo un file video, MyTraining.mov. L'estensione .mov indica il contenitore. È semplicemente un involucro per il contenuto del file. All'interno del contenitore si trovano i codec audio e video, ed è proprio l'estensione a determinare se il file verrà riprodotto sui dispositivi dei dipendenti. Quindi, semplicemente guardando l'estensione .mov, non possiamo sapere se il file contiene un video di bassa qualità registrato da una webcam e privo di audio, oppure un video in 4K con cinque canali audio di qualità cinematografica. Inoltre, se il dispositivo di un dipendente non supporta anche solo uno dei tanti codec potenzialmente presenti nel file, gli utenti visualizzeranno un messaggio di errore quando faranno clic su "Riproduci".

Nel corso degli anni, i codec si sono evoluti e i diversi strumenti di registrazione creano video con codec differenti. Pertanto, per garantire la riproduzione dei video sui dispositivi dei dipendenti, è necessario innanzitutto convertirli (o "transcodificarli") in formati compatibili con i browser web e i dispositivi attualmente disponibili sul mercato. Come per la compressione per ridurre le dimensioni dei file, la transcodifica è un'altra fase di produzione tecnica complessa che può richiedere software costosi o l'intervento di specialisti.

Sfida 3: Consegnare video

Avete risolto le due problematiche principali relative a dimensioni e formato che rendono difficile l'archiviazione dei video? Fantastico. Ora dovete rispondere a una nuova domanda: cosa succede alla vostra rete quando gli utenti iniziano a premere play?

Che i vostri dipendenti guardino i contenuti da remoto o in sede, e che utilizzino computer desktop, portatili o dispositivi mobili, la distribuzione di video può rappresentare una seria sfida per le reti aziendali. Il problema, il più delle volte, non è il video in sé, ma il sistema in cui avete scelto di archiviarlo.

Che si tratti di un LMS, di un CMS o di una soluzione di condivisione file aziendale, la maggior parte dei repository di contenuti distribuisce i file video nello stesso modo in cui distribuisce i file di testo o di immagine. Quando
Quando un dipendente scarica un manuale di formazione dal vostro LMS, il file viene scaricato per intero. Una volta scaricato, può essere aperto. Questo approccio funziona abbastanza bene quando si lavora con documenti da 2 MB. È invece del tutto insufficiente quando si ha a che fare con file video di diversi gigabyte.

Se lo stesso dipendente cliccasse su "play" su un video di formazione ospitato nel vostro LMS, quest'ultimo tenterebbe di scaricare il file video nella sua interezza, proprio come farebbe con il manuale di formazione. Per un video di 2 GB su una rete a 25 Mbps, la ricezione del file completo richiederà oltre 10 minuti. Anche con una connessione più veloce a 100 Mbps, il download richiederà comunque circa 3 minuti.

Non appena il video inizia a essere scaricato, la riproduzione comincia anche. Purtroppo, spesso i video vengono riprodotti più velocemente di quanto vengano scaricati, e questo causa i temuti ritardi nella riproduzione, noti come buffering. Il buffering costringe il video a interrompersi finché non viene scaricata una porzione maggiore.

Perché il buffering è temuto? Perché quando i video si bloccano per il buffering, gli spettatori abbandonano la visione. Le ricerche di settore dimostrano che anche un solo episodio di buffering riduce del 39% il numero di video visualizzati. In poche parole, se gli spettatori riscontrano problemi di buffering, è molto più probabile che abbandonino il video e cerchino le informazioni altrove.

Oltre al buffering, un'altra difficoltà consiste nel scaricare i video per intero. Su molti dispositivi mobili, infatti, non c'è spazio sufficiente per memorizzare un video da 2 GB. Il risultato? La riproduzione non riesce.

Tieni presente che le problematiche sopra descritte si applicano ai video resi disponibili on-demand. Un'ulteriore serie di problematiche si presenta se desideri trasmettere il tuo video in diretta. Ad esempio, se utilizzi un repository di contenuti tradizionale come SharePoint o il tuo LMS, dovrai connetterti e configurare manualmente un server di streaming live dedicato per abilitare la trasmissione in diretta .

Indipendentemente dal fatto che si tratti di video in diretta o on-demand, è necessario un sistema di distribuzione video che riduca al minimo gli ostacoli per lo spettatore e non comprometta il flusso di dati sulla rete.

Sfida 4: Trovare informazioni nei video

Trovare informazioni nei video è come fare ricerche in una biblioteca. Entrambi i processi si articolano in due fasi. In biblioteca, la prima fase consiste nel trovare il libro giusto, e la seconda nel trovare la pagina corretta all'interno del libro.

Immaginate una biblioteca in cui non ci sia alcun ordine nella disposizione dei libri sugli scaffali e nessun sistema di classificazione decimale Dewey ad aiutare a trovare il libro giusto. E immaginate se i libri stessi non avessero un indice, un sommario o dei segnalibri di capitolo.

Che ci crediate o no, è lo stesso modo in cui cerchiamo informazioni nei video. Con la ricerca video, il primo passo è trovare il video giusto nella propria raccolta. Il secondo passo è trovare il momento preciso del video in cui viene trattato l'argomento di interesse. I metodi tradizionali di ricerca video spesso falliscono già al primo passaggio e non affrontano nemmeno il secondo.

Il motivo è che i vostri CMS, LMS, sistemi di condivisione file e persino YouTube non analizzano il contenuto effettivo dei video, ovvero le parole pronunciate dai relatori o visualizzate sullo schermo. Quando questi sistemi effettuano una ricerca video, si basano invece su informazioni relative al video stesso, come titolo, descrizione e tag. Questo approccio è decisamente insufficiente per video di durata superiore a 2-3 minuti.

Consideriamo una sessione di formazione registrata, della durata di 45 minuti, tenuta da un istruttore. In media, l'istruttore pronuncerà 125 parole al minuto, quindi durante la sessione verranno pronunciate circa 5.625 parole. Anche se il 90% di queste parole fosse di scarso valore per la ricerca (ad esempio, congiunzioni come "e", pronomi come "lei", preposizioni come "dopo", determinanti come "quelli"), rimarrebbero comunque 563 parole nel video che sarebbero utili per la ricerca. Tentare di etichettare manualmente ognuno di questi termini richiederebbe un tempo enorme. Ipotizzando di poter aggiungere un nuovo tag ogni cinque secondi, ci vorrebbero circa 47 minuti per includerli tutti e 563. Un tempo superiore alla durata del video stesso.

Poiché l'assegnazione efficace dei tag richiede molto tempo, la maggior parte delle organizzazioni ne aggiunge pochissimi a ciascun video. Secondo uno studio dell'Università del Minnesota, gli editori di video aggiungono in media nove tag a ogni video. Nell'esempio precedente, questi tag coprirebbero meno del due percento del contenuto di valore. Il restante 98% risulterà invisibile a qualsiasi dipendente che cerchi quel contenuto.

Ma il problema non finisce qui. Anche se avessimo aggiunto meticolosamente tutti i 563 tag al video, questi tag aiuterebbero comunque i dipendenti solo a trovare il punto di partenza della registrazione. Nella maggior parte dei casi, i vostri dipendenti non vogliono guardare i video di formazione per intero. Piuttosto, cercano momenti precisi del video che contengano informazioni su un argomento specifico. Con la tradizionale ricerca video , l'unica soluzione è cliccare a caso sulla timeline o prendersi il tempo di guardare l'intera registrazione.

Certo, una ricerca si completa solitamente in pochi secondi, e anche le ricerche meno efficienti non richiedono più di qualche minuto. Ma nell'arco di un anno, quei minuti si accumulano. Secondo McKinsey, un lavoratore della conoscenza medio trascorre quasi il 20% del suo tempo settimanale alla ricerca delle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo efficace: si tratta di un'intera giornata a settimana.

Tradizionalmente, i video sono stati il ​​tipo di dati meno ricercabile in azienda e l'inefficienza nel reperire informazioni specifiche in questo formato non solo costa ai dipendenti una quantità di tempo sproporzionata, ma per molte organizzazioni finisce anche per svalutare l'intero formato, poiché i dipendenti si rendono conto che è più efficace cercare altrove per ottenere informazioni rapide.

Sfida 5: Monitoraggio dell'apprendimento basato sui video

A scuola, gli studenti conseguono un diploma frequentando le lezioni, progredendo nei diversi percorsi di studio e dimostrando competenza nei concetti appresi.

Ora, immaginate una scuola in cui gli insegnanti non prendono le presenze, gli studenti non possono interagire con l'insegnante o fare domande, e non sostengono esami né ricevono voti che dimostrino ciò che hanno imparato. Questo è ciò che accade quando le aziende integrano i video nelle loro iniziative di formazione e sviluppo senza alcun modo per raccogliere dati sul coinvolgimento del pubblico, sul comportamento di visualizzazione o sulla comprensione dei contenuti da parte degli studenti.

I sistemi LMS, CMS e di archiviazione file aziendali standard in genere forniscono pochissimi dati su come i dipendenti interagiscono con i contenuti formativi basati su video. La maggior parte dei sistemi di archiviazione file aziendali e dei CMS, ad esempio, non offre alcun dato su chi ha avuto accesso a un contenuto. Semplicemente non c'è modo di sapere quali dipendenti hanno guardato quali video ospitati su tali sistemi.

I sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) offrono in genere più funzionalità, ma non forniscono ancora il livello di dettaglio necessario per comprendere le tendenze di visualizzazione e il coinvolgimento degli utenti. Ad esempio, alcuni LMS possono segnalare il numero di volte in cui un video è stato riprodotto e se è stato guardato per intero. Tuttavia, la maggior parte non è in grado di fornire dati su quante volte i singoli segmenti del video sono stati visualizzati e rivisti. Questa può essere una grave lacuna nella valutazione dei contenuti problematici per gli studenti. I formatori hanno bisogno di dati che mostrino cosa funziona bene e cosa no, in modo da poter apportare modifiche iterative alle strategie e ai programmi di formazione.

In classe, le domande degli studenti e i colloqui individuali con l'insegnante possono fornire al formatore informazioni utili per individuare i punti in cui il programma di studi potrebbe essere migliorato. Anche i quiz aiutano gli insegnanti a capire in quali aree gli studenti incontrano difficoltà. Se tutti rispondono in modo errato alla stessa domanda, è un buon indicatore del fatto che la formazione potrebbe essere migliorata.

Con i sistemi LMS e CMS tradizionali, tuttavia, è molto più difficile collegare i punti per capire se un video di formazione è stato efficace nell'aiutare un dipendente ad acquisire una nuova competenza o se una parte specifica del video non ha raggiunto l'obiettivo. Non esistono opzioni di feedback per i video che sostituiscano le interazioni interpersonali con gli studenti. Inoltre, la maggior parte dei formatori non ha accesso a strumenti che consentano di aggiungere quiz ai contenuti di formazione video o, nella migliore delle ipotesi, i quiz sono scollegati dal video di formazione vero e proprio e vengono somministrati separatamente.

In quanto educatori, i formatori aziendali sanno che i dati possono svolgere un ruolo importante nello sviluppo e nel perfezionamento delle attività e dei materiali di apprendimento. E per i responsabili della formazione e dello sviluppo, i dati sono essenziali per dimostrare il valore degli sforzi del loro team (nonché per giustificare futuri investimenti in nuovi membri del team e tecnologie). Eppure, questi dati spesso non sono presenti nei sistemi tradizionali che le aziende utilizzano per gestire i propri video.

Qual è dunque la soluzione a tutte queste sfide?

Software di formazione video tutto in uno

Per la maggior parte delle organizzazioni, la creazione e la gestione di video di formazione richiede una complessa rete di sistemi e software scollegati tra loro. Oggi un'azienda può facilmente utilizzare otto diverse soluzioni video per:

1. Registrazione video su richiesta
2. Registrazione del contenuto dello schermo
3. Eventi in diretta streaming
4. Montaggio video
5. Compressione e transcodifica dei video
6. Indicizzazione dei contenuti video per la ricerca
7. Archiviazione e riproduzione di video
8. Ottimizzazione della distribuzione video sulla rete aziendale

Gestire i video in questo modo è costoso e inefficiente. Inoltre, sarebbe come portarsi dietro un laptop, un hotspot Wi-Fi, un lettore MP3, una fotocamera digitale, una videocamera GoPro, un localizzatore GPS e un telefono: non ha più senso trasportare tutta questa attrezzatura separatamente quando si possono avere tutti questi strumenti e molto altro in un unico smartphone.

Per quanto riguarda i video, ora esiste un'unica tecnologia in grado di risolvere le principali sfide che le aziende si trovano ad affrontare quando si tratta di utilizzare i video per migliorare la formazione dei dipendenti: un sistema di gestione dei contenuti video , o CMS video. Scopri come un CMS video risolve le 5 principali problematiche della formazione con i video nel nostro ultimo white paper.